吳杉 韓劍鋒 薛明霞

摘 要：財(cái)采資一體化以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，改變傳統(tǒng)工作模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、采購(gòu)和資產(chǎn)管理的規(guī)范化、流程化、陽(yáng)光化、精準(zhǔn)化，全面提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平，更是為學(xué)校的發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)采資一體化;應(yīng)用實(shí)踐

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)快速發(fā)展和各高校自身品牌化、專業(yè)特色化建設(shè)等需求，各高校每年都要投入大量資金進(jìn)行教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)設(shè)施建設(shè)和購(gòu)置數(shù)量龐大、種類繁雜多樣的教學(xué)科研儀器設(shè)備來(lái)不斷滿足學(xué)校日益增長(zhǎng)的教學(xué)科研需求。

因此，經(jīng)過(guò)若干年學(xué)校發(fā)展下來(lái)，各高校積累了海量種類繁多、技術(shù)參數(shù)繁雜、多校區(qū)流動(dòng)、多用途或?qū)I(yè)使用的資產(chǎn)。為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化和專業(yè)化管理，分別成立了專門負(fù)責(zé)集中采購(gòu)的采購(gòu)部門和統(tǒng)一管理資產(chǎn)的資產(chǎn)管理部門。但這些資產(chǎn)的信息對(duì)于與之相關(guān)的財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、采購(gòu)部門卻是各自為政管理的。盡管目前各高校為進(jìn)一步提高管理效能，已進(jìn)行不同程度的信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)、采購(gòu)、資產(chǎn)部門分別建設(shè)了自己的信息化管理系統(tǒng)，但仍然基本是系統(tǒng)孤島，未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享共用。

一、發(fā)展現(xiàn)狀

1.財(cái)務(wù)信息不精準(zhǔn)

現(xiàn)代高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源日趨多元化，不但有正常的國(guó)家財(cái)政撥款經(jīng)費(fèi)和學(xué)費(fèi)收入，還有社會(huì)（包括個(gè)人）捐贈(zèng)、科研經(jīng)費(fèi)、貸款和其他各項(xiàng)非稅收入等資金。這些經(jīng)費(fèi)支出涉及學(xué)校各黨政機(jī)構(gòu)、群團(tuán)組織、教學(xué)院系、科研機(jī)構(gòu)等部門，也包括教職工個(gè)人，因此經(jīng)費(fèi)支出項(xiàng)目根據(jù)需求的不同也是多樣化。而且各資金歸口管理部門（個(gè)人）所管理的預(yù)算資金分配、預(yù)算執(zhí)行等情況是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化過(guò)程。但目前高校財(cái)務(wù)部門不能做到實(shí)時(shí)掌握每項(xiàng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行進(jìn)展情況，預(yù)算項(xiàng)目?jī)?nèi)容不能很好地細(xì)化和控制，只能等到經(jīng)費(fèi)預(yù)算（使用）部門和個(gè)人去財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)或報(bào)賬時(shí)才能獲得相關(guān)信息。由于財(cái)務(wù)部門只對(duì)首次在資產(chǎn)管理部門辦理完入庫(kù)手續(xù)的資產(chǎn)辦理入賬手續(xù)，在后期維護(hù)保養(yǎng)中的部分大型和高價(jià)值儀器的重要零部件（價(jià)值較高）新增或更換卻按照材料或者單獨(dú)資產(chǎn)入賬，導(dǎo)致原固定資產(chǎn)的總體價(jià)值被嚴(yán)重低估。另外，還有入賬名稱與資產(chǎn)管理部門入庫(kù)登記名稱不一致、集中報(bào)賬時(shí)零散資產(chǎn)在資產(chǎn)管理部門遺漏登記入庫(kù)而被夾雜在其他票據(jù)中完成報(bào)賬等情況，最終造成賬實(shí)不符。

