李世征

摘 要：縣級(jí)人大檔案管理工作的最終目的就是合理的開發(fā)人大工作開展過程中產(chǎn)生的檔案信息資源，有效的服務(wù)于機(jī)關(guān)和社會(huì)，合理地開發(fā)、利用人大檔案信息資源，能創(chuàng)造一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。只有有效的為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)人大代表及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的人大檔案信息資源服務(wù)，才能體現(xiàn)縣級(jí)人大檔案的價(jià)值。那么如何做好縣級(jí)人大檔案信息的開發(fā)與利用工作，是縣級(jí)人大檔案管理工作當(dāng)前的重要任務(wù)。圍繞如何做好縣級(jí)人大檔案信息的開發(fā)與利用工作這個(gè)課題，本人從以下幾個(gè)方面談?wù)勛约簬c(diǎn)粗淺的看法。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)人大;檔案;開發(fā)利用

一、縣級(jí)人大檔案信息資源的開發(fā)與利用的意義

縣級(jí)人大檔案信息資源的開發(fā)與利用是縣級(jí)人大檔案管理工作中的一項(xiàng)重要的工作任務(wù)，是縣級(jí)人大檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案信息資源是隱含在檔案實(shí)體中數(shù)量龐大、價(jià)值巨大的資源，其價(jià)值不可估量。但是檔案信息自身是不能產(chǎn)生任何作用的，只有通過科學(xué)的開發(fā)、利用才能顯示其價(jià)值，開發(fā)檔案信息資源，最終的目的在于向利用者提供使用。所以我們?cè)谄綍r(shí)的生活、工作、學(xué)習(xí)中，應(yīng)培訓(xùn)自己有意識(shí)的去管理、開發(fā)、利用人大檔案信息資源，去實(shí)現(xiàn)縣級(jí)人大檔案信息資源共享。胡錦濤同志曾說：檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，借助檔案我們能更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。而做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，可以使檔案這種寶貴的有限資源發(fā)揮其最大作用，提高各類檔案資源利用率，同時(shí)可以保護(hù)檔案實(shí)體，盡可能的延長(zhǎng)檔案實(shí)體的保存時(shí)限。因此，縣級(jí)人大檔案信息的開發(fā)和利用對(duì)于提升縣級(jí)人大檔案管理工作的管理水平有著十分重要的意義。

二、縣級(jí)人大檔案信息開發(fā)利用存在的問題

（一）開發(fā)檔案信息意識(shí)淡薄。一是檔案工作人員能力有限，由于檔案工作人員本身責(zé)任心、業(yè)務(wù)水平等方面的原因，對(duì)檔案信息開發(fā)投入精力不夠，導(dǎo)致工作中往往只注重檔案實(shí)體本身的保管利用，而對(duì)檔案信息資源的開發(fā)工作則顯得力不從心或不愿意干。另一方面，檔案信息意識(shí)不強(qiáng)，往往提起檔案，大家就覺得很神秘，很重要，不是一般人可以觸及的，這給檔案信息資源的利用造成了阻礙，使一些有價(jià)值的檔案信息資源白白浪費(fèi)，無人問津，而縣級(jí)人大的檔案管理人員，也是存在安于現(xiàn)狀問題，不能主動(dòng)服務(wù)于機(jī)關(guān)及各級(jí)人大代表。

（二）縣級(jí)人大檔案收集信息資源不夠齊全?？h級(jí)人大檔案收集工作是一個(gè)縣級(jí)人大基礎(chǔ)性工作，而這卻又是縣級(jí)人大檔案管理建設(shè)工作中的一個(gè)最薄弱的環(huán)節(jié)。主要體現(xiàn)在檔案資料收集不及時(shí)，不完整。例如：縣級(jí)人大的代表履職檔案，履職檔案不僅僅是建議、辦結(jié)文件，而是應(yīng)該在建議調(diào)研開始之前，所有的包括建議前期的所有調(diào)研材料，建議文件，建議辦理記錄，辦理結(jié)果文件等等?？墒聦?shí)上很多縣級(jí)人大檔案管理部門在建議辦結(jié)后，才著手進(jìn)行收集、整理的，而收集的材料也不是完整的，不是缺領(lǐng)導(dǎo)簽字的原件，就是沒有調(diào)研材料，或者辦理過程的記錄不完整等等。這都給以后的代表履職評(píng)比，改造留下了極大的缺失。也使以后開發(fā)履職檔案資源缺乏必要的材料。因此，檔案資料收集如果的不完整，就會(huì)給檔案信息開發(fā)工作帶來很大阻礙。

