馬淑芹

摘 要：醫(yī)院的建設、經營與發(fā)展離不開醫(yī)院基建檔案。隨著時代的發(fā)展，人們對效率的要求越來越高，基建檔案作為醫(yī)院日常管理和遠景規(guī)劃的一種獨特的信息資源，醫(yī)院對基建檔案的重視程度也在不斷提升，所以對基建檔案的管理不斷進行完善和提高，對促進醫(yī)院高效快速的發(fā)展具有非常重要的意義。筆者通過對濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院綜合檔案室進行分析，闡明醫(yī)院實施基建檔案管理的重要性，并據此提出了一些管理方法，希望可以為醫(yī)院基建檔案的管理提供一些幫助。

關鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;重要性;管理方法

檔案是醫(yī)院日常工作中形成的書面記錄或電子記錄，可以迅速、清楚地了解醫(yī)院某一階段發(fā)生的各類事項，其涵蓋面廣、利用率高。文章中進行分析的濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院的綜合檔案室，包括文書、會計、基建、科研、教學、設備、招標等門類檔案。醫(yī)院的綜合檔案需要為醫(yī)院的建設和發(fā)展做好更高效的服務，醫(yī)院的基本建設工作也是在不斷擴展。因此，科學高效的管理醫(yī)院基建檔案，才能夠推進醫(yī)院的管理水平，才能夠為醫(yī)院正常的、高效的工作保駕護航。

1 醫(yī)院基建檔案的基本情況

1）什么是基建檔案。醫(yī)院的基礎設施項目的規(guī)劃、招標、設計、施工、改建和維修活動中形成的科技檔案叫做醫(yī)院的基建檔案?；n案屬于科技檔案，是其中的重要內容。包括文字、圖形圖像、表格以及一些工作中的具體記錄信息等。

2）當前的醫(yī)院基建管理中的不足。（1）醫(yī)院基建檔案管理人員工作能力較低。由于當前大多數醫(yī)院對基建檔案管理并不十分重視，因此，醫(yī)院在對基建檔案進行管理時，常常會派一些臨時工暫代管理，這些臨時工往往只是勞務派遣，并沒有足夠的能力和管理技術[1]，忽視了對基層檔案室的整體管理，也無法對基建檔案的管理十分負責，最終也就導致了基建檔案管理達不到預想的效果， 從而影響整體管理工作。（2）資料更新不及時。當前醫(yī)院的基建管理多為實體化，尚不能實現信息數字化，因此，即使醫(yī)院基建有了新的擴展內容，也不能夠在第一時間形成檔案。進而可能出現信息丟失，資料缺失的情況。（3）醫(yī)院對基建檔案管理的應用水平較低。當前醫(yī)院的基建檔案大多數沒有實現數字化[2]，也沒有建立整體化的管理系統，且管理人員和使用人員的素質無法達到相應要求，因此也就無法做到高效共享信息。這就導致了基建檔案管理的效果較差，管理水平低下。

2 醫(yī)院基建檔案的重要性

1）提高醫(yī)院工作效率，為醫(yī)院一些活動的進行提供依據。醫(yī)院的基建檔案形成后，在需要醫(yī)院基礎設施建設的一些參數指標、質量標準等資料時，相關工作人員可以及時獲得。當醫(yī)院進行建筑維修、驗收、改建、擴建等活動時，仍然需要憑借基建檔案的各項信息。因此，基建檔案管理對于醫(yī)院基建資料的保存，對醫(yī)院工作效率的提高有著重要促進作用。另外，基建檔案還可以記錄醫(yī)院基建項目中各項費用的記錄。日后若需要對數據進行審查時，可以將該數據作為一手資料，與其他數據進行一一比對，尋找其中的問題，及問題的相關負責人。這樣可以高效的問責，并及時進行糾正工作。同時，這樣還能有效刺激項目負責人的責任心，使項目得以高效、高質量完成。

2）反應醫(yī)院當下的基礎建設，為醫(yī)院未來發(fā)展提供依據。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基礎設施建設的記錄，記錄的是醫(yī)院基建狀況的原始資料。這些資料一般以相關文字、圖表、圖形等形式記錄[3]，可以較為全面的反應醫(yī)院當前基礎設施建設的情況，是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實記錄。

