馬雙

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-114-02

摘 要 國有企業(yè)作為一種生產(chǎn)經(jīng)營組織形式，具有商業(yè)性和公益性的特點(diǎn)，即需要尋求產(chǎn)值、利潤的增長同時對外界也具有一定社會責(zé)任。在日常管理過程中，業(yè)務(wù)室作為重要樞紐起著不容忽視的作用。一方面業(yè)務(wù)室涉及多個工作環(huán)節(jié)及部門溝通，管理水平的高低決定部門工作質(zhì)量。另一方面，業(yè)務(wù)室作為企業(yè)形象的一個窗口，對內(nèi)或?qū)ν舛颊宫F(xiàn)著精神面貌。本文以我公司實(shí)際運(yùn)行情況為例，淺談如何在日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中更好的服務(wù)社會，提高國有檢測型企業(yè)的綜合辦公能力以及強(qiáng)化業(yè)務(wù)室接待的質(zhì)量管理水平。使其能夠在市場經(jīng)濟(jì)多樣化的當(dāng)下，突出國有檢測企業(yè)的形象增強(qiáng)其優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞 業(yè)務(wù)室管理 檢測型企業(yè) 質(zhì)量管理提升

隨著國有企業(yè)市場化轉(zhuǎn)型的不斷深化，企業(yè)在自我升級過程中如何高效、準(zhǔn)確的承接業(yè)務(wù)起著至關(guān)重要的作用。業(yè)務(wù)室是一個對內(nèi)有著承上啟下，受理任務(wù)、接收樣品、下放任務(wù)、登記臺賬、檔案管理的綜合性辦公部門，涉及多個部門及人員的溝通協(xié)調(diào)等諸多環(huán)節(jié)。同時對外，業(yè)務(wù)室是企業(yè)形象的一個窗口，精神面貌的體現(xiàn)，良好的業(yè)務(wù)形象和業(yè)務(wù)能力能夠提升客戶滿意度，有助于塑造良好的企業(yè)形象。

一、國企業(yè)務(wù)室管理的目標(biāo)和含義

為了提升國有企業(yè)的競爭力，對業(yè)務(wù)室接待的管理也提出了更高的目標(biāo)和要求。檢測型企業(yè)的業(yè)務(wù)室以客戶的檢測需求為輸入，在受理業(yè)務(wù)時即體現(xiàn)了業(yè)務(wù)室管理能力的高低。明確不同客戶、不同檢測項(xiàng)目的需求，在諸多檢測環(huán)節(jié)中加以質(zhì)量方法的提升，能夠使檢測工作高質(zhì)量高效率的完成。檢測機(jī)構(gòu)以為客戶提供檢測數(shù)據(jù)和檢測結(jié)果報(bào)告為輸出，在檢測服務(wù)過程中尋求服務(wù)反饋，在反饋信息中將正面與反面的都進(jìn)行一個可用信息的篩選，便于質(zhì)量管理中的持續(xù)改進(jìn)。業(yè)務(wù)室管理的目標(biāo)在于有計(jì)劃性、組織性、全局性和原則性的對待每位檢測客戶，并為客戶提供高效、準(zhǔn)確、公平、公正的檢測結(jié)果，提高實(shí)驗(yàn)室的競爭能力，在激烈的檢測市場中生存并發(fā)展下來。

二、檢測業(yè)務(wù)室職能劃分

對內(nèi)承擔(dān)著服務(wù)全局、承上啟下、統(tǒng)籌工作的任務(wù)。在業(yè)務(wù)受理至服務(wù)結(jié)束過程中，客戶所能提出的問題皆需要業(yè)務(wù)室進(jìn)行科學(xué)合理的分析，從中協(xié)調(diào)客戶的需求，解決部門之間內(nèi)部的矛盾。檢測型企業(yè)的業(yè)務(wù)室主要工作流程為：業(yè)務(wù)受理→樣品確認(rèn)→臺賬登記→任務(wù)下達(dá)→報(bào)告郵寄與發(fā)放→回庫登記及樣品處置登記→網(wǎng)上公示→報(bào)告歸檔。業(yè)務(wù)室的工作是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，業(yè)務(wù)室的接待能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)代表企業(yè)工作水平的高低，具有保證檢測工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的職能。因此，在檢測實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)中做出相應(yīng)的應(yīng)對措施和決策方案后，都要進(jìn)行及時有效溝通傳達(dá)，以確保最新的實(shí)驗(yàn)方案順利實(shí)施。

