麻陽陽

【摘要】? ?財務(wù)共享是大型企業(yè)財務(wù)管理的一種創(chuàng)新模式，可以降低成本、提高效率、加強管控、提升企業(yè)價值和競爭力。文章以經(jīng)濟全球化、信息技術(shù)迅速發(fā)展為背景，以得力集團創(chuàng)建財務(wù)共享中心建設(shè)為案例，闡述其實施背景、實施準備、實施過程以及實施成效等。希望通過得力集團財務(wù)共享中心建設(shè)的實踐，為其他企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】? ?大型企業(yè);財務(wù)共享中心;流程梳理;信息化建設(shè)

【中圖分類號】? ?F275? ?【文獻標識碼】? ?A? ?【文章編號】? ?1002-5812（2020）11-0116-03

一、財務(wù)共享中心的實施背景

進入21世紀后，隨著全球經(jīng)濟的一體化，許多中小企業(yè)經(jīng)過不斷擴大生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模，拓展業(yè)務(wù)范圍，獲得更大的市場份額，發(fā)展成為大型企業(yè)。同時瞬息萬變的經(jīng)濟環(huán)境、分支機構(gòu)的擴增、經(jīng)營業(yè)務(wù)多樣化等也給這些大型企業(yè)帶來了很大的挑戰(zhàn)，成本不斷增加，管控難度加大，經(jīng)營風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險提高，嚴重制約了大型企業(yè)的發(fā)展。大型企業(yè)的財務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，財務(wù)管理的效率、成本、質(zhì)量高低直接影響大型企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。同時隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)處理數(shù)據(jù)的效率、質(zhì)量等更加快速、便捷，這為大型企業(yè)建立財務(wù)共享中心創(chuàng)造了很好的條件。財務(wù)共享中心也在此情況下應(yīng)運而生，大型企業(yè)可以通過企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變革，進行轉(zhuǎn)型與升級，成立財務(wù)共享中心，獲得成本上的優(yōu)勢等，提升企業(yè)的整體財務(wù)服務(wù)管理水平。

得力集團創(chuàng)建于1988年，歷時二十多年的高速成長，現(xiàn)已成為國內(nèi)最大的文教與辦公用品綜合供應(yīng)商，是辦公整體解決方案的先行者和市場的重要力量。得力集團的高速發(fā)展，使得傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已不能滿足需要，不能很好地為公司發(fā)展提供有力保障。為此開始建設(shè)財務(wù)共享中心，本文對此進行梳理，供有關(guān)企業(yè)參照。

二、財務(wù)共享中心的實施準備

（一）調(diào)整財務(wù)組織架構(gòu)。隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求。各分子公司擁有獨立的財務(wù)部門，負責(zé)自己的財務(wù)事宜，存在大量重復(fù)性工作，資源利用率低下。2012年以前，財務(wù)高層領(lǐng)導(dǎo)一直也在思考、尋求找到適合得力集團發(fā)展的財務(wù)管理模式。通過結(jié)合得力集團本身的特點，考察國內(nèi)財務(wù)共享中心實踐單位，制定實施方案，2012年下半年引入財務(wù)共享服務(wù)模式推動公司財務(wù)管理方式變革;同時利用財務(wù)3D模型，對財務(wù)中心組織架構(gòu)進行重新調(diào)整，劃分為八大部門：財務(wù)管理部、資金管理部、共享服務(wù)部、生產(chǎn)財務(wù)部、營銷財務(wù)部、海外財務(wù)部、直銷財務(wù)部、產(chǎn)品管理部。按財務(wù)性質(zhì)分為戰(zhàn)略財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù)。