（三）開發(fā)信息資源的技術(shù)手段停滯不前。隨著縣級(jí)人大檔案數(shù)字化、信息化工作的推進(jìn)，數(shù)字資源逐漸成為信息傳播的主要形式?？稍诂F(xiàn)實(shí)工作中，縣級(jí)人大檔案信息還是基本上以紙質(zhì)形態(tài)存在。雖然縣級(jí)人大也設(shè)有文件數(shù)據(jù)庫的查詢，但由于軟件更新太快，而現(xiàn)實(shí)檔案信息錄入等存在一定的問題，而且沒有專項(xiàng)人才和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，導(dǎo)致檔案信息的加工、存儲(chǔ)以及開發(fā)、利用還處于滯后狀態(tài)。

三、加強(qiáng)縣級(jí)人大檔案信息資源的開發(fā)利用的對(duì)策

近年來，從國(guó)家到地方，各級(jí)檔案管理部門都十分重視檔案信息資源的開發(fā)利用工作，出臺(tái)了相應(yīng)的工作要求和技術(shù)規(guī)范?？h級(jí)人大檔案管理工作也不能例外。因此，我們要從以下幾個(gè)方面做好縣級(jí)人大檔案信息資源的開發(fā)利用。

（一）樹立創(chuàng)新意識(shí)?？h級(jí)人大檔案管理者要主動(dòng)積極的利用檔案信息為機(jī)關(guān)和各級(jí)人大代表提供服務(wù)。要在提供服務(wù)的理念上、方法上有創(chuàng)新，要突破傳統(tǒng)的坐在辦公室，等人上門，被動(dòng)的服務(wù)方式，縣級(jí)人大檔案工作要圍繞縣級(jí)人大機(jī)關(guān)的中心工作，挖掘，整合檔案信息，開展縣級(jí)人大檔案的開發(fā)和利用。

（二）加強(qiáng)縣級(jí)人大檔案電子信息工作?？h級(jí)人大的檔案電子信息化已經(jīng)普遍開展，電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)入檔案管理部門，檔案管理者首先要提高自己的業(yè)務(wù)能力，要熟悉檔案信息軟件，熟練計(jì)算機(jī)的操作，及時(shí)更新檔案信息，方便利用者查詢，提高檔案信息資料的利用率。

（三）加強(qiáng)縣級(jí)人大檔案信息的編輯工作。通過縣級(jí)人大檔案管理者的采集、分析、整理、加工制成《大事記》、《專題資料匯編》、《各種報(bào)表匯集》等，可以使機(jī)關(guān)工作人員直接了解機(jī)關(guān)發(fā)生的延革和大事記，也方便機(jī)關(guān)工作人員及各級(jí)人大代表查找信息，提高檔案信息利用的價(jià)值。

（四）制作形式各樣的檢索工具。按照簡(jiǎn)化整理、深化檢查的要求，檢索工具的制作是非常重要的，而形式簡(jiǎn)單，內(nèi)容豐富的檢索工具，可以大大縮短查找檔案的時(shí)間，提高檔案的檢準(zhǔn)率和檢全率。一般縣級(jí)人大的檔案檢索工具有：案卷目錄、文件級(jí)目錄、各種專題卡片、文件匯編等等。

總之，縣級(jí)人大檔案管理工作者就一定要認(rèn)識(shí)到縣級(jí)人大檔案信息資源建設(shè)的重要性，切實(shí)做好縣級(jí)人大檔案信息資料的收集，整理開發(fā)利用工作。只有更新理念，變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度，從根本上提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技能，腳踏實(shí)地做好縣級(jí)人大檔案信息的開發(fā)與利用工作。只有硬件、軟件都到位才能正真讓利用者享受到縣級(jí)人大檔案信息資源帶來的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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