李明秋

[摘 要] 切實(shí)做好檔案規(guī)范化管理，能夠促使基層單位的檔案分類、整理、歸檔逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化邁進(jìn)，使得檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、高效，符合時(shí)代發(fā)展所需。然而，時(shí)下多數(shù)基層單位的檔案管理工作因諸多因素影響，距真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理還有較大差距，須全面剖析現(xiàn)狀并積極探索實(shí)現(xiàn)路徑。文章基于多年的基層檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，首先剖析了當(dāng)下基層單位檔案管理的普遍現(xiàn)狀，然后就檔案規(guī)范化管理提出了自己的見(jiàn)解，與眾檔案管理同仁共享。

[關(guān)鍵詞] 基層單位；檔案管理；規(guī)范化管理；實(shí)現(xiàn)路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、基層單位檔案管理的普遍現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理機(jī)制不夠完善

1.檔案管理的服務(wù)機(jī)制不完善

人們對(duì)于檔案的保密理念已根深蒂固，致使檔案信息得不到有效利用，服務(wù)理念陳舊，檔案管理實(shí)踐孤立，檔案管理工作提供不了社會(huì)服務(wù)職能，體現(xiàn)不了發(fā)展空間和社會(huì)效益觀，嚴(yán)重影響了檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.檔案管理的激勵(lì)機(jī)制不健全

基層單位對(duì)于檔案管理的激勵(lì)機(jī)制不夠完善，以致檔案管理工作人員的工作積極性不高，從而在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理制度存在問(wèn)題

一是檔案的權(quán)屬問(wèn)題尚不清晰，基層單位對(duì)檔案的建檔權(quán)、所有權(quán)、管理權(quán)、知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)等未做出明確規(guī)定，在出現(xiàn)問(wèn)題后往往找不到責(zé)任主體，容易產(chǎn)生管理空白或是多重管理現(xiàn)象，不利于檔案管理的規(guī)范化。

二是基層單位檔案的收集、歸類和保管缺少規(guī)范化流程，僅僅由業(yè)內(nèi)專業(yè)人員收集整理資料，對(duì)如何歸檔、如何建立卷內(nèi)目錄、如何組卷、如何管理銷毀沒(méi)有明確統(tǒng)一，造成檔案混亂。

三是基層單位檔案以保密為由開(kāi)發(fā)利用程序極其復(fù)雜，服務(wù)意識(shí)淡薄，開(kāi)放流程冗長(zhǎng)，滿足不了數(shù)字化、信息化建設(shè)要求，對(duì)檔案規(guī)范化管理造成了一定的困難。

（三）技術(shù)管理層面存在不足

一是基層單位對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)尚未建立，在技術(shù)要求和格式轉(zhuǎn)化、檢索語(yǔ)言、通訊規(guī)則上不統(tǒng)一，信息組建標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)，各基層單位各行其事，檔案的信息網(wǎng)建設(shè)和資源共享難以實(shí)現(xiàn)，造成人力、財(cái)力和物力資源浪費(fèi)嚴(yán)重，規(guī)范化管理成為基層單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的薄弱環(huán)節(jié)和信息化建設(shè)的最大障礙。

二是基層單位對(duì)檔案信息資源數(shù)字化范圍鑒定困難，基層單位實(shí)現(xiàn)檔案邁向紙質(zhì)和電子文檔相結(jié)合是必然趨勢(shì)，但在操作過(guò)程中需要考慮保存價(jià)值、開(kāi)發(fā)利用價(jià)值和檔案密級(jí)，國(guó)家檔案局對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化做了大范圍的宏觀規(guī)定，如“符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化”，對(duì)諸如“一定要求”很難精準(zhǔn)把握，增加了數(shù)字化鑒定難度；另外，對(duì)鑒定后檔案信息的真實(shí)性、完整性及安全性措施還不夠完善，鑒定依據(jù)不足，造成基層組織檔案操作不規(guī)范。

