陳穎

【摘 要】在科技的發(fā)展推動(dòng)下，如今不論是什么行業(yè)的信息量都有大量增加。在單位中，文書檔案管理的地位因此得到更明顯的體現(xiàn)。本文將以現(xiàn)階段文書檔案管理問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，提出改進(jìn)思路和改進(jìn)建議，旨在更好的發(fā)揮文書檔案管理作用。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

不論是什么單位，都需要文書檔案管理工作，其作用無(wú)法取代，尤其是當(dāng)前信息化進(jìn)程的加快，單位對(duì)于管理文書檔案的要求也變得越發(fā)急切。對(duì)于單位發(fā)展來(lái)說(shuō)，文書檔案的管理工作意義非常突出。不僅能夠?yàn)閱挝惶峁?zhǔn)確資料、數(shù)據(jù)資料。同時(shí)也能夠確保單位的檔案資料完整性、系統(tǒng)功能性。不過(guò)當(dāng)前不少企業(yè)的文書檔案管理顯然有不少的問(wèn)題，此時(shí)需要用合適的對(duì)策提升和完善。

一、當(dāng)前文書檔案管理問(wèn)題

（一）銜接問(wèn)題

檔案工作與文書工作有著密切的聯(lián)系，但二者有相互區(qū)分，各自獨(dú)立。管理中，文書檔案基本都會(huì)用到分塊管理方法。也就是說(shuō)文書管文書，檔案管檔案[1]。二者明顯割裂，明確的分工只能保障管理體系分工明確、嚴(yán)謹(jǐn)和科學(xué)，無(wú)法保障工作效率。分割開(kāi)來(lái)的管理體系擴(kuò)大了文書和檔案之間的距離。長(zhǎng)久以來(lái)文書管理人員和檔案管理人員并沒(méi)有合作意識(shí)。檔案人員只考慮檔案，沒(méi)有思考文書工作要求，所以二者經(jīng)常脫節(jié)，無(wú)法有效銜接。

（二）人員問(wèn)題

雖然很多單位的文書檔案管理人員都具備上崗證書，不過(guò)很少有人真的完全掌握了文書檔案的管理知識(shí)，沒(méi)有長(zhǎng)足發(fā)展學(xué)習(xí)途徑。文書檔案管理人員沒(méi)有機(jī)會(huì)和條件補(bǔ)充知識(shí)，久而久之就會(huì)和實(shí)際工作脫節(jié)。不少文書檔案管理人員對(duì)于檔案的分類、立卷了解不夠扎實(shí)，這一問(wèn)題會(huì)影響到文書檔案的有序進(jìn)行。此外在現(xiàn)代科技的推進(jìn)下，如今文書檔案的管理工作形式也有翻天覆地的變化。文書檔案管理人員因?yàn)闆](méi)有在培訓(xùn)系統(tǒng)和學(xué)習(xí)條件[2]。所以方法和管理思想只會(huì)停滯不前。素質(zhì)一直停留在現(xiàn)有水平，并不能適應(yīng)新的文書檔案管理方法和思路，影響著文書檔案管理有效性。

（三）領(lǐng)導(dǎo)不重視

其實(shí)很多企業(yè)雖然有設(shè)立文書檔案管理單位，但工作中是比較輕視這個(gè)部門和相關(guān)人員的，甚至不少人認(rèn)為文書檔案管理可有可無(wú)，意義不大。片面的認(rèn)知導(dǎo)致文書檔案管理工作想要開(kāi)展十分困難。不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，文書檔案管理就是簡(jiǎn)單的整理文件資料、搜集資料，操作非常簡(jiǎn)單，將整理的資料按照目錄歸檔即可。還有一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案的管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有實(shí)際效益，所以也沒(méi)有充分重視。緩慢的工作成效，以及沒(méi)有使用現(xiàn)代化技術(shù)都會(huì)限制到文書檔案管理發(fā)展。