2.采購(gòu)管理存在漏洞

高校大部分資金都納入財(cái)政預(yù)算，用于采購(gòu)（含集中采購(gòu)和零散購(gòu)置）的內(nèi)容除了貨物等實(shí)體，還涉及各類服務(wù)、工程等，包括儀器設(shè)備、學(xué)生實(shí)習(xí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、后勤應(yīng)急維修改造、安保服務(wù)、書(shū)籍資料出版印刷、會(huì)務(wù)接待、?；焚?gòu)買等。在日常工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生一些采購(gòu)項(xiàng)目因臨時(shí)性和突發(fā)性，且或多或少可能存在時(shí)間的緊迫性、種類的多樣性、需求的特殊性等因素，不能科學(xué)合理安排采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致大項(xiàng)化小分拆采購(gòu)、無(wú)秩序采購(gòu)、同功能設(shè)備重復(fù)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)増大。隨著學(xué)校的可持續(xù)性發(fā)展和自身品牌化、專業(yè)特色化建設(shè)等需求，對(duì)資產(chǎn)的投入不斷增加，采購(gòu)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)多元化態(tài)勢(shì)，但很多高校還停留在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式上，需要重復(fù)性簽字審批、甚至回溯到財(cái)務(wù)部門重復(fù)簽字、流轉(zhuǎn)效率低等情況，導(dǎo)致采購(gòu)相關(guān)工作量大大増加和重復(fù)。部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源界定不清、對(duì)采購(gòu)標(biāo)的性質(zhì)不能準(zhǔn)確定位，導(dǎo)致采購(gòu)在方式的選擇、合同的訂立方面存在合法性及規(guī)范性漏洞。采購(gòu)部門只能掌握和安排大項(xiàng)預(yù)算采購(gòu)計(jì)劃，不能全面跟蹤掌握學(xué)校各部門預(yù)算情況。

3.資產(chǎn)管理信息不完整

高校因教學(xué)專業(yè)眾多，又需兼顧科研工作，且學(xué)生要集中學(xué)習(xí)和生活，因此所涉及包括的資產(chǎn)種類繁多、涉及面廣、數(shù)量龐大。資產(chǎn)管理系統(tǒng)是學(xué)校、使用部門兩級(jí)動(dòng)態(tài)管理，分為固定資產(chǎn)、低值耐用、易耗品等管理等系統(tǒng)。在對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行入庫(kù)和管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)因教育部標(biāo)準(zhǔn)（16大類）和財(cái)政部標(biāo)準(zhǔn)（6大類）對(duì)資產(chǎn)的分類不同導(dǎo)致與財(cái)務(wù)部門入賬分類不同、入庫(kù)登記名稱與財(cái)務(wù)部門入賬名稱不一致、入庫(kù)信息不完整、驗(yàn)收不全面、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和部分資產(chǎn)遺漏登記等問(wèn)題，不能全方面、準(zhǔn)確地反映出資產(chǎn)在財(cái)務(wù)、采購(gòu)與資產(chǎn)管理部門的數(shù)據(jù)信息一致性。同樣，資產(chǎn)管理部門對(duì)于學(xué)校各部門財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況和采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況缺乏全面、及時(shí)有效的信息跟蹤和掌握，使得資產(chǎn)管理工作相對(duì)被動(dòng)和滯后。

為提高高校經(jīng)費(fèi)使用效能和資產(chǎn)信息一致性、完整性和連貫性，規(guī)范和完善立項(xiàng)、審批、預(yù)算、采購(gòu)、簽訂合同、驗(yàn)收、資產(chǎn)入庫(kù)、財(cái)政入賬、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)處置銷賬等一系列流程，消除財(cái)務(wù)、采購(gòu)、資產(chǎn)部門之間的信息壁壘，借助數(shù)字化校園平臺(tái)，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)深度融合和互聯(lián)互通，推行財(cái)采資一體化應(yīng)用，通過(guò)系統(tǒng)間信息相互自動(dòng)流轉(zhuǎn)推送，實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享共用，構(gòu)建貫穿高校資產(chǎn)全生命周期的管理體系，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，教職工少跑腿”的目的。