三是基層單位對(duì)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建立不夠及時(shí)完善，不注重文檔資源的收集整理，在圖片、影像等多媒體形式上資源很少，并且對(duì)檔案價(jià)值時(shí)效性關(guān)注不夠，對(duì)超過(guò)某個(gè)時(shí)間段后降低或喪失實(shí)際價(jià)值沒(méi)有概念，對(duì)信息網(wǎng)站錄用的資源數(shù)據(jù)庫(kù)更新不夠及時(shí)，造成信息價(jià)值降低。

四是基層單位在檔案信息的傳輸及利用上存在安全防范漏洞，從內(nèi)部環(huán)境因素上講，檔案管理人員缺乏安全防范意識(shí)、操作技術(shù)、保密支持和法律行政約束機(jī)制，由于檔案管理人員缺少系統(tǒng)培訓(xùn)，以及安全管理制度不符合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡(luò)與先進(jìn)的新技術(shù)不相匹配等等都造成檔案數(shù)字化的安全隱患；從外部環(huán)境因素上講，檔案信息網(wǎng)遭受病毒入侵、黑客攻擊，引起系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)篡改，將會(huì)帶來(lái)不堪設(shè)想的后果，唯有從法律法規(guī)、制度體系上規(guī)范并從意識(shí)上約束，才能保障信息傳輸和利用的安全[1]。

（四）高素質(zhì)專業(yè)人才配備不足

檔案管理不僅需要懂專業(yè)技術(shù)、懂歸檔的專業(yè)技能人才，還需配備精通信息化處理的通用綜合人才，如此才能適用當(dāng)前涉及的多學(xué)科多領(lǐng)域綜合性知識(shí)。然而，當(dāng)前部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理高素質(zhì)人員的配備，以往被動(dòng)服務(wù)和封閉的工作狀態(tài)也在一定程度上影響了檔案的質(zhì)量，并成為當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的瓶頸。

二、基層單位檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

基層單位檔案規(guī)范化管理需要在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的實(shí)踐工作中不斷完善，與時(shí)俱進(jìn)，以人為本，依法建制，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)全面協(xié)調(diào)規(guī)范化管理。

（一）完善檔案管理機(jī)制

1.引進(jìn)檔案工作服務(wù)機(jī)制，使檔案管理實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展

基層單位的檔案管理不僅僅局限于內(nèi)部咨詢，交叉滲透的信息資源增多，固步自封已不適應(yīng)檔案管理發(fā)展方向，需要提高行政服務(wù)意識(shí)，拓寬深層服務(wù)理念，并從社會(huì)公眾需求、檔案法治宣傳、電子商務(wù)平臺(tái)等方面實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)民眾對(duì)于檔案規(guī)范化管理的認(rèn)可。

2.建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展

檔案管理延伸采用工程技術(shù)的目標(biāo)績(jī)效管理辦法，采取目標(biāo)責(zé)任制，將目標(biāo)逐層分解落實(shí)到人，形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制體系，并針對(duì)基層單位的具體情況建立健全適用性強(qiáng)、可操作性大的激勵(lì)目標(biāo)，激發(fā)檔案管理人員的管理創(chuàng)新，推動(dòng)履職能力和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)提升檔案管理的規(guī)范化[2]。

（二）健全檔案管理體制

一方面，基層單位要規(guī)范檔案管理，必然需要走法制化發(fā)展道路，對(duì)此，唯有將檔案管理納入法律范疇，如開(kāi)放相關(guān)的安全保密級(jí)別、保證檔案資源的共享，規(guī)避人為操作，才能保證檔案管理的規(guī)范化。另一方面，基層單位要根據(jù)法律法規(guī)制定符合自身的規(guī)章制度，構(gòu)建檔案管理和利用的精簡(jiǎn)化程序。強(qiáng)化檔案的監(jiān)督管理，通過(guò)建立健全的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，并結(jié)合基層單位的工作實(shí)際，對(duì)檔案接收、保管、節(jié)約、鑒定、利用、保密等做出明確規(guī)定，使檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)有章可循，并嚴(yán)格執(zhí)行問(wèn)題問(wèn)責(zé)制度、強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)[3]。

