梅園

[摘 要]檔案管理的重要性是眾所周知，隨著我國經濟快速發(fā)展，檔案信息的收集及整理工作量越來越大，而且繁瑣，僅靠有限的人力是無法高效完成的。因此，在收集資料過程中應用信息技術，能讓檔案收集管理工作變得更加有生命力，更加高效。本文主要對檔案收集中的信息技術應用的優(yōu)勢及策略進行探討。

[關鍵詞]檔案收集；信息化技術；應用

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）16-0333-02

前言

檔案信息作為社會發(fā)展過程中的重要資源，占有特殊的地位及作用。檔案數(shù)字化之后，在檔案的應用上帶來了顯著的成績，這些已成為大家的共識。計算機的應用比傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，具有無法比擬的作用，計算機的儲蓄量大及檢索速度快，查找檔案非常方便，大大提高了檔案資源的利用。而目前大部分的事業(yè)單位還是存在半人工檔案管理狀態(tài)，檔案信息仍然無法被充分利用起來。因此，合理利用信息技術，充分發(fā)揮檔案收集管理工作效率具有重要意義。

1、檔案收集整理信息化的優(yōu)勢

1.1 提高了檔案收集工作效率

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作都是應用人工完成，檔案信息的采集、分析、核對及查找，完完全全靠人工手動完成。這種工作方式很容易出錯，而且保存不方便，特別是收集處理冗長的文件時，成本投入比較大，而且工作效率極低。隨著計算機信息技術的出現(xiàn)，檔案收集管理工作可以利用信息技術進行收集。在檔案收集整理的過程中，可以對所收集的信息進行加工、分類、細化、分析、整理等，減少紙質的使用并且不容易出錯，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進行下去。

1.2 利于信息的交流與分享

原始紙質文檔記載信息多、雜、亂，一旦要進行交流，需要攜帶大量的紙質文檔，耗費大量人力財力。信息交流前的整理，更是一項大工程。需要花費大量的人力、財力校對信息，分類、挑揀出有效信息，然后進行整理，才能進行交流，一般都必須整理出厚厚的文件。而采用計算機以后，信息的交流和分享可以直接在網絡上進行。而且，信息本來就已經分類好存盤，挑揀起來也輕松很多。數(shù)字化管理，現(xiàn)代化設備，讓交流暢通無阻。只需攜帶小小的U盤，大量數(shù)據都可以輕松帶走，方便快捷。隨著互聯(lián)網技術的普及，單位可通過互聯(lián)網這個平臺進行檔案信息的交流和共享。方便快捷，更保證了信息的時效性。

1.3 文件的保存更安全

采用紙質文檔保存，由于紙質本身的缺陷，人為的一點點小疏忽，都可能讓重要的數(shù)據模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數(shù)據，既能生動準確地用多種方式記錄并保存數(shù)據，增加保密又可以確保數(shù)據保存的安全性，克服了紙質文件會因為紙張的腐朽而造成數(shù)據丟失的缺點，所以被越來越多的人所接受。信息化技術普及后，檔案收集管理數(shù)據可存在于光盤、U盤、移動硬盤等設備中。與紙質文檔不同，這些裝置具有良好的穩(wěn)定性，不容易被外界環(huán)境影響，能夠長時間保存大量數(shù)據，使得檔案的管理更安全。

2、加強檔案收集整理信息化的策略

2.1 加強宣傳教育，提高對檔案管理的重視程度

現(xiàn)在很多單位對檔案管理這部分的重視程度不夠，導致檔案管理收集工作難以快速提高。尤其是檔案管理收集的信息化這部分，單位投入的精力遠遠不夠。長久以來，單位內部管理人員認為檔案只是最后的整理工作，無需投入過多精力，導致檔案收集和管理工作長期停留在較低水平。所以，要想加強檔案收集整理的信息化進程，首先就必須加強宣傳教育，提高單位管理人員對檔案管理的重視程度。首先，單位的管理人員要明確檔案管理的重要性，讓檔案管理人員明確檔案管理的意義和價值。其次，單位要建立檔案管理的監(jiān)督制度，定期對單位的檔案進行抽查，檢查檔案管理人員的工作質量，實行獎懲制度，讓檔案管理人員真正重視檔案管理的收集和整理工作，全身心投入工作，為實現(xiàn)檔案收集整理的信息化作出更多的貢獻。

2.2 加大對檔案管理人員的培訓力度

要想讓檔案的管理和收集工作真正走上信息化的道路，檔案管理人員的素質還須相應提高。首先，檔案管理人員必須熟悉信息化模式的各種軟件使用方法，其次，檔案管理人員還須加強創(chuàng)新意識，創(chuàng)新方法，讓信息化技術帶領單位的檔案收集和整理走上一個新臺階。

