金舜

摘 要：在高校經(jīng)費(fèi)及高?？蒲薪?jīng)費(fèi)大幅增長(zhǎng)的當(dāng)下，主管部門(mén)對(duì)高校審計(jì)越來(lái)越頻繁，同時(shí)科研項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)工作量也不斷增長(zhǎng)，在此背景下，高校財(cái)務(wù)人員或科研如何能迅速將存于檔案館內(nèi)的大量相關(guān)會(huì)計(jì)憑證資料找出并上交，成為一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。隨著網(wǎng)上銀行、電子發(fā)票、在線票據(jù)、電子簽名等電算化信息、授權(quán)認(rèn)證等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的推進(jìn)提供了強(qiáng)有力的保障，會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化成為不可阻擋的潮流趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校;會(huì)計(jì)資料;無(wú)紙化管理

一、會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的背景

財(cái)政部在2014年1月6日正式實(shí)施的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》首次規(guī)定，在滿足一定條件的情況下，允許會(huì)計(jì)資料可以不輸出紙面資料，并列出了會(huì)計(jì)資料可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化應(yīng)具備的特點(diǎn)。這個(gè)是我國(guó)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類法規(guī)及管理辦法中首次對(duì)會(huì)計(jì)資料的無(wú)紙化管理作出說(shuō)明。2016年1月1日，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式施行，該管理辦法明確了可以使用電子形式保存歸檔的會(huì)計(jì)資料，代表國(guó)家財(cái)會(huì)行業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)理念，是會(huì)計(jì)資料保存及管理的一次重大改革。

從發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，會(huì)計(jì)資料“無(wú)紙化”是未來(lái)的發(fā)展方向，但會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)核算結(jié)果的證據(jù)和線索具有的保存價(jià)值角度方面分析，會(huì)計(jì)資料特別是會(huì)計(jì)檔案實(shí)施無(wú)紙化處理是需要有充足的前提條件的。

二、高校會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的政策依據(jù)及解讀

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定：“（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。”

上述規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的前提條件作了明確要求：對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備的要求，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;管理方面的要求，包括有符合相關(guān)規(guī)定的具有相關(guān)功能的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、建立紙質(zhì)資料與電子資料管理的相關(guān)制度及對(duì)電子資料的保管、保存、防止篡改的要求。只有在滿足以上條件的情況下，才能對(duì)非永久保存會(huì)計(jì)資料或者其他具有重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無(wú)紙化管理。這就充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的嚴(yán)謹(jǐn)性。

三、高校會(huì)計(jì)檔案管理工作特點(diǎn)

高校會(huì)計(jì)檔案是記錄高校在教學(xué)、科研、行政、后勤等一系列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中形成的相關(guān)事項(xiàng)的載體，詳細(xì)記載了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與資金收入、支出有關(guān)的原始憑據(jù)，其具體內(nèi)容包括從進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)、訂立合同、支付款項(xiàng)、收付保證金質(zhì)保金等全過(guò)程，是高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的重要構(gòu)成部分，具有以下特點(diǎn)。

（1）真實(shí)性。高校會(huì)計(jì)檔案包含高校會(huì)計(jì)賬冊(cè)、以發(fā)票及合同為主要內(nèi)容的原始憑證、會(huì)計(jì)記賬憑證、年初預(yù)算報(bào)表、年末決算報(bào)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)報(bào)增單、工資明細(xì)表等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，是反映高校日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始資料，任何變?cè)?、偽造?huì)計(jì)資料的行為將受到相關(guān)法規(guī)制度的處罰。

（2）完整性。高校會(huì)計(jì)檔案是記錄高校根據(jù)《政府會(huì)計(jì)制度》等財(cái)經(jīng)法規(guī)及高校自身相關(guān)財(cái)會(huì)管理辦法開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始憑證的載體，內(nèi)容包含各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的政府文件、校內(nèi)批復(fù)、招標(biāo)投標(biāo)文件、合同或協(xié)議、發(fā)票（收據(jù)）、明細(xì)清單、銀行單及其他材料等。