（二）建設(shè)信息化平臺和環(huán)境。隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)、通訊等技術(shù)的快速發(fā)展、普及、應(yīng)用，為企業(yè)的發(fā)展提供了契機;同時企業(yè)的發(fā)展對公司的信息化要求提出了更高要求。得力集團每年的銷售增長率都在20%以上，對數(shù)據(jù)處理的要求也越來越高，決策層也需要一些實時的數(shù)據(jù)為其決策提供服務(wù)。公司在2012年引進SAP系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)強大的功能，可以滿足傳統(tǒng)財務(wù)核算工作，將分子公司重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大的賬務(wù)核算工作集中處理;同時SAP成本中心與利潤中心的劃分為業(yè)務(wù)財務(wù)分析數(shù)據(jù)提供了支持。在引進SAP系統(tǒng)以后，又引入了辦公軟件系統(tǒng)，將所有業(yè)務(wù)流程通過OA系統(tǒng)進行搭建，提升審批效率。通過流程自動傳輸至共享服務(wù)部。除了OA系統(tǒng)以外，還引進BI商務(wù)智能系統(tǒng)、直聯(lián)系統(tǒng)等。以SAP為核心系統(tǒng)，其他系統(tǒng)通過以SAP系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳輸。如通過系統(tǒng)對接開發(fā)了OA系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)對接，自動生成憑證;通過SAP系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)對接，將開票自動推送到金稅系統(tǒng)，為整個共享服務(wù)中心建立提供強大的信息系統(tǒng)支撐。

（三）進行人才儲備和培養(yǎng)。共享服務(wù)部主要負責(zé)應(yīng)收、應(yīng)付、費用、總賬、支付等基礎(chǔ)財務(wù)核算工作，集中出具財務(wù)報表。每個模塊再按照具體的內(nèi)容再細化，每個人員從事的工作內(nèi)容相對單一，綜合業(yè)務(wù)處理能力較弱，導(dǎo)致人員流動性大。針對這個問題，第一，共享服務(wù)部在招聘時優(yōu)選應(yīng)屆生或者畢業(yè)1到2年的大學(xué)生，對大學(xué)生按照“師傅帶徒弟”的方式，保證入職人員盡快融入團隊。第二，對于入職時間在1年以上人員，部門內(nèi)部會優(yōu)先考慮調(diào)崗，使其接觸更多的工作內(nèi)容，提升專業(yè)水平。第三，共享服務(wù)部制定內(nèi)部考核制度，設(shè)立獎懲機制，對表現(xiàn)好的人員進行獎勵，考核結(jié)果同時作為加薪、晉升重要指標。第四，整個財務(wù)中心制定了后備人才培養(yǎng)方案，每個人只要自己努力，就有機會成為財務(wù)中心后備人才進行特殊培養(yǎng)。第五，財務(wù)中心開設(shè)會計大講堂，以內(nèi)部講師為主，外聘教師為輔。通過上述一系列措施為財務(wù)共享中心的人員穩(wěn)定奠定基礎(chǔ)。

三、財務(wù)共享中心的實施過程

（一）明確共享服務(wù)部主要部門職能。共享服務(wù)部下設(shè)5個科，分別為應(yīng)付科、費用科、應(yīng)收科、總賬科、支付科，并梳理共享服務(wù)部職能。（1）實現(xiàn)集團公司絕大多數(shù)交易業(yè)務(wù)的集中核算處理，按質(zhì)、按量、按時為相關(guān)部門提供基礎(chǔ)財務(wù)管理信息。（2）不斷優(yōu)化流程與信息化技改，提高工作效率。（3）出具集團公司單體財務(wù)報表及合并報表。（4）財務(wù)人才孵化基地，訓(xùn)練與培養(yǎng)大學(xué)生基礎(chǔ)會計工作。

（二）制定賬務(wù)處理標準。為了將業(yè)務(wù)流程順利進行，財務(wù)中心各部門一起共同制定管理費用規(guī)定、制造費用規(guī)定、銷售費用規(guī)定、費用報銷管理規(guī)定等文件，明確哪些費用歸屬哪些二級科目。同時共享服務(wù)部本部門編寫了各組操作手冊以及共享內(nèi)部核算通知。將每種業(yè)務(wù)從開始進入SAP系統(tǒng)代碼到憑證制作完成的操作步驟進行文字說明同時配有SAP截圖，并對每種業(yè)務(wù)形成的會計分錄進行了說明。如遇新業(yè)務(wù)及國家出臺新的法規(guī)政策，共享服務(wù)部會進行討論，根據(jù)會計法律法規(guī)來修訂內(nèi)部核算通知，通知入賬該類業(yè)務(wù)的處理方式、方法。

