何南洋

【摘要】科研檔案是企業(yè)檔案管理的重要方面，本文從科研檔案收集、保管、利用的生命周期出發(fā)，研究解決針對科研項目的檔案信息化建設(shè)策略，從數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)、檔案保管子系統(tǒng)和檔案利用子系統(tǒng)三個方面，做好科研檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】科研檔案;檔案管理系統(tǒng);檔案收集;檔案保管;檔案利用

一、科研文檔管理的方式

科研文檔的管理，既與傳統(tǒng)檔案管理密不可分，又受項目管理的影響，具有非常顯著的技術(shù)專業(yè)性。針對這種客觀條件，目前市場上形成了兩種較為常見的科研文檔管理方式。

（一）基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的獨立的電子文檔中心。部分企業(yè)根據(jù)自身行業(yè)特點、企業(yè)技術(shù)背景，采用了基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，其選型包括IBM ECM、Opentext、EMC Documentum、Oracle WebCenter Content;行業(yè)內(nèi)有的企業(yè)建立了基于Teamcenter、PTC Windchill等PLM科研中的圖檔管理功能的文檔中心。這些類型的系統(tǒng)完整、全面地保存了原生電子文件，且對文件的控制、管理和利用都能提供最直接、最便利的效果。但也存在一定的局限性：一是弱化了系統(tǒng)電子文件的檔案屬性，不利于信息固定，無法有效發(fā)揮憑證作用。二是割裂了與其他文件的關(guān)聯(lián)性，尤其是與傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)字化文件的檔案關(guān)聯(lián)性。

（二）基于數(shù)據(jù)傳輸接口的傳統(tǒng)檔案管理平臺。具有綜合檔案管理職能的企業(yè)基本選擇通過接口方式將科研文檔及數(shù)據(jù)歸檔至專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。通過統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，采用WebService或中間表的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，有效解決企業(yè)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔需求，同時也能滿足檔案資源集中管理的要求。這種方式對標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)的依賴性非常大，要求制定既能反映科研數(shù)據(jù)特性，又能滿足檔案管理需求的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時還要求檔案系統(tǒng)能及時優(yōu)化升級，以適應(yīng)更先進、更經(jīng)濟的接口技術(shù)。本文研究的針對科學(xué)研究項目的檔案管理平臺，是基于數(shù)據(jù)傳輸接口的檔案資源綜合檔案平臺，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建突出科研檔案管理重點和難點的系統(tǒng)平臺。

二、以“全”為本——科研數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)

科研數(shù)據(jù)收集子系統(tǒng)是科研檔案管理平臺的“前鋒”，負(fù)責(zé)識別和接收與科研型號研制相關(guān)的各種類型的數(shù)據(jù)、文件、圖樣、表單等。根據(jù)科研文件歸檔范圍，按照人工干預(yù)程度，科研數(shù)據(jù)收集有三種形式：接口收集、在線收集和手工收集。

（一）接口收集。接口收集是科研數(shù)據(jù)歸檔的“主力軍”。涉及科研項目研制的業(yè)務(wù)系統(tǒng)如PDM、TDM、TeamCenter等，承擔(dān)了型號大量的設(shè)計文件、圖樣、試驗文件和表單的編制、審簽、發(fā)布和流轉(zhuǎn)任務(wù);計劃管理系統(tǒng)包含各級項目研制計劃、計劃執(zhí)行情況及計劃完成情況等數(shù)據(jù);供應(yīng)商管理系統(tǒng)包含項目研制的各級供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)、供應(yīng)商批準(zhǔn)和維護數(shù)據(jù)等;合同管理系統(tǒng)包含與科研相關(guān)的合同及各類前期文件;公文管理系統(tǒng)（OA）包含有關(guān)機關(guān)、上級主管單位制發(fā)的以及本單位上報的關(guān)于項目的公文材料。以上業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，是重要的科研檔案，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，完成以上電子文件的自動有效歸檔，從而保證科研數(shù)據(jù)收集的完整性。影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件有效歸檔的兩個重要因素，一是接口規(guī)范和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。二是接口可擴展性，這兩個因素很大程度上影響了檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間發(fā)展的平衡性。1.接口規(guī)范和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。接口規(guī)范定義了業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的歸檔內(nèi)容、歸檔過程和實現(xiàn)的技術(shù)形式?？紤]到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜程度不同，接口平臺提供了兩種實現(xiàn)方式：一是“中間庫”，通過中間表的形式與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。二是“Web服務(wù)”模式，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接寫入檔案系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對各類檔案、相關(guān)電子文件及其行為過程進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)描述，將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，以及原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖形、圖像）進行統(tǒng)一描述。2.接口可擴展性?？蓴U展性是系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要方面，無論是采用“中間庫”形式，還是“Web服務(wù)”模式，都要充分考慮企業(yè)信息化環(huán)境的持續(xù)發(fā)展，考慮為新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接入功能。接口可擴展主要通過配置冗余接口、強化中間庫功能或技術(shù)優(yōu)化升級等方式實現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況結(jié)合多種形式，以保證系統(tǒng)接口的先進性、經(jīng)濟性和發(fā)展性。

