羅越
[摘 要] 在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中,建筑行業(yè)和建設(shè)工程無疑貢獻(xiàn)了不小的力量。而在工程項(xiàng)目管理過程中,工程檔案管理無疑是重要的組成部分,對(duì)工程質(zhì)量有著重要促進(jìn)作用。尤其是我國居民生活水平的提高,對(duì)工程質(zhì)量要求也越來越高,而這便需要企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理,保障工程項(xiàng)目的順利建設(shè)。但目前而言,無論是項(xiàng)目甲方還是乙方,關(guān)注重點(diǎn)都是項(xiàng)目質(zhì)量;而對(duì)質(zhì)量的相關(guān)要素比較忽視,特別是工程檔案管理,一些項(xiàng)目管理人員忽視了工程檔案管理在工程質(zhì)量中的作用。因此,文章就工程檔案管理在工程質(zhì)量所起到的重要作用進(jìn)行分析,并探討了加強(qiáng)工程檔案管理的具體措施。
[關(guān)鍵詞] 工程檔案管理;工程質(zhì)量;項(xiàng)目
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
一、工程檔案與工程質(zhì)量之間的關(guān)系
在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中,無論是項(xiàng)目甲方還是乙方,都十分重視工程質(zhì)量,而在工程質(zhì)量整個(gè)體系中,工程檔案管理無疑是其重要組成部分。因此,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)工程檔案的重視。一般而言,在項(xiàng)目建設(shè)前便已經(jīng)準(zhǔn)備好了工程檔案,如工程立項(xiàng)文件、工程規(guī)劃文件等等,這些文件資源對(duì)工程建設(shè)起到了很好的保障作用。如果施工企業(yè)沒有對(duì)這些資料進(jìn)行有效的保存,可能會(huì)嚴(yán)重影響到項(xiàng)目施工情況[1]。同時(shí),相關(guān)工程檔案與工程建設(shè)的精準(zhǔn)性息息相關(guān),一些關(guān)于材料的檢驗(yàn)文件,如水泥、鋼筋等材料的檢驗(yàn)文件必須保存好,作為日后工程審核的依據(jù)。工程檔案管理貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目,是工程建設(shè)的重要組成部分,施工單位必須加強(qiáng)重視工程檔案管理,并采取有效的管理措施。
二、工程檔案管理對(duì)工程質(zhì)量的重要作用
(一)能有效反映建筑工程質(zhì)量水平
首先,一般在項(xiàng)目施工之前,工程檔案便已經(jīng)建立。在項(xiàng)目建設(shè)的前期,關(guān)于項(xiàng)目的有關(guān)決定、審核、設(shè)立等方面,都需要一些資料文件來記錄,尤其是一些大型項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、預(yù)算等,都需要在立項(xiàng)文件上進(jìn)行參考[1]。所以,企業(yè)必須把工程檔案管理好,讓項(xiàng)目工程檔案資料成為企業(yè)工程項(xiàng)目重要的參考文件,這直接關(guān)系著之后的勘察設(shè)計(jì),能有效反映一家企業(yè)的建筑工程質(zhì)量水平。如果一家企業(yè)在工程建設(shè)過程中,忽視了檔案管理,導(dǎo)致相關(guān)資料欠缺或不合格,從而使工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度緩慢。同時(shí),在施工過程中的各類文件檔案也需要科學(xué)分類保存,它直接關(guān)系著項(xiàng)目的施工進(jìn)展。
其次,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,目前數(shù)字化施工趨勢(shì)愈發(fā)明顯,對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量要求也越來越高,在數(shù)字化時(shí)代,圖紙和數(shù)據(jù)形成體系,項(xiàng)目施工精細(xì)化管理和量化分析被不斷強(qiáng)化。在工程領(lǐng)域,單純通過現(xiàn)場評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的方式已經(jīng)無法滿足要求。因此,企業(yè)必須通過精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)指標(biāo)來分析工程質(zhì)量,而數(shù)據(jù)指標(biāo)大部分是由工程檔案反映,想要全面評(píng)價(jià)項(xiàng)目工程質(zhì)量必須依賴建設(shè)工程檔案,
此外,工程建設(shè)檔案不僅僅能反映工程質(zhì)量,還能反映一些隱蔽的數(shù)據(jù)。在一些工程項(xiàng)目中,單憑肉眼很難檢測(cè)到核心工序及材料質(zhì)量,這個(gè)時(shí)候工程檔案資料便發(fā)揮了重要作用。如果工程檔案質(zhì)量高,那么能在一定程度上反映該項(xiàng)目工程管理規(guī)范,管理人員素質(zhì)較高等現(xiàn)象。
