項(xiàng)海洋

摘 要：檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的有序運(yùn)行發(fā)揮著重要的作用。新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理面臨著難點(diǎn)，如：重視程度不足、信息化建設(shè)滯后等。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著眼于信息化和融合化等戰(zhàn)略方向，繼承優(yōu)良傳統(tǒng)、加強(qiáng)宣傳教育、轉(zhuǎn)變陳舊觀念;加速標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)程、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型;打造著眼全局的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;難點(diǎn);優(yōu)化對(duì)策

作為歷史信息的集合，檔案不僅是反映時(shí)代與行業(yè)變遷的真實(shí)記錄，也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)、實(shí)現(xiàn)優(yōu)化創(chuàng)新的基礎(chǔ)和源頭。尤其對(duì)肩負(fù)各類公共服務(wù)事務(wù)的事業(yè)單位而言，檔案歷來(lái)是實(shí)現(xiàn)科教文衛(wèi)事業(yè)發(fā)展不可或缺的珍貴素材。不過(guò)，隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，不少事業(yè)單位檔案管理傳統(tǒng)模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理遭遇的難點(diǎn)不一而足，亟待加以優(yōu)化。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的難點(diǎn)

（一）重視程度有所不足

雖然檔案管理歷來(lái)是事業(yè)單位管理工作的重要組成，然而不同于其他更加專業(yè)化或技術(shù)性的工作，檔案管理不容易產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益，檔案管理屬于更加隱性的價(jià)值創(chuàng)造環(huán)節(jié)。因此，不少事業(yè)單位檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)難以得到充分關(guān)注和重視。這不僅體現(xiàn)在決策層和管理干部對(duì)檔案管理工作少有過(guò)問(wèn)，還體現(xiàn)在部分檔案管理工作人員自身存在一些自卑心理，對(duì)檔案作為珍稀信息資源的價(jià)值挖掘潛力認(rèn)識(shí)不足。

正因?yàn)槿绱?，不少事業(yè)單位的檔案管理長(zhǎng)期過(guò)度依賴人工作業(yè)，不僅耗時(shí)耗力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。最常見(jiàn)的情況就是事業(yè)單位檔案堆積如山，但人工管理按部就班、循規(guī)蹈矩，不僅增加了人為管理失誤、失當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，也在更大程度上阻礙了有關(guān)部門或人員調(diào)閱和使用檔案的自由度與時(shí)效性。久而久之，這些事業(yè)單位的檔案管理便陷入低質(zhì)低效的惡性循環(huán)而難以自拔。

（二）信息化水平有待提升

隨著科技的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)步入信息化時(shí)代。在這種時(shí)代背景下，信息化已經(jīng)成為企事業(yè)單位優(yōu)化管理方式的不二法寶。但由于各種因素的影響，許多事業(yè)單位的檔案管理雖然早已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)操作，卻僅僅是將傳統(tǒng)人工記錄等基礎(chǔ)工作遷移到計(jì)算機(jī)打字的粗淺層面。部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理信息化的理解長(zhǎng)期停留在計(jì)算機(jī)化、局域網(wǎng)化，造成這些單位的檔案管理信息化出不了檔案室。更為不利的是，由于局限在檔案管理一個(gè)部門內(nèi)部，這些事業(yè)單位的檔案管理信息化徒有其表，無(wú)法觸及管理模式的全局，無(wú)法做出根本性改變，由此造成檔案管理固步自封、積重難返。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的突破點(diǎn)

（一）信息化

從前面提到的管理難點(diǎn)不難發(fā)現(xiàn)，突破當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理局限的切入點(diǎn)正是全面的信息化。只有事業(yè)單位在全局層面實(shí)現(xiàn)了信息化管理，檔案管理才能從檔案室進(jìn)入每個(gè)組織機(jī)構(gòu)、崗位節(jié)點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)從源頭的自動(dòng)化收集、歸納、整理，進(jìn)而徹底杜絕人為管理中的錯(cuò)漏、遺失，使檔案不僅足夠客觀、真實(shí)、詳盡，且能最大限度保證原始檔案的安全性和數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性。

（二）融合化

在實(shí)現(xiàn)全面信息化基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的檔案才有機(jī)會(huì)和條件實(shí)現(xiàn)與全局和整體的充分融合。也就是說(shuō)，檔案管理工作不再是與其他崗位管理工作的分離，而是所有組織機(jī)構(gòu)與成員工作成果的自然結(jié)果。而檔案管理也不再是只由少數(shù)檔案管理員負(fù)責(zé)的重復(fù)勞動(dòng)和機(jī)械操作，而是與每個(gè)單位成員息息相關(guān)的日常活動(dòng)。在這種狀態(tài)下，每個(gè)成員都需負(fù)責(zé)各自崗位產(chǎn)生檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，而專業(yè)的檔案管理員則需負(fù)擔(dān)起更加專業(yè)的分析、研究和再應(yīng)用等工作。

融合化不僅是讓檔案再次實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造的重要渠道，也是通過(guò)檔案管理助力事業(yè)單位改進(jìn)工作方式、提升生產(chǎn)效率的重要手段。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）繼承優(yōu)良傳統(tǒng)、加強(qiáng)宣傳教育、轉(zhuǎn)變陳舊觀念

