陳創(chuàng)利 王樂

【摘要】航空產(chǎn)品檔案作為國家航空工業(yè)核心戰(zhàn)略資源和寶貴財(cái)富，關(guān)系著國防安全和人民的幸福。航空產(chǎn)品檔案進(jìn)館集中保存，在防止檔案資料丟失、避免因不可抗力因素破壞檔案和航空產(chǎn)品、快速“恢復(fù)能力，還原生產(chǎn)”等方面具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案;進(jìn)館;策略

檔案記載著與政府和企事業(yè)單位相關(guān)的重要數(shù)據(jù)。有一些檔案則涉及國家機(jī)密和商業(yè)秘密。檔案管理不善將會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)遺失，給政府和企業(yè)帶來損失。航空產(chǎn)品檔案凝聚著幾代航空人的心血與汗水，包含著重要的科研過程和成果，事關(guān)國防安全和人民的幸福，容不得有絲毫閃失。航空產(chǎn)品檔案屬于不可再生資源，“生命”異常脆弱，一旦受到外界不可控因素影響，非常容易受到破壞，將會給國家和航空工業(yè)帶來難以彌補(bǔ)的損失。通過進(jìn)館備份，可以有效保護(hù)檔案。

一、型號管理部門牽頭，落實(shí)各項(xiàng)保障措施

（一）型號管理部門重視和支持。應(yīng)積極貫徹“業(yè)務(wù)工作誰主管，檔案工作誰負(fù)責(zé)”的原則，檔案管理部門主動融入型號管理工作中，強(qiáng)化為型號管理服務(wù)的能力，轉(zhuǎn)變型號管理部門對航空產(chǎn)品檔案管理和進(jìn)館的固有思維，得到型號管理部門的重視和支持，把進(jìn)館工作擺上議事日程，作為重要工作來抓：首先，納入型號研制工作計(jì)劃，納入相關(guān)部門和人員職責(zé)及考核內(nèi)容，要將進(jìn)館節(jié)點(diǎn)作為型號研制任務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行考核。其次，成立總設(shè)計(jì)師系統(tǒng)牽頭，總制造師系統(tǒng)、總工藝師系統(tǒng)、總質(zhì)量師系統(tǒng)、最終交付單位等相關(guān)單位業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，為進(jìn)館工作提供組織保障，創(chuàng)造良好環(huán)境。

（二）落實(shí)經(jīng)費(fèi)渠道，提供堅(jiān)強(qiáng)保障。常言道：兵馬未動糧草先行，工作開展前必須落實(shí)經(jīng)費(fèi)來源渠道。根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局和國防科工局的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)館所需工作經(jīng)費(fèi)從型號項(xiàng)目費(fèi)中列支，納入型號研制經(jīng)費(fèi)預(yù)算。因此，型號管理部門應(yīng)明確專門的費(fèi)用保障渠道，為開展進(jìn)館工作提供必要的資金保障。

（三）組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，職責(zé)明確。航空產(chǎn)品進(jìn)館工作是一個既復(fù)雜又系統(tǒng)的工作，必須組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，各司其職，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事。在“恢復(fù)能力，還原生產(chǎn)”的大原則下，型號管理部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目抓總，組織協(xié)調(diào);總設(shè)計(jì)師系統(tǒng)負(fù)責(zé)確定進(jìn)館總體技術(shù)狀態(tài)和進(jìn)館設(shè)計(jì)資料目錄;總工藝師系統(tǒng)負(fù)責(zé)確定工藝標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等工藝過程資料進(jìn)館目錄;總制造師系統(tǒng)負(fù)責(zé)確定生產(chǎn)過程中相關(guān)資料進(jìn)館目錄;總質(zhì)量師系統(tǒng)負(fù)責(zé)確定質(zhì)量保證相關(guān)資料進(jìn)館目錄;檔案部門依據(jù)各責(zé)任單位提交的目錄，整理館藏資料，按檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)完成整理立卷工作。

