蔣鑫

摘 要：現(xiàn)階段，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)張，涉及的招投標(biāo)項(xiàng)目種類繁多。由此產(chǎn)生的招投標(biāo)檔案管理問題得到了重視。本篇文章通過對(duì)招投標(biāo)檔案管理存在的問題進(jìn)行深入分析，提出了相應(yīng)的規(guī)范化管理策略，希望本文對(duì)于規(guī)范化管理醫(yī)院招標(biāo)檔案工作有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院招標(biāo);檔案管理;規(guī)范管理;有效策略

1 醫(yī)院招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

1）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有系統(tǒng)性。醫(yī)院的招投標(biāo)具有系統(tǒng)性，因?yàn)獒t(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時(shí)，要將其涉及的各個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)列出來，將某一個(gè)具體的醫(yī)療設(shè)備作為獨(dú)立單元進(jìn)行招投標(biāo)。因此，與項(xiàng)目相關(guān)的資料系統(tǒng)性較強(qiáng)，在招投標(biāo)工作展開的過程中，每一個(gè)操作步驟都會(huì)形成相應(yīng)的資料內(nèi)容，這些材料都是有著重要意義的，任何一項(xiàng)資料的缺失都會(huì)阻礙該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有多樣性。醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時(shí)，涉及的項(xiàng)目眾多，種類十分繁雜。例如，核磁共振成像設(shè)備、彩超類設(shè)備、動(dòng)態(tài)心電圖設(shè)備等一些用于醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)的設(shè)備，都隸屬于設(shè)備采購(gòu)部門;各種辦公用具等歸屬于物資管理部門;醫(yī)院的服裝被褥洗滌、食堂管理、相關(guān)車輛維修、護(hù)養(yǎng)等，由后勤管理部門負(fù)責(zé);醫(yī)院用藥涉及的一切采購(gòu)活動(dòng)，由專門的藥事委員會(huì)負(fù)責(zé)。由此可見，醫(yī)院在進(jìn)行招投標(biāo)工作時(shí)，需要考慮到的物資種類十分豐富，不管是基建物資，還是醫(yī)用專業(yè)物資，每一個(gè)項(xiàng)目在實(shí)操過程中都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的資料。因此，醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有多樣性的特點(diǎn)。

3）醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有分散性。醫(yī)院在職能分配中，沒有專門為了開展招投標(biāo)工作而專門設(shè)立相應(yīng)的部門。招標(biāo)采購(gòu)委員會(huì)是各個(gè)部門抽調(diào)成立的，人員均是兼職，但需要負(fù)責(zé)大部分的招投標(biāo)工作。至于該醫(yī)院需要采購(gòu)何種項(xiàng)目，這需要相關(guān)職能部門對(duì)其進(jìn)行具體說明。例如，有專門的設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)采購(gòu)相應(yīng)的大型醫(yī)療設(shè)備。這樣一來，醫(yī)院所涉及的不同招標(biāo)項(xiàng)目，就分散到各個(gè)職能部門當(dāng)中，招投標(biāo)所產(chǎn)生的相關(guān)重要資料也就不在同一地點(diǎn)，負(fù)責(zé)人也不盡相同。由此可見，醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有分散性。

2 醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理存在的問題

1）醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理制度缺失。由招投標(biāo)工作所產(chǎn)生的檔案數(shù)量龐大且較為分散，醫(yī)院未能對(duì)招投標(biāo)檔案管理工作給予一定的重視，沒有建立起相對(duì)完善的管理制度。這樣一來，在開展相關(guān)檔案管理工作時(shí)，缺乏一定的執(zhí)行依據(jù)，沒有了嚴(yán)格的規(guī)章制度限制，相關(guān)資料管理人員片面認(rèn)識(shí)投標(biāo)管理工作，工作責(zé)任心不強(qiáng)，不了解相關(guān)資料缺失所帶來的嚴(yán)重后果。與此同時(shí)，在對(duì)于招投標(biāo)檔案進(jìn)行管理的過程中，醫(yī)院各個(gè)部門之間進(jìn)行交接時(shí)，沒有嚴(yán)格按照檔案資料交接程序來展開。大多是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與整理，缺乏對(duì)其內(nèi)容的審核以及鑒定，這樣便會(huì)造成檔案資料張冠李戴、一片混亂的現(xiàn)象。