隨著科技的發(fā)展，醫(yī)療技術也不斷提升，患者對醫(yī)院的要求也越來越高。為病人提供更加享受的、更為舒適的醫(yī)療環(huán)境，為醫(yī)護人員提供更加優(yōu)美的工作環(huán)境，也是醫(yī)院的責任和義務。所以，這也就要求醫(yī)院的基建工作需要不斷進行改建和維修。如果曾經的基建資料得以完善保存，即使再次修建、改建建筑項目，也可以節(jié)省再次調查所選地址地質資料的勘測費用，為日后醫(yī)院的建設發(fā)展提供很大的幫助。

3）為同類工程提供可以對比借鑒的數據。醫(yī)院的每一次基礎設施建設都是一次較為完備的施工資料，而我國的國土面積廣闊，氣候、地質等可能影響基建的因素也會存在相同的情況，當每一次基建被記錄為檔案后，其他醫(yī)院再次進行建設時，就可以通過對比其他醫(yī)院的基建檔案的數據，借鑒其各方面的資料，減小工程的勘測成本，保證醫(yī)院的基建可以高效和更低成本的完成。

4）基建檔案管理數字化延長資料的保存時間。檔案管理數字化是當前醫(yī)院不得不推進實施的一項管理工作。當檔案管理數字化之后，可以及時更新檔案的內容，也可以更加方便的為工作人員提供所需要的信息。并且檔案數字化之后，也可以更好的實現上述幾點的實施，例如，提高工作效率、實現基建檔案的共享，滿足實現對檔案的需求，也能夠更加長久地保存已經建檔的基建資料。

3 醫(yī)院基建檔案的管理方法

1）建立更加完善的建檔機制。筆者所調研的濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院的綜合檔案室涉及的范圍有很多，因此就更加需要規(guī)范的建檔方式，來整理各種檔案的入庫。首先明確檔案的具體書寫標準，及時退還改正不合格的內容及不規(guī)范的檔案，確保所收錄的檔案完整規(guī)范。建立固定的建檔小組，根據工程實施情況劃分檔案，并采用分管檔案的模式，促進不同類型檔案具有較高的科學性和準確性。規(guī)范的建檔方式也可以更加長久妥善的保存資料，防止出現資料丟失的情況出現。根據項目的執(zhí)行情況進行歸類建檔后，例如，土地工程建設檔案可以分為基礎文件、工程管理文件和工程設計文件等幾個板塊。這樣檔案可以一目了然，檔案的應用也可以更加高效。

2）構建合理的檔案監(jiān)督機制。合理建檔之后，檔案的入庫得到了規(guī)范，接下來就需要建立合理的檔案監(jiān)督機制來有效的進行檔案管理。醫(yī)院要建立專門的監(jiān)督管理小組，當然小組人員也可以有建檔小組，但是小組人員需要包含醫(yī)院各層領導人員，以保證小組整體水平較高。

醫(yī)院單位領導要高度重視基建檔案的管理，定時監(jiān)控檔案的完整性，避免出現檔案在保存過程中的毀壞、損失，以及在檔案存取的過程中受到損壞的情況。

3）提高基建檔案管理人員的管理水平。隨著科技的發(fā)展，基建檔案數字化管理也逐漸成為其中重要的一環(huán)。因此，醫(yī)院領導要重視基建檔案的管理，提高基建檔案管理人員的整體管理水平，才能夠滿足數字化管理對管理者的能力要求。醫(yī)院領導要定期對管理者進行培訓，明確管理者的理論方向，提高管理人員的自身能力和專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更好地推進基建檔案管理工作的實施。

4）實現基建檔案數字化管理。傳統的基建檔案管理下，存在很多缺點，例如信息更新慢，檔案易損壞，存取檔案復雜，檔案信息共享較難等。同時，科技的發(fā)展也導致了基建檔案只使用傳統形式管理是難以符合時代要求的。因此，科學的建立檔案信息數據庫，實現基建檔案數字化管理是必不可少的。在實現基建檔案數字化之后，檔案信息共享也就變得更加方便。

4 結語

基建檔案在醫(yī)院的長期發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。加強醫(yī)院基建檔案管理，才能保存并保護好醫(yī)院的基建信息，這是所有工作的基礎環(huán)節(jié)。進而才能夠為醫(yī)護人員和病人提供一個舒適的環(huán)境，提高醫(yī)院整體管理水平，使醫(yī)院的檔案管理可以跟上時代的步伐，最終實現醫(yī)院各方面工作的效率得到提高。

參考文獻

[1]潘琳.醫(yī)院基建檔案管理要點分析及實踐探索[J].蘭臺內外，2020（03）：57-58.

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[3]王韶平.醫(yī)院基建檔案的重要性及其有效管理措施[J].城建檔案，2019（12）：55-56.