李文彬

摘 要：固定資產(chǎn)是企業(yè)進行生產(chǎn)的重要物質(zhì)條件，是發(fā)展國民經(jīng)濟的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)采購是獲得固定資產(chǎn)的重要途徑之一，對固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進行分析，對于保證固定資產(chǎn)安全完整，提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力有著重要意義。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)采購;內(nèi)部控制;風險管理

企業(yè)對于固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)應(yīng)當設(shè)計并實施一套有效的內(nèi)部控制，以此來防止或者發(fā)現(xiàn)并糾正在采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各個錯誤或者舞弊。

1.編制準確的需求計劃和采購計劃

固定資產(chǎn)采購有別于其他的物資采購，其采購頻率較其他項目相比相對較低，價格相對較高。因此，準確，及時地編制固定資產(chǎn)需求計劃則顯得更加重要，采購項目的完成情況不僅影響當期的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，還會給以后期間的生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來持續(xù)性的影響。

如何正確的編制需求計劃則要求相關(guān)部門的人員能夠?qū)ψ约翰块T的生產(chǎn)狀況做出及時地判斷，考慮是否存在固定資產(chǎn)購置的必要，并且及時地與領(lǐng)導進行溝通，如果確實需要購置固定資產(chǎn)，則應(yīng)該區(qū)分該項固定資產(chǎn)的采購屬于專項工程物資采購還是公司日常固定資產(chǎn)零星采購。

2.科學的采購申請審批制度

采購申請審批制度（此處特指固定資產(chǎn)采購）包括了申請和審批兩個環(huán)節(jié)，其中涉及到的權(quán)責單位有：固定資產(chǎn)的使用部門，財務(wù)部，采購部以及總經(jīng)理。

固定資產(chǎn)使用部門在按照規(guī)定編制《固定資產(chǎn)采購預算表》，交給部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)當對收到的《固定資產(chǎn)采購預算表》進行詳細的檢查，并確認以下幾點：該預算表符合企業(yè)年度的固定資產(chǎn)采購計劃，且與企業(yè)在年初制定的《固定資產(chǎn)新增計劃表》不違背;固定資產(chǎn)的購置原因是否明確填列，有無模糊描述的情況;擬購入的時間是否合理，擬購入的數(shù)量有無存在不妥之處;對于現(xiàn)有的固定資產(chǎn)折舊年限已到需新增的應(yīng)當審核其相應(yīng)購入的時間和實際的折舊年限。

在經(jīng)過部門負責人的審核后，《固定資產(chǎn)采購預算表》應(yīng)當交由總經(jīng)理簽字，然后交給財務(wù)部，財務(wù)部進行審閱后交給董事會，形成下一年度編制《固定資產(chǎn)新增計劃表》的基礎(chǔ)，并形成檔案保存。同時采購部門在接到授權(quán)后，對固定資產(chǎn)開始實施采購。

3.選擇正確的供應(yīng)商

企業(yè)選擇供應(yīng)商并形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系對于企業(yè)日常經(jīng)營和長期發(fā)展有著深遠的影響，如何選擇正確的供應(yīng)商是每一個企業(yè)都在不斷思索的一個問題。既然是選擇，那么就需要有一個標準，在選擇供應(yīng)商的過程中，企業(yè)也應(yīng)該有一個供應(yīng)商的評價機制。在這個評價機制中，企業(yè)需要考慮的因素有：供貨質(zhì)量、供貨服務(wù)、技術(shù)考核、價格。在這四個因素中，每一個因素所占的比例也不相同，供貨質(zhì)量因素基本占到35%的評分比重，供貨服務(wù)為25%，技術(shù)考核為10%價格為30%。

從這些數(shù)據(jù)中不難看出，一個科學合理的供應(yīng)商評價機制，主要考慮的因素為供貨質(zhì)量和價格。供貨的質(zhì)量直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，在固定資產(chǎn)采購中，如果采購的固定資產(chǎn)在質(zhì)量上存在問題，不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)要求，那么將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)能力。同樣，價格因素也是企業(yè)必須要考慮的一個重要因素。如果企業(yè)一味地選擇高質(zhì)量的固定資產(chǎn)，而忽略了價格帶來的影響，那么所選擇的供應(yīng)商也不是科學合理的。比如某固定資產(chǎn)的價格已經(jīng)超過了企業(yè)預計的價格，企業(yè)如果堅持進行購買，那么很有可能因為資金問題而影響其他經(jīng)營活動的開展，使企業(yè)面臨財務(wù)困境。當然，如果企業(yè)知識單純地看重價格因素，只選擇價格較低的固定資產(chǎn)，那么企業(yè)同樣需要去承擔質(zhì)量不合格，運輸服務(wù)差等潛在風險。

在實際的供應(yīng)商選擇過程中，企業(yè)一般會選擇三家或三家以上的供應(yīng)商進行比較。如果存在長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的供應(yīng)商，則企業(yè)一般會優(yōu)先考慮這些企業(yè)，因為這些供應(yīng)商由于是長期伙伴關(guān)系，其報價相比于其他供應(yīng)商會更低;其次，因為企業(yè)一直是選擇該企業(yè)的固定資產(chǎn)，則該企業(yè)固定資產(chǎn)在質(zhì)量方面的潛在風險相對也會更低。