對外是一個展示公司形象、精神面貌的窗口，是聯(lián)系內(nèi)外的橋梁。通過與合作單位的有效交流和溝通，收集全面、有效的信息，為任務(wù)下達(dá)和實(shí)驗(yàn)檢測建立最便捷的通道。同時，通過業(yè)務(wù)室對委托方熟練的業(yè)務(wù)接待和高質(zhì)量的服務(wù)，可以推動與委托單位的長久合作打下良好基礎(chǔ)。

三、如何提升業(yè)務(wù)室質(zhì)量管理能力

（一）提升業(yè)務(wù)室辦公人員業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)能力

業(yè)務(wù)室作為信息收集的源頭，不僅要求業(yè)務(wù)員掌握基本業(yè)務(wù)更需要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)來處理繁雜的瑣碎工作。業(yè)務(wù)室人員要具備良好的職業(yè)道德，將工作內(nèi)容熟記于心便于受理業(yè)務(wù)時能夠?yàn)榭蛻籼峁?zhǔn)確、有效的咨詢。同時，對待崗位工作要具有高度責(zé)任心，在確保公司資質(zhì)能力滿足的條件下選擇適當(dāng)?shù)姆椒M足客戶需求。委托協(xié)議一經(jīng)簽訂、蓋章確認(rèn)便具有法律效力，所以在簽訂協(xié)議前，雙方一定要達(dá)成一致意見。理解客戶的需要，才能使其提供的檢測服務(wù)能夠得到委托方的認(rèn)可。要不斷豐富業(yè)務(wù)知識，與最近標(biāo)準(zhǔn)政策接軌。優(yōu)秀的業(yè)務(wù)接待人員，不僅要掌握常規(guī)項(xiàng)目的檢測內(nèi)容，更要對本公司資質(zhì)能力范圍內(nèi)擁有的所有參數(shù)做到心中有數(shù)，以便業(yè)務(wù)受理過程中對遇到的各種咨詢可以盡可能完善解答。

（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)提升業(yè)務(wù)室管理效率

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)下，提高辦公軟件的運(yùn)用有利于減少人為信息傳輸上的失誤、解決溝通上的不暢、了解最新的工作進(jìn)度，溯源往年的檢測記錄。以往的企業(yè)文檔管理大多都是以紙質(zhì)進(jìn)行儲存，不僅儲存、查找難，也占用大量的空間面積。而利用無紙化辦公，所有的文檔以電子形式儲存，儲存空間大、占地小。同時，還可以通過關(guān)鍵詞進(jìn)行智能搜索、查找，大大提高了工作效率。將所涉及的工作部門、工作內(nèi)容建立起電子化信息網(wǎng)，通過對大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、信息的融合，可以合理統(tǒng)籌高效開展工作。同時電子辦公網(wǎng)絡(luò)化的建立可以監(jiān)控實(shí)時工作進(jìn)度，將樣品接收→業(yè)務(wù)受理→任務(wù)下達(dá)→實(shí)驗(yàn)進(jìn)度→審批時效→報(bào)告發(fā)送狀態(tài)→樣品回庫的全程情況掌握其中。及時有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情況；全面掌控各部門工作效率狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少不必要的差錯。

（三）化被動為主動

隨著市場化轉(zhuǎn)型不斷的深化，不同形式的企業(yè)在激烈的環(huán)境中共同競爭，國有檢測型企業(yè)具有一定優(yōu)勢，如：資金雄厚、品質(zhì)保證、經(jīng)驗(yàn)豐富等。但在市場化多樣化的當(dāng)下，這些優(yōu)勢不足以完全成為客戶選擇的原因。那么就需要做出適度的調(diào)整，主動開拓新渠道、拓展新業(yè)務(wù)、化被動為主動?？蛻綦娫捵稍円皶r回訪，爭取新的客戶源及時追蹤。定期電話回訪，征求滿意度調(diào)查，這也體現(xiàn)企業(yè)對客戶負(fù)責(zé)的態(tài)度。

