■付 凌

（廣州南沙現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司）

隨著新一代信息技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)基建工程檔案的管理方式和技術(shù)手段正面臨著深層次的技術(shù)變革，尤其以云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能等新興技術(shù)的行業(yè)應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也為新時(shí)代檔案的收集、整理、歸檔和質(zhì)量評(píng)價(jià)都提出了新要求?；üこ虣n案需要收集整個(gè)工程建設(shè)中的各種資料，大型工程建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)，項(xiàng)目人員多，文件數(shù)量龐大，檔案管理工作需要在項(xiàng)目初期就及時(shí)跟進(jìn)[1]，才能提供良好的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并充分利用新時(shí)代背景下計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，優(yōu)化工程檔案的各個(gè)階段及業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔及利用，從而提出工程檔案的創(chuàng)新管理路徑，不僅對(duì)企業(yè)科學(xué)高效的進(jìn)行檔案管理至關(guān)重要，更對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

1 新時(shí)代基建工程檔案管理現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，工程檔案信息化管理思想和管理方法都在不斷進(jìn)行革新[2-3]，對(duì)數(shù)字化時(shí)代檔案管理提出了新質(zhì)量要求。文獻(xiàn)[4]使用大數(shù)據(jù)管理工程檔案，分別基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和基于目標(biāo)驅(qū)動(dòng)，構(gòu)建了兩種工程檔案管理模型，意在通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和轉(zhuǎn)化，對(duì)工程的策劃、實(shí)施和評(píng)估及質(zhì)量評(píng)價(jià)與提升，給出新的解決思路。文獻(xiàn)[5]基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，探討通過(guò)全新的“云”管理模式，實(shí)現(xiàn)城建檔案大數(shù)據(jù)共享和利用。文獻(xiàn)[6]以山東建筑大學(xué)工程檔案信息化管理為例，構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理框架及相應(yīng)制度，推動(dòng)了工程檔案電子化、智能識(shí)別調(diào)取、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析與共享等功能使用。針對(duì)建筑工程檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，文獻(xiàn)[7]提出從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才素質(zhì)等方面系統(tǒng)性地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。在新時(shí)代、新一代信息技術(shù)背景下，本文充分考慮基建工程檔案管理復(fù)雜性，對(duì)基建工程檔案的管理制度進(jìn)行了創(chuàng)新和優(yōu)化，對(duì)檔案服務(wù)對(duì)策進(jìn)行了探討和提升，這也是信息化時(shí)代檔案管理的核心問(wèn)題和關(guān)鍵價(jià)值所在。

2 基建工程檔案中存在的問(wèn)題及規(guī)范化創(chuàng)新管理

（1）基建工程檔案收集方面：基建檔案征集歸檔文字材料主要包括：可行性報(bào)告、立項(xiàng)文件、批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可、招投標(biāo)過(guò)程資料、各類(lèi)合同、監(jiān)理資料、施工過(guò)程資料及圖紙、變更資料、竣工及驗(yàn)收文件、工程結(jié)算文件等。工程檔案管理人員不僅需要進(jìn)行檔案收集和整理，還需要協(xié)助工程管理人員，施工方及財(cái)務(wù)預(yù)算人員進(jìn)行工程招投標(biāo)管理、質(zhì)量管控、變更管理及資金撥付資料等工作的資料審核和提交，其檔案管理過(guò)程較為復(fù)雜，如圖1所示為基建工程流程中檔案管理人員的主要職責(zé)分析。

圖1 基建工程管理中檔案人員主要職責(zé)分析

針對(duì)基建檔案相關(guān)資料較為散亂，施工單位移交的部分工程圖紙和文字資料未交原件，施工設(shè)計(jì)圖和實(shí)際竣工圖不一致，缺失工程聯(lián)系單，沒(méi)有按照流程進(jìn)行工程設(shè)計(jì)變更審批，未簽署工程補(bǔ)充協(xié)議等諸多問(wèn)題，更需要檔案管理人員做好檔案流程的管控和資料審核，防止后續(xù)可能發(fā)生的糾紛，協(xié)助管理方確保工程質(zhì)量安全。

（2）基建工程檔案整理方面：為了確保檔案憑證的真實(shí)性及法律效力，需要確保工程的所有基建工程檔案均需提交原件。檢查已提交的工程資料是否齊全，資料填寫(xiě)是否規(guī)范和正確，審批流程手續(xù)是否完畢。確保部分檔案文件中修改之處做好標(biāo)注及修改人簽名蓋章。對(duì)于以往的案卷封面上工程項(xiàng)目信息缺失，卷內(nèi)未標(biāo)注頁(yè)碼等問(wèn)題，基建檔案文件要完善案卷的工程項(xiàng)目信息，均要求按一定順序和規(guī)律裝訂成冊(cè)，逐頁(yè)標(biāo)注頁(yè)碼，確保無(wú)缺頁(yè)漏頁(yè)，檔案文件和案卷目錄完全對(duì)應(yīng)，增強(qiáng)基建檔案組卷的規(guī)范性、完整性及不被篡改性。