(二)檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
實(shí)質(zhì)上,工程建設(shè)檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過程,工程檔案管理并不是一個(gè)獨(dú)立的行為,它是工程項(xiàng)目的重要組成部分,從這個(gè)角度來看,工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理上,施工單位對(duì)施工現(xiàn)場質(zhì)量的把控是工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要著力點(diǎn)。施工單位主要通過五個(gè)方面進(jìn)行施工現(xiàn)場質(zhì)量把控,即材料、機(jī)械、人力、方法和環(huán)境。在材料上,各類建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、合格證書、使用說明等等必須具備;在機(jī)械上,對(duì)機(jī)械設(shè)備的實(shí)施調(diào)控與科學(xué)使用是施工單位的主要內(nèi)容;在人力上,工程資料員是工程項(xiàng)目中不可缺少的技術(shù)人員,根據(jù)規(guī)定,項(xiàng)目必須具備工程資料員才能開始施工,同時(shí),工程資料員也要具備資料員證書才能上崗;在方法上,施工日志要詳細(xì)記錄施工現(xiàn)場的施工方法及流程;在環(huán)境上,施工單位必須在開工前、開工過程中以及完工后對(duì)周邊環(huán)境進(jìn)行記錄。而上述五個(gè)方面的資料必須收集在工程建設(shè)檔案中,并歸類好。所以,檔案管理與工程質(zhì)量息息相關(guān)。
(三)工程檔案管理可以極大提高工程質(zhì)量
當(dāng)前,工程檔案管理成為項(xiàng)目竣工程序的重要條件,也是執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。因此,工程檔案管理不僅僅是工程項(xiàng)目順利推進(jìn)的保障,也關(guān)系著企業(yè)效益。從這個(gè)方面來說,企業(yè)便不得不加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的重視,嚴(yán)格審查檔案各類資料,要求檔案對(duì)項(xiàng)目所有環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟都要嚴(yán)格的記錄,從而保證企業(yè)和項(xiàng)目管理人員對(duì)施工現(xiàn)場有精準(zhǔn)控制[2]。此外,在正式施工前,工程檔案管理人員便需要明確責(zé)任,制定預(yù)案,一旦施工過程發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題,能及時(shí)處理,從而保證工程質(zhì)量。
(四)工程檔案管理是建設(shè)工程的重要組成部分
從整個(gè)工程項(xiàng)目來看,工程檔案管理無疑貫穿了項(xiàng)目施工全過程,且深入到施工項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié),有利于保證項(xiàng)目施工質(zhì)量。因此,以這個(gè)角度來看,工程檔案管理是施工建設(shè)的重要組成部分。首先,在施工前,工程檔案管理需要對(duì)工程的各類決策進(jìn)行記錄,為項(xiàng)目具體措施的落實(shí)提供建議。其次,在施工過程中,工程檔案能有效控制施工進(jìn)度,對(duì)施工各個(gè)環(huán)節(jié)管理提供有效的參考意見,如材料的進(jìn)場、機(jī)械的使用、勞務(wù)人力的分配等,都可以參考檔案資料來進(jìn)行分析,進(jìn)而控制施工進(jìn)度。最后,在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上,工程檔案是評(píng)估信息的有利提供者,它能有效反映項(xiàng)目施工過程中的各種數(shù)據(jù)。因此,工程檔案管理是建設(shè)工程不可忽視的部分。
三、關(guān)于加強(qiáng)工程檔案管理的具體建議
(一)建立健全工程檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度
目前,我國針對(duì)工程檔案制定了相關(guān)法律文件。企業(yè)可以通過相關(guān)法律文件規(guī)定來執(zhí)行檔案管理工作。各個(gè)地區(qū)也結(jié)合自身實(shí)際情況,根據(jù)國標(biāo)和行標(biāo)的規(guī)定,制定了工程檔案管理的內(nèi)容和職責(zé),同時(shí)對(duì)項(xiàng)目音像檔案制定了更高的要求。施工企業(yè)根據(jù)不同的項(xiàng)目類型來制定不同檔案管理要求,從而提高工程項(xiàng)目質(zhì)量。
(二)以人為本
