摘要：當(dāng)下，信息化時(shí)代的帶來(lái)讓社會(huì)信息的傳播方式也發(fā)生了重大的變革，人們的生活方式，工作方式和思維習(xí)慣都受到了科技信息發(fā)展的影響，社會(huì)各行各業(yè)都在加強(qiáng)信息化建設(shè)，從傳統(tǒng)的工作模式向著更方便、快捷的方式轉(zhuǎn)化進(jìn)步。檔案作為一項(xiàng)原始但重要的憑證信息，在近些年也開始大規(guī)模推行數(shù)字化管理。本文就公證行業(yè)中基于信息化建設(shè)的公證檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，旨在適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立功能齊全的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，優(yōu)化公證檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案信息數(shù)字化;公證; 效率

檔案作為一種重要的信息資源，檔案管理效果直接影響著檔案服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展需求，以傳統(tǒng)紙張為載體的保存方式，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢，隨著時(shí)間的推移，還面臨著腐蝕，老化等問(wèn)題。這就要求檔案管理效率和質(zhì)量必須相應(yīng)提高，檔案管理的物質(zhì)條件與技術(shù)條件必須相應(yīng)改善，檔案管理的現(xiàn)代化水平必須相應(yīng)發(fā)展。將紙介質(zhì)文件信息進(jìn)行電子化處理，具有存儲(chǔ)，管理，共享等功能，還可以減少文件庫(kù)房占地，既節(jié)省保管設(shè)備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢。檔案信息化已成為國(guó)際潮流，信息資源建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案信息的數(shù)字化是信息時(shí)代檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案工作繼續(xù)進(jìn)步的必然條件，數(shù)字化檔案也必將成為今后檔案存在的主要形式[1]。

一、檔案信息數(shù)字化的概念與內(nèi)容

（一）檔案信息數(shù)字化的概念

檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)事業(yè)建設(shè)過(guò)程，就其整體意義來(lái)說(shuō)，它是一項(xiàng)智力性的系統(tǒng)工程。檔案信息數(shù)字化利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

（二）檔案信息數(shù)字化的原則

1、規(guī)范化：所有檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn);

2、安全性：在數(shù)字化過(guò)程中要確保：

（1）檔案原件的安全;（2）數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;（3）檔案信息內(nèi)容不泄密;

3、效益性：檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，要講究效益。

（三）檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容

1、檔案目錄信息的數(shù)字化，目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu);

2、檔案全文信息的數(shù)字化。

二、檔案信息數(shù)字化管理的作用

（一）提升工作效率

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠及時(shí)將資料歸檔并進(jìn)行利用。數(shù)字化檔案管理能夠真實(shí)反應(yīng)情況，使用戶對(duì)資料的查詢變得更加的便捷，能夠讓辦公人員只動(dòng)動(dòng)手指就能對(duì)當(dāng)前發(fā)生的事情有一個(gè)全面的了解，數(shù)字化檔案管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，真正做到了超時(shí)空流動(dòng)，將檔案庫(kù)的管理從文件實(shí)體轉(zhuǎn)變成了信息管理。

（二）有利于使檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

將數(shù)字化檔案應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，有利于使檔案管理工作向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展[2]。想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，首先就要將原本紙質(zhì)檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，所有的檔案信息都錄入到電腦當(dāng)中之后就能夠構(gòu)建數(shù)字化檔案，對(duì)于檔案實(shí)行電子管理。同時(shí)，還要隨時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新，所以，數(shù)字化檔案更加的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

（三）提高了檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案大部分都是以文件文本為載體，保存在檔案室或者是檔案館，不太方便當(dāng)事人的使用。利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理，能夠使當(dāng)事人更加方便和準(zhǔn)確的搜尋到對(duì)自己有用的資料，數(shù)字化檔案管理徹底打破了時(shí)間與空間的限制，使檔案的使用效率得到了大大的提升。

（四）提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式為了滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)大量信息的需求，大量的增加辦公人員與辦公費(fèi)用，直接導(dǎo)致檔案管理的成本的增加。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的管理模式，將為文件文本為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)變成了機(jī)讀檔案，節(jié)約了大量的管理費(fèi)用，節(jié)省了占地空間。提高了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

三、檔案信息數(shù)字化在公證工作中的應(yīng)用

（一）公證檔案的特點(diǎn)

公證檔案是由公證文書材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。一起公證案件在辦理過(guò)程中所形成的文書材料，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，歸檔保存起來(lái)，作為歷史記錄和原始憑證，就是公證檔案[3]。公證檔案具有以下特點(diǎn)：

1、嚴(yán)肅性，公證檔案與公證當(dāng)事人有著直接的聯(lián)系，所以，公證檔案也具有一定的嚴(yán)肅性，彰顯司法的公平與正義;

2、專業(yè)性，公證檔案記錄了公證機(jī)構(gòu)依照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)辦理公證的真實(shí)過(guò)程，具有一定的專業(yè)性;

3、保密性，公證檔案的內(nèi)容涉及公證當(dāng)事人的個(gè)人隱私，基于對(duì)個(gè)人隱私保密的原則，非相關(guān)人員不得查閱。

正是由于公證檔案的這些特點(diǎn)，決定了公證檔案工作的高要求、高標(biāo)準(zhǔn)、高規(guī)范性。

（二）檔案信息數(shù)字化管理的運(yùn)用

公證檔案種類繁復(fù)且細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，公證文書材料分為國(guó)內(nèi)民事、涉外民事、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類。而這四類公證文書材料下，公證檔案按照保存期限分還可分為短期卷宗、長(zhǎng)期卷宗和永久卷宗。細(xì)細(xì)區(qū)劃出來(lái)，公證機(jī)構(gòu)的公證檔案光是卷宗登記簿就要十多本，而要從這十多本登記簿中找尋一本卷宗，只能一一翻閱，細(xì)細(xì)查找，非常浪費(fèi)時(shí)間。

