張思盈

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)發(fā)展迅速，尤其是處于新時(shí)代，大規(guī)模信息產(chǎn)生，檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)。對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室，是落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，其既要關(guān)注醫(yī)院醫(yī)療與發(fā)展，又要注重檔案管理部門以及檔案管理人員的行為，同時(shí)，還要承擔(dān)不同部門檔案管理方面的協(xié)調(diào)工作?；诖?，要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，以檔案管理為切入點(diǎn)，對(duì)綜合檔案室的管理進(jìn)行深入探討，以期切實(shí)增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，更好服務(wù)于醫(yī)院整體管理需求，為醫(yī)院的健康與穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;綜合檔案室;管理;作用

現(xiàn)代醫(yī)院管理模式，檔案管理是重要組成。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，以分散式為主，各個(gè)部門進(jìn)行各自資料的整理與歸檔，各自為政現(xiàn)象嚴(yán)重，制約信息資源整合作用的發(fā)揮，影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。綜合檔案室的建設(shè)與發(fā)展勢(shì)在必行。依托綜合檔案室，能夠囊括醫(yī)院各個(gè)部門與組織的檔案資源，融文書、基建、科研、會(huì)計(jì)、人事等于一體，強(qiáng)化集中管理的實(shí)現(xiàn)，維護(hù)醫(yī)院檔案資源的完整性，為檔案資源的查詢與利用提供便利，增強(qiáng)其效率性。

一、正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院管理、檔案管理以及綜合檔案室的關(guān)系

對(duì)于檔案而言，其以醫(yī)院管理行為為基本內(nèi)容，是原始記錄的表現(xiàn)，代表了醫(yī)院發(fā)展的全過程，發(fā)揮憑證的作用，極具價(jià)值。只有擁有完整與系統(tǒng)的檔案資料，才能達(dá)到對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷程的完整呈現(xiàn)。由此可見，檔案資料既能準(zhǔn)確反映醫(yī)院與管理的關(guān)系，也是醫(yī)院不同時(shí)期管理水平與管理風(fēng)貌的體現(xiàn)。也就是說，醫(yī)院的管理離不開檔案管理工作的大力支撐。檔案工作的職能服務(wù)于整體管理，檔案工作在醫(yī)院管理中占據(jù)舉足輕重的作用，也是提升醫(yī)院管理質(zhì)量與管理效率的關(guān)鍵。而綜合檔案室是管理醫(yī)院檔案的載體，要突破傳統(tǒng)分散式管理模式的束縛，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺焦芾矸绞?，將以往各部門各自收集的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，提供檔案對(duì)內(nèi)與對(duì)外服務(wù)，促使檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)，以便更好服務(wù)于醫(yī)院管理并提供決策支持。

二、如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用

1.全員范圍內(nèi)提高對(duì)綜合檔案室管理工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，科學(xué)管理是目標(biāo)，基礎(chǔ)管理是根本，離不開系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確的檔案資源的支持性作用。同時(shí)，在信息社會(huì)，信息管理更是管理方式的重要體現(xiàn)，這也是綜合檔案室存在的根本意義。為了有效增強(qiáng)綜合檔案室的管理職能，作為醫(yī)院的管理者，要正視綜合檔案室在醫(yī)院管理中的地位與作用，給予正確的認(rèn)識(shí)。在醫(yī)院管理決策中，綜合檔案室能夠提供全面的信息，體現(xiàn)決策前的參考價(jià)值，是影響決策正確與否的關(guān)鍵因素。為此，管理者要正確認(rèn)識(shí)綜合檔案室影響，積極加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，將綜合檔案管理工作落到實(shí)處，為檔案作用的發(fā)揮創(chuàng)設(shè)有利條件。

2.依托辦公室為綜合檔案室管理營造優(yōu)質(zhì)環(huán)境

綜合檔案室隸屬于醫(yī)院辦公室，綜合檔案室的管理工作與辦公室有著密切的關(guān)系。通常，醫(yī)院檔案管理工作極具復(fù)雜性，涵蓋多個(gè)部門，跨越多個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)，綜合檔案室的建立也是逐步完成，除了依靠領(lǐng)導(dǎo)在政策等方面的支持之外，還需要各個(gè)部門的配合，以便保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作得到妥善落實(shí)，促使各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范得到貫徹執(zhí)行。在醫(yī)院綜合檔案中，其涉及的內(nèi)部收集整理、日常管理都需要辦公室的支撐，以便為檔案工作者提供良好的工作條件。除此之外，在綜合檔案室的建設(shè)過程中，很多內(nèi)容都已依靠辦公室，如檔案管理環(huán)境的改善、人員管理的實(shí)施以及相關(guān)檔案管理方案形成等。辦公室支持綜合檔案室的表現(xiàn)集中體現(xiàn)在對(duì)綜合檔案工作的檢查與指導(dǎo)。也就是說，醫(yī)院綜合檔案室的工作成績與辦公室職責(zé)具有不可分割的關(guān)系。具體講，針對(duì)綜合檔案室的工作，一旦遇到上級(jí)檢查，辦公室與綜合檔案室需要共同陪同與參與;要積極參加檔案工作方面的會(huì)議與活動(dòng)，重視交流，掌握檔案領(lǐng)域的新動(dòng)態(tài)。遵循標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化發(fā)展要求，切實(shí)增強(qiáng)人員素質(zhì)與能力，切實(shí)提升綜合檔案管理質(zhì)量;要積極貫徹檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，做到依法辦事，明確綜合檔案室相關(guān)工作流程與環(huán)節(jié)，切實(shí)提升其管理質(zhì)量。依托辦公室，綜合檔案室的工作得以有序開展，在諸多有形、無形的支持下，最大限度調(diào)動(dòng)人員工作積極性，全面提升醫(yī)院檔案管理水平，更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。