（3）基建工程檔案數(shù)字化歸檔方面：將工程項(xiàng)目中獲取的數(shù)據(jù)、資料、文件、報(bào)告、照片等，尤其是設(shè)計(jì)與施工圖紙檔案，由于紙張大小各異，數(shù)字化過(guò)程也更為復(fù)雜。依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范，借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)，包括數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)及高質(zhì)量掃描成像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式資源，按照一定規(guī)范進(jìn)行存儲(chǔ)、上傳、檢索和維護(hù)。針對(duì)不同年代檔案的數(shù)字化，按照已入庫(kù)檔案和未入庫(kù)檔案分別進(jìn)行數(shù)字化處理，處理流程如下圖2所示。針對(duì)整個(gè)基建檔案資源的數(shù)字化再整合過(guò)程，要保證檔案資源的完整性、真實(shí)性及統(tǒng)一性。

圖2 基建工程檔案數(shù)字化處理流程

3 基建工程檔案管理優(yōu)化與服務(wù)模式提升

3.1 加強(qiáng)工程檔案全流程控制，落實(shí)責(zé)任到位

（1）實(shí)現(xiàn)基建檔案的全程監(jiān)督檢查，杜絕工程結(jié)束后追繳工程檔案現(xiàn)象的發(fā)生，需要對(duì)基建檔案的前端質(zhì)量控制、中期跟蹤檢查、后期整理歸檔進(jìn)行一整套業(yè)務(wù)全流程指導(dǎo)。前端接收和控制尤為重要，要參照國(guó)家有關(guān)部門(mén)頒布的工程檔案管理規(guī)定，在立項(xiàng)開(kāi)始后，根據(jù)事先制定的歸檔范圍和歸檔要求，主動(dòng)與工程管理人員做好檔案移交溝通，確立好收集文件材料的范圍和內(nèi)容。

（2）落實(shí)各檔案移交人員責(zé)任，尤其是檔案管理人員要具備一定基建基礎(chǔ)知識(shí)，懂得工程項(xiàng)目基本管理流程，熟悉相關(guān)工程管理規(guī)定。在條件允許下，如果能深入施工現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)時(shí)了解工程項(xiàng)目進(jìn)度及完成情況，現(xiàn)場(chǎng)檢查相應(yīng)工程資料的歸檔情況，落實(shí)好各類(lèi)人員的檔案主體責(zé)任。

3.2 優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理流程，同時(shí)確保紙質(zhì)和電子檔案的歸檔質(zhì)量

（1）基建工程檔案的移交和使用涉及到既定流程和各類(lèi)工程項(xiàng)目參與人員，容易出現(xiàn)流程管理不善的問(wèn)題。在基建檔案文件電子化過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照設(shè)定的經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序進(jìn)行文件流程管理，使得檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立電子檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)基建檔案的對(duì)應(yīng)檢索關(guān)系。

（2）對(duì)于紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案要協(xié)同管理，消除企業(yè)檔案管理的“信息孤島”，優(yōu)化和再造原有的檔案收集和歸檔流程。對(duì)于不同工程管理階段不同渠道收集的紙質(zhì)和電子文件，需要統(tǒng)一文件類(lèi)型和格式，確保正確瀏覽，電子文件內(nèi)容清晰，圖紙校核完整可靠，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和后續(xù)資料利用。

3.3 利用新一代信息技術(shù)完善檔案利用體系，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)

（1）借助新一代信息技術(shù)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基于網(wǎng)頁(yè)的檔案收集、錄入、檢索功能，一些系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了電子文件的自動(dòng)歸檔接口，可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)實(shí)時(shí)文件上傳和收集，極大提高了檔案人員收集和整理的效率。通過(guò)AI智能圖像識(shí)別，有些平臺(tái)還可以自動(dòng)掃描后錄入項(xiàng)目文字信息，通過(guò)智能檢索工具的應(yīng)用，突破傳統(tǒng)文本檢索，實(shí)現(xiàn)了圖像檢索等新方式，提升了數(shù)字化檔案的檢索效率和查準(zhǔn)率，讓檔案管理的數(shù)字化和企業(yè)管理的信息化有效融合，才能真正為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。

（2）對(duì)公司內(nèi)部提供工程審計(jì)、工程質(zhì)量監(jiān)督、工程效益評(píng)估等檔案服務(wù)。只有通過(guò)優(yōu)良的檔案服務(wù)，才能更好地發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策和技術(shù)支持等諸多方面的核心支撐作用。尤其是公司基建工程廣泛涉及到水利、農(nóng)田、水產(chǎn)、交通等社會(huì)民生的重點(diǎn)工程，要為這些工程提供檔案查詢(xún)、檔案統(tǒng)計(jì)服務(wù)，為工程質(zhì)量和后續(xù)工程提升改造，提供基礎(chǔ)工程檔案數(shù)據(jù)和技術(shù)保障，為為政府決策提供檔案資料參考。

4 結(jié) 語(yǔ)

基建工程檔案管理是檔案管理的重要分支，尤其是大型工程建設(shè)跨度時(shí)間長(zhǎng)，管理復(fù)雜，給工程檔案管理帶來(lái)了極大考驗(yàn)。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能的新一代信息技術(shù)時(shí)代，需要對(duì)基建工程檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。還需要協(xié)同考慮紙質(zhì)和電子檔案的收集、整理和歸檔質(zhì)量，通過(guò)提升工程檔案全流程控制，優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理流程，利用新一代信息技術(shù)完善檔案利用體系，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，從而在新時(shí)代，使得檔案管理的數(shù)字化和企業(yè)管理的信息化有效融合，才能更好地發(fā)揮基建檔案管理在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策和技術(shù)支持等諸多方面的核心支撐和關(guān)鍵作用。