（三）制定財務(wù)審批權(quán)限。共享服務(wù)部需要處理整個集團賬務(wù)，如何判斷這個業(yè)務(wù)已經(jīng)審核完畢可以進行入賬處理，這就需要梳理財務(wù)審批權(quán)限。首先對業(yè)務(wù)進行分類，針對不同業(yè)務(wù)與報銷金額制定相關(guān)審批節(jié)點。財務(wù)權(quán)限表由財務(wù)管理部統(tǒng)一制定、修改、解釋，整個文件由集團財務(wù)分管副總審批、集團總經(jīng)理終審;每年年初會對財務(wù)權(quán)限表進行重新評審，以適合公司發(fā)展需要。財務(wù)權(quán)限表涵蓋了整個集團相關(guān)業(yè)務(wù)的審批權(quán)限，所有人員遵照財務(wù)權(quán)限表進行業(yè)務(wù)報銷、審批。在實際業(yè)務(wù)中，如果某些業(yè)務(wù)按照目前的財務(wù)權(quán)限操作存在一定的困難，需要提請財務(wù)管理部修改財務(wù)權(quán)限表，以便所有部門遵照執(zhí)行。

（四）梳理核算流程。財務(wù)共享中心的建立，在流程設(shè)立上要求合理、快捷、高效，能夠滿足各方的需求。得力集團主要核算流程包括業(yè)務(wù)審批流程、入賬流程和款項支付流程。首先按業(yè)務(wù)進行分類，對不同業(yè)務(wù)需要填寫哪些信息進行評估，待確定以后，在OA系統(tǒng)上搭建不同業(yè)務(wù)的流程，同時根據(jù)財務(wù)權(quán)限表設(shè)定關(guān)鍵人員審批節(jié)點，通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至相應(yīng)審批人員。業(yè)務(wù)人員只要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)在OA系統(tǒng)發(fā)起業(yè)務(wù)請求，業(yè)務(wù)請求會轉(zhuǎn)至相關(guān)財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批人員審批完以后，流轉(zhuǎn)至共享服務(wù)部，共享服務(wù)部根據(jù)各科分工進行處理并在SAP進行入賬處理。到達支付流程后，由費用科與應(yīng)付科在SAP賬務(wù)處理完畢后提交給支付科進行款項支付。

（五）原始單據(jù)與內(nèi)部管控。成立財務(wù)共享中心后，將財務(wù)基礎(chǔ)核算工作集中到共享服務(wù)部處理。但業(yè)務(wù)原始單據(jù)發(fā)生在各分子公司，款項支付、賬務(wù)處理集中到集團，見單入賬、見單支付難以實現(xiàn)。而且共享服務(wù)部人員需按照報銷流程中要求的支付時間執(zhí)行，以此來保證付款的及時性。報銷人員發(fā)起請求流程時，將原始單據(jù)掃描至OA系統(tǒng)，同時將原件交于業(yè)務(wù)財務(wù)，并對業(yè)務(wù)真實性、合理性等進行審核。月末財務(wù)人員將整理好的原始單據(jù)統(tǒng)一快遞到集團共享服務(wù)部。共享服務(wù)部收到原始單據(jù)后，會對業(yè)務(wù)按照一定比例進行抽審，對抽審有問題的單據(jù)，會提報至相關(guān)部門內(nèi)控科，計入其績效考核。對經(jīng)常出現(xiàn)問題的單位會提高抽審比例，降低財務(wù)風(fēng)險。

四、財務(wù)共享中心的實施成效

（一）規(guī)范了賬務(wù)處理與標準化作業(yè)。得力集團所有業(yè)務(wù)統(tǒng)一由共享服務(wù)部進行賬務(wù)處理，保證了入賬一致性，使得賬務(wù)處理更加規(guī)范化。財務(wù)中心各部門共同制定財務(wù)管理制度，涉及賬務(wù)處理部分由共享服務(wù)部進行全員宣導(dǎo)，按照制度文件執(zhí)行，在入賬口徑上更加一致。同時共享服務(wù)部通過制定各科業(yè)務(wù)操作手冊，將系統(tǒng)操作與賬務(wù)處理中的注意事項細化到每個細小的業(yè)務(wù)操作。針對新增的業(yè)務(wù)賬務(wù)處理方案以內(nèi)部核算通知的形式通知到各科人員;通過手冊等制定，整個賬務(wù)規(guī)范較之前會有明顯提升，受個人主觀因素影響減弱。SAP系統(tǒng)的上線，得力集團使用了同一套賬務(wù)科目編碼，會計核算口徑更加具有一致性，使得賬務(wù)處理更規(guī)范。