數(shù)字化管理的公證檔案，是將公證卷宗分門別類的錄入電子系統(tǒng)中，查找相關(guān)檔案時(shí)，只需在電子系統(tǒng)中輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，便可方便、輕松的查找到需要的檔案，而且，不用將紙質(zhì)檔案翻閱出來(lái)便可直接預(yù)覽卷宗內(nèi)容。非常的方便、快捷，大大的提升了工作效率。

（三）檔案信息數(shù)字化管理在公證工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

在公證工作的檔案信息數(shù)字化管理中還存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題，例如：信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)，人員與檔案信息管理系統(tǒng)匹配效率的低下，數(shù)字化管理體系的不完善等，都深刻的影響著數(shù)字化檔案管理在公證工作中的展開。針對(duì)上述諸多問(wèn)題，為促進(jìn)公證工作中的數(shù)字化檔案管理又快又好的進(jìn)行，滿足于單位及人員的多元化檔案信息的需要，特提出以下應(yīng)對(duì)策略：

1、建立完善的數(shù)字化管理制度

（1）掌握數(shù)字信息技術(shù)，合理歸檔。要保證數(shù)字化檔案管理的建設(shè)安全和有序開展，作為公證機(jī)構(gòu)，就應(yīng)建立歸檔制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度等一系列的管理制度。重視數(shù)字化檔案管理，確保其價(jià)值的有效利用和發(fā)揮。掌握數(shù)字信息技術(shù)，做到歸檔合理。積極學(xué)習(xí)數(shù)字信息技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案的分類，存儲(chǔ)，讀取技術(shù)，做到歸檔合理。

（2）確保數(shù)字化公證檔案的安全性。檔案作為文獻(xiàn)資料具有一定的特殊性，有些檔案是不能公布，需要保密，在將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，應(yīng)特別重視其安全工作，尤其是對(duì)于公證檔案而言，其特殊性和重要性更是十分突出。所以，建立電子檔案的安全制度尤為重要。

（3）注重?cái)?shù)字化檔案的軟硬件管理。電子文檔管理制度包括軟硬件的安全管理，硬件的安全管理主要是要嚴(yán)格把關(guān)存儲(chǔ)載體的質(zhì)量，做好電子文檔的保存工作，延長(zhǎng)電子文檔的保存時(shí)間，并安排專人負(fù)責(zé)儲(chǔ)存電子文檔的設(shè)備與磁介質(zhì)，防止溫度與濕度與電子文檔的保存造成一定的影響。軟件管理制度主要是利用密碼管理與多級(jí)權(quán)限等多種安全控制手段來(lái)提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的保密性，保護(hù)數(shù)字化檔案管理體統(tǒng)不受非法的修改、訪問(wèn)與破壞。

2、構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是確保公證檔案實(shí)施數(shù)字化管理的重要舉措。因而必須確保所構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備平滑升級(jí)能力，利用光纖連接磁盤陣列來(lái)確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高性能，利用增多擴(kuò)展模塊來(lái)擴(kuò)大數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須具備高可靠性，為確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，系統(tǒng)使用的磁盤陣列必須在機(jī)構(gòu)和硬件構(gòu)成上都采用的是冗余設(shè)計(jì)，沒有單點(diǎn)障礙的存在。

在公證檔案管理工作中，傳統(tǒng)的公證檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今公證工作的需要，不能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。在公證工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，能夠提高公證人員的工作效率，提高檔案使用效率，提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于公證行業(yè)來(lái)說(shuō)，推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)，有利于適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，建立功能齊全的數(shù)字化檔案館，方便公證檔案的管理。所以，公證人員在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中要不斷的健全檔案管理制度，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的安全性;構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)，做好數(shù)字化檔案管理的保密工作，公證機(jī)構(gòu)要利用自身的優(yōu)勢(shì)資源，建立信息查詢系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，提高辦理公證的效率。

四、總結(jié)

目前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的檔案管理中，數(shù)字化的檔案開始作為一種新的信息資源，與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展同步進(jìn)行。數(shù)字化的檔案管理也為公證行業(yè)提供了更多的有效信息服務(wù)。通過(guò)利用檔案信息數(shù)字化高效率、高標(biāo)準(zhǔn)、高規(guī)范的特點(diǎn)加強(qiáng)檔案資料的匯集、提高員工的檔案意識(shí)，構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)，從而更好的推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化管理，使數(shù)字化檔案更好的為公證行業(yè)服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：

湯艷麗（1975.6.16-至今）;性別：女，籍貫：河北省承德市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于河北大學(xué);現(xiàn)有職稱：初職助理館員;研究方向：檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]張淑枝.企業(yè)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)和思考[C]，齊魯檔案論壇，2009。

[2]李滿.數(shù)字化檔案在檔案管理中的作用[J]，科技風(fēng)，2020，（03）。

[3]彭會(huì)蘭.公證檔案的特點(diǎn)及其管理[J]，檔案時(shí)空，1997，（02）。