樓少郡

【摘要】通過建庫(kù)升級(jí)，提升了華東地區(qū)核地質(zhì)單位的科技檔案管理的水平，推進(jìn)了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，文章主要闡述建庫(kù)升級(jí)的過程以及解決的一些反映較為集中的問題，提出了一些意見和建議，旨為后期工作開展提供參考。

【關(guān)鍵詞】放射性礦產(chǎn);成果數(shù)據(jù)庫(kù);建庫(kù)升級(jí);應(yīng)用;思考

放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)升級(jí)項(xiàng)目適應(yīng)了本系統(tǒng)科技檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，項(xiàng)目歷時(shí)數(shù)年完成，過程中對(duì)檔案、人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備的管理著手，細(xì)化責(zé)任，完成后對(duì)使用情況作了回顧，以期服務(wù)于核地質(zhì)檔案需求部門，推動(dòng)核地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展。

一、項(xiàng)目概況和完成意義

建庫(kù)軟件名為“科技檔案管理”，主要由核工業(yè)遙感中心開發(fā)，其適用于全國(guó)放射性礦產(chǎn)地質(zhì)檔案管理，沿用至今，經(jīng)不斷完善，已成為集目錄編輯，多條件查詢，借閱利用以及文件預(yù)覽等功能為一體的實(shí)用型軟件。

（一）項(xiàng)目概況。放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

（以下簡(jiǎn)稱：成果數(shù)據(jù)庫(kù)）建庫(kù)工作由核工業(yè)地礦事業(yè)部（以下簡(jiǎn)稱：事業(yè)部）下達(dá)。江西省核工業(yè)地質(zhì)局屬地后，作為華東放射性礦產(chǎn)地質(zhì)管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱：華東地質(zhì)辦）負(fù)責(zé)華東地區(qū)的建庫(kù)工作，主要由原華東地區(qū)11個(gè)核地質(zhì)單位參與完成。為更好地管理放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案，檔案館作為局本級(jí)的主要完成人先行參與，并在此后四個(gè)階段（四年），對(duì)各地勘單位建庫(kù)工作進(jìn)行指導(dǎo)。

（二）項(xiàng)目完成意義。從職能管理而言，屬地后事業(yè)部與華東地質(zhì)辦簽訂《放射性礦產(chǎn)地質(zhì)檔案管理協(xié)議書》，通過此項(xiàng)目，可使職能得到有力發(fā)揮，也讓各單位摸清家底;從檔案編目而言，早期部分檔案不十分規(guī)范，如在核對(duì)報(bào)告附圖、附件、附表時(shí)，部分報(bào)告內(nèi)目錄、手抄目錄與檔案實(shí)體編號(hào)三者各異，借此可予以統(tǒng)一更正;從后期檔案開發(fā)利用而言，本單位可通過軟件，就能做到查詢目錄和檔案利用，減免了實(shí)體檔案的利用次數(shù)，以更加規(guī)范化的管理模式把檔案工作推向新高度。

二、成果數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)

成果數(shù)據(jù)庫(kù)錄入確定在各單位的涉密計(jì)算機(jī)上操作。源表主要由“案卷目錄”“卷內(nèi)目錄”和“內(nèi)容摘要”三個(gè)Excel模塊和MDB數(shù)據(jù)文件組成，此項(xiàng)目涉及地質(zhì)、檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等學(xué)科，需要科學(xué)有序地推進(jìn)此項(xiàng)工作?，F(xiàn)以華東地質(zhì)辦檔案館工作角度，就實(shí)踐情況予以說明。

（一）準(zhǔn)備工作。五個(gè)工作階段中，檔案館作為第一階段參與人進(jìn)行錄入，在后四個(gè)階段中分別向各地勘單位布置任務(wù)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)并進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。第一是通過紙質(zhì)目錄對(duì)成果檔案進(jìn)行界定，確定原始檔案不錄入，非放射性成果檔案不錄入。第二是統(tǒng)計(jì)案卷卷數(shù)及卷內(nèi)目錄條數(shù)，預(yù)估工作量后進(jìn)行分工。第三是對(duì)軟件功能進(jìn)行熟悉，如以虛擬數(shù)據(jù)進(jìn)行excel目錄錄入、軟件導(dǎo)入導(dǎo)出以及相關(guān)代碼的調(diào)試，流暢后按系統(tǒng)管理員（負(fù)責(zé)錄入）、檔案管理員（負(fù)責(zé)實(shí)體檔案出入庫(kù)）、普通用戶（校對(duì)）等分工，明確職責(zé)。