得力集團通過對流程的改造，將原本各子公司、分公司各自的流程轉(zhuǎn)化為一個個標準的流程，整個集團業(yè)務(wù)流程標準參照公司的財務(wù)權(quán)限表，任何人不能隨意變動財務(wù)流程。流程的標準化使得力集團分子公司按照集團本部同樣的方式處理同樣的業(yè)務(wù)，消除原先因內(nèi)部處理方式不同帶來財務(wù)管理的難度，影響公司經(jīng)營管理效率;同時流程標準化避免了重復(fù)性勞動，使流程運轉(zhuǎn)更加透明、高效。

（二）實現(xiàn)人力成本節(jié)約。隨著得力集團生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，通過建立財務(wù)共享中心，將基礎(chǔ)核算工作集中到共享服務(wù)部，通過流程標準化、專業(yè)化分工等，達到規(guī)?；?yīng)，不必為每個單位設(shè)置人員，一個人員可以處理好幾家單位，只有達到一定數(shù)量才會考慮新增人員。得力集團財務(wù)共享中心建立已有四年多的時間，在這四年中不斷進行信息化建設(shè)，包括系統(tǒng)對接、報表開發(fā)、功能優(yōu)化、導(dǎo)入模板開發(fā)等方式，力求通過系統(tǒng)自動完成數(shù)據(jù)的處理。通過信息化建設(shè)，共享服務(wù)部將報銷、支付、入賬、開票等重復(fù)性的工作標準化、流程化與自動化。公司規(guī)模擴大銷售增長，人員增速并沒有隨著銷售增長而增長，與原來相比人員大大減少，人工成本大大降低。

（三）經(jīng)營管理與財務(wù)監(jiān)管得到了提升和強化。得力集團成立共享服務(wù)部以后，能將更多的時間用于企業(yè)內(nèi)部管理，支持企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，為公司決策提供支持，提升企業(yè)的競爭力，集中精力配合業(yè)務(wù)部門分析數(shù)據(jù)，提出問題、解決問題。財務(wù)管理部、營銷財務(wù)部、生產(chǎn)財務(wù)部、產(chǎn)品財務(wù)部等相關(guān)部門，可以從SAP系統(tǒng)中獲取由共享服務(wù)統(tǒng)一處理完的數(shù)據(jù)進行分析，為業(yè)務(wù)部門提供決策分析的支持;同時也便于部門、單位之間橫向比較，比較客觀地評價業(yè)務(wù)部門業(yè)績，鼓勵各單位不斷提升本部門的經(jīng)營管理水平與服務(wù)水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展注入強大的動力。

成立共享服務(wù)部以后，所有基礎(chǔ)核算工作在集團統(tǒng)一處理，共享財務(wù)人員與業(yè)務(wù)財務(wù)部門人員利益關(guān)系切斷，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門串通舞弊的可能性大大降低，遇到特殊付款事項以及特殊業(yè)務(wù)銷賬處理，共享入賬人員會提出來反饋至本部門領(lǐng)導(dǎo)，由共享經(jīng)理請示領(lǐng)導(dǎo)并召集相關(guān)部門進行評審。想查詢?nèi)魏我还P業(yè)務(wù)，集團領(lǐng)導(dǎo)都可以到共享服務(wù)部調(diào)閱，為集團財務(wù)監(jiān)管提供了有力的支持。

五、總結(jié)與展望

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)的進步，大型企業(yè)不斷涌現(xiàn)，如何通過內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、流程梳理、信息化建設(shè)等一系列手段來建立財務(wù)共享中心，以達到降低成本、提升企業(yè)競爭力，是共同關(guān)注的問題。本文結(jié)合得力集團的實際情況，通過組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，成立共享服務(wù)部，將基礎(chǔ)核算工作從分子公司剝離出來集中到總部核算，同時購買SAP軟件、OA辦公軟件等軟件作為支撐力量，建立起財務(wù)共享中心，完成跨地區(qū)、跨公司專業(yè)服務(wù)，提升了財務(wù)工作質(zhì)量與效率，同時也使更多財務(wù)人員參與到財務(wù)管理與決策支持工作中，提升了整個企業(yè)的國際競爭力。當然財務(wù)共享中心的建設(shè)也會出現(xiàn)一些問題，有待以后對此進行總結(jié)和研究。

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