3.全面優(yōu)化與完善醫(yī)院綜合檔案室管理制度

醫(yī)院綜合檔案室工作的開展需要強(qiáng)有力的管理制度作為基礎(chǔ)性保障。具體講，首先，遵循統(tǒng)一性與集中性原則，構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案室管理制度。鑒于工作環(huán)境以及條件的限制，這項(xiàng)工作要按部就班，避免盲目性，構(gòu)建明確建設(shè)目標(biāo)，將集中管理制度進(jìn)行妥善落實(shí)，以便真正維護(hù)醫(yī)院檔案的完整性與安全性，促使檔案之間的聯(lián)系具有有機(jī)性。另外，對(duì)相關(guān)檔案材料的形成、歸檔、移交以及收集、利用制度進(jìn)行完善。其次，在醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)中，人員管理制度也不容忽視，要出具相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理人員相關(guān)職能進(jìn)行明確，以便有效提高檔案資料管理能力，保證醫(yī)院各門類檔案歸檔質(zhì)量。再次，要對(duì)醫(yī)院各個(gè)職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，明確規(guī)定其資料歸檔范圍以及時(shí)間，以滿足全員綜合檔案管理系統(tǒng)化與條理化的目標(biāo)。最后，綜合檔案室要重視加快信息化建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)綜合檔案室檔案管理體系，尤其重視利用現(xiàn)代化檢索工具，結(jié)合分工與權(quán)限的差異，充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用。

4.提升檔案管理人員素質(zhì)與能力，增強(qiáng)管理規(guī)范性

立足醫(yī)院綜合檔案室，其保存的檔案資料涵蓋醫(yī)院發(fā)展各個(gè)方面，作為綜合檔案室的管理人員，其主要工作是維護(hù)醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域檔案的完整性與安全性。一方面，對(duì)于檔案的使用，要遵循規(guī)章制度，結(jié)合實(shí)際情況，按照權(quán)限的界定，確定利用范圍，采取差異性的審批流程與手續(xù)，保證檔案利用有章可循。同時(shí)，要將保密工作落實(shí)到位，避免檔案信息的損壞與泄露。其次，對(duì)于綜合檔案室，管理者對(duì)檔案安全負(fù)責(zé)，對(duì)其素質(zhì)提出更高要求。一方面管理者要具備較高的責(zé)任心，擁有服務(wù)意識(shí)，熱愛檔案事業(yè)。另一方面業(yè)務(wù)素質(zhì)也是關(guān)鍵，既要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又要善于創(chuàng)新，敢于接受新事物，轉(zhuǎn)變思路，尤其能夠積極投入信息化建設(shè)之中，以便利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，更好服務(wù)于檔案應(yīng)用。

5.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為綜合檔案室工作創(chuàng)造有利條件

醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作需要強(qiáng)有力的物質(zhì)支撐，也就是說，需要加強(qiáng)綜合檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為其功能與作用的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。首先，要重視加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，以便促使醫(yī)院各個(gè)部門、各個(gè)門類的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)順暢清理、移交、接收以及歸檔，將全院處于分散狀態(tài)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。其次，結(jié)合綜合檔案管理工作需求，對(duì)綜合檔案室管理環(huán)境進(jìn)行改善，合理進(jìn)行管理空間的擴(kuò)展，擴(kuò)充檔案管理設(shè)備與相關(guān)工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理?xiàng)l件的改善。再次，為了提升綜合檔案室檔案管理水平，人員建設(shè)是關(guān)鍵，重視配備專業(yè)的檔案管理人員，改變?cè)屑媛毴藛T為主的人員結(jié)構(gòu)，營造有序的工作氛圍。綜合檔案管理實(shí)踐，人員需要增強(qiáng)管理思維，積極投入檔案管理信息化建設(shè)之中，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提升業(yè)務(wù)水平，明確新時(shí)期醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新情況，對(duì)檔案信息資源開發(fā)與利用工作進(jìn)行思路的拓展，全面提升檔案工作能力與水平。

6.重視檔案資源開發(fā)利用，增強(qiáng)信息共享性

對(duì)于檔案而言，之所以進(jìn)行管理，最終目的是對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)與利用。基于此，醫(yī)院綜合檔案室也要明確檔案管理的真正目的，在實(shí)現(xiàn)分類與集中管理的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案資料信息量龐大的優(yōu)勢(shì)。也就是說，要立足開發(fā)與利用，探索發(fā)揮檔案價(jià)值的途徑。醫(yī)院綜合檔案室需要將管理作為系統(tǒng)性工作，將工作重心放在檔案資料的開發(fā)與利用方面，重視材料編研，尊重信息的原始性、系統(tǒng)性與針對(duì)性。另外，可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，依托網(wǎng)絡(luò)化檔案平臺(tái)，增強(qiáng)信息共享性。

三、結(jié)束語

立足新的發(fā)展時(shí)期，醫(yī)院管理更顯系統(tǒng)性，而綜合檔案室管理成為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，事關(guān)醫(yī)院綜合管理水平的提升。因此，要以醫(yī)院發(fā)展為背景，尊重其發(fā)展實(shí)際，將綜合檔案室的管理工作落到實(shí)處，在理順醫(yī)院綜合檔案室管理與整體管理關(guān)系的前提下，積極構(gòu)建針對(duì)性發(fā)展策略，從體系、制度、人員建設(shè)等多角度出發(fā)，有效發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院檔案管理以及整體管理中的作用，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升，為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：惠州市第一人民醫(yī)院）