（3）準(zhǔn)確性。高校會(huì)計(jì)檔案中原始收付資料包含的合同或協(xié)議、發(fā)票（收據(jù)）、簽領(lǐng)表等都是準(zhǔn)確的，保存的會(huì)計(jì)檔案必須是與該筆經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的資料。

（4）保存期限長(zhǎng)。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期，最少10年，最長(zhǎng)30年。其中會(huì)計(jì)憑證、賬簿保管期限為30年，年度報(bào)表永久保存，月度、季度報(bào)表保管期限為10年，銀行對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表等保管期限為10年。

四、高校會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀

高校普遍具有辦校時(shí)間較長(zhǎng)、資金體量較大、業(yè)務(wù)覆蓋面較廣等情況，導(dǎo)致做好高校會(huì)計(jì)檔案管理面臨重大挑戰(zhàn)。以廣東省省屬重點(diǎn)高校G高校為例，該校1958年起開(kāi)辦本科教育，擁有多個(gè)校區(qū)辦學(xué)，截至2019年末，G高校資金量20多億。G高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在以下問(wèn)題。

（1）檔案數(shù)量及檔案管理工作量巨大。2015年G高校進(jìn)入廣東省高水平大學(xué)建設(shè)行列，在省財(cái)政支持及G高校自身發(fā)展的結(jié)合下，學(xué)校資金量逐年提升且增長(zhǎng)幅度較大。資金量增長(zhǎng)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)增加，也帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量迅速增加。G高校2019年全年會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)接近14萬(wàn)份，附件張數(shù)接近140萬(wàn)張。隨著G高校建設(shè)的不斷發(fā)展，G高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)量也會(huì)不斷增加，如此巨大的會(huì)計(jì)檔案量，給會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保存工作都造成非常巨大的工作量。

（2）會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管方式較單一。目前G高校會(huì)計(jì)檔案保存方法主要是傳統(tǒng)型紙質(zhì)版保存方法，即將所有會(huì)計(jì)檔案按年按月按類型保存在學(xué)校檔案室中保存紙質(zhì)資料。同時(shí)，近一兩年也開(kāi)始采用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)制單的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等同時(shí)采用服務(wù)器備份的電子數(shù)據(jù)（無(wú)紙化）保存。從2019年9月起，G高校采用財(cái)務(wù)軟件的新功能“憑證影像化”，即將每日新增會(huì)計(jì)憑證及相關(guān)附件進(jìn)行掃描成電子版并存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)，但因各種情況，進(jìn)展較為緩慢。

（3）會(huì)計(jì)檔案查詢量大。除了高校財(cái)務(wù)人員日常工作需要進(jìn)行查詢會(huì)計(jì)檔案外，近年來(lái)高?？蒲许?xiàng)目結(jié)題審計(jì)查找會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)從每年幾次大批量過(guò)渡到日?；?。在幾乎每個(gè)高?？蒲许?xiàng)目都會(huì)進(jìn)行結(jié)題審計(jì)的情況下，每天高校財(cái)務(wù)人員都需要為接受結(jié)題審計(jì)的科研項(xiàng)目找出相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證提供復(fù)印、拍照。由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，從檔案室查找憑證一般只能由財(cái)務(wù)人員操作，面對(duì)各種查詢會(huì)計(jì)憑證的需求，負(fù)責(zé)查找檔案的財(cái)務(wù)人員只能從找憑證到放回憑證，每天循環(huán)往復(fù)。巨量的查詢會(huì)計(jì)憑證的需求，還嚴(yán)重影響了每日進(jìn)行憑證掃描的進(jìn)度，使得憑證掃描進(jìn)展緩慢。

（4）會(huì)計(jì)檔案管理人員配備不足，管理能力有較大提升空間。由于高校用人制度對(duì)人員編制控制較嚴(yán)，G高校的財(cái)務(wù)在編人員數(shù)量一直被嚴(yán)格控制，財(cái)務(wù)人員中負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的在編人員僅一人。該同志除了負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案查找工作外，還需要兼顧處理會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂等一系列會(huì)計(jì)檔案整理工作。如此大的工作量?jī)H憑一人無(wú)法完成，所以G高校財(cái)務(wù)處還長(zhǎng)期安排勤工助學(xué)的學(xué)生協(xié)助，但因?yàn)镚高校限制勤工助學(xué)的學(xué)生每周工作時(shí)長(zhǎng)，學(xué)生裝訂技巧不足且流動(dòng)性較大等因素，對(duì)于憑證裝訂質(zhì)量造成了一定影響。