2）醫(yī)院招投標(biāo)檔案資料收集不完整。招投標(biāo)涉及的操作步驟十分復(fù)雜，醫(yī)院在開展相關(guān)檔案資料收集工作時(shí)，不能保證將每個(gè)程序所產(chǎn)生的資料都收集完全，缺乏長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。例如，有一些醫(yī)院的檔案管理部門在劃分歸檔資料范圍的時(shí)候，沒有將招投標(biāo)文件歸類到其中。這樣一來，招投標(biāo)相關(guān)工作所產(chǎn)生的文件資料，都不能被系統(tǒng)地保存起來，很容易出現(xiàn)遺失以及破損等現(xiàn)象。還有一些醫(yī)院的招投標(biāo)工作涉及了許多部門科室，而不同的部門科室有著自身的管理特點(diǎn)，在開展合作時(shí)，缺乏統(tǒng)一管理。有些部門未能及時(shí)上交相關(guān)資料，這便會(huì)導(dǎo)致資料在歸檔時(shí)不夠完整。另外，有的投標(biāo)管理部門只對(duì)于大型招投標(biāo)項(xiàng)目較為重視，而那些輔助材料的招投標(biāo)資料就草草處理了。

3）醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員素質(zhì)不高。由于醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理部門是臨時(shí)建立的，由各個(gè)部門獨(dú)自負(fù)責(zé)，工作人員并不具有專業(yè)的管理知識(shí)或者豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。除此之外，醫(yī)院的檔案管理部門并沒能及時(shí)對(duì)兼職工作人員開展專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，這便會(huì)造成檔案管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。在借閱相關(guān)招投標(biāo)檔案時(shí)，醫(yī)院沒有與借閱相關(guān)的完善條例，管理人員也沒有樹立起招投標(biāo)檔案管理重要性的意識(shí)。因此缺乏審批手續(xù)的檔案調(diào)閱現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對(duì)于檔案資料的安全性來說是十分嚴(yán)重的威脅。

3 醫(yī)院招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的策略

1）建立健全的招投標(biāo)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)該及時(shí)建立較為完善的檔案管理制度，以保證相應(yīng)的招投標(biāo)檔案管理工作能夠順利展開，將各個(gè)部門應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)清晰化、明確化。關(guān)于招投標(biāo)檔案歸檔日期，以及內(nèi)容編制的格式，給出明確的要求。除此之外，還應(yīng)該開設(shè)專門的招投標(biāo)資料檔案室，將這一系列資料采用集中管理保存的方法。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案的借閱情況，以及歸檔情況做好詳細(xì)的登記。將不同類型的招投標(biāo)檔案，根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整理分類，做好文件資料保護(hù)工作，避免其丟失，或者因受潮及翻閱等原因而受損。另外，在制定相關(guān)檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)當(dāng)明確具體的操作流程，定期地對(duì)資料進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，避免帶來更大的影響。

2）加快招投標(biāo)檔案管理信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)，醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)檔案管理工作時(shí)，也應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的步伐，將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用到檔案管理中，使該項(xiàng)工作的效率穩(wěn)步提升。醫(yī)院可以利用數(shù)字掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，將其變更為電子文檔。這樣一來，檔案的保存變得更加便捷，也變得更加規(guī)范和高效，同時(shí)還可以節(jié)省空間。另外，在開展檔案信息化管理工作時(shí)，要注重其系統(tǒng)的安全性。為了解決這一問題，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期對(duì)該項(xiàng)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒、補(bǔ)丁、處理漏洞，為網(wǎng)絡(luò)信息建立保護(hù)屏障。除此之外，還可以運(yùn)用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備對(duì)該項(xiàng)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等技術(shù)使其安全性大大增加，避免重要信息外泄而帶來的巨大損失。與此同時(shí)，檔案管理人員還可以充分發(fā)揮其資源共享的特點(diǎn)，建立相應(yīng)的招投標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高利用率。

3）加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)，定期對(duì)相關(guān)人員開展培訓(xùn)，使其充分了解相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及實(shí)踐技能。通過定期考核的方式，對(duì)于從業(yè)人員的專業(yè)度有著一定的掌握。還要注重培養(yǎng)管理人員的法律意識(shí)，保證其在開展相關(guān)招投標(biāo)工作時(shí)，依法進(jìn)行采購(gòu)，依法對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案管理人員自身還應(yīng)該具備良好的綜合素質(zhì)，有著較強(qiáng)的責(zé)任心。醫(yī)院可以通過樹立榜樣的方式，激勵(lì)管理人員的工作熱情。除此之外，工作人員還應(yīng)該具有良好的溝通能力，因?yàn)樵擁?xiàng)工作涉及醫(yī)院的多個(gè)職能部門，做好協(xié)調(diào)工作才能確保該項(xiàng)工作順利開展。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意對(duì)管理人才的綜合培養(yǎng)，爭(zhēng)取打造出一支業(yè)務(wù)能力過硬的管理團(tuán)隊(duì)。

4 結(jié)束語

綜上所述，做好醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理工作十分重要。本文針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院在開展相關(guān)招投標(biāo)檔案管理工作時(shí)所面臨的問題，有針對(duì)性地提出了規(guī)范化管理的有效策略。不斷地建立較為健全的招投標(biāo)檔案管理制度，加快招投標(biāo)檔案管理信息化的建設(shè)以及加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)等，這一系列措施都可以為醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作提供有力保障。

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