王波

[摘 要]隨著國有企業(yè)發(fā)展之迅速，文秘人員作為聯(lián)系上級領(lǐng)導(dǎo)與下級部門的紐帶，其在國有企業(yè)中占有舉足輕重的地位。因此說文秘作為參謀助手，要與時俱進，不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)，保證向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議存在價值意義，且保證決策的有效落實，從而間接影響企業(yè)的持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展。文章對國有企業(yè)文秘人員的從業(yè)特點進行分析，結(jié)合文秘人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)要求，并深入探究國有企業(yè)文秘人員如何有效的發(fā)揮參謀助手作用。

[關(guān)鍵詞]國有企業(yè);文秘人員;參謀助手;作用分析

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.23.104

在國有企業(yè)的管理發(fā)展中，文秘一職發(fā)揮著不可替代的作用。文秘為適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求，能夠成為領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手，這份工作不僅局限于要熟悉文秘專業(yè)理論知識，有較強的文書寫作水平等，還要有協(xié)調(diào)及解決問題的能力，以及能把領(lǐng)導(dǎo)的決策落到實處，它是一份綜合性很強的工作。所以，國有企業(yè)的發(fā)展離不開文秘人員的努力，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也要重視文秘的存在意義，善于發(fā)掘優(yōu)秀的文秘人員，國有企業(yè)文秘的選拔也要向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，讓文秘人員成為自己的參謀助手，更好地為國有企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1 國有企業(yè)文秘人員的從業(yè)特點分析

1.1 綜合性

國有企業(yè)的文秘工作不僅要輔助領(lǐng)導(dǎo)完成基礎(chǔ)性工作，還要做好對外溝通、后勤保障工作、良好的應(yīng)變能力等。因此，文秘人員在國有企業(yè)扮演著不同的角色，就要求他們擁有較強的綜合能力，以便更好地在國有企業(yè)中實現(xiàn)自我價值。

1.2 服務(wù)性

國有企業(yè)文秘工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)開展工作，不僅要服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，還要服務(wù)好職工群眾，協(xié)調(diào)各級之間的關(guān)系，達到領(lǐng)導(dǎo)安心、群眾滿意，且保證服務(wù)的質(zhì)量。

1.3 創(chuàng)新性

現(xiàn)代社會科技發(fā)展日新月異，國有企業(yè)的文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要配合領(lǐng)導(dǎo)拓展思路，激發(fā)創(chuàng)新思維，以便協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更有效地做出決策分析。

2 新時代國有企業(yè)文秘人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

2.1 能嚴(yán)謹(jǐn)處理日常工作事宜

國有企業(yè)文秘工作職責(zé)的要求，不再是對一個辦事員的簡單要求，不僅包括接電話、收發(fā)郵件和傳真、書寫信函、準(zhǔn)備會議等，還要具備一定的管理、財務(wù)及法律知識等，為領(lǐng)導(dǎo)提出有效的建議，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項工作。文秘工作非?，嵥?，更要求文秘人員要有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心的工作態(tài)度，如對文書格式細(xì)節(jié)上的要求，文字表達的運用上，要能更好地駕馭文字，不僅能做到準(zhǔn)確傳閱，還能理解領(lǐng)導(dǎo)表達的言外之意，豐富領(lǐng)導(dǎo)的思想，提高文書傳送的質(zhì)量。同時在文件檔案保管上，務(wù)必要做到文件保管的安全與保密。文秘人員要在各個環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)把關(guān)，避免不必要的錯誤發(fā)生，提升自身工作的質(zhì)量。

2.2 能良好溝通協(xié)調(diào)上級領(lǐng)導(dǎo)與下級部門之間關(guān)系

“上傳下達，下情上報”是一個文秘人員應(yīng)具備的組織協(xié)調(diào)能力。對于上傳下達，需要文秘人員及時、準(zhǔn)確地將上級部門的決策傳達給下級部門;對于下情上報，文秘人員也要全方位的了解下級部門的落實情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報下級部門的工作進度，實現(xiàn)上下級部門之間的良好溝通，從而保證了企業(yè)活動的順利開展。

2.3 能保持對文秘工作的尊重和熱愛

對于國有企業(yè)的文秘人員，保持對這份工作的熱忱，首先，要學(xué)會去尊重文秘工作，對工作有高度的責(zé)任意識，對企業(yè)有高度的擔(dān)當(dāng)。在平常的工作中，要注重個人儀容儀表，衣冠整潔，儀態(tài)大方、穩(wěn)重，待人接物誠實、守信，樹立合作意識、大局意識，提高個人文化修養(yǎng)，做到素質(zhì)與能力兼修，這些良好的品質(zhì)不僅是個人素質(zhì)的積極展現(xiàn)，也能塑造良好的企業(yè)形象。

