王玉蘭

摘 要：辦公室作為學校行政管理工作的核心機構(gòu)，承擔著辦文、辦會、辦事等多項職能。新時代對做好高職院校辦公室工作提出了新的要求，文章從抓好執(zhí)行力、工作規(guī)范化、強化保障力、提高服務質(zhì)量四個方面，對如何做好高職院校辦公室工作進行了探索。

關(guān)鍵詞：新時代;高職院校;辦公室工作

一、辦公室的職能

（一）高起點謀劃，著力辦好文

以文輔政是辦公室的職責所在，主要分為四個部分：一是綜合性文字材料的起草。全面、準確領(lǐng)會發(fā)文意圖并做好記錄，起草的內(nèi)容包括日常通知、制度辦法、活動方案、考察函、匯報、經(jīng)驗交流、領(lǐng)導講話等，要反復琢磨，多次修改，避免文稿硬傷。二是文件印發(fā)。從合法性、合規(guī)性、合理性對送審稿進行規(guī)范性審查，審核標題、語句、標點符號、格式等，及時向起草單位反饋意見并進行完善，登記編號，并印發(fā)文件。三是來文處理。及時接收文件做好登記，擬定來文的分送處理意見，呈送領(lǐng)導閱示，并轉(zhuǎn)交相關(guān)部門承辦;嚴格按規(guī)定范圍組織傳閱和傳達，并主動與相關(guān)部門進行協(xié)商溝通，做好文件的催辦落實，及時對文件進行歸檔處理。四是信息宣傳。加強與新聞媒體和政府機關(guān)信息中心的聯(lián)系和合作，圍繞學校的教育教學成果、專業(yè)學科建設、精神文明建設、國際交流合作、產(chǎn)教融合等方面及時報送政務信息，努力宣傳學校的辦學典型經(jīng)驗，擴大學校在社會上的影響力，提高學校知名度，促進社會和家長對學校的了解。

（二）高質(zhì)量推進，著力辦好會

“辦好會”是工作推進落實的有力抓手：一是周到細致地做好會前各項準備工作，擬發(fā)會議通知，收集匯總會議議題，準備好會議有關(guān)資料，布置會場，調(diào)試好音響設備，盡量確保每一個環(huán)節(jié)不出紕漏;二是會中全程參與，做好會議簽到、會議記錄以及熱水添加等會務工作;三是會后做好整理和總結(jié)工作，撰寫會議新聞稿，決策性會議要及時編發(fā)會議紀要及決議事項抄告單，做好決議執(zhí)行情況反饋和歸檔工作，確保學校各項決策部署貫徹執(zhí)行到位。同時，凡屬應該保密的要嚴格遵守保密紀律，嚴格控制參會人數(shù)，提高會議實效。全校性大規(guī)模會議，實行會議審批制度，由辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排，并進一步精簡會議議程，各類會議能不開的堅決不開，可以合并的要精簡合并，切實改進會風，杜絕文山會海。

（三）高標準落實，著力辦好事

運轉(zhuǎn)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)是辦公室立身之本，每一項工作流程、每一個細節(jié)都要對表對標，確保工作落實落細落地。

印章管理。必須嚴格按照使用范圍和批準手續(xù)管理使用印章，辦理使用登記手續(xù)，用印內(nèi)容審核通過和領(lǐng)導批示意見后方可用印;印章應指定專人妥善保管，嚴禁私自攜帶外出使用，因工作需要用的各類機構(gòu)的印章，由辦公室審核后，統(tǒng)一進行刻制、啟用;機構(gòu)名稱改變或機構(gòu)撤銷時，印章要交回辦公室統(tǒng)一進行封存或銷毀。

檔案管理。嚴格按照《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》要求，督促相關(guān)部門按照“辦理完畢即歸檔”的原則，在工作完成后的第一時間將檔案資料報送至檔案室，建立好檔案目錄，按照目錄將資料歸檔，同時做好年鑒、校史的收集、整理、編寫工作。