（二）建庫(kù)升級(jí)的實(shí)踐。建庫(kù)過程中，每完成一定數(shù)量小結(jié)一次，回顧過程中的問題，分享經(jīng)驗(yàn)。檔案館不僅著眼自身庫(kù)藏，還統(tǒng)籌考慮各地勘單位的情況，將好的經(jīng)驗(yàn)做法分享出來：1.各單位檔案編號(hào)都從“0001”起編，匯總后軟件會(huì)識(shí)別為重號(hào)，致使數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入。為使參與單位的成果檔案目錄能夠匯總并導(dǎo)入軟件，在“案卷編號(hào)”前添加了核工業(yè)檔案全宗號(hào)予以區(qū)分，格式以全宗號(hào)+檔案號(hào)（四位）表示。2.錄入源表時(shí)不照抄原有目錄，而以實(shí)體檔案目錄名稱為準(zhǔn)。在不破壞原順序基礎(chǔ)上，統(tǒng)一排序和標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)目錄中“檔案編號(hào)”為全宗號(hào)+檔案號(hào)+“_0001”起編，作為該案卷的第一件，“順序號(hào)”作為圖（表）或是其他附件的起止件號(hào)，“圖號(hào)”作為該圖名的編號(hào)，如同一圖名的分幅圖1～2共2張，即“序列號(hào)”填“1～2”，“編號(hào)”填寫“1”。3.一件附表有兩個(gè)表且不同名稱的在“案卷目錄”中的附表中計(jì)數(shù)為“1”，在“卷內(nèi)目錄”的“卷內(nèi)標(biāo)題”中照實(shí)錄入。“附圖”“附表”成一冊(cè)的，審批及其他成件的計(jì)入“附件”。錄入時(shí)出現(xiàn)新的編著單位、檔案分類、比例尺、工作程度及行政區(qū)劃等代碼時(shí)及時(shí)在軟件中更新。4.完成一次出庫(kù)的實(shí)體檔案錄入就校對(duì)一次，在清點(diǎn)實(shí)體檔案無誤后注銷檔案利用記錄，入庫(kù)保存，繼續(xù)按清單取出檔案錄入。在軟件中點(diǎn)選“數(shù)據(jù)維護(hù)”-“Excel導(dǎo)入”，按秩序?qū)搿鞍妇砟夸洝薄熬韮?nèi)目錄”“內(nèi)容摘要”（見下圖），導(dǎo)入成功后，抽查數(shù)據(jù)的導(dǎo)入情況是否完整，案卷目錄的“附圖”“附表”“附件”及“其它”與卷內(nèi)目錄中的“圖件張數(shù)”是否吻合，以期達(dá)到多條件查詢的目的。如導(dǎo)入或?qū)С鰣?bào)錯(cuò)，多集中在Excel單元格格式不符，錯(cuò)（漏）填必填項(xiàng)及錯(cuò)行錯(cuò)列等方面。5.目錄建庫(kù)完成后，軟件進(jìn)行了升級(jí)，主要是在Excel卷內(nèi)目錄表中添加了“電子文件”功能，軟件能夠代碼默認(rèn)識(shí)別，這在一定程度上減少了工作量，還可減免因?qū)嶓w檔案的利用而造成的破損概率。6.在軟件“數(shù)據(jù)維護(hù)”中選擇“上傳電子文件”，已上傳和未上傳列表分開，有助于查看上傳完成后的狀態(tài)。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，“選擇數(shù)據(jù)文件”的題名與“卷內(nèi)目錄”中“檔案編號(hào)”“電子文件”相對(duì)應(yīng)，可確保鏈接準(zhǔn)確。即使電子源文件丟失，軟件也能導(dǎo)出。上傳占空間的電子文件，速度會(huì)變慢，可通過分批次上傳予以解決，如先逐一上傳較大的電子文件，成功后在“已上傳電子文件”中繼續(xù)上傳其他文件，這樣可有效提高工作效率。待項(xiàng)目收尾階段予以整理，項(xiàng)目結(jié)束后編制《放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作情況說明》，為后期參與項(xiàng)目的地勘單位提供參考依據(jù)。

（三）安全保密與協(xié)調(diào)一致。在錄入過程中，對(duì)于檔案中不規(guī)范的漢字、專業(yè)符號(hào)以及實(shí)體報(bào)告中無記錄，軟件中又為必填項(xiàng)的，則交由專家在檔案館內(nèi)判定，同時(shí)做好出庫(kù)登記。其間嚴(yán)禁拍照和摘錄，禁止參與項(xiàng)目人員私自攜帶相關(guān)數(shù)據(jù)材料外出，確保了既不失泄密也不影響工作進(jìn)度;另外，要求各參與單位面對(duì)同一類問題時(shí)須達(dá)成一致，以保障建庫(kù)工作的統(tǒng)一。期間加強(qiáng)溝通，做好筆記，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在此后各階段的工作中，能為11個(gè)地勘單位做出較為細(xì)致的指導(dǎo)。

