摘?要：人事檔案記錄著一個(gè)人基本的家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲任免、考核、工資等情況，在招聘、選人用人、退休人員信息庫建設(shè)、社保業(yè)務(wù)、公證等方面發(fā)揮的作用越來越大，做好人事檔案管理和運(yùn)用越來越重要。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;運(yùn)用

人事檔案的基礎(chǔ)管理包括檔案材料的收集、分類、裝訂，人事檔案查閱，人事檔案轉(zhuǎn)遞等。人事檔案的運(yùn)用包括招聘時(shí)審核人事檔案，中層干部聘任時(shí)，辦理在職轉(zhuǎn)退休社保業(yè)務(wù)時(shí)，退休人員信息庫建設(shè)時(shí)，公證等。在日常工作中做好人事檔案的管理和運(yùn)用非常重要。

一、人事檔案的管理

（1）人事檔案材料的收集。人事檔案的材料分十類：履歷材料、自傳材料、考察考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位職稱培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免出國出境材料和其它材料。在這十類材料中，《干部履歷表》、年度考核表、工資變動(dòng)表是由人事處直接負(fù)責(zé)制作或直接收集的，能保證材料收集的及時(shí)性?？疾臁⒄?、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、出國出境等材料是由人事處間接收集的，信息不暢通，導(dǎo)致有的材料是否已在其他部門產(chǎn)生，人事處并不知曉，影響了材料的及時(shí)收集。如：出國出境考察交流學(xué)習(xí)的人員的政審材料按要求屬于人事檔案材料應(yīng)當(dāng)收集。實(shí)際工作中，出國出境人員的政審是由黨委工作部負(fù)責(zé)的，形成的出國出境人員政審材料由于工作人員不知道它屬于人事檔案而沒有交到人事處。人事處也不掌握出國出境人員名單而沒有向黨委工作部要，就會(huì)造成人事檔案材料收集不及時(shí)不完整。如何改變此種狀況呢？就要加強(qiáng)部門間的業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢。現(xiàn)在，出國出境人員的基本情況都要在網(wǎng)上公示，人事處的人事檔案管理人員要關(guān)注，要主動(dòng)向有關(guān)部門及時(shí)收集材料。

（2）人事檔案的整理裝訂。人事檔案要定期進(jìn)行整理和裝訂，否則人事檔案的安全完整就難以保證。如：職工交的學(xué)歷證書復(fù)印件、每年的考核表、每年的工資表、退休審批表、入黨材料等，不及時(shí)整理并按十類分好類別，不及時(shí)裝訂起來，那么，查閱時(shí)萬一丟失一張紙?jiān)趺崔k？所以，要對人事檔案定期進(jìn)行整理裝訂，打印出卷內(nèi)文件目錄。這樣，既方便查閱又能保證人事檔案的完整。

（3）人事檔案的查閱。要嚴(yán)格人事檔案查閱紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行查閱人事檔案的流程，嚴(yán)禁個(gè)人查閱本人人事檔案。人事檔案管理工作是保密工作，無論什么人查閱人事檔案都要對外守口如瓶。如：查閱人事檔案時(shí)，人事檔案管理干事要審核《人事檔案查閱審批表》有無審批人的審批單位蓋章;查閱檔案的人員是否中共黨員;對查閱檔案人員強(qiáng)調(diào)查閱檔案紀(jì)律，不許拍照，不許涂改勾畫;查檔桌上不許放置水杯;外單位人員來查閱檔案要出示介紹信和身份證等等，保證人事檔案的安全不泄密。

（4）人事檔案的轉(zhuǎn)遞。人才流動(dòng)就會(huì)有人事檔案在單位之間的轉(zhuǎn)遞。在日常工作中，經(jīng)常接收到未分類整理裝訂的人事檔案。為了杜絕此種情況，在外調(diào)審核人事檔案時(shí)，就要要求存檔單位按規(guī)定整理裝訂密封好人事檔案再轉(zhuǎn)遞。人事檔案的轉(zhuǎn)遞要走機(jī)要通道，要專車接送人不離檔。