3 國有企業(yè)文秘人員發(fā)揮參謀助手作用的途徑

3.1 加強學(xué)習(xí)，增強文秘綜合能力

國有企業(yè)文秘人員要通過不斷學(xué)習(xí)提升自身業(yè)務(wù)能力，如文案的寫作，包括演講稿、工作報告、會議記錄等工作，都需要有很強的文字功底及日常學(xué)習(xí)積累。首先，文秘人員要考慮企業(yè)全局發(fā)展的層次，以及領(lǐng)導(dǎo)思想的角度去謀篇布局，抓住工作重點和關(guān)鍵問題，及時、準(zhǔn)確地傳達上級精神，從而深刻地去闡述問題;其次，文秘人員要加強學(xué)習(xí)，拓展自身知識面，并及時關(guān)注社會發(fā)展動態(tài)，為文案的深度精細(xì)加工提供素材，使文案的內(nèi)容更加切合實際、貼近民意;最后，文秘人員要創(chuàng)新文案內(nèi)容，枯燥、無活力的文案內(nèi)容是不能引導(dǎo)、激勵員工去積極主動履行決策的。因此，國有企業(yè)的文秘人員在豐富自身知識儲備的同時，也要有較強的綜合能力，只有這樣，才能對領(lǐng)導(dǎo)的思路進行系統(tǒng)性整合，真正發(fā)揮參謀助手的作用。

3.2 強化服務(wù)，由被動接受到主動參與工作

國有企業(yè)文秘人員要改變傳統(tǒng)的理念，不能只是被動地接受領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，要主動地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成各項任務(wù)。新形勢下社會對各類人才提出了更高的要求，國有企業(yè)的文秘人員更應(yīng)做好由被動的服務(wù)工作向主動服務(wù)工作的靈活轉(zhuǎn)變，主動參與日常及重大問題探究活動，深入調(diào)查研究，收集為領(lǐng)導(dǎo)決策所需的資料，積極地向領(lǐng)導(dǎo)提出有建設(shè)性的建議，為領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)揮參考及調(diào)整作用。最終文秘工作的效果不僅能達到領(lǐng)導(dǎo)滿意，還能滿足其他員工的意愿。只有這樣，文秘人員才能更好發(fā)揮參謀助手作用。

3.3 善于發(fā)現(xiàn)，及時掌握企業(yè)內(nèi)外的信息

信息是企業(yè)發(fā)展的前提，企業(yè)內(nèi)外信息也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考。文秘人員要從各個渠道收集企業(yè)信息，如通過網(wǎng)絡(luò)、報刊、雜志等渠道，不僅要了解本行業(yè)相關(guān)政策、法律法規(guī)，還要深入企業(yè)基層，了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，全方位的了解與企業(yè)相關(guān)的所有信息，并對調(diào)查發(fā)現(xiàn)的焦點信息，透過現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)本質(zhì)，并適時地向領(lǐng)導(dǎo)提出一些獨到見解，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策，為企業(yè)的發(fā)展獻良策。同時，文秘人員主動超前獲取有價值性信息的能力，不僅會得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，自身的業(yè)務(wù)能力得到了鍛煉，也會促進自身在企業(yè)中不斷進步。

3.4 重視思考，探求更實用性的工作方法

國有企業(yè)內(nèi)部事務(wù)繁雜，文秘人員的工作量大、壓力大，很容易產(chǎn)生浮躁的負(fù)面情緒，不能因重復(fù)性的材料寫作、收發(fā)文件工作等而產(chǎn)生懈怠，這樣也會影響工作的質(zhì)量。這時文秘人員要轉(zhuǎn)換工作思路，學(xué)會調(diào)整自己的情緒，保持積極向上的工作熱情，認(rèn)真對待各項工作，把每一次工作都作為對自己的一種磨煉。在實際工作中，也要積累經(jīng)驗教訓(xùn)，思考問題存在的原因，要探索適合自己的工作技巧，提升個人工作能力來應(yīng)對壓力。因此，文秘工作是一種技巧性很強的工作，不能悶頭苦干，要結(jié)合自身情況，勇于創(chuàng)新，尋找適合自己的工作方法，以提高工作的效率。

3.5 謹(jǐn)慎細(xì)致，提高處理問題的能力

在國有企業(yè)發(fā)展中，會出現(xiàn)許多的新情況和新問題，如文秘人員會面對很多突發(fā)情況，處理問題的能力對文秘來說非常重要。秘書人員在遇到緊急情況時，更要沉著、冷靜、細(xì)心，要加強自身應(yīng)變能力，提高自身聽得清、記得牢的能力，迅速的對問題做出回應(yīng)，并做出應(yīng)急預(yù)案。同時，針對領(lǐng)導(dǎo)與上下級、部門間溝通協(xié)調(diào)上，文秘人員要保證各部門能按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖開展工作，保證任務(wù)的及時完成，這都需要文秘人員有較強的處理問題能力，從而保證企業(yè)組織活動的有序開展。

3.6 加強調(diào)查，監(jiān)督?jīng)Q策的落實情況

國有企業(yè)文秘人員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督?jīng)Q策的落實，對于拖延工作和關(guān)乎群眾利益的情況，要深入調(diào)查研究，全程追蹤，協(xié)調(diào)監(jiān)督各部門嚴(yán)格執(zhí)行，保證處理的效果。同時，文秘人員也要主動參與監(jiān)督工作，不僅對上級領(lǐng)導(dǎo)安排的事務(wù)進行監(jiān)督，還要對企業(yè)決策和會議組織安排工作做好監(jiān)督，跟蹤各項工作落實情況，從而保證工作高質(zhì)量完成。

4 結(jié)論

總之，文秘人員的參謀助手作用發(fā)揮的好壞，直接會影響企業(yè)的管理和發(fā)展。為緊跟新形勢發(fā)展的需求，國有企業(yè)的文秘人員要敢于創(chuàng)新，善于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，踏實做好本職工作的同時，積極學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗，不斷提升個人綜合能力，充分地發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用，從而保證企業(yè)的科學(xué)長遠(yuǎn)發(fā)展。

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