燕丹

[摘 要] 近年來，數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展速度加快，與此同時，該技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)中，取得了迅猛發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)不僅可改變學(xué)習(xí)方式，還能夠改變工作模式。目前，已經(jīng)有不少企業(yè)開始在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，用新型檔案管理方式替代傳統(tǒng)的方式。不過，受主觀與客觀因素影響，仍有部分電力企業(yè)在發(fā)展期間，缺乏對檔案數(shù)字化的管理，致使管理存在許多問題?；诖耍恼率紫汝U述檔案數(shù)字化的作用；其次探討檔案數(shù)字化管理的問題；最后，研究檔案數(shù)字化管理問題的解決對策。

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè)；檔案；數(shù)字化管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

信息化程度的加深，為檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時，也帶來了相應(yīng)的挑戰(zhàn)。檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，是管理電子化、數(shù)字化。檔案數(shù)字化管理，能夠有效保護(hù)檔案原件資料，同時提高檔案信息化水平。因此，本文的研究具有比較現(xiàn)實(shí)的價值[1]。

一、檔案數(shù)字化作用

企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，具有突出的作用。一方面，可提高企業(yè)檔案信息化水平。企業(yè)重視檔案數(shù)字化管理，是貫徹落實(shí)國家關(guān)于檔案管理發(fā)展規(guī)劃的要求，在提高企業(yè)檔案信息化水平方面，具有突出作用。另一方面，可促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[1]。檔案的數(shù)字化，能夠以數(shù)字化檔案替代原檔案，可在一定程度上實(shí)現(xiàn)對原檔案的保護(hù)，同時，利用數(shù)字技術(shù)，可有效將字跡蛻變或?qū)δ：臋n案材料進(jìn)行恢復(fù)，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

二、電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理中的問題分析

（一）檔案數(shù)字化管理的分工與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不明確

根據(jù)對電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理問題的分析，發(fā)現(xiàn)其管理分工與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并不明確。檔案數(shù)字化管理中，其歸檔主體是計算機(jī)，管理人員以操作計算機(jī)的方式，錄入、掃描檔案文件，并將其保存在磁盤中?？梢钥闯觯跈n案數(shù)字化管理中，計算機(jī)的作用比較顯著[2]。但是受多種因素的影響，電力企業(yè)檔案管理人員并不能夠很好地適應(yīng)此種工作模式，導(dǎo)致工作性質(zhì)的分工也存在不明確的現(xiàn)象。此外，檔案數(shù)字化管理方式下，無論是檔案信息的存儲，還是檔案信息的查閱，都發(fā)生了改變。協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理兩個系統(tǒng)資源不能共享，錄入長期處于低效率狀態(tài)。而國家和電力企業(yè)并未結(jié)合實(shí)際情況，制定出統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理無據(jù)可循[2]。

（二）缺少對網(wǎng)絡(luò)的利用且服務(wù)對象相對單一

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，離不開網(wǎng)絡(luò)的支持。而不少電力企業(yè)在檔案數(shù)字化管理中，對網(wǎng)絡(luò)的利用率并不高。目前，電力企業(yè)檔案在數(shù)字化服務(wù)與傳統(tǒng)檔案服務(wù)的差異，并不十分顯著。檔案數(shù)字化管理，并未借助網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對檔案服務(wù)的創(chuàng)新，很少有電力企業(yè)在檔案數(shù)字化管理期間，構(gòu)建管理中心或是相應(yīng)網(wǎng)站，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理水平偏低。此外，檔案數(shù)字化管理的服務(wù)對象單一[3]。從整體來看，其服務(wù)對象多以電力企業(yè)管理者為主。其服務(wù)對象比較單一，無法及時滿足普通員工、消費(fèi)者等群眾的需求，不利于電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

（三）檔案數(shù)字化管理人才隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

在電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理中，管理人才對于數(shù)字化管理質(zhì)量、效率，有較大的影響。目前，電力企業(yè)管理者缺乏對檔案數(shù)字管理的重視，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理人才短缺，相關(guān)從業(yè)者無論是專業(yè)能力還是綜合素質(zhì)，都普遍偏低。尤其是部分檔案管理人員的學(xué)歷不高，沒有較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，對待檔案管理工作不認(rèn)真。也有部分檔案管理人員因待遇不高，身兼多個職位，工作變動比較頻繁，無法全身心地投入到檔案數(shù)字化管理中，致使工作業(yè)務(wù)水平不高[3]。