2.2.1加強對檔案管理人員的素質教育和能力培訓

要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。檔案管理人員的素質提升可以保證工作更好地進行。單位要加強對檔案管理人員的能力培訓，包括綜合運用計算機的能力、文件分類以及快速查找的能力、搜索以及分析能力、記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時，加強宣傳，鼓勵他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德培養(yǎng)，敦促他們恪守職業(yè)道德。公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數(shù)據，多方面分析數(shù)據，力求把自己的工作越做越好！檔案管理和收集對單位與職工的影響極為重大，保證了檔案管理人員的工作質量，也就能更好地發(fā)現(xiàn)工作中的不足，便于工作效率的進一步進步。

2.2.2讓創(chuàng)新意識扎根于檔案管理人員的心中。檔案記錄著單位的很多重要信息，即使采用現(xiàn)代化管理，查找起來也是有些費力。所以，我們一定要在現(xiàn)有基礎上加強創(chuàng)新，不斷開創(chuàng)出更方便、更快捷、更人性化的新模式，讓檔案管理成為一件輕松的事情。培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵他們開創(chuàng)新的思路，新的方案，可以讓檔案管理更人性化，同時可以減輕檔案管理人員的負擔，讓檔案管理的前景越來越好。

2.2.3做好檔案信息的保護工作

信息化技術給檔案管理工作帶來很多便利的同時，也帶來了很大的隱患。將檔案置于數(shù)據庫中保存，一旦程序出錯，數(shù)據錯誤、丟失的現(xiàn)象就無法變化。而且，互聯(lián)網的普及，讓數(shù)據面對更多的威脅，網絡漏洞、病毒等都會對檔案造成巨大的損失，所以，單位在加強檔案管理信息化的同時，必須始終注意檔案信息的保護工作。一方面，單位要致力于新的防火墻技術的開發(fā)，讓檔案信息的保存更安全、更可靠，另一方面，單位要在管理層面上來加強對檔案的保護，電子檔案的管理者一定要時刻明白自己所肩負的責任，盡自己最大的努力把檔案的管理工作做好做強。

2.2.4完善檔案管理信息系統(tǒng)的建設

首先，檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，從事檔案管理的工作人員必須是熱愛本職工作，在面對工作中出現(xiàn)的問題時，有耐心地解決問題的態(tài)度、認真負責的做事風格、高度的責任感和忠于職守的優(yōu)秀品質。同時，工作人員還要有過硬的專業(yè)知識能力，只有這樣，才能適應社會的需要。其次，要推進檔案信息化工作的規(guī)范化，檔案管理工作的好壞是評價一個部門管理水平的重要標準，而實現(xiàn)檔案信息化管理工作的規(guī)范化目的就在于能最大限度地利用檔案管理所帶來的價值，檔案管理工作規(guī)范化以后，檔案的保存會更加完整，檔案的使用就會更加方便，而要實現(xiàn)成效，有兩個方面的問題需要注意，一是要對檔案進行合理的分類和管理，根據時間或者功能的不同來進行分類，實現(xiàn)檔案管理的便捷性。二是要對檔案進行有效期管理，檔案在入庫時要有明確的保存時間，到達保管時間以后，要對其進行銷毀，實現(xiàn)檔案庫空間的有效利用。最后，檔案管理信息系統(tǒng)的建設離不開專業(yè)知識的保證，先進的檔案信息加工管理和檢索技術，可以有效實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設，各個類型、層次的檔案館之間相互交流和合作，對檔案資源進行共享，真正意義上實現(xiàn)檔案信息管理的系統(tǒng)化建設。

2.2.5完善檔案信息收集手段

檔案信息的收集工作要求是加強對檔案館業(yè)務工作的調查，保證檔案在進館時的完整性。檔案信息的收集，要求工作人員在進行工作時掌握館內檔案的流動和使用，用科學化的管理手段來進行檔案的管理，對檔案的數(shù)量、內容、價值和保存時間等都要有一個完整的了解，在檔案進行移交時，協(xié)同有關部門對檔案進行監(jiān)督管理。通過一些現(xiàn)代化的先進技術對檔案進行網上跟蹤定位，以保護檔案的完整性和不可分散性。

3.結束語

不斷完善檔案管理的信息化體系，應用信息技術為檔案收集管理提高工作效率的同進，也可以給檔案使用者提供更高更方便的服務。當前，我國許多單位在檔案的收集、管理等方面存在著不少問題，單位檔案管理工作者應該在實踐工作中不斷地進行自我批判與修正，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，然后解決問題，真正為檔案的信息化建設貢獻自己的一份力量。

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