（三）抓好相應(yīng)技術(shù)管理

基層單位要構(gòu)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息資源全面共享。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化的普遍運(yùn)用，消除檔案數(shù)字化質(zhì)量要求和安全隱患，需要管理規(guī)范化才能得到保障，要對(duì)文件的生成、保管、傳輸?shù)冗M(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控，管理模式和管理手段需要規(guī)范。

基層單位要完善數(shù)字化檔案信息資源鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理安全穩(wěn)定。通過(guò)科技手段的運(yùn)用規(guī)范檔案管理，鑒定檔案資源的真實(shí)性、安全性和完整性，并對(duì)檔案信息資源是否開(kāi)放做出明確規(guī)定，特別是對(duì)嚴(yán)格保密的重要檔案信息要提高保密級(jí)別，限制部分訪問(wèn)權(quán)限。

基層單位要?jiǎng)?chuàng)新特殊載體檔案管理的工作機(jī)制，完成檔案的規(guī)范化保管。將傳統(tǒng)檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移到多樣化的載體、信息化的對(duì)象、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)模式，是當(dāng)前檔案管理規(guī)范化的技術(shù)核心。對(duì)此，要完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，規(guī)范特殊載體檔案信息的及時(shí)更新，嚴(yán)格對(duì)資料予以分類整理、數(shù)字化保存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

基層單位要完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全體系建設(shè)創(chuàng)新，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)維護(hù)。檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，與時(shí)代發(fā)展緊密結(jié)合，檔案管理人員要站在科學(xué)研究前沿，不斷創(chuàng)新研究實(shí)踐，定期對(duì)操作系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更新升級(jí)，謹(jǐn)防病毒入侵破壞，并通過(guò)法律意識(shí)教育、合同手段對(duì)資源管理者和利用者約束和監(jiān)督，以從規(guī)范化和法制化方向消除安全隱患[4]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才

培養(yǎng)全面綜合型檔案管理人才，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。對(duì)此，在檔案管理中要堅(jiān)持人的自然、社會(huì)和精神屬性，一方面，要充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的創(chuàng)造性和積極性，并將關(guān)心、尊重和提供發(fā)展機(jī)遇相結(jié)合，保障個(gè)人權(quán)益，創(chuàng)造個(gè)人價(jià)值，使人的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮；另一方面，加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)技能和基礎(chǔ)理論知識(shí)的大力培養(yǎng)，在現(xiàn)代高科技條件下強(qiáng)化檔案信息的搜集整理和數(shù)字化加工技術(shù)，以顯著提升基層單位檔案管理專業(yè)人員的技術(shù)水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，規(guī)范化管理作為基層單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，需排難奮進(jìn)以求早日實(shí)現(xiàn)。然而，縱觀當(dāng)下，大部分基層單位仍在管理機(jī)制、管理制度、技術(shù)層面、人才配備等方面存有諸多問(wèn)題，與真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理還存有一定差距。對(duì)此，需排除困難，切實(shí)改進(jìn)，從法律規(guī)章、權(quán)威強(qiáng)制以及建章立制入手，依規(guī)范化管理要求建立健全相應(yīng)管控制度、體系，并通過(guò)數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等前沿科技的實(shí)踐運(yùn)用，以及高素質(zhì)專業(yè)人才的足額配備與大力培養(yǎng)，全力推進(jìn)基層單位順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖秀梅.基層單位檔案管理的普遍性問(wèn)題與規(guī)范化途徑[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2017（6）：124.

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[3]劉焱華.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑龍江檔案，2020（1）：57.

[4]姚武.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國(guó)管理信息化，2016，19（15）：174-176.