優(yōu)勝劣汰是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的生存法則，多元化的營銷渠道才可以吸納更多的回轉(zhuǎn)資金，也是企業(yè)可以持續(xù)發(fā)展的重要條件。創(chuàng)造廣闊的營銷網(wǎng)絡(luò)才能加強(qiáng)企業(yè)影響力，打造品牌效應(yīng)，擴(kuò)展企業(yè)自身影響的輻射能力。

（四）樣品室進(jìn)行類別劃分

1.樣品的編號

在登記樣品時，一定將樣品編號與對應(yīng)的委托樣品進(jìn)行確認(rèn)，對受理樣品進(jìn)行連續(xù)性、統(tǒng)一性編號，確保樣品在任何時候都具有唯一性標(biāo)識。樣品的識別包括唯一性編號（樣品受理編號）和樣品不同試驗(yàn)狀態(tài) （未檢、在檢、檢畢、留樣）標(biāo)識[1]。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標(biāo)識 。對于多個包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細(xì)分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負(fù)責(zé)將樣品的識別標(biāo)簽逐一貼在樣品上，實(shí)驗(yàn)室樣品的代表性、有效性和完整性直接影響檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性，對樣品的管理要保證樣品在整個檢測過程中質(zhì)量不變和保管期間不損壞、不丟失、不混淆、不變質(zhì)。

2.樣品的流轉(zhuǎn)

樣品受理后，由業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶“檢驗(yàn)委托書”中的要求，向檢測部門（人員）下達(dá)“樣品檢驗(yàn)交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應(yīng)核查樣品狀況并在 “樣品檢驗(yàn)交接單”上簽收認(rèn)可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品做實(shí)驗(yàn)時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護(hù)，避免受到非檢測性損壞或丟失。

3.樣品的儲存、保管

樣品室除上述按照檢驗(yàn)時效性進(jìn)行分類外，還可以對產(chǎn)品類型、大客戶源進(jìn)行分類放置，有利于檢驗(yàn)員清晰、明確、快捷的認(rèn)領(lǐng)檢測樣品。樣品貯存 、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品窒并配備合適的設(shè)施。樣品室由樣品管理員專人負(fù)責(zé)，限制出入。樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全、無腐蝕、清潔干燥且通風(fēng)良好，有溫濕度監(jiān)控。由于玻璃產(chǎn)品的特殊性，樣品室應(yīng)保持樣品擺放的整潔性，若雜亂無序，一則影響工作效率，樣品劃分不清，查找樣品時耗費(fèi)不必要的時間，徒增時間成本。二則容易存在安全隱患，不利于工作人員的人身安全容易發(fā)生意外劃傷事故，同時有礙觀瞻，與高質(zhì)量高水平的實(shí)驗(yàn)室管理水平不相符[2]。

四、結(jié)語

業(yè)務(wù)室對于業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)能力要求很嚴(yán)格。實(shí)驗(yàn)室的業(yè)務(wù)管理是實(shí)驗(yàn)室管理的核心，良好的業(yè)務(wù)能力不僅可以提高企業(yè)形象，更能得到檢測客戶的認(rèn)可。同時也利于部門之間的溝通，細(xì)化工作流程，同時對于自身的工作時間也可以進(jìn)行一個高效的利用。

在新時代下國有檢測業(yè)務(wù)室應(yīng)順應(yīng)潮流，轉(zhuǎn)變辦公理念，創(chuàng)新辦公策略，提升管理水平。抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，努力創(chuàng)造屬于新時代的光輝業(yè)績。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐琳紅，周強(qiáng)，王意，等.液體分離膜檢驗(yàn)檢測樣品管理初探[J].現(xiàn)代測量與實(shí)驗(yàn)室管理，2013（9）：49-51.

[2]邢婷，周廣鵬.工作場所有害因素檢測工作的質(zhì)量控制探討[J].廣州化工，2013（7）：242-243.