4.訂立完善的協(xié)議或合同

在實際的交易中，當某項固定資產(chǎn)采購已經(jīng)進行到簽訂合同環(huán)節(jié)時，為了避免出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)就簽訂合同的情況出現(xiàn)，企業(yè)一般要求在合同上加蓋企業(yè)的公章，而公章一般由行政部的人員進行保管。

在簽訂采購的合同之后，可能會出現(xiàn)交易的某一方喪失履約能力或者其能力不足以承擔合同上描述的相關(guān)義務(wù)，那么就會給整個交易事項帶來巨大的不利影響，甚至被迫中止交易。為了避免這些潛在危害的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)當對自身，同時對對方企業(yè)的履約能力進行正確地評估，并根據(jù)評估的結(jié)果，作為制定合同有關(guān)條款的依據(jù)。在固定資產(chǎn)采購交易中，對于履約能力的評估需要考慮的因素主要包括：資金和融資能力，網(wǎng)絡(luò)渠道能否滿足合同的需要，合同對方的聲譽。

對于企業(yè)自身而言，需要考慮的就是資金能力。一般固定資產(chǎn)采購往往都是需要花費大量的資金，如果企業(yè)沒有能夠客觀合理地判斷自身的財務(wù)能力，那么很有可能造成無法付清賬款的情況，面臨違反合同條款，訴訟等風險。

在制定合同的過程中，應(yīng)當具體列示合同雙方各自的權(quán)利，義務(wù)和違約責任。這樣在采購業(yè)務(wù)的具體開展中能夠做到權(quán)責分明，出現(xiàn)了問題也能按照合同上列式的條款追究相應(yīng)的責任人，并采取有效的解決方案，從而間接加快了整個項目的工作效率，縮短項目持續(xù)的時間。

5.建立明確的驗收標準和規(guī)范驗收程序

在固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)中，驗收是確保質(zhì)量安全的最后一道保障，驗收人員應(yīng)當遵守相應(yīng)的規(guī)范對收到的固定資產(chǎn)進行認真地檢查、核對，主要的工作應(yīng)當有：查看收到的固定資產(chǎn)是否為企業(yè)采購的固定資產(chǎn)，有無更換的情況;實際送達的固定資產(chǎn)數(shù)量與銷售協(xié)議和發(fā)票上注明的數(shù)量是否一致，有無缺失，遺漏等情況;送達的固定資產(chǎn)在質(zhì)量方面能否符合企業(yè)的要求，在運輸過程中產(chǎn)生的損耗是否合理，如果不合理，則應(yīng)當及時上報給上級領(lǐng)導，由相應(yīng)的負責人根據(jù)合同中的條款進行解釋或者補救，如果存在嚴重質(zhì)量問題，則應(yīng)當采取退貨的途徑。

驗收是付款的前提，企業(yè)只有嚴格把控驗收環(huán)節(jié)的工作，才能有效避免不合格的固定資產(chǎn)進入企業(yè)，否則不僅花費了巨大的人力物力，而且沒有給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來任何的實質(zhì)性幫助，從而加大企業(yè)的經(jīng)濟負擔。

6. 付款審核與付款方式的控制

完善的付款審核制度應(yīng)對審核的權(quán)限做出明確的規(guī)定，包括：所有支付款項對應(yīng)的業(yè)務(wù)的審批手續(xù)必須完備;所有付款必須經(jīng)過業(yè)務(wù)審核（部門），財務(wù)審核（二級審核）和有權(quán)簽署的分管領(lǐng)導審核，并嚴格按照指定的順序執(zhí)行審批流程，否則財務(wù)有權(quán)拒絕支付款項，相關(guān)的責任由經(jīng)辦人及部門承擔。某一級的審批人員因故不能執(zhí)行審批工作，則應(yīng)該通過書面文件授權(quán)給其下屬的代理人，并且公告在公司內(nèi)部，同時到財務(wù)部備案。被授權(quán)的代理人在代理期間可以行使相應(yīng)的審批權(quán)力，并在代理期間結(jié)束后將工作的情況向委托人報告。代理期間受托人的責任由委托人承擔。對于固定資產(chǎn)的采購，財務(wù)部的審核人為采購應(yīng)付會計，其負責的審核工作應(yīng)當包括對付款申請的合理性、合法性、規(guī)范性以及付款金額的準確性進行及時的校驗核對。

企業(yè)采購固定資產(chǎn)一般采用銀行轉(zhuǎn)賬的付款方式進行貨款支付。在合同中，通常會有如下說明。如：固定資產(chǎn)在安裝調(diào)試合格并通過甲方（購買方）驗收后，乙方（銷售方）提交合同總價100%金額的發(fā)票及合同總價90%金額的收據(jù)，甲方支付合同總價的90%，即***元。在質(zhì)滿期*年后，乙方提交合同總價10%金額的收據(jù)，甲方支付合同總價的10%，即***元。適當?shù)母犊罘绞讲粌H能保證付款的安全，同時也利于企業(yè)對于資金的管理，避免資金因閑置而造成浪費，因短缺而造成無法支付的尷尬情況。

結(jié)束語

企業(yè)獲得固定資產(chǎn)通常包括采購和自行建造，固定資產(chǎn)采購是固定資產(chǎn)購置的重要途徑之一。在整個采購過程中，每一個環(huán)節(jié)都存在風險點，如果不能進行有效地預防，那么當這些風險點變?yōu)閷嶋H的錯誤時，就可能引起重大的危害。