綜上所述，G高校目前會(huì)計(jì)檔案管理工作存在工作量大、存儲(chǔ)保管方式較單一、查詢量大、管理人員配備不足等問(wèn)題，但也在會(huì)計(jì)軟件的幫助下開(kāi)始部分會(huì)計(jì)資料電子化儲(chǔ)存管理。

五、G高校會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化管理措施探討

會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化管理的核心是會(huì)計(jì)資料電子化，G高校當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在許多迫切需要解決的問(wèn)題，具體措施包括以下幾點(diǎn)。

（1）引導(dǎo)G高校全校師生從思想上理解并重視財(cái)務(wù)工作，正確認(rèn)識(shí)高校會(huì)計(jì)檔案工作的重要性。只有全校師生在思想上對(duì)財(cái)務(wù)工作高度重視，才可以從財(cái)務(wù)憑證審核環(huán)節(jié)起，在報(bào)賬人員的配合下，提高會(huì)計(jì)核算人員的憑證編制質(zhì)量，保證憑證附件資料的準(zhǔn)確有效和完整性，從源頭控制會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。

（2）做好制度建設(shè)，構(gòu)建健全的G高校會(huì)計(jì)資料電子化管理制度。好的管理模式，必然是從規(guī)范制度做起。通過(guò)制定明確的會(huì)計(jì)資料電子化管理制度，對(duì)具體工作進(jìn)行規(guī)范。比如，每年年底的結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余憑證、項(xiàng)目明細(xì)賬等打印頁(yè)數(shù)巨大，實(shí)際工作中一般僅通過(guò)電子數(shù)據(jù)查詢的會(huì)計(jì)資料，可以通過(guò)具體的制度明確規(guī)定僅需要將電子數(shù)據(jù)保存，不需要專門(mén)打印出來(lái)。

（3）與財(cái)務(wù)軟件公司合作，進(jìn)一步升級(jí)會(huì)計(jì)軟件。G高校今后可與財(cái)務(wù)軟件公司加強(qiáng)探討，在現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)賬功能的基礎(chǔ)上，請(qǐng)軟件公司開(kāi)發(fā)出具有讓報(bào)銷人除填寫(xiě)信息外還可自主上傳報(bào)銷原始憑證照片作為附件的模塊，將對(duì)憑證的掃描工作分散到每一位報(bào)銷人，減輕財(cái)務(wù)人員之后掃描憑證的負(fù)擔(dān)。

（4）增加會(huì)計(jì)檔案管理人員的數(shù)量，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案整理工作流程。G高校財(cái)務(wù)部門(mén)需要內(nèi)部協(xié)調(diào)，需要在增加會(huì)計(jì)檔案管理崗位人員人數(shù)，同時(shí)增加勤工助學(xué)學(xué)生人數(shù)，并且對(duì)整理會(huì)計(jì)憑證及掃描新增將每日新增會(huì)計(jì)憑證的流程進(jìn)行優(yōu)化。

六、結(jié)語(yǔ)

從對(duì)G高校會(huì)計(jì)資料現(xiàn)狀分析及今后的措施探討可以看出，高校應(yīng)從從源頭上引導(dǎo)全校師生重視財(cái)務(wù)工作、制定符合高校實(shí)際情況的會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理辦法、嚴(yán)格管理辦法開(kāi)展將紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料電子化的工作、根據(jù)實(shí)際需求增加財(cái)務(wù)檔案管理人員數(shù)量。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化具有永久保存、快捷查找、便利管理等優(yōu)點(diǎn)，能顯著提高日常會(huì)計(jì)管理工作效率。隨著業(yè)務(wù)量的不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存會(huì)計(jì)資料已經(jīng)不能適應(yīng)高校日常工作需要，會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化保存將成為高校會(huì)計(jì)管理發(fā)展的一個(gè)新的方向。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）