在信息技術(shù)全面普及和深度應(yīng)用之前，事業(yè)單位檔案管理完全人工化雖是不得已而為之，但也在經(jīng)年累月的工作實(shí)踐中積累了不少實(shí)用經(jīng)驗(yàn)，也在相當(dāng)程度上發(fā)揮了價(jià)值挖掘和再創(chuàng)造的作用。而這些優(yōu)良傳統(tǒng)在信息時(shí)代環(huán)境中仍然具有時(shí)代意義，不應(yīng)一概而論地完全拋棄。

同時(shí)，存在于思想層面的不關(guān)注和不重視也是陳舊落后管理措施的不良影響，這些局限性能夠在信息化進(jìn)程中得到逐步緩解和糾正。

因此，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理突破難點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化需要繼承優(yōu)良傳統(tǒng)、加強(qiáng)宣傳教育、轉(zhuǎn)變陳舊觀念。這需要單位決策層和管理干部帶頭轉(zhuǎn)變思想，自上而下?tīng)I(yíng)造起關(guān)心和關(guān)注檔案管理的良好氛圍。具體而言，就是應(yīng)當(dāng)在本單位戰(zhàn)略規(guī)劃層面給予檔案管理一席之地，使檔案管理成為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化與現(xiàn)代化的核心組成。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)盡快形成涉及檔案管理的管理細(xì)則、規(guī)章制度，尤其應(yīng)盡快出臺(tái)實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理信息化的實(shí)施條例，使單位自上而下達(dá)成共識(shí)。

（二）加速標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)程、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

推動(dòng)信息化建設(shè)的前提之一是盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說(shuō)，事業(yè)單位所有檔案均應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格模式，分門別類形成精確、詳盡、細(xì)致的操作標(biāo)準(zhǔn)，既要全面提高信息化操作的可執(zhí)行性，又使檔案具備平臺(tái)化操作的條件。

加速標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)程、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要徹底改變傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案操作方法和觀念，要求每個(gè)組織機(jī)構(gòu)與成員習(xí)慣于平臺(tái)錄入、系統(tǒng)操作。即便是確有必要采取紙質(zhì)化保存，也應(yīng)當(dāng)首先完成系統(tǒng)錄入，再采取平臺(tái)打印的方式獲得紙質(zhì)版本。

之所以需要這種顛覆性改變，不僅因?yàn)榻y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才能避免信息壁壘問(wèn)題產(chǎn)生，而且在綠色發(fā)展戰(zhàn)略背景下，無(wú)紙化辦公也是未來(lái)事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的要求。以即將開(kāi)始的新一輪全國(guó)人口普查試點(diǎn)為例，過(guò)去的人口普查需要普查員背負(fù)十余斤紙質(zhì)問(wèn)卷挨家挨戶上門調(diào)查，如今只需要手機(jī)一臺(tái)、充電器一個(gè)就能應(yīng)對(duì)所有要求。基于手機(jī)App的人口普查電子問(wèn)卷不僅使全國(guó)各地實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，而且能夠?qū)崿F(xiàn)各區(qū)域人口情況的實(shí)時(shí)化、可視化與自動(dòng)化。這無(wú)疑是當(dāng)前和未來(lái)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的重點(diǎn)之一。

（三）打造著眼全局的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋

檔案對(duì)于事業(yè)單位管理工作的價(jià)值在于能夠反映歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而幫助管理者揚(yáng)長(zhǎng)避短。而要實(shí)現(xiàn)這種參謀助手的功能，就需要事業(yè)單位打造著眼全局的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋。

即，事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)需要與單位管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫聯(lián)接，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理在內(nèi)的各崗位產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)都能通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行傳輸與應(yīng)用。只有覆蓋所有節(jié)點(diǎn)的平臺(tái)才能杜絕檔案管理的潛在漏洞，保證單位內(nèi)部不存在信息壁壘，這是在事后檔案信息分析的先決條件。同時(shí)，融入全局的檔案平臺(tái)也能在更大程度上實(shí)現(xiàn)價(jià)值挖掘與再創(chuàng)造，而這也是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理通過(guò)優(yōu)化提高整體水平的重要手段。

四、結(jié)束語(yǔ)

從本質(zhì)上講，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理之所以出現(xiàn)種種問(wèn)題和難點(diǎn)，并非只是具體管理手段方面的缺陷，而是管理思想意識(shí)層面的短板所致。正是由于管理理念的陳舊落后，才會(huì)在管理實(shí)踐方面出現(xiàn)形式化、表相化和簡(jiǎn)單化等不良狀態(tài)。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理仍然需要首先突破思想障礙，從管理意識(shí)上關(guān)注和重視檔案于全局的價(jià)值和影響，進(jìn)而加快管理信息化、全局化和實(shí)用化。這不僅是事業(yè)單位在新時(shí)期優(yōu)化檔案管理的根本舉措，也是在整體層面實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化與現(xiàn)代化的重中之重。

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