信息公開。依據(jù)《高等學院信息公開辦法》等文件要求，明確信息公開的指導思想、工作機構(gòu)和職責，公開的范圍，公開的方式和程序，信息公開申請程序及監(jiān)督和保障等內(nèi)容。通過信息公開網(wǎng)站、學校政務網(wǎng)站發(fā)布信息公開制度、主動公開的內(nèi)容以及應申請公開的辦理流程與方法，及時更新信息;同時，利用電話、電子郵件、傳真等形式對信息公開服務進行咨詢，提高工作透明度。

信訪處理。建立來信來訪登記、傳達、辦理、反饋制度，努力協(xié)調(diào)解決師生反映強烈的問題，通過搭建陽光服務平臺、校長信箱等途徑，安排專人收集信息平臺上的各類意見、建議及各類輿情，然后根據(jù)事項類別及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門進行辦理、回復，并對重要事項進行跟蹤督查督辦。

內(nèi)控標準化管理。以強調(diào)執(zhí)行和考核為手段，全面推進學院年度重點工作，突出抓好上級部署、黨委會與辦公會決議等重要工作的落實，按月制訂工作計劃，月底提交完成情況進行銷號，強化部門工作過程考核，實現(xiàn)對工作的全過程標準化管控。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計。建立健全統(tǒng)計工作原始臺賬，試行分級負責的統(tǒng)計管理體制，制定數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系和任務分解表，組織相關(guān)部門采集基礎數(shù)據(jù)，填報報表，對初步匯總的數(shù)據(jù)進行對比分析后，報領(lǐng)導審核，規(guī)范信息化統(tǒng)計工作，使數(shù)據(jù)采集更加真實、可靠、全面。開展統(tǒng)計分析和研究工作，為學校領(lǐng)導決策提供科學準確的數(shù)字依據(jù)。

保密工作。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，加強保密工作的管理，貫徹落實國家保密法律法規(guī)及相關(guān)的工作方針政策，制定并完善保密規(guī)章制度，開展好學校的保密宣傳教育及保密培訓、涉密文件管理等工作，確保黨和國家秘密的安全。

二、做好辦公室工作的幾點建議

（一）講政治，強素質(zhì)，在抓好執(zhí)行力上下功夫

一是旗幟鮮明講政治。習近平總書記在考察中辦工作時提出了“堅持絕對忠誠的政治品格，堅持高度自覺的大局意識，堅持極端負責的工作作風，堅持無怨無悔的奉獻精神，堅持廉潔自律的道德操守”的“五個堅持”要求，對新時代做好辦公室工作具有重要的指導作用。辦公室作為上傳下達的機關(guān)樞紐，旗幟鮮明地講政治尤為重要，要深入貫徹落實習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，堅決做到“兩個維護”，始終在思想上、政治上、行動上同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致，確保黨中央各項決策部署在學校落地生根。二是要強化理論學習。要以習近平新時代中國特色社會主義思想特別是習近平總書記關(guān)于職業(yè)教育的重要論述武裝頭腦、指導實踐、推動工作，認真學習全國教育大會和全國高校思想政治工作會議精神;主動學習《國家職業(yè)教育改革實施方案》，學習《中國共產(chǎn)黨紀律處分條例》《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例》《中國共產(chǎn)黨問責條例》等黨紀黨規(guī)，讀原著、悟原理，學懂弄通做實;積極參加公文、財務、法律、統(tǒng)計等方面的培訓，把學習和工作有機結(jié)合起來，提高政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，真正發(fā)揮辦公室的參謀作用。要加強培養(yǎng)辦公室工作人員的大局意識、團隊意識、創(chuàng)新意識，激發(fā)每個工作人員的主動性和創(chuàng)造性，發(fā)揚精益求精的工作作風，團結(jié)協(xié)作，提高辦公室團隊的凝聚力和執(zhí)行力。