（四）細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一思想。長期以來，航空產(chǎn)品檔案收集、進(jìn)館均參照GJB1362A-2007《軍工產(chǎn)品定型程序和要求》（簡稱GJB1362A）相關(guān)要求，但是GJB1362A關(guān)注的重點(diǎn)是后期航空產(chǎn)品的使用和服務(wù)，這與在“恢復(fù)能力，還原生產(chǎn)”的大原則有出入。因此，航空工業(yè)在GJB1362A的基礎(chǔ)上，細(xì)化了相關(guān)要素，將關(guān)注重點(diǎn)放在技術(shù)儲備、能力儲備上，適時出臺了相關(guān)制度。各單位應(yīng)結(jié)合本單位工作實(shí)際，認(rèn)真研究管理要求，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一思想，做到全體參與人員思想上高度統(tǒng)一，行動上步調(diào)一致，結(jié)果上規(guī)范高效。作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案整理。整理要有標(biāo)準(zhǔn)、有制度，特別是檔案的分類、排序、裝訂和立卷，必須規(guī)范，馬虎不得。卷內(nèi)目錄、備考表嚴(yán)格按照航標(biāo)和企標(biāo)制作，系統(tǒng)控制，規(guī)范統(tǒng)一，確保檔案壽命和整理質(zhì)量。

二、合理規(guī)劃，實(shí)施工作做到“三落實(shí)”“三細(xì)化”

進(jìn)館實(shí)施工作千頭萬緒，要正常推進(jìn)，應(yīng)做到“三落實(shí)”“三細(xì)化”，即任務(wù)落實(shí)、責(zé)任落實(shí)、考核落實(shí);計(jì)劃細(xì)化、流程細(xì)化、方法細(xì)化。

（一）任務(wù)落實(shí)。型號管理部門要牽頭組織召開專題會議，集體學(xué)習(xí)進(jìn)館相關(guān)制度，明確進(jìn)館工作的重要意義及工作計(jì)劃。對相關(guān)單位的任務(wù)分解清單逐條進(jìn)行確認(rèn)，下發(fā)會議紀(jì)要，明確檔案進(jìn)館技術(shù)狀態(tài)，明確相關(guān)單位所承擔(dān)的具體工作、完成節(jié)點(diǎn)和交付物。

（二）責(zé)任落實(shí)。明確相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人作為承擔(dān)工作的第一責(zé)任人，壓實(shí)責(zé)任。進(jìn)館工作最終匯集點(diǎn)在檔案部門，檔案部門要根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，成立專業(yè)小組。不僅可以交叉工作，提高效率，更能將責(zé)任落實(shí)到具體小組及個人。避免出現(xiàn)未按計(jì)劃節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)、存在質(zhì)量問題、工作當(dāng)中扯皮現(xiàn)象、服務(wù)質(zhì)量差等情況的發(fā)生。

（三）考核落實(shí)。運(yùn)用360度考核反饋法（360-degree feedback），對工作考核進(jìn)行落實(shí)，解決現(xiàn)有考核中的主觀片面現(xiàn)象。通過反饋考核結(jié)果，達(dá)到客觀糾正被考核者的行為，提高工作效率，促進(jìn)工作質(zhì)量提升。考核結(jié)果當(dāng)月在團(tuán)隊(duì)和個人的績效工資發(fā)放中如實(shí)體現(xiàn)，多勞多得，不勞不得，切實(shí)調(diào)動員工參與的積極性。

（四）計(jì)劃細(xì)化。進(jìn)館工作牽扯單位多，涉及業(yè)務(wù)面廣，參與人員多，因此，必須通盤考慮，制定推進(jìn)計(jì)劃，各總師系統(tǒng)、各團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)推進(jìn)計(jì)劃，制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，采取倒計(jì)時方式，將計(jì)劃落實(shí)到月、周、天，每天任務(wù)完成不過夜，當(dāng)天的問題當(dāng)天解決。

