王玲

[摘 要] 如今，隨著信息化的發(fā)展，社會(huì)上的各行各業(yè)都應(yīng)用科技來加速自身發(fā)展，現(xiàn)今我國(guó)也要開展檔案管理的信息化建設(shè)。檔案的信息化管理能夠保證檔案可以長(zhǎng)期保存，不僅能夠提升檔案管理效率，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，增加檔案的整體利用價(jià)值。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 信息化建設(shè) 發(fā)展策略

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

如今我國(guó)的數(shù)字化、信息化技術(shù)得到了快速的發(fā)展，許多行業(yè)的檔案管理工作都開始應(yīng)用信息技術(shù)，從而加快了檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的意義及其重要性日益凸顯，同時(shí)對(duì)其管理工作的要求也逐步提升，這使得信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用成為一種必然趨勢(shì)。信息化檔案管理模式的建設(shè)，不僅提升了檔案的完整性和可靠性，而且還使檔案資料的利用率得到了顯著提升；此外，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，即簡(jiǎn)化了檔案整理及分類工作，又使得管理過程更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?，F(xiàn)今應(yīng)用信息化技術(shù)不僅要掌控好時(shí)機(jī)，而且還能加快辦公效率，使檔案管理更具科學(xué)性，從而極大地節(jié)省了人力，提高了工作效率，減少了占地空間，并且還方便后續(xù)的資料查找。

二、影響檔案信息化建設(shè)的因素

（一）缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知

利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在新的管理模式下，使檔案資源在共享平臺(tái)下更易保存、查找以及分享，這對(duì)單位而言必然為一種趨勢(shì)?？墒侨缃裎覈?guó)還有大部分檔案管理人員不能充分了解檔案信息化管理工作，從而對(duì)其不夠重視，使信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值難以被正確認(rèn)識(shí)。檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)具體表現(xiàn)在：一是采用信息技術(shù)來提高檔案的管理效率，可以加快檔案管理部門的辦公速度；二是建設(shè)信息化的檔案管理工作，便于對(duì)檔案進(jìn)行查詢，不僅能提升管理人員的辦公效率，而且還能方便檔案管理人員開展工作；三是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的共享，提高檔案管理的整體價(jià)值[1]?？墒悄壳斑€是有部分檔案管理人員并未充分的了解到檔案信息化建設(shè)的作用，阻礙了檔案信息化的發(fā)展，從而降低了檔案管理的效率及便利性。

（二）信息資源的應(yīng)用存在錯(cuò)誤的觀念

影響檔案信息化建設(shè)的原因之一就是對(duì)信息化資源的應(yīng)用觀念不正確，從而使檔案信息化建設(shè)過程中所遇阻礙較多，難以順利實(shí)施。在傳統(tǒng)模式及理念下，檔案管理只是簡(jiǎn)單地將檔案資料收集起來，并放入館中保存，再提供讀者查閱。信息化檔案管理建設(shè)的目的之一是實(shí)現(xiàn)資源共享，這不僅要使檔案便于查閱，同時(shí)還需保證檔案信息的安全性，使檔案管理的價(jià)值最大化。但是如今還是有部分檔案管理人員的檔案觀念不正確，并沒有將重點(diǎn)放在檔案的資源利用上，阻礙了檔案管理工作的開展，難以充分發(fā)揮出檔案管理的作用。

（三）信息資源保管部門無條件開展深層次整合與挖掘

檔案管理的工作人員主要負(fù)責(zé)收集及保管檔案、文獻(xiàn)和資料，同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保存、保護(hù)，還要提供館內(nèi)的查檔服務(wù)等，而傳統(tǒng)的檔案管理方式存在較多的問題，不能充分開展檔案的編輯、研究、匯總、分析等工作。同時(shí)員工少、缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)支持，導(dǎo)致工作人員難以充分、全面開展信息資源挖掘、利用和展示等工作。

（四）已形成的數(shù)字信息資源沒有永久保管空間

目前的檔案管理方式缺乏系統(tǒng)化的管理，導(dǎo)致大量信息資源無法得到永久保管，并且也沒有構(gòu)建較為完善的收集、保管和存儲(chǔ)體制及標(biāo)準(zhǔn)，從而進(jìn)一步加大了人力、物力和財(cái)力的投入，這時(shí)就要構(gòu)建信息化的檔案管理工作，減少流失及后續(xù)的重復(fù)性開發(fā)。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對(duì)策

（一）增加檔案信息化建設(shè)設(shè)備支持

如今隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，其在許多行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，為了提高檔案管理工作的工作效率，優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境以及資源條件，就要在檔案管理工作中采用信息技術(shù)進(jìn)行作業(yè)，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。在實(shí)際的工作中，還要加大資金方面的投入，同時(shí)也要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備，配置計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)軟件，全面落實(shí)好檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外，不僅需要采用信息技術(shù)，而且還要拓展延伸檔案管理對(duì)象，將電子文件、視頻資料等都納入檔案管理工作中，確保檔案資源的全面性[2]。在管理的過程中，還要加大檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，不僅要收集檔案信息，而且還要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、儲(chǔ)存與管理，便于后續(xù)開展檔案資源的查詢工作，提高檔案信息管理的工作效率。

