汪月月

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，檔案部門通過檔案信息系統(tǒng)管理的數(shù)字檔案資源數(shù)量與種類越來越多。本文分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)和機遇，并討論大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案信息化和信息安全防護(hù)機制建設(shè)等方面的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;大數(shù)據(jù);高校

大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐步發(fā)展給檔案管理工作帶來了巨大的變化。伴隨著一系列機遇的到來，新形勢對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善，國內(nèi)高校的檔案管理信息化程度已相當(dāng)高，一定程度上提高了檔案管理工作的實際效率，同時檔案管理信息化也逐漸發(fā)展起來。另外，高校檔案館資源朝著多趨勢發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。種類繁多、結(jié)構(gòu)各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)具有不確定性。

一、大數(shù)據(jù)時代背景

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理提供了良好的發(fā)展契機，有效提升了檔案管理工作的整體效率。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)載體檔案將面臨全面的數(shù)據(jù)化而不僅僅是數(shù)字化。數(shù)字化可能是僵死的信息存儲，而數(shù)據(jù)化則是可檢索和可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析的活數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種從大量網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)性、非結(jié)構(gòu)性、異構(gòu)類數(shù)據(jù)提取有價值信息的能力，所需處理的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大。人們使用網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源有多種類型，包括音視頻資料、文本數(shù)據(jù)、地理位置信息、上網(wǎng)記錄等，符合用戶個人預(yù)期的個性化數(shù)據(jù)占主導(dǎo)地位。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分析，運算效率較高，遵循“1秒定律”，可以從各種結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中快速找到有價值的信息供用戶使用。

總之，“大數(shù)據(jù)”是海量信息資源的總稱，計算對象是大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，但真正有價值的信息可能是整體數(shù)據(jù)的一小部分。所以，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的主要目的是從海量的信息數(shù)據(jù)中提取有價值的信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）抽取和挖掘有用的信息和知識。知識管理是檔案管理發(fā)展的趨勢和方向，現(xiàn)在的檔案用戶早已不再局限于對數(shù)據(jù)和文件的利用，更加希望能夠獲得隱藏在數(shù)據(jù)背后的信息和知識。所以，檔案利用服務(wù)也不能僅僅限于提供數(shù)據(jù)，而應(yīng)該將信息轉(zhuǎn)化為知識。但是，知識不是自身產(chǎn)生的，同樣也不是簡單的信息綜合，需要不斷抽取和挖掘才能發(fā)掘出來。

（二）查詢到所需要的檔案信息。與以往信息缺乏的時代相比，如今的信息時代，各種電子文件被廣泛利用。但是，各種信息文件太多，造成了信息泛濫，為篩選有用信息帶來了困難。由于檔案信息化建設(shè)工作不斷加強和數(shù)據(jù)涵蓋量快速增長，我們在查詢時，有用的信息往往被埋沒在大量無用信息中。不僅如此，檢索性能直線下降，甚至沒有響應(yīng)。因此，檔案服務(wù)要解決的最重要問題就是如何在大量的檔案中快速而準(zhǔn)確地找到有用的信息。

（三）對大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的開發(fā)利用。對檔案進(jìn)行管理的目的是便于日后對檔案的利用，需要二次開發(fā)檔案信息資源，做成各種形式的編研產(chǎn)品，同時主動提供給查找檔案者。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各種檔案數(shù)量急劇增加、各種檔案類型以及編研開發(fā)非結(jié)構(gòu)化的檔案信息，給二次開發(fā)檔案信息資源工作帶來了困難。首先是在海量數(shù)據(jù)中尋找有價值信息之間的聯(lián)系，其次是編研開發(fā)非結(jié)構(gòu)化的檔案信息，最后是降低檔案開發(fā)工作人員的工作量。雖然目前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已應(yīng)用至社會各階層和各領(lǐng)域，但工作人員手工修訂和整理各類檔案與文件的傳統(tǒng)方式依然在實際工作中沿用。

（四）缺乏相應(yīng)的軟件支撐。高校檔案管理工作的落實部署、檢查、審查、監(jiān)督等重要環(huán)節(jié)，都需要相應(yīng)的軟件進(jìn)行支撐。軟件在檔案管理之中的作用應(yīng)該依托校園網(wǎng)，使得各部門的檔案數(shù)據(jù)能夠依據(jù)要求進(jìn)行傳輸以及公開。

三、大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益完善，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理具有非常重要的意義，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式效率低、成本高的問題，還可以滿足不同類型的檔案管理需求。

（一）軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計算機以及電子文件存儲設(shè)備的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護(hù)簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過高端的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化順利開展。