（五）流程細(xì)化。實(shí)施進(jìn)館工作，應(yīng)遵循責(zé)權(quán)清晰、統(tǒng)一規(guī)范的原則，明確各總師系統(tǒng)、各單位移交檔案部門的資料范圍、步驟程序、時間要求、具體形式等，形成交接上下游雙方均明確認(rèn)可的權(quán)責(zé)關(guān)系。進(jìn)館工作任務(wù)重、時間短，為了確保該項(xiàng)任務(wù)能夠順利完成，很重要的一項(xiàng)管理工作是流程細(xì)化?？茖W(xué)合理地合并部分工作流程，減少了環(huán)節(jié)，提高了工作效率。同時，修訂相關(guān)文件，固化流程細(xì)化成果。

（六）方法細(xì)化。在進(jìn)館工作實(shí)施過程中，如果方法不得當(dāng)，就會出現(xiàn)工作環(huán)節(jié)推進(jìn)不均衡的情況，上一個環(huán)節(jié)有小問題造成停滯，下一個環(huán)節(jié)很多崗位就要等米下鍋。針對此情況，改變工作方式與方法尤為重要，各個環(huán)節(jié)要做到分工不分家，交叉作業(yè)。另外，檔案部門要主動工作。

三、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，確保質(zhì)量和安全

（一）加強(qiáng)溝通，確保質(zhì)量。進(jìn)館在具體實(shí)施過程中，會存在很多細(xì)節(jié)性的疑問，操作起來存在困難，這就需要檔案部門主動站出來進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，與上級檔案部門進(jìn)行溝通，及時明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或要求，以減少因理解偏差而出現(xiàn)返工，挫傷參與人員積極性的現(xiàn)象出現(xiàn)。在航空產(chǎn)品檔案收集過程中，要重視移交前的業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)和移交后的質(zhì)量檢查與結(jié)果反饋。檔案部門要對各總師系統(tǒng)和各單位移交的檔案按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量審查，對于不符合要求的，及時溝通反饋問題，以便其重新完善、整理、移交。

（二）規(guī)范實(shí)施，立查立改。在檔案整理階段，檔案整理人員要嚴(yán)格對照標(biāo)準(zhǔn)定期進(jìn)行自檢自查，對檢查出的問題在第一時間進(jìn)行整改封閉，不放過任何細(xì)節(jié)。檔案部門要組織業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的人員對工作質(zhì)量進(jìn)行全程跟蹤檢查，對檢查出來的問題，拉條掛賬，限期整改，確保檔案整理質(zhì)量。

（三）規(guī)范管理，落實(shí)安全保密措施。航空產(chǎn)品檔案的內(nèi)容大多屬于涉密資料，所以在移交和整理過程中必須嚴(yán)格按照涉密資料管理制度，采取有效措施防止信息擴(kuò)散或被非法獲取。要嚴(yán)格控制涉密資料的知悉范圍，載體交接必須有記錄，工作人員登錄涉密數(shù)據(jù)庫要按授權(quán)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證，保留完整的操作日志。

總之，進(jìn)館是應(yīng)對航空產(chǎn)品檔案安全嚴(yán)峻形勢的必然趨勢，也是盤活航空產(chǎn)品檔案資源形成戰(zhàn)略資源的客觀需要，這不僅是企業(yè)的事，行業(yè)的事，更是國家戰(zhàn)略的事。所以，航空制造企業(yè)要充分認(rèn)識該項(xiàng)工作的重要意義，抓實(shí)抓好、積極推進(jìn)，檔案管理部門要通過不斷實(shí)踐，積累經(jīng)驗(yàn)，鍛煉隊(duì)伍，全面提升檔案工作服務(wù)大局、服務(wù)企業(yè)的能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]胡劍.未雨綢繆方能防患于未然[J].中國檔案，2010（4）.