三、電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理問題的解決對策研究

（一）明確數(shù)字檔案管理分工并確定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理中，針對其管理問題，應(yīng)明確數(shù)字檔案管理分工并確定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理人員要加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注與重視，充分認(rèn)識數(shù)字化與傳統(tǒng)化兩種檔案管理方式的差異。尤其是要通過不斷學(xué)習(xí)，掌握數(shù)字化管理模式。要從統(tǒng)一角度上，對檔案管理內(nèi)容加以規(guī)劃。在工作前期，要向相關(guān)審核人員提供比較全面的檔案數(shù)據(jù)資料，構(gòu)建出完善的監(jiān)督管理機(jī)制，確保所有檔案管理工作能夠在監(jiān)督下完成。此外，應(yīng)以同步管理的方式，管理紙質(zhì)與電子檔案，并實(shí)行相同的管理標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，合理控制檔案管理流程。在明確分工數(shù)字檔案管理時，電力企業(yè)要設(shè)置專門的電子文件管理人員、相關(guān)技術(shù)維護(hù)人員。其中，電子文件管理人員的主要工作職責(zé)是正確錄入檔案信息，并對信息進(jìn)行掃描，有條理地將數(shù)字歸檔，此類人員的工作性質(zhì)，屬于檔案管理。相關(guān)技術(shù)維護(hù)人員的主要工作職責(zé)，是借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，確保各種軟件、硬件有序運(yùn)行，妥善保管數(shù)字檔案，此類人員的工作性質(zhì)，屬于信息技術(shù)。除此之外，電力企業(yè)要結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀，依據(jù)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，制定與自身發(fā)展相符合的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中明確規(guī)定檔案管理人員的職責(zé)[4]。

（二）提高數(shù)字檔案管理利用率并擴(kuò)大服務(wù)范圍

在檔案管理工作中，比較常規(guī)的內(nèi)容是對檔案進(jìn)行保存、管理。同時，要向外部相關(guān)有需求的人提供原始性檔案認(rèn)證資料。無論是對檔案的保存，還是對檔案的管理，都需要嚴(yán)格遵循國家出臺的相關(guān)法律和條例，積極提高數(shù)字檔案管理利用率，并擴(kuò)大服務(wù)范圍。從可持續(xù)發(fā)展和管理現(xiàn)代化和信息化發(fā)展角度而言，數(shù)字化帶給企業(yè)的優(yōu)勢，需要以檔案管理與綜合服務(wù)的方式體現(xiàn)出來。因而，電力企業(yè)建設(shè)檔案數(shù)字化時，要提供高質(zhì)量的服務(wù)，在現(xiàn)有檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，主動加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的利用，創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式，構(gòu)建合理化的檔案數(shù)字管理中心或是網(wǎng)站，使電力企業(yè)可借助平臺，及時檢索、查閱檔案相關(guān)信息。在此基礎(chǔ)上，以檔案數(shù)字管理中心、網(wǎng)站為前提，衍生多種服務(wù)。比如，自動上傳電子檔案服務(wù)、自動下載電子檔案服務(wù)、自動查詢相關(guān)檔案信息服務(wù)等。當(dāng)然，在此期間相關(guān)員工也要重視檔案信息的安全性、真實(shí)性與可靠性。此外，由于電子文件保存的檔案信息極容易被篡改。所以，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理期間，要以水印、加密等方式，確保檔案信息的安全。

（三）加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理人才隊伍的培養(yǎng)

電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理人才隊伍的培養(yǎng)。具體培養(yǎng)方式可概括為招聘培養(yǎng)、培訓(xùn)培養(yǎng)兩種。在招聘培養(yǎng)中，主要是通過內(nèi)部招聘和外部招聘兩種方式，積極招納有能力、素質(zhì)高的檔案數(shù)字化管理人才，要求應(yīng)聘者具備專業(yè)的檔案管理知識，對計算機(jī)有一定的操作能力。無論是內(nèi)部招聘還是外部招聘，都要對應(yīng)聘者面試、隨機(jī)考察，了解應(yīng)聘者對突發(fā)事件的應(yīng)對能力和經(jīng)驗(yàn)等。同時，注重?fù)駜?yōu)錄取，避免走后門現(xiàn)象，從根本上提高電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理人才水平。在培訓(xùn)培養(yǎng)中，對于在崗的檔案數(shù)字化管理人員，可以不定期派遣其外出學(xué)習(xí)，通過前往優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)的方式，積累更多經(jīng)驗(yàn)，與自身企業(yè)發(fā)展實(shí)際相結(jié)合。此外，也可定期組織培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案數(shù)字化管理專業(yè)知識、技巧、綜合素質(zhì)等，以考核的方式了解員工培訓(xùn)結(jié)果，考核達(dá)到相關(guān)指標(biāo)方可繼續(xù)工作。

四、結(jié)語

現(xiàn)代社會發(fā)展進(jìn)程中，已經(jīng)有不少企業(yè)在檔案管理中，開始關(guān)注數(shù)字化技術(shù)。尤其電力企業(yè)，在電力工業(yè)不斷發(fā)展的形勢下，檔案信息日益豐富，需要新技術(shù)對檔案管理加以支持。檔案數(shù)字化管理，能夠在一定程度上提高檔案信息的管理安全性。文章在掌握檔案數(shù)字化作用、管理問題的基礎(chǔ)上，分別從明確數(shù)字檔案管理分工并確定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提高數(shù)字檔案管理利用率并擴(kuò)大服務(wù)范圍，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理人才隊伍的培養(yǎng)等方面，重點(diǎn)研究電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理問題的解決對策。希望本文的探究，能夠?yàn)槿蘸筇岣唠娏ζ髽I(yè)檔案數(shù)字化管理水平提供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢文婷，郭鑫宇.關(guān)于供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考[J].企業(yè)文化，2019（7）：195.

[2]姜旻.電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項[J].城建檔案，2014（11）：52-53.

[3]李娜.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策解析[J].中外企業(yè)家，2018，605（15）：76.

[4]楊春霞.解析內(nèi)蒙古電力企業(yè)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2016（20）：21-22.