梁儀娣

[摘 要] 隨著經(jīng)濟(jì)以及科技的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，信息技術(shù)的普及與應(yīng)用徹底改變了人們的生產(chǎn)與生活方式。作為先進(jìn)技術(shù)代表，信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，并且取得較大的成果，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型與升級。人們利用信息技術(shù)進(jìn)行溝通和交流，能夠最大限度地實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)我國文化的傳播和交流。檔案資源是現(xiàn)代社會資源的重要組成部分，提升檔案資源管理能力，能夠促進(jìn)社會服務(wù)效率的提升。為實現(xiàn)檔案有限資源的有效利用，人們更應(yīng)該重視信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷開發(fā)檔案資源利用的新途徑與方法。文章將從檔案資源開發(fā)利用的意義、檔案資源開發(fā)存在的問題以及檔案資源開發(fā)利用的新途徑與方法三個方面進(jìn)行相關(guān)論述，以供相關(guān)研究者參考。

[關(guān)鍵詞] 檔案資源 開發(fā)利用 新途徑 方法 探討

中圖分類號：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

信息時代的到來不僅改變了人們的生活與工作方式，同時還改變了信息記錄以及資源共享的方式。在新時代發(fā)展中，信息數(shù)據(jù)的增長越來越快，各個行業(yè)中隨時都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。這些數(shù)據(jù)信息有的是有用的，有的是沒用的，如何才能夠?qū)n案資源實現(xiàn)最佳的管理呢？筆者就利用信息技術(shù)的發(fā)展特點，對檔案資源開發(fā)管理的新途徑以及方法進(jìn)行探究。

一、檔案資源開發(fā)利用的意義

（一）促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展

檔案本身是一種信息資料，而檔案的管理部門則負(fù)責(zé)對檔案信息進(jìn)行存儲與傳播，提高對檔案信息的利用率，將有用的檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用，更好地服務(wù)于社會大眾，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，如果當(dāng)下企業(yè)想要提升自己的市場競爭力，不僅需要考慮擴(kuò)大自己的生產(chǎn)和經(jīng)營規(guī)模，提高企業(yè)治理的水平，同時還應(yīng)該重視檔案信息資源的利用和開發(fā)。通過企業(yè)檔案信息的整合與分析能夠得出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律，從而對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略形成指導(dǎo)作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該主動進(jìn)行檔案資源開發(fā)利用，不斷探究檔案資源開發(fā)的新途徑，通過企業(yè)檔案信息的分析了解企業(yè)發(fā)展的企整體情況與市場的發(fā)展?fàn)顩r，才能夠不斷提升企業(yè)的市場競爭力，為企業(yè)的未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

（二）提升精神文明建設(shè)

社會檔案資源的開發(fā)能夠為大眾提供更多資料，這些資料都是人民寶貴的財富，也是我國社會主義精神文明建設(shè)的重要途徑，很多檔案資源具有圖文并茂的特點，彰顯時代特征，生動形象的檔案資源更能促進(jìn)思想文化建設(shè)發(fā)展。

（三）實現(xiàn)歷史的記錄與還原

檔案資源中的信息是對社會歷史的記錄，對檔案資源的開發(fā)和利用能夠有效實現(xiàn)對歷史發(fā)展的還原。社會檔案資料中有很多具有較高研究價值的資源和信息，如果沒有得到有效的開發(fā)和利用就會造成資源的浪費，相關(guān)檔案的儲存和管理也就失去了意義，在建立電子檔案之后，無法提高檔案信息的利用率。因此，只有加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)和管理才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值。

二、檔案資源開發(fā)存在的問題

（一）缺乏對檔案資源價值的正確認(rèn)知

就目前的情況來看，大多數(shù)人們對于檔案資源的價值還沒有形成正確的認(rèn)知，對于檔案資源開發(fā)利用的重視程度并不夠。盡管相關(guān)政府部門已經(jīng)逐漸加大對檔案資源信息化的建設(shè)管理力度，但實際上檔案資源管理與開發(fā)工作并沒有達(dá)到要求，國家投入的大量資源在這個過程中就造成了浪費。

（二）缺乏對檔案資源創(chuàng)新共享的理念

大多數(shù)人對于檔案開發(fā)管理的概念還停留在紙質(zhì)檔案的記錄和查詢工作中，傳統(tǒng)的檔案資源管理工作是由不同的職能部門負(fù)責(zé)，雖然在一定程度上保證分類的細(xì)致性，但是檔案資源的開發(fā)及利用率非常低。當(dāng)需要對一個具體的信息進(jìn)行查詢時，面對大量的紙質(zhì)資源，通常企業(yè)都需要多個部門進(jìn)行協(xié)調(diào)處理才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的利用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們通過網(wǎng)絡(luò)能夠快速實現(xiàn)檔案資源的共享，這樣資源共享方式操作簡單，成本較低，唯一的問題就是難以保障檔案資源的安全性[1]。

（三）缺乏檔案資源存儲空間

使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄時，大量的資源信息就需要超大的空間進(jìn)行保存，然而每個機(jī)構(gòu)的檔案存放空間是有限的，大量的紙質(zhì)資源在管理的過程中也存在一定的難度，這樣就會導(dǎo)致存儲空間的缺乏，影響檔案資源的利用和開發(fā)。