二、改進(jìn)創(chuàng)新文書檔案管理的思路

（一）提高文書檔案管理重視度

只有改變了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的錯(cuò)誤認(rèn)知，文書檔案管理工作才能夠有序推進(jìn)。這是提高文書檔案管理單位地位最直接的方法。在有了領(lǐng)導(dǎo)重視和認(rèn)可以后，其他部門就能夠更主動(dòng)的配合文書檔案管理的工作。搜集資料、整理資料會(huì)非常方便，保障了工作效果、工作業(yè)績(jī)[2]。為了讓領(lǐng)導(dǎo)能夠意識(shí)到文書檔案管理重要性，平時(shí)可以在單位會(huì)議中，以戰(zhàn)略角度向高層介紹文書檔案管理意義和作用。文書檔案管理一定要獲取領(lǐng)導(dǎo)層的支持與重視，平時(shí)要積極宣傳、加強(qiáng)引導(dǎo)。讓所有工作人員都能夠秉承高度熱情、工作積極性。做好宣傳，保障效果。在得到領(lǐng)導(dǎo)支持以后，就能夠擁有更充足的資金，其他部門也會(huì)主動(dòng)配合。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及現(xiàn)代技術(shù)的支持下，文書檔案管理工作其實(shí)非常簡(jiǎn)單，只要能夠獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，工作就會(huì)非常順利。

（二）銜接好文書與檔案管理

要明白的是文書管理和檔案管理看似各自獨(dú)立，其實(shí)雙方有著非常緊密的聯(lián)系，如果能夠在工作中緊密統(tǒng)一協(xié)調(diào)二者工作，那么后續(xù)的文書檔案管理將會(huì)非常順利。所以平時(shí)的文書檔案管理一定要將文書管理當(dāng)做切入口，不斷規(guī)范、完善工作細(xì)節(jié)。工作人員需要端正自己的行為和表現(xiàn)，提高自己的重視度。文書檔案管理需要整理立卷書面材料。此外文化處理的時(shí)候需要兼顧檔案管理和文書管理[3]。不斷完善檔案管理和文書管理，這樣才能夠最大化工作效果、工作質(zhì)量，提高工作有效性。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理收集力度

對(duì)于文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最重要的環(huán)節(jié)與部分就是收集。搜集文書檔案的過(guò)程中需要有明確的收集范圍，合理的進(jìn)行分類，這樣就可以保障收集有效性、合理性。手機(jī)中要確保文書檔案的字跡規(guī)范且統(tǒng)一。要使用嚴(yán)格、合理的程序規(guī)范文書檔案的組卷、案卷、整理，保障工作質(zhì)量。

（四）調(diào)整文書檔案內(nèi)容與結(jié)構(gòu)

對(duì)于文書檔案管理來(lái)說(shuō)，統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定和搜集都是非常必要的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。所以除了要擅長(zhǎng)搜集上下級(jí)的各種材料和本單位紅頭文件，還要主動(dòng)搜集各種活動(dòng)中生成的生動(dòng)、鮮活，充滿細(xì)節(jié)的材料。要做好這些檔案資源的整合工作。對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深度整理、研究、篩選和分析。要積極推廣檔案的信息功能、管理功能，發(fā)揮應(yīng)有作用。在實(shí)踐中豐富檔案資源，做好檔案處理。把握不同時(shí)期文書檔案管理重心。明確位置和主體，以大局觀考慮檔案工作。

結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)被稱為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，對(duì)此必須提高對(duì)文書檔案管理人員的要求。文書檔案管理工作人員除了要保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以外，還要使用現(xiàn)代化技術(shù)。要系統(tǒng)性的完成工作，得到領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。相關(guān)部門需要以此為契機(jī)，做好文書工作、檔案管理有機(jī)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。建立完整、系統(tǒng)的制度約束行為，體現(xiàn)效力。這樣才能夠保障每個(gè)人都積極工作，提高檔案管理效果與水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]韋珉.提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：113-114.

[2]王燕.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)視域下文書檔案管理手段探析[J].市場(chǎng)周刊，2020（04）：23-24.

[3]黃艷秀.醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：80+90.