（二）建制度，轉(zhuǎn)作風，在工作規(guī)范化上下功夫

一是完善與學校章程配套的內(nèi)部管理制度體系。用制度完善會議管理、接待工作、合同管理、公文處理、檔案管理、督辦落實等工作流程，構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、運行有效的制度體系，健全依法決策機制，完善按章執(zhí)行機制，強化制約監(jiān)督機制。二是加強和改進工作作風，定期聽取師生的意見和建議，尋找本部門工作作風方面的短板，增強服務意識，充分發(fā)揮工作積極性和主動性，努力提升為教學科研和廣大師生服務的能力。三是加強廉政教育。堅持教育防范，提高思想認識，始終把紀律和規(guī)矩放在前面，強化政治安全意識、經(jīng)濟安全意識、底線和紅線意識，認清形勢，保持定力，自覺接受監(jiān)督，積極干事創(chuàng)業(yè)，充分發(fā)揮辦公室黨員的標桿作用，為辦公室工作爭創(chuàng)一流業(yè)績提供政治保障。

（三）謀大事，顧大局，在強化保障力上下功夫

一是要充分發(fā)揮參謀助手作用。圍繞學校的重點工作，聚焦師生員工關(guān)注的熱點焦點，緊跟行業(yè)企業(yè)發(fā)展形勢，強化調(diào)查研究，抓好調(diào)研，做好信息收集整理工作，及時向?qū)W校領(lǐng)導反饋意見、提出建議，為領(lǐng)導科學決策當好參謀。二是積極發(fā)揮橋梁紐帶作用。要加強與上級單位、學校相關(guān)處室的溝通，強化重點工作、重大活動、重要會議的組織協(xié)調(diào)，積極參與到學校教育教學、招生就業(yè)、后勤保障、產(chǎn)學研等各項工作中來，不斷優(yōu)化工作任務分解方案，做好完成情況跟蹤落實;始終把綜合協(xié)調(diào)工作滲透到學院各項工作的各個環(huán)節(jié)，使方方方面工作相互銜接、運轉(zhuǎn)有序，形成合力，充分發(fā)揮牽頭抓總、協(xié)調(diào)各方的作用。三是強化行政督導職能。建立會議紀要整理傳閱、決議執(zhí)行情況定期反饋等一系列制度，按月對全院重點工作進行回顧、反思和梳理，并提出具體安排建議，落實責任部門，及時有效地開展督促檢查，有效推動各項重點工作的順利開展，確保上級及學校各項決策部署得到貫徹落實;強化信訪工作督辦，堅持依法辦事，明確處理時限，及時轉(zhuǎn)辦、及時跟進、及時反饋;依托內(nèi)控標準化管理平臺，把內(nèi)控作為貫徹落實學院發(fā)展思路、重大決策和工作部署的必要手段，及時預警，及時銷號，確保督辦落實有效。

（四）重實效，促發(fā)展，在提升服務質(zhì)量上下功夫

一是推行首問負責制，凡師生咨詢、辦事，要求首位接觸的辦公室工作人員必須友好接待，熱情幫助，負責處理，對重大、緊急或無法獨立完成的事項，首問責任人應即時報告學校相關(guān)負責人予以妥善處理，而不得簡單使用“不知道”“這事不是我負責”“跟我沒關(guān)系”等言辭予以推脫，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象。二是逐步推廣“業(yè)績公示”制度，制定各個崗位的崗位職責，切實做到按崗設職、按崗履責，公示具體工作職能、服務事項、工作業(yè)績，主動接受師生員工的監(jiān)督，強化崗位考核。三是在辦事上更加注重細節(jié)高效?！稗k公室工作是一項講求實干的工作，心浮氣躁者是難以勝任的，必須要有‘不以物喜，不以己悲的人生境界，必須要有吃苦耐勞、甘于奉獻的思想品德?！痹谂閹熒峁┓盏耐瑫r，要不斷提高辦文、辦會、辦事的效率和質(zhì)量，把高標準落實到工作的每個細節(jié)，以精益求精的態(tài)度對待工作中的每一個環(huán)節(jié)，盡量避免紕漏，確保制度的實施、執(zhí)行落到實處;同時依托公文流轉(zhuǎn)、合同管理、會議管理、文件處理、信訪服務、政務信息等平臺，加大信息化建設力度，有效提高行政辦公效率，真正做到“讓信息多跑路、師生少跑腿”。

參考文獻：

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