二、推行財(cái)采資一體化應(yīng)用重要意義

1.實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息全程一致性和完整性

推行財(cái)采資一體化應(yīng)用，采購(gòu)系統(tǒng)中的資產(chǎn)參數(shù)、資產(chǎn)名稱、價(jià)值、供應(yīng)商、合同等相關(guān)信息會(huì)自動(dòng)推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)中，避免了資產(chǎn)系統(tǒng)入庫(kù)登記和財(cái)務(wù)系統(tǒng)入賬時(shí)重復(fù)相關(guān)工作，資產(chǎn)系統(tǒng)確定的資產(chǎn)分類、入庫(kù)時(shí)間、使用部門和保管人員等信息也會(huì)實(shí)時(shí)反向推送到采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間資產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享，從而使資產(chǎn)在名稱、分類、入賬（庫(kù)）時(shí)間、型號(hào)參數(shù)、合同、采購(gòu)信息等等信息一一對(duì)應(yīng)，保證實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)信息全程一致性、完整性和連貫性，即方便資產(chǎn)部門與財(cái)務(wù)部門的對(duì)賬工作，又對(duì)之后的資產(chǎn)計(jì)提折舊有很大幫助。

2.實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和提速

推行財(cái)采資一體化應(yīng)用，通過(guò)系統(tǒng)銜接、開(kāi)發(fā)手機(jī)端應(yīng)用、信息推送、校驗(yàn)核準(zhǔn)、流程優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)流轉(zhuǎn)推送，大大減少人工紙質(zhì)審批的流轉(zhuǎn)周期和重復(fù)性簽字審批，改變?cè)胁少?gòu)、入庫(kù)、報(bào)賬入賬登記方式，相關(guān)職能部門和有關(guān)人員不受時(shí)間和地點(diǎn)限制，在各環(huán)節(jié)上在線審批流轉(zhuǎn)，保證了項(xiàng)目連貫性，及時(shí)快速推進(jìn)，提高工作效率。全流程所有相關(guān)數(shù)據(jù)皆保存在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，提升整個(gè)過(guò)程的透明度，以便審計(jì)紀(jì)檢部門調(diào)閱和分析統(tǒng)計(jì)。

3.便于預(yù)算控制和實(shí)時(shí)跟蹤掌握

推行財(cái)采資一體化應(yīng)用，在進(jìn)行資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算申請(qǐng)的時(shí)候，就能從全校層面進(jìn)行預(yù)算控制和跟蹤，在全校范圍內(nèi)查詢相關(guān)聯(lián)資產(chǎn)，便于定性采購(gòu)方向和用途。在執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門和資產(chǎn)部門也能實(shí)時(shí)掌握各環(huán)節(jié)信息，有效跟蹤每項(xiàng)預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)進(jìn)展情況、履約驗(yàn)收情況、資產(chǎn)入賬報(bào)賬等情況，從而有效整合資金流、采購(gòu)流、資產(chǎn)流，極大提高核算工作的效率，幫助高校降低管理成本。在年末或下年初，對(duì)已完成和未完成預(yù)算項(xiàng)目情況進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，留在下一年度部門預(yù)算時(shí)參考使用，從而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)管理的滾動(dòng)式管理。

三、財(cái)采資一體化具體應(yīng)用

財(cái)采資一體化應(yīng)用致力于財(cái)務(wù)、采購(gòu)和資產(chǎn)相互深度融合，打通財(cái)采資數(shù)據(jù)信息通道，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息共享共用。

