摘 要：電子檔案管理系統(tǒng)的使用是當(dāng)下檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子文件的管理是一項(xiàng)全新的系統(tǒng)性工作，需要可操作性的文件去指導(dǎo)建設(shè)，本文簡(jiǎn)要介紹軍工科研院所電子檔案管理系統(tǒng)中檔案利用模塊建設(shè)的大致思路，以及檔案利用所涉及的幾種利用方式下臺(tái)賬元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)和意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng);檔案利用;元數(shù)據(jù);設(shè)計(jì);意義

隨著信息化水平的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案更多以電子文件的形式流轉(zhuǎn)于各部門之間，有價(jià)值的電子文件可能無(wú)法得到及時(shí)歸檔，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)失去重要的檔案資源。為保證有價(jià)值的檔案得到安全的保管并能隨時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)文件到檔案的全過(guò)程控制，保障檔案的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性，需要精心設(shè)計(jì)一個(gè)安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)。其中，檔案利用模塊是系統(tǒng)的最終目的，也是體現(xiàn)檔案價(jià)值的主要手段，以下將介紹檔案利用模塊在系統(tǒng)中是如何實(shí)現(xiàn)的。

一、檔案利用模塊的初步建立

企業(yè)檔案一般包括文書檔案、科技檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、科技成果檔案、聲像檔案和管理類檔案等類型，各企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況將檔案進(jìn)行分類，以多維度的檢索方式提供利用，比如：按檔案類別、項(xiàng)目令號(hào)等進(jìn)行檢索。用超鏈接呈現(xiàn)在檔案利用的檢索欄中，使檔案的使用者可以快速定位需要使用的檔案，不用在總覽中盲目搜索，節(jié)省時(shí)間成本，在某一類型中檢索也有利于系統(tǒng)不易出現(xiàn)卡死的現(xiàn)象。

檔案的利用方式主要包括借閱和制作，檔案的使用者在檢索界面中勾選需要的檔案后點(diǎn)擊選擇的利用方式啟動(dòng)流程，使其在系統(tǒng)的同一界面完成檔案利用流程的啟動(dòng)，不用多余的操作和等待，更為方便快捷。步驟如圖1。

二、檔案利用開放的接口

檔案利用檢索欄中各類型檔案的歸檔數(shù)據(jù)可以直接錄入電子檔案管理系統(tǒng)，已有歸檔文件管理系統(tǒng)的也可以讓廠家將其與電子檔案管理系統(tǒng)做接口，把歸檔數(shù)據(jù)同步至電子檔案管理系統(tǒng)。同理，電子檔案管理系統(tǒng)需要與OA系統(tǒng)做接口，使檔案利用的詳細(xì)信息直接帶入OA流程中，讓審批者一目了然。

三、檔案利用臺(tái)賬元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)和意義

1.檔案制作臺(tái)賬

（1）元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)

為確保檔案的完整性、可靠性和真實(shí)性，便于檔案的統(tǒng)計(jì)、整理，以及任務(wù)流程結(jié)束后及時(shí)閉環(huán)，需建立檔案制作的詳細(xì)臺(tái)賬，元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)尤為關(guān)鍵。根據(jù)本單位的實(shí)際情況，元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)思考如下：

表單號(hào)：給每一個(gè)流程賦予唯一的編號(hào)，以防檔案丟失，可在此元數(shù)據(jù)上做超鏈接直接鏈接到OA流程，便于及時(shí)跟蹤制作進(jìn)程;

制作方式：復(fù)印、打印、曬藍(lán)圖、電子文件下載和刻盤;

去向及用途：評(píng)審、投產(chǎn)、定型鑒定、審價(jià)審計(jì)、軍檢、招標(biāo)、投標(biāo)、外發(fā)、部門內(nèi)部使用、檔案組卷和其它;

申請(qǐng)人：本著“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，設(shè)定申請(qǐng)人即為流程發(fā)起人;

檔案類別：合同、技術(shù)文件、設(shè)備文件、基建文件、管理文件、公文、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和其它;

簽收人和簽收日期：為防止檔案資料被他人誤領(lǐng)，故設(shè)定前往檔案室取走檔案的人和日期。

除上述元數(shù)據(jù)，還包括申請(qǐng)部門、制作人、項(xiàng)目名稱、工作令號(hào)、總份數(shù)、總頁(yè)數(shù)、涉密份數(shù)、涉密頁(yè)數(shù)、申請(qǐng)日期、要求完成日期和申請(qǐng)狀態(tài)。

（2）元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)的意義

第一，檔案員可隨時(shí)查看制作流程所處節(jié)點(diǎn)，便于管理。檔案員可隨時(shí)審查電子檔案利用的審批、密級(jí)、內(nèi)容等是否符合要求，且不易丟失檔案，可及時(shí)督促節(jié)點(diǎn)辦理人員完成制作，不會(huì)產(chǎn)生流程滯留，提高了工作效率;

第二，有利于檔案利用者跟蹤制作進(jìn)度。若流程已被退回，則將出錯(cuò)退回的流程及時(shí)進(jìn)行修改，若出現(xiàn)某個(gè)制作節(jié)點(diǎn)滯留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，則及時(shí)與節(jié)點(diǎn)辦理人員溝通解決問(wèn)題，避免工作的耽誤;