（二）在線收集。在線收集是介于接口收集和手工收集的一種形式，主要依托業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的E化流程，通過流程各環(huán)節(jié)的加工和初步整理，將應(yīng)歸檔的流轉(zhuǎn)記錄和相關(guān)附件逐步轉(zhuǎn)化為符合歸檔要求的文件，在歸檔環(huán)節(jié)中由檔案員進一步整理后實現(xiàn)文件的歸檔。在線收集與接口收集的主要在于：在線收集面向的流程多樣，需要檔案員對收集的文件按檔案著錄要求進行審核確認(rèn)后錄入檔案系統(tǒng)，接口收集則由接口直接按照檔案著錄規(guī)則將數(shù)據(jù)寫入檔案系統(tǒng)。

（三）手工收集。手工收集是傳統(tǒng)的檔案收集形式，通過歸檔者與檔案員的文件交接，實現(xiàn)文件的歸檔。其對象主要包括：一是原生紙質(zhì)文件、帶有簽署或蓋章的正式材料，如機關(guān)事業(yè)單位出具的合格證、授權(quán)書，簽署的合同、協(xié)議等。二是部分無法在企業(yè)信息化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件，如超出系統(tǒng)密級的涉密文件、特殊載體或格式的文件等。手工收集的文件材料往往具有很強的憑證作用和保存價值，無法被其他方式完全代替，是非常重要且必不可少的一種收集手段。然而，因手工收集是傳統(tǒng)的線下形式，無法借助E化手段控制歸檔進程，歸檔過程中往往是檔案員被動接收。要保證手工收集的完整性，可從兩方面努力：一是編制文件歸檔范圍表，加強檔案員的前端控制。二是加大檔案宣傳，提高企業(yè)員工的歸檔意識。

三、重點突破——科研檔案保管子系統(tǒng)

（一）項目基線數(shù)據(jù)管理，保證科研檔案的成套性。成套性是科研檔案的重要特性，是科研檔案完整的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)按文件管理，文件與文件之間缺少關(guān)聯(lián)關(guān)系，或關(guān)聯(lián)關(guān)系需要耗費大量的人工時進行維護和更新。在科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，采用基線的方式對科研項目的不同階段進行文件的分類和組織，為科研成套性提供重要輸入?；€保證檔案成套性分兩步走：一是基線審簽發(fā)布后通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口歸檔，二是在檔案系統(tǒng)中以基線數(shù)據(jù)為依據(jù)建立數(shù)據(jù)視圖?；€視圖不額外增加數(shù)據(jù)存儲，并能根據(jù)基線的更新自動配置科研數(shù)據(jù)視圖。

（二）強化文件的控制功能，管控科研檔案的有效性?？蒲袡n案的受控管理包括文件版本有效性標(biāo)識、文件權(quán)限控制、文件的分發(fā)和跟蹤等，受控管理是避免科研文件非預(yù)期使用的重要手段，受控性是科研檔案不同于其他類型檔案的一個重要特點?？蒲袡n案的受控管理要制度和技術(shù)兩方面同時保障，制度上，要制定覆蓋文件全生命周期的編制、審簽、歸檔、傳遞、接收、利用、回收等方面的要求;技術(shù)上，依托檔案系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)對歸檔文件的具體控制，包括但不限于：升版后實現(xiàn)文件狀態(tài)的自動更新，增加歸檔的系統(tǒng)標(biāo)識并支持文件防擴散，文件的權(quán)限管理（查閱和下載權(quán)限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地滿足資源共享，實現(xiàn)文件按路徑自動分發(fā)、跟蹤和回收，文件分發(fā)及跟蹤記錄可追溯、文件的控制可自定義等。

（三）系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，增強科研檔案存儲的安全性。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案管理的重中之重。在科研檔案管理系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)存儲的安全主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案數(shù)據(jù)及其載體的安全，能滿足科研生命周期內(nèi)的信息利用和還原需求。二是檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)安全，能針對科研數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和屬性進行完整記錄和存儲，保證項目迭代后數(shù)據(jù)和狀態(tài)的可追溯，并不受科研開發(fā)環(huán)境的影響和限制。結(jié)合以上分析，要保障科研檔案存儲的安全，應(yīng)從兩方面同步開展：一是軟件技術(shù)，要求檔案系統(tǒng)能滿足三維數(shù)據(jù)模型和科研元數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)信息、工藝信息）的管理和存儲，對檔案系統(tǒng)的仿真環(huán)境和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)提出更高要求和挑戰(zhàn)。二是硬件設(shè)備，要求檔案系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)空間能滿足定型的科研三維模型的存儲，支持元數(shù)據(jù)信息的調(diào)用。