（二）高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進(jìn)行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（三）檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料具有一定密級，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進(jìn)行訪問使用，必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)方可操作。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案數(shù)據(jù)資源趨勢分析機制。在高校檔案管理中，檔案管理員為了滿足用戶的個性化需求，從海量的數(shù)據(jù)資源中提取有價值的信息，提供給師生或是學(xué)校行政部門，有必要建立數(shù)據(jù)資源趨勢分析機制，基于用戶行為及個體意愿從大量結(jié)構(gòu)化、異構(gòu)化的數(shù)據(jù)資源中提取有價值的信息數(shù)據(jù)提供給使用者。所謂數(shù)據(jù)資源趨勢分析機制，是指檔案管理機制的構(gòu)建者利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、分布式數(shù)據(jù)庫、算法工具構(gòu)建面向網(wǎng)絡(luò)資源、館藏資源進(jìn)行分析、處理、獲取、管理的邏輯系統(tǒng)。一方面，高校檔案管理部門要以師生用戶的隱性信息需求為核心，分析用戶的需求變化和分布狀態(tài)提供專業(yè)的數(shù)據(jù)平臺供用戶使用;另一方面，檔案管理部門利用算法工具分析館藏資源、網(wǎng)絡(luò)資源的使用情況及資源中所包含的價值性信息，針對使用者使用需求進(jìn)行匹配。值得注意的是，用戶的資源需求是多元的，所應(yīng)用的算法工具及分析模型要在不同的時間節(jié)點內(nèi)調(diào)整，能隨著檔案信息資源更新、用戶需求變化做出改變，實現(xiàn)用戶需求管理與知識挖掘同步進(jìn)行。

（二）關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)標(biāo)注系統(tǒng)。數(shù)據(jù)標(biāo)注系統(tǒng)是高校檔案管理部門針對用戶需求管理、信息資源挖掘和價值性信息使用所形成的知識標(biāo)注機制，主要是針對用戶的需求變化、檔案信息資源使用情況、價值性信息挖掘，對用戶使用過、未使用的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)性關(guān)聯(lián)性標(biāo)注。高校檔案管理部門針對海量的數(shù)據(jù)信息、檔案信息資源進(jìn)行知識挖掘，最重要的原則是根據(jù)資源的價值進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)注，使之具有標(biāo)簽管理特征。用戶根據(jù)檔案資源的標(biāo)注，借助標(biāo)簽管理系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案信息資源的數(shù)據(jù)邏輯特征快速找到關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確查詢。

（三）實現(xiàn)檔案資源可視化處理。在檔案信息資源挖掘和標(biāo)注過程中利用計算機可視化技術(shù)，對結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對比，能根據(jù)算法工具就資源的類型、時間、作者、價值等信息進(jìn)行統(tǒng)計，依托計算機網(wǎng)絡(luò)生成分析報告，以可視化的數(shù)據(jù)模型呈現(xiàn)出來。同時，利用計算機可視化技術(shù)能對有關(guān)資源主題深入分析，基于關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)資源生成可視化圖表，用戶充分了解檔案信息發(fā)展建設(shè)情況，選擇有價值的信息資源。值得注意的是，利用計算機可視化技術(shù)能夠幫助檔案管理部門以更加直觀的方式查看基于數(shù)據(jù)挖掘機制產(chǎn)生的價值信息，為后期開展用戶的個性化檔案管理服務(wù)進(jìn)行經(jīng)驗積累。

（四）設(shè)置智能輔助工具。傳統(tǒng)的檔案信息檢索使用模式主要是通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，得到檢索結(jié)果，從中發(fā)現(xiàn)有價值的信息資源?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)產(chǎn)生的智能輔助工具是在信息資源合理利用、合理使用的基礎(chǔ)上加上智能算法形成的。通過主動推送信息，在用戶輸入關(guān)鍵詞時，系統(tǒng)根據(jù)用戶的搜索行為自動向用戶提供信息數(shù)據(jù)。例如，在檢索某一時間節(jié)點信息時，系統(tǒng)會根據(jù)用戶的輸入法使用變化，自動篩選數(shù)據(jù)資源，及時向用戶提供與之對應(yīng)的檔案信息，方便用戶快速作出決策。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱琦.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科技資訊，2018，16（02）：8-9.

[2]陳明九.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究——以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報，2015，30（05）：506-510.

[3]謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，31（06）：103-107.

[4]朱喬芙.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究[J].信息記錄材料，2018，19（04）：181-182.

[5]林叢.福建省高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：113.

[6]畢大鵬.高校檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（05）：69.

[7]許琪瑋.論高校檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：157.

[8]王津琳.云計算、大數(shù)據(jù)在水利檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)用的構(gòu)想[J].海河水利，2017（06）：55-56.

[9]康廣文，劉月香.計算機在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J].黑龍江科技信息，1998（03）：18.

[10]劉莎.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].檔案管理，2018（06）：96.

[11]王瑋.云計算環(huán)境下的高校檔案管理系統(tǒng)研究[J].電子測試，2016（21）：111+105.

[12]王春英.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].黑龍江檔案，2016（02）：48.