施工企業(yè)要堅(jiān)持以人為本,加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。首先要加強(qiáng)檔案管理人員自身責(zé)任意識(shí),讓檔案管理人員明白自身工作的重要性。其次,要提高檔案管理人員綜合素質(zhì),時(shí)刻跟進(jìn)工程項(xiàng)目的各項(xiàng)內(nèi)容,保證檔案的真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性,為項(xiàng)目施工決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)信息支撐。此外,政府相關(guān)單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的法律宣傳,提高社會(huì)各界對(duì)工程建設(shè)檔案管理工作的重視,讓企業(yè)工作的重心不僅僅是工程建設(shè)和業(yè)務(wù)拓展,也要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的重視。同時(shí),政府相關(guān)單位要利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),把與工程檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行發(fā)布,讓建筑施工企業(yè)更好地了解工程檔案管理的重要性,讓檔案管理人員明白檔案管理的重要性[3]。
(三)關(guān)于檔案管理的重點(diǎn)步驟建議
首先,在準(zhǔn)備階段,工程項(xiàng)目相關(guān)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目報(bào)建資料的收集、整理、歸類,檔案管理人員要做好檢核工作,嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和地方規(guī)定對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料進(jìn)行審核把控,為工程質(zhì)量把好第一道關(guān)。如圖紙與工程名稱是否一致、目錄與內(nèi)容是否一致、圖號(hào)是否符合相關(guān)規(guī)定及要求等,一旦檔案管理人員發(fā)現(xiàn)了資料存在問題,應(yīng)及時(shí)匯報(bào),并進(jìn)行跟蹤處理,從而降低項(xiàng)目損失,保證項(xiàng)目的如期開工。
其次,在施工階段。施工階段的工程檔案管理更為重要,它能直接對(duì)項(xiàng)目施工質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以,在這個(gè)階段,檔案管理工作不僅需要對(duì)施工本身檔案進(jìn)行管理,還需要對(duì)供貨廠家的質(zhì)量檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核,要保證圖紙資料的要求與實(shí)際材料相一致。與材料供應(yīng)商合同要仔細(xì)檢查,并確保能否開具增值稅發(fā)票。
最后,在竣工驗(yàn)收階段。施工企業(yè)要對(duì)工程檔案進(jìn)行一次全面檢查,保證所有檔案資料的合格性、嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí),企業(yè)質(zhì)檢部門也需進(jìn)行針對(duì)性抽查,尤其是一些重點(diǎn)檔案文件,要嚴(yán)格按照有關(guān)程序進(jìn)行驗(yàn)收,以保證工程質(zhì)量。
此外,施工單位還應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持持證上崗原則,要雙證合一。保證工程檔案管理人員具備相應(yīng)的上崗證,具備應(yīng)有的職業(yè)素質(zhì),確保檔案管理工作能順利進(jìn)行。同時(shí),要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn),提高其電子化信息整理能力,實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化入庫,這樣既能提高對(duì)工程檔案的保護(hù)力度,也能讓企業(yè)時(shí)刻監(jiān)察檔案情況[3]。
四、結(jié)語
如今,隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,城市建設(shè)和新農(nóng)村建設(shè)如火如荼。為了保障百姓安全,提高居民生活幸福感,施工單位必須加強(qiáng)工程項(xiàng)目質(zhì)量管理。在這其中,工程檔案管理必須不斷加強(qiáng)優(yōu)化,從檔案建立、檔案整理、檔案管理等環(huán)節(jié)入手,從而進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工程質(zhì)量的把控,促進(jìn)工程質(zhì)量的提升。
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