二、人事檔案的運(yùn)用

（1）人事檔案在選人用人上發(fā)揮著重要的作用。人事檔案中的干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、選拔領(lǐng)導(dǎo)的重要信息。如：在中層干部聘任工作中，就要對干部檔案材料進(jìn)行全面嚴(yán)格審核，重點(diǎn)是“三齡兩歷一身份”，即出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間的一致性;學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和干部身份的真實(shí)性。在審核干部檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有的干部檔案中的材料有涂改痕跡，經(jīng)過紀(jì)檢調(diào)查，認(rèn)定屬于檔案材料造假。撤銷了中層干部職務(wù)并受到紀(jì)律處分。

（2）人事檔案是辦理社保業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革后，退休人員的工資由社保發(fā)放養(yǎng)老金。人事處的社保干事要向市社保提供《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇審批表》，審批表的項(xiàng)目中有參加工作時(shí)間和工齡的數(shù)據(jù)信息要填報(bào)。為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，就要審核人事檔案中的相關(guān)材料進(jìn)行確認(rèn)。如：審核《干部履歷表》中的“何時(shí)何地參加工作時(shí)間”、工作經(jīng)歷欄目;審核歷年考核表上的參加工作時(shí)間;審核第十類中的派遣證;審核歷年工資表里的參加工作時(shí)間;審核轉(zhuǎn)正定級表等等，確?！妒聵I(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇審批表》填報(bào)無誤，保證退休人員的養(yǎng)老金按時(shí)無差錯(cuò)每月領(lǐng)到手，營造和諧的社會(huì)環(huán)境。

（3）人事檔案是建設(shè)退休人員信息庫的數(shù)據(jù)來源。建立退休干部信息庫，準(zhǔn)確掌握退休干部的基本情況，是做好退休干部服務(wù)管理工作的重要基礎(chǔ)，對于提高退休干部服務(wù)管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化水平，更好發(fā)揮退休干部在相關(guān)領(lǐng)域的作用具有重要意義。為了保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，就要經(jīng)過查閱人事檔案材料填報(bào)《退休干部信息簡表》。需要采集退休人員的基本信息、家庭情況、健康情況、參加重要?dú)v史活動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)職級工資情況等。

（4）人事檔案是辦理公證的信息來源。隨著人們法律意識的增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，個(gè)人家庭財(cái)產(chǎn)的豐富，近年來，做公證的業(yè)務(wù)越來越頻繁。公證一般都要進(jìn)行人事檔案的摘抄，這就要求人事檔案管理人員做到公正公平，實(shí)事求是進(jìn)行人事檔案的摘抄。如：摘抄《職工履歷表》或《干部履歷表》時(shí)，表中的父母情況、配偶基本情況、子女情況、社會(huì)關(guān)系情況等如實(shí)填寫。有的人事檔案中的履歷表不止一本，要認(rèn)真查閱，進(jìn)行綜合分析后，摘抄其中一本履歷表，并在公證用的摘抄記錄上注明摘抄的是哪年哪月哪日的履歷表。如果有問題，負(fù)責(zé)人事檔案摘抄的人員和公證處的人員要協(xié)作研判人事檔案材料，保證公證的嚴(yán)肅性。

做好人事檔案的管理和運(yùn)用，人事處和人事檔案管理干事是關(guān)鍵。要加大對部門和人員的投資，包括硬件投資和軟件投資。如：沒有獨(dú)立的人事檔案獨(dú)立庫房、查檔室和辦公室，做預(yù)算時(shí)就要考慮經(jīng)費(fèi)的投入，有計(jì)劃地保證資金到位，改善人事檔案的硬件環(huán)境。加大對人事檔案管理干事培訓(xùn)的資金投入，保證不斷更新人事檔案管理專業(yè)知識，熟練人事檔案管理的操作技能，保證人事檔案管理和運(yùn)用科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛，周耀林人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學(xué)出版社.

作者簡介：段紅宇（1968-），女，漢族，北京人，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：社會(huì)保險(xiǎn)、內(nèi)部控制、人事檔案。