四、由點及面——科研檔案利用子系統(tǒng)

（一）發(fā)揮資料點的能動性，延伸檔案資源共建共享的觸角。檔案管理系統(tǒng)的資料點模塊，為檔案利用向企業(yè)內(nèi)部延伸提供切入點。資料點承擔(dān)了文件收集、分發(fā)、查閱、復(fù)制等功能，為企業(yè)檔案尤其是科研檔案的管控提供幫助。1.文件收集。通過資料點在線提交歸檔文件清單及對應(yīng)的電子文件，檔案員審核后確認(rèn)歸檔，減少線下移交環(huán)節(jié)，便于后續(xù)整理和統(tǒng)計。2.文件分發(fā)?？蒲形募绰窂椒职l(fā)至各資料點，資料點管理員在系統(tǒng)中提供二次分發(fā)，實現(xiàn)科研檔案的分發(fā)利用和回收。3.文件查閱。對分發(fā)的科研文件可在資料點模塊中進行分類、查閱，同時，資料點提供文件分類、整理、受控利用的功能，可統(tǒng)籌管理和管控資料點單位（按部門或按團隊）的文件。4.文件復(fù)制。用于生產(chǎn)或裝配的紙質(zhì)文件、圖樣，通過車間資料點進行紙質(zhì)檔案的申請、復(fù)制、發(fā)放、登記和回收，同時對資料點臺賬進行版本自動跟蹤，保證紙質(zhì)圖樣和文件的及時發(fā)放。

（二）設(shè)置檔案開發(fā)專題模塊，加強項目專題的編研。為科學(xué)研究服務(wù)是檔案工作的重大使命之一，是檔案人員融入一線、走進基層的重要突破口。檔案資源的編研，不局限于特定檔案，是對系列檔案的開發(fā)利用，是對檔案資源進一步的歸納總結(jié)、提煉升華，是檔案利用的重要方面。目前的編研工作主要依靠檔案員花費大量的時間和精力進行資料的收集、整理、匯總，且后續(xù)的成果更新仍需不斷進行，效率和效果都不盡如人意。針對此問題，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)編研模塊不能簡單地提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入和編輯功能，應(yīng)以檔案資源大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)編研的自動化和智能化，并能支持專題內(nèi)容的持續(xù)更新。例如，項目組織沿革或某型號大事記等專題，首先通過關(guān)鍵詞抓取技術(shù)，從檔案資源數(shù)據(jù)集中自動獲取和該項目相關(guān)的立項文件、任免文件、會議紀(jì)要、總結(jié)類文件及多媒體文件等。其次，自動匹配被抓取文件的元數(shù)據(jù)和項目專題信息的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)成果內(nèi)容的半自動編制。最后，編研人員根據(jù)成果要求對內(nèi)容進行審核并進行必要的二次加工，最終完成項目專題的編研成果。

（三）建立項目制的檔案資源共建共享平臺?？蒲许椖康脑O(shè)計、制造、生產(chǎn)過程中，主承制商和廠所間進行文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)的分發(fā)和利用非常普通。目前軍工企業(yè)的檔案資源交互，受保密管理要求的限制，一般是將文件從企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)導(dǎo)入專用網(wǎng)進行傳送，到達目標(biāo)企業(yè)后再導(dǎo)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，這種方式的資源共享需耗費大量的工時和效率。為最大限度地實現(xiàn)資源共享，建成統(tǒng)一的、覆蓋全面的檔案資源管理平臺非常有必要。根據(jù)資源和受眾群體分類，檔案資源共建共享平臺可分為集團型、區(qū)域性和項目制三種類型，其中“項目制”是以科研項目為中心，以檔案管理系統(tǒng)為依托，建成連接主承制商及上下游各供應(yīng)商的資源共建共享平臺。該平臺可通過域信任認(rèn)證連接模塊及域間信任配置，在各檔案系統(tǒng)所在域之間建立域信任關(guān)系，借助權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)加密存儲、加密傳輸、同步等手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和跨域業(yè)務(wù)應(yīng)用，使現(xiàn)行文件和檔案文件在域間流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)外域訪問權(quán)限審批、現(xiàn)行文件跨域分發(fā)、電子文檔跨域借閱和移交，打通各域之間的壁壘和屏障。

五、總結(jié)

檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展日新月異，高效、安全、可靠的檔案管理離不開檔案信息化技術(shù)。針對企業(yè)科研檔案管理，從收集、保管、利用的角度出發(fā)，分析各階段檔案管理的需求和目標(biāo)，分解成信息化技術(shù)可解讀的操作及形式，旨在為企業(yè)科研檔案的管理提供便捷、有效的管理工具，為企業(yè)科學(xué)研究項目管理提供資源保障。

【參考文獻】

[1]紀(jì)云.制造業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的擴展應(yīng)用[J].軟件，2012（7）.