第三，便于檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析?？筛鶕?jù)制作方式、檔案類別、制作部門、分管檔案員、密級(jí)等多維度來(lái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，做數(shù)據(jù)之間的比較和計(jì)算，是各類工作開展的有效數(shù)據(jù)支撐和來(lái)源;

第四，有效的保證了檔案利用的安全和保密。臺(tái)賬內(nèi)設(shè)計(jì)了唯一的表單號(hào)且有一定的規(guī)律性，一旦出現(xiàn)缺號(hào)、跳號(hào)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn);臺(tái)賬內(nèi)每一條記錄都可鏈接至流程，便于查看流程狀態(tài)，打開流程可以跟蹤涉密文件的銷毀情況，便于保密自查;臺(tái)賬中將涉密文件的份數(shù)和頁(yè)數(shù)單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，可以利用各流程中其他元數(shù)據(jù)的聯(lián)系多維度的管理涉密人員、涉密范圍等，提高保密管理效率，錯(cuò)誤率也會(huì)大大降低。

建立一張?jiān)敿?xì)的檔案制作臺(tái)賬，使得檔案利用模塊的元數(shù)據(jù)覆蓋較為全面，不管從哪一個(gè)維度查詢，都能快速獲得數(shù)據(jù)，不僅利于檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析，還使檔案利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)得到檢查和監(jiān)督，提高了檔案的安全性和保密性，同時(shí)也可成為工作考核的一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案借閱臺(tái)賬

（1）元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)

對(duì)于科研院所而言，特別是科技檔案，是單位重要的研究成果。為確保檔案的安全和可靠，需規(guī)范檔案使用人的借閱，督促其按時(shí)歸還檔案，應(yīng)建立一個(gè)較為完備的檔案借閱臺(tái)賬，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)思考如下：

表單號(hào)：形式類似于檔案制作臺(tái)賬中“表單號(hào)”的設(shè)計(jì)，為加以區(qū)別，編號(hào)組成規(guī)則為：年份-借閱-流水號(hào);

借出日期、歸還日期：借閱時(shí)間的衡量標(biāo)準(zhǔn)，兩個(gè)日期相減為檔案使用人實(shí)際借閱天數(shù)，系統(tǒng)中可以規(guī)定最大借閱天數(shù)，一旦超過(guò)時(shí)間，系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)信息提醒借閱人及時(shí)歸還;

借閱份數(shù)：用以統(tǒng)計(jì)每一個(gè)任務(wù)流程借閱文件數(shù)量，歸還時(shí)便于核對(duì)檢查;

檔案類別：此元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)與檔案制作臺(tái)賬相同;

借閱狀態(tài)：為方便查看借閱檔案的狀態(tài)，無(wú)需打開流程即可跟蹤借閱檔案的進(jìn)度，具體包括在借、續(xù)借、注銷等狀態(tài)。

除上述元數(shù)據(jù)，還包括申請(qǐng)部門、借閱人、借出人和注銷人等。

（2）元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)的意義

第一，設(shè)計(jì)的元數(shù)據(jù)使得借閱信息較為完備、明確，不管是借閱人還是檔案員，都可以很快找到有效信息，確認(rèn)檔案借閱狀態(tài)，便于搜索和核查;

第二，日期的設(shè)計(jì)便于追溯歷史借閱情況和歸還時(shí)間，對(duì)問(wèn)題的追蹤有很大幫助;有利于后續(xù)系統(tǒng)“超期提醒”功能的設(shè)置，提示借閱人及時(shí)歸還，大大降低了檔案遺失的可能性;

第三，便于檔案年報(bào)等信息的統(tǒng)計(jì)和分析，可提供各類型檔案借閱的數(shù)量，分析檔案借閱的規(guī)律，對(duì)往后的檔案管理工作改進(jìn)具有積極的啟示;

第四，有助于檔案的安全和保密的檢查，可隨時(shí)查看借閱流程閉環(huán)情況，使每一份檔案、每一個(gè)環(huán)節(jié)都在控制范圍之內(nèi)，直接定位責(zé)任人，保證了檔案的安全可靠。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前信息化建設(shè)的大環(huán)境下，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是企業(yè)檔案工作的重要任務(wù)，系統(tǒng)的建成不僅有利于降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，且有助于提高全員工作效率。檔案利用模塊除了整體框架和元數(shù)據(jù)的實(shí)現(xiàn)，還有統(tǒng)計(jì)、查詢等功能細(xì)節(jié)的優(yōu)化設(shè)計(jì)需要不斷去學(xué)習(xí)、探索。通過(guò)后續(xù)初步的試用測(cè)試，將繼續(xù)對(duì)各項(xiàng)功能進(jìn)行調(diào)整和完善。對(duì)于檔案工作者而言，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)知識(shí)，研讀國(guó)家檔案局出臺(tái)的各項(xiàng)相關(guān)法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際，設(shè)計(jì)出一套“量身定制”的電子檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶丹萍.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2018

[2]孫錫銘.淺析信息化建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化，2018

（作者單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所）

作者簡(jiǎn)介：王震亞，業(yè)務(wù)分工：檔案管理，研究方向：電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)研究。