馬立彬

摘 要：數(shù)字化時(shí)代，檔案管理模式、管理內(nèi)容發(fā)生變化，學(xué)界對(duì)于檔案數(shù)字化的探討也逐漸深入。具體到人事檔案管理領(lǐng)域，將相關(guān)的人事信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，既可以確保人事檔案信息全面、準(zhǔn)確和真實(shí)，也可以進(jìn)一步發(fā)揮其參考作用與憑證作用。鑒于實(shí)踐中人事檔案數(shù)字化管理工作仍然存在部分問(wèn)題，文章就新形勢(shì)下人事檔案數(shù)字化管理的必要性進(jìn)行分析，指出當(dāng)下人事檔案數(shù)字化管理工作中存在的不足，并結(jié)合相關(guān)理論提出自己的思考，希望可以真正幫助人事檔案管理人員摸清規(guī)律，理清思路，全面提升人事檔案管理效能。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;人事檔案;必要性;數(shù)據(jù)庫(kù);對(duì)策

1 數(shù)字化時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1 節(jié)約檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)高效管理的必然要求

檔案資源作為一種重要憑證，不能隨意銷(xiāo)毀。檔案的這一特性決定了其會(huì)隨著時(shí)間而增加，進(jìn)而給單位帶來(lái)影響。尤其是對(duì)于人事檔案而言，其具有專(zhuān)屬性和人事附屬性，更是不能隨意銷(xiāo)毀。在這種背景下，有必要對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，減少紙質(zhì)檔案所占用的空間，延長(zhǎng)保管期限，提升人事檔案管理人員的管理效率。一方面，人事檔案數(shù)字化管理可以節(jié)約人力、物力以及財(cái)力，最大限度地幫助單位節(jié)約檔案管理成本。另一方面，人事檔案數(shù)字化后，人事檔案復(fù)制、傳輸?shù)男识紩?huì)大大增加，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)。

1.2 便于人事檔案使用，提升人事檔案利用價(jià)值的內(nèi)在要求 ?實(shí)踐證明，人事檔案具有重要的參考作用、憑證作用以及決策咨詢作用，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人事工作提供依據(jù)。推進(jìn)人事檔案數(shù)字化工作，進(jìn)一步梳理人事檔案的內(nèi)容，可以更好地對(duì)多種信息資料進(jìn)行整合并歸檔，進(jìn)而為后期的使用提供幫助。除此之外，建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事信息的同步與共享，可以滿足不同主體的查閱需求，提升人事檔案的利用價(jià)值。

2 數(shù)字化時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理制度不健全

制度是開(kāi)展人事檔案管理工作的依據(jù)，是做好人事檔案數(shù)字化管理工作的指引?，F(xiàn)階段，部分單位規(guī)章制度中的內(nèi)容不健全，難以適應(yīng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。一是人事檔案數(shù)字化的范圍不明確，導(dǎo)致許多人事信息沒(méi)有錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，無(wú)法形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。二是人事檔案數(shù)字化的分工不明確，檔案數(shù)字化的步伐滯后。部分單位人力資源有限，檔案管理人員難以及時(shí)對(duì)紙質(zhì)類(lèi)的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。由于沒(méi)有對(duì)分工進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致人事檔案管理人員需要處理一些技術(shù)層面的問(wèn)題，不利于推進(jìn)人事檔案數(shù)字化。

2.2 信息技術(shù)與人事檔案的融合度低

進(jìn)入數(shù)字化社會(huì)以后，人事檔案管理與信息技術(shù)融合勢(shì)在必行。然而，部分單位尚未充分發(fā)掘信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，無(wú)法快速推進(jìn)該項(xiàng)工作。一是硬件設(shè)施配備不完善，難以快速將紙質(zhì)類(lèi)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。二是軟件不完善，只能處理傳統(tǒng)電子文件類(lèi)的信息資料，無(wú)法處理圖片、影像、聲像等信息資料。三是人事檔案管理系統(tǒng)功能單一，無(wú)法滿足人事檔案管理人員工作需求，不利于打造一站式管理平臺(tái)。

3 數(shù)字化時(shí)代人事檔案數(shù)字化管理的有效對(duì)策

3.1 健全人事檔案管理制度

新時(shí)期，單位要進(jìn)一步立足于數(shù)字化建設(shè)的要求，明確人事檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容、流程、分工和目標(biāo)。一是要制定相應(yīng)的細(xì)則，明確人事檔案數(shù)字化的范圍，確保人事檔案的準(zhǔn)確性、全面性。尤其是接收其他單位轉(zhuǎn)交保存的人事檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理。一旦發(fā)現(xiàn)遺漏必要資料的，應(yīng)通知相關(guān)單位移送。二是要明確人事檔案數(shù)字化的分工，加快數(shù)字化進(jìn)程。單位既可以由本單位內(nèi)部的技術(shù)人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，也可以將該項(xiàng)業(yè)務(wù)予以外包，打造專(zhuān)業(yè)化的管理機(jī)制。

3.2 加快人事檔案管理與數(shù)字信息技術(shù)的融合

數(shù)字化時(shí)代，單位必須要挖掘數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，減少工作壓力。一是要完善硬件設(shè)施，結(jié)合單位的工作量、工作難度以及工作需求，配備性能優(yōu)良的掃描儀、計(jì)算機(jī)、微縮相機(jī)，快速對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。二是要購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的軟件，及時(shí)對(duì)圖片、影像、聲像等信息資料進(jìn)行統(tǒng)一處理，確保其能夠錄入檔案管理系統(tǒng)。三是引進(jìn)并更新專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理軟件，打造一站式檔案管理平臺(tái)，加快信息資源的整合、利用與共享工作。

3.3 打造信息化管理人才隊(duì)伍

除了要從制度層面、技術(shù)層面著手信息化建設(shè)工作外，還要做好人才隊(duì)伍建設(shè)，確保人事檔案管理人員能夠適應(yīng)數(shù)字化管理環(huán)境。一是要圍繞人事檔案信息化建設(shè)的要求來(lái)策劃相應(yīng)的培訓(xùn)專(zhuān)題，增強(qiáng)人事檔案管理人員應(yīng)用技術(shù)、應(yīng)用系統(tǒng)的能力。二是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)方式，通過(guò)案例講解、人才交流、人才繼續(xù)教育等方式提升人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案數(shù)字化管理主要是一種基于“檔案前端控制”“檔案信息化建設(shè)”以及“檔案共享”等理論為核心的檔案管理模式，其體現(xiàn)了數(shù)字信息技術(shù)與人事檔案管理工作相融合的趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、信息化、規(guī)范化目標(biāo)的內(nèi)在要求。做好人事檔案數(shù)字化管理工作，可以進(jìn)一步統(tǒng)籌、整合并利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案在人事任免、人事調(diào)動(dòng)、人事決策等領(lǐng)域的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]沙蓉.數(shù)字化人事干部檔案管理應(yīng)用探討[J].城建檔案，2019，（12）：43-44.

[2]郭懷珍.新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及策略[J].信息與電腦（理論版），2019，31（24）：215-217.