（四）工作指導(dǎo)與上報(bào)驗(yàn)收。在后四個(gè)階段中，下達(dá)任務(wù)的初期會(huì)做會(huì)議動(dòng)員，初步確認(rèn)人員組織和經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況，對(duì)軟件操作和三個(gè)Excel源表填寫的內(nèi)容逐一做解釋，同每個(gè)階段的參與單位建立溝通機(jī)制，出現(xiàn)軟件使用問題和錄入問題時(shí)，都用相應(yīng)格式的虛擬內(nèi)容在QQ作交流，共同推動(dòng)好這項(xiàng)工作。收尾階段，先由項(xiàng)目單位自查，再由檔案館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)在于對(duì)照實(shí)體檔案抽檢和校對(duì)導(dǎo)入信息是否完整，如有問題給予現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，經(jīng)復(fù)查無誤后，形成階段性總結(jié)報(bào)告?？截惓晒夸洈?shù)據(jù)庫(kù)的源表及MDB數(shù)據(jù)文件，使用一次性刻錄光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。在預(yù)驗(yàn)收通過后，編寫《華東放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作情況匯報(bào)》，連同電子光盤報(bào)送華東地質(zhì)辦，最后由華東地質(zhì)辦形成書面材料上報(bào)事業(yè)部申請(qǐng)驗(yàn)收。專家評(píng)審?fù)ㄟ^后，開具評(píng)審驗(yàn)收意見書給項(xiàng)目參與單位，存檔備查。

三、其他項(xiàng)目的應(yīng)用

值得一提的是，除放射性礦產(chǎn)成果地質(zhì)檔案外，后期核設(shè)施退役整治項(xiàng)目電子檔案管理也能適用進(jìn)來，避免了一個(gè)項(xiàng)目一套軟件的做法?，F(xiàn)就幾點(diǎn)常見的問題做如下梳理：因部分PDF文件、TIFF源圖大以及涉密機(jī)配置不夠高等原因，會(huì)出現(xiàn)單個(gè)導(dǎo)入“電子文件”不成功的狀況，可考慮利用Adobe Acrobat 11.0和TIFF轉(zhuǎn)JPEG的格式轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行編輯。PDF文件大，較為有效的方法是利用“導(dǎo)出”功能。首先新建一個(gè)文件夾，將PDF文件導(dǎo)出為JPEG格式到該位置，導(dǎo)出后的電子文件容量可以壓縮了3-4倍且分辨率在規(guī)定范圍，最后將JPEG圖片導(dǎo)回Adobe Acrobat 11.0即可。如個(gè)別頁(yè)面不宜修改的，可將其逐一替換由JPEG合成的PDF文件頁(yè)面中。還有紙電目錄不匹配的情況，如電子版“XX的設(shè)計(jì)說明”為A3幅面，紙質(zhì)版經(jīng)人為裁剪成A4幅面，致使電子版目錄為一件，紙質(zhì)目錄為兩件。為使目錄統(tǒng)一，可在Adobe Acrobat 11.0利用“裁剪功能”對(duì)電子版進(jìn)行裁剪，電子目錄同步編輯導(dǎo)入，成功率較高。部分TIFF圖大，多個(gè)電子文件導(dǎo)入如不能成功時(shí)可選擇跳過，記錄電子檔號(hào)，最后逐一導(dǎo)入，如仍未能導(dǎo)入，可在備份源TIFF文件的前提下，利用格式轉(zhuǎn)換工具處理，其空間也能壓縮數(shù)倍，導(dǎo)入成功概率亦可大大提升，當(dāng)然，轉(zhuǎn)換格式后要檢查有無缺失、是否報(bào)錯(cuò)。

四、思考和建議

本軟件占用空間小，核地質(zhì)專業(yè)化特征較為明顯，基本可以達(dá)到在計(jì)算機(jī)中檢索所需檔案的功能，假若能建立OA+涉密管理平臺(tái)，授予權(quán)限檢索各單位的庫(kù)存目錄，那又是一次較大的升級(jí)，在取得成績(jī)的同時(shí)也發(fā)現(xiàn)以下問題：一是要提升自身計(jì)算機(jī)操作水平。部分地勘單位在實(shí)踐中，因操作的涉密機(jī)不連接網(wǎng)絡(luò)及不使用可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，在錄入源表和軟件操作時(shí)，會(huì)因困難點(diǎn)和錯(cuò)誤造成停滯，電話和網(wǎng)絡(luò)交流又難以表述清楚，影響了工作效率。所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案部門自身建設(shè)，提高善于解決問題的能力，相互間多交流，多嘗試，有質(zhì)量地完成好該項(xiàng)目。二是數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，計(jì)算機(jī)必須專人管理，專機(jī)專用，禁連外網(wǎng)，更換計(jì)算機(jī)的按照本行政區(qū)涉密計(jì)算機(jī)管理規(guī)定辦理報(bào)備手續(xù)，有計(jì)劃地配備專用打印機(jī)、掃描儀，為科技檔案電子化管理做好硬件支持，使之安全高效地利用起來。新時(shí)代檔案管理模式愈加現(xiàn)代化和智能化，建庫(kù)升級(jí)的完成，為后期檔案修復(fù)及其數(shù)字化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案部門要著力于制度建設(shè)，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，規(guī)范地利用好科技檔案，從而適應(yīng)檔案存量數(shù)字化，增量電子化的新常態(tài)，為核地質(zhì)檔案信息化建設(shè)提供有力保障。