三、檔案資源開發(fā)利用的新途徑與方法

（一）做好檔案基礎(chǔ)工作

檔案資源管理的基礎(chǔ)工作就是豐富及優(yōu)化館藏資源，是檔案資源開發(fā)管理的根本。檔案館應(yīng)該在資源開發(fā)建設(shè)的同時，堅持加強(qiáng)檔案的征集工作。檔案管理人員應(yīng)該對檔案信息資源以及利用者的需求進(jìn)行全面調(diào)查，增加對經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的接收，進(jìn)而加強(qiáng)檔案資源信息儲備，提高社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)能力。除此之外，檔案部門還應(yīng)該接收一些具有代表性和典型性的基層企業(yè)單位檔案以及人物檔案。最后，應(yīng)通過不同的技術(shù)手段征集有價值的檔案資料，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案資源。

（二）革新檔案利用技術(shù)

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展對于檔案資源的使用頻率越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代用戶的需求，因此，檔案部門應(yīng)該積極革新檔案開發(fā)以及利用技術(shù)，通過創(chuàng)新機(jī)制，引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)等方法提高檔案管理與利用的水平。就目前的情況來看，我國檔案管理中存在的最大問題就體現(xiàn)在信息檢索技術(shù)落后、資源查找速度慢以及服務(wù)使用功能單一等方面。因此，先進(jìn)檢索技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用成為檔案資源管理開發(fā)的工作重點，同時，檔案部門還開發(fā)檢索工具時還應(yīng)該注意檢索技術(shù)對于館藏性、查找性之間的關(guān)系處理方式，完善檢索工具的開發(fā)和利用。最終能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息檢索的目的，同時加快檔案目錄管理中心的建設(shè)，促進(jìn)地區(qū)檔案資源的開發(fā)與共享[2]。

（三）完善資源服務(wù)工作

檔案部門面對新的發(fā)展形勢應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的發(fā)展理念，將被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃樱e極擴(kuò)大服務(wù)范圍，為社會提供更多檔案信息，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)，提高檔案資源的利用率。針對檔案資源服務(wù)工作，之前就進(jìn)行過改革和完善，比如增加閱覽時間、編印檔案史料、開辦文化展覽、提供咨詢解答等，然而受到檔案編目檢索工作的限制，管理人員對于檔案資源的內(nèi)容不清晰，熟悉程度較低，現(xiàn)代化管理水平低下，很難實現(xiàn)檔案資源的有效利用和開發(fā)。對此，檔案部門應(yīng)該在完善傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上從以下幾點入手，提升檔案資源的利用率：第一，改革傳統(tǒng)檢索技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用加速檔案資源信息的檢索速度，提供自動查索功能;第二，擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)公眾的檔案資源保護(hù)與開發(fā)意識，擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍;第三，提高館藏的開發(fā)研究能力，檔案部門應(yīng)該為不同的民眾提供不同功能和層次的檔案資源，提高檔案資源信息的利用率，采取二次以及三次文獻(xiàn)代替文件匯編的形式;第四，豐富檔案服務(wù)活動，檔案部門應(yīng)該增加文化咨詢服務(wù)、專題服務(wù)以及跟蹤服務(wù)等業(yè)務(wù);第五，完善檔案資源開發(fā)與管理的信息系統(tǒng)，開發(fā)資源共享功能，發(fā)揮出檔案資源的最大作用[3]。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

由于檔案資源管理與開發(fā)過程中需要融入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息縮微電子技術(shù)等，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案電子化的管理，增強(qiáng)檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強(qiáng)創(chuàng)新理論的開發(fā)，提高信息技術(shù)的利用率，加強(qiáng)檔案信息研發(fā)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)展之外，還需要加強(qiáng)對檔案現(xiàn)代管理人才的培訓(xùn)。現(xiàn)有的管理人員如果不進(jìn)行知識學(xué)習(xí)以及專業(yè)培訓(xùn)，很難對龐大的館藏信息進(jìn)行管理，對于信息技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用與操作過程也不甚了解，無法實現(xiàn)對檔案資源的有效管理。因此，檔案部門應(yīng)該重視原有開發(fā)人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，通過開設(shè)短期專業(yè)技能培訓(xùn)，組織理論知識講座等形式提高開發(fā)人員的專業(yè)知識、職業(yè)道德及專業(yè)技能，加強(qiáng)檔案資源的管理與開發(fā)。最后，檔案部門還應(yīng)該提高對人員招聘的要求，能夠與各高校達(dá)成合作關(guān)系，引入更多高端科技人才，不斷促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用，提升企業(yè)的市場競爭力，創(chuàng)造更高的社會價值[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著信息時代的到來，人們進(jìn)入了信息技術(shù)管理的時代，我國檔案資源內(nèi)容豐富，但是其管理開發(fā)以及利用的方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)今世界。因此，檔案部門需要進(jìn)行積極創(chuàng)新，增加對信息技術(shù)的應(yīng)用，通過完善檔案基礎(chǔ)工作、革新檔案利用技術(shù)、完善資源服務(wù)工作以及培養(yǎng)檔案管理人才等方式，提高檔案資源的利用率，創(chuàng)造更高的社會價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉海麗.檔案資源開發(fā)利用工作中的安全保障問題[J].蘭臺內(nèi)外，2019（24）：42.

[2]楊金星.信息時代的檔案資源開發(fā)和利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：111.

[3]吉才妮.檔案資源開發(fā)利用的新途徑和新方法[J].城建檔案，2019（02）：46-47.

[4]賀歡.談新形勢下檔案資源開發(fā)利用的新途徑和新方法[J].才智，2015（20）：359.