（二）落實(shí)好電子文件管理工作

如今各行業(yè)的工作都開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，檔案管理工作也不例外，管理部門將公文傳到網(wǎng)絡(luò)上，節(jié)省了儲(chǔ)存空間，增加了電子文件的存儲(chǔ)數(shù)量。數(shù)據(jù)分析，充分利用電子文件進(jìn)行管理，不僅能夠增加存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，而且還能保證信息的完整性和全面性，充分發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值。因此，管理人員一定要重視檔案文件的管理工作：首先，一定要先設(shè)立與電子文件管理直接相關(guān)的部門，不僅要保證電子文件管理流程的規(guī)范性，而且還要確保電子文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)的流暢性，從而提高電子文件管理的科學(xué)性和可靠性。第二，提升管理人員的處理能力。在開展電子文件的管理工作時(shí)，工作人員一定要具備處理電子檔案工作的能力，例如電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等內(nèi)容。第三，確保電子文件儲(chǔ)存的全面性。雖然以電子文件的形式來管理檔案信息，能夠增加存儲(chǔ)的數(shù)量，但目前并不確定這能否得到長(zhǎng)期保存。因此，相應(yīng)的管理人員要重視關(guān)于電子文件的保存問題，對(duì)于較為重要的電子文件要進(jìn)行備份，避免檔案信息丟失。

（三）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

在檔案管理工作中，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案能夠最大限度地提高管理效率。首先，檔案管理部門要建立檔案網(wǎng)站，并且將部分檔案放到資源網(wǎng)站中，便于單位員工進(jìn)行查詢，在源頭上節(jié)約時(shí)間，提高服務(wù)效率。其次，建立網(wǎng)絡(luò)檔案還能夠提高檔案信息的利用率。第三，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備。建設(shè)檔案管理的信息化，就一定要采用先進(jìn)的硬件設(shè)備。應(yīng)用質(zhì)量好的硬件設(shè)備，不僅能夠保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性，而且還能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享。所以說，落實(shí)好網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建能夠推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，有利于檔案工作的順利開展，使其逐漸向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足單位對(duì)檔案管理的需求。此外，網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建在一定程度上方便了各項(xiàng)工作的開展，提高了工作效率。

（四）增強(qiáng)信息安全化的管理力度

信息化檔案管理的建設(shè)，首先要保證信息的安全性，這就需要管理人員把控好檔案信息，對(duì)于一些重要、私密的檔案信息要落實(shí)好安全保密工作。在管理檔案信息時(shí)，可以考慮建立相應(yīng)的管理體制來監(jiān)管管理工作，進(jìn)一步落實(shí)好檔案信息的保密工作。

（五）重視標(biāo)準(zhǔn)化管理

確保檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享和利用的前提。因此，事業(yè)單位一定要對(duì)檔案工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案工作的規(guī)范性?，F(xiàn)階段，各個(gè)行業(yè)都開始建設(shè)檔案管理的信息化，但信息化技術(shù)尚處于初級(jí)階段，檔案管理的信息化建設(shè)并不全面，并且建設(shè)方法也存在一些問題。所以在建設(shè)中，單位也要重視相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，避免由于不良因素而影響到檔案管理工作的開展。而且設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)化程度會(huì)直接影響檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)也會(huì)影響管理部門的發(fā)展。重視建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理還能在一定程度上優(yōu)化檔案管理工作，提高整體的工作效率。

四、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展策略

（一）管理體系方面

想要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，首先，可以從檔案信息資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展方面進(jìn)行考慮，確保檔案管理工作的規(guī)范性和可靠性。其次，從整個(gè)檔案事業(yè)來看，還要建立數(shù)字檔案館，并對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、管理、利用，從而再開展平臺(tái)搭建、系統(tǒng)運(yùn)維、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等，最終構(gòu)成數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系。

（二）技術(shù)策略方面

如今在檔案管理中最常采用的技術(shù)策略就是OCR識(shí)別技術(shù)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。OCR自動(dòng)識(shí)別技術(shù)對(duì)檔案基本信息的自動(dòng)預(yù)識(shí)別。而數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)包括有直接附加DAS技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)NAS技術(shù)等。通過優(yōu)化管理技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作。

（三）人才策略方面

檔案管理人員除了要具備傳統(tǒng)的檔案管理能力，同時(shí)也要能掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理技術(shù)。因此，檔案管理人員要逐漸創(chuàng)新觀念，樹立較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)。同時(shí)單位一定要重視關(guān)于檔案管理人才的培養(yǎng)，從而為檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，在建設(shè)檔案管理的信息化時(shí)，一定要先完善相應(yīng)的管理體制，并且提高工作人員的綜合素養(yǎng)，同時(shí)結(jié)合我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律制定檔案管理工作的內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓春榮.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考研究[J].青春歲月，2016（1）.

[2]劉長(zhǎng)微.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科學(xué)與財(cái)富，2015（32）.