年初高校各部門根據(jù)學(xué)校批準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目和日常開(kāi)支經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目在財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)，財(cái)務(wù)部門提請(qǐng)學(xué)校審核核定后在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中給各個(gè)部門相應(yīng)的項(xiàng)目設(shè)置批準(zhǔn)的預(yù)算經(jīng)費(fèi)額度，并預(yù)留臨時(shí)項(xiàng)目應(yīng)急經(jīng)費(fèi)額度，對(duì)于各個(gè)臨時(shí)突發(fā)性項(xiàng)目根據(jù)當(dāng)時(shí)實(shí)際情況和項(xiàng)目特點(diǎn)劃轉(zhuǎn)相應(yīng)經(jīng)費(fèi)即可。

部門（個(gè)人）根據(jù)預(yù)算項(xiàng)目在采購(gòu)平臺(tái)上提交采購(gòu)申請(qǐng)（包括所需經(jīng)費(fèi)數(shù)額、目標(biāo)用途、商務(wù)條件、技術(shù)參數(shù)等信息），財(cái)務(wù)系統(tǒng)向采購(gòu)系統(tǒng)推送申請(qǐng)采購(gòu)項(xiàng)目的資金性質(zhì)、余額等信息，同時(shí)凍結(jié)本次采購(gòu)所需使用經(jīng)費(fèi)的數(shù)額。在采購(gòu)系統(tǒng)中根據(jù)項(xiàng)目情況確定采購(gòu)方式，經(jīng)過(guò)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門在線審批后，生成采購(gòu)文件在學(xué)校網(wǎng)站發(fā)布公告采購(gòu)或與當(dāng)?shù)毓操Y源交易中心辦理相關(guān)招標(biāo)采購(gòu)手續(xù)。確定中標(biāo)供應(yīng)商后，根據(jù)中標(biāo)報(bào)價(jià)簽訂合同并上傳采購(gòu)系統(tǒng)。而無(wú)須資產(chǎn)系統(tǒng)入庫(kù)的所購(gòu)買貨物或服務(wù)等只在財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接報(bào)賬完成或財(cái)務(wù)系統(tǒng)和采購(gòu)系統(tǒng)中完成即可。

采購(gòu)手續(xù)完成后，所采購(gòu)標(biāo)的物內(nèi)容及其他相關(guān)信息推送至資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)標(biāo)的物內(nèi)容及其他相關(guān)信息自動(dòng)進(jìn)行標(biāo)的物內(nèi)容拆分和資產(chǎn)分類（人工修正）并在資產(chǎn)系統(tǒng)中建立標(biāo)的物明細(xì)資產(chǎn)入庫(kù)的基礎(chǔ)登記信息。項(xiàng)目的部門（個(gè)人）在合同履約結(jié)束驗(yàn)收完畢后，將合同標(biāo)的物照片、各類票據(jù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等上傳至資產(chǎn)管理系統(tǒng)，補(bǔ)全入庫(kù)資產(chǎn)全部信息。系統(tǒng)根據(jù)入庫(kù)資產(chǎn)的詳細(xì)信息生成資產(chǎn)標(biāo)簽（二維碼、條形碼、電子標(biāo)簽），下載并打印資產(chǎn)標(biāo)簽，粘貼在該標(biāo)的物表面。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)入庫(kù)登記完畢后將入庫(kù)資產(chǎn)信息反推送回采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)該項(xiàng)目所使用的凍結(jié)資金進(jìn)行解凍，自動(dòng)完成財(cái)務(wù)部門資產(chǎn)入賬登記，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)信息、發(fā)票、支付方式等信息自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)賬憑證。財(cái)務(wù)部門只需審核報(bào)賬憑證，無(wú)誤后將合同資金直接支付到合同約定賬戶，并完成該預(yù)算項(xiàng)目的核算工作。

在高校的信息化建設(shè)過(guò)程中，財(cái)采資一體化以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，改變傳統(tǒng)工作模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、采購(gòu)和資產(chǎn)管理的規(guī)范化、流程化、陽(yáng)光化、精準(zhǔn)化，全面提升高校服務(wù)質(zhì)量和管理水平，更是為學(xué)校的發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。

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