陶鋅其

摘 要：檔案信息化建設(shè)對學(xué)生、學(xué)校、社會百利無一害，但現(xiàn)實(shí)中受認(rèn)知、歷史因素影響，在檔案信息化建設(shè)意識、管理措施、人員技能方面存在亟需解決的問題?？煽紤]從端正辦學(xué)觀念、完善檔案管理的制度體系建設(shè)、加快檔案管理人員的專業(yè)知識更新、增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能方面解決這些問題，完善高等學(xué)歷教育繼續(xù)教育（以下按原來簡稱：成人高等教育）檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：成人高等教育;檔案;管理信息化;建設(shè)

1 成人高等教育檔案管理工作信息化的意義

1）成人高等教育檔案有效信息化管理，是促進(jìn)成人高等教育提高效率的重要途徑。自成人高等教育恢復(fù)和發(fā)展的八十年代至今已近四十年，其檔案數(shù)量大量沉淀，不管是社會的不同需求主體查閱還是學(xué)術(shù)研究，使用效價(jià)越來越高，因而對檔案管理工作提出更高的要求。當(dāng)前信息化的發(fā)展已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志，成人高等教育檔案是成人高等教育中重要的信息資源，對繼續(xù)教育以后的發(fā)展以及學(xué)生的切身利益，具有非常重要的作用。

2）成人高等教育檔案管理工作的信息化是成人自身發(fā)展的需要，以史為鏡知興衰，成人高等教育的檔案對于自身的發(fā)展有著重要的作用。提高成人高等教育檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以對檔案進(jìn)行有效的分類管理，快速獲取到要了解的歷史信息，有效的節(jié)省人力、財(cái)力等的成本，提高檔案管理的效率，為成人高等教育檔案管理工作提供更大的幫助。

3）成人高等教育檔案管理工作的信息化建設(shè)是滿足社會需求的重要內(nèi)容，高校成人高等教育的社會性決定其對社會的服務(wù)性。如果用傳統(tǒng)的方法對信息資源進(jìn)行查閱、整理、分析是比較復(fù)雜的、難以分析的，有的甚至是無法開展的，而信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升管理的效率。成人高等教育檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提升成人高等教育的整體發(fā)展水平，促進(jìn)成人高等教育朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展，促進(jìn)成人高等教育工作的現(xiàn)代化，更好適應(yīng)社會發(fā)展趨勢。

2 成人高等教育檔案管理信息化中存在問題

2.1 辦學(xué)理念的認(rèn)知問題

成人高等教育在歷史上對承辦高校的財(cái)力、聲譽(yù)貢獻(xiàn)功不可沒，但隨著時間的推移、國家對教育投入加大以及社會對學(xué)校的評價(jià)似乎多從科研和規(guī)模角度為出發(fā)點(diǎn)，成人高等教育邊緣化了。基于社會的這樣認(rèn)識，高校對成人高等教育的自身認(rèn)知已成為因變量，不納入學(xué)校整個體系中，缺少歸口管理、職責(zé)不清，缺乏教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督評價(jià)體系，只是作為創(chuàng)收的‘錢袋子存在。

2.2 檔案信息化建設(shè)意識不足

基于第一點(diǎn)的認(rèn)知，要指望不起眼、不能在匯報(bào)總結(jié)中出彩的檔案工作能得到重視是很困難的。一是成人高等教育的真正發(fā)展始于八十年代中期，而且規(guī)模很小，所有信息一目了然，手工操作完全可以勝任。二是受早期“補(bǔ)償教育”視覺的影響，認(rèn)為成人高等教育僅是過渡性教育，不會很長（很多原985、211高校已停辦是實(shí)證），不愿花費(fèi)太多成本作這一快建設(shè)。三是當(dāng)時的社會對這一塊的查閱需求也小，進(jìn)行信息化建設(shè)也是浪費(fèi)。四是政策的制定者和執(zhí)行者的認(rèn)知局限，在繼續(xù)教育管理信息化建設(shè)的過程中，由于這種個人意識的問題，制約了信息化建設(shè)的步伐。

2.3 管理措施缺失或混亂

基于認(rèn)識的主觀因素和客觀實(shí)際，在繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)方面存在著管理措施缺失或管理混亂的現(xiàn)狀。那些僅有短暫成人高等教育歷史的學(xué)?；緵]有這一塊的建設(shè)。即便連續(xù)舉辦的高校在這塊運(yùn)行和建設(shè)的過程中存在著混亂的現(xiàn)象。教學(xué)相關(guān)環(huán)節(jié)的多頭管理，權(quán)責(zé)不明導(dǎo)致繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)難以得落實(shí)和推進(jìn);檔案管理無標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，影響了信息化建設(shè)的效果，不利于應(yīng)用和維護(hù)管理;有的雖有投入，但項(xiàng)目的實(shí)用性不夠強(qiáng)，主要作為擺設(shè)或向上級匯報(bào)政績之用。

2.4 管理人員缺少信息化技能

所有信息化建設(shè)，檔案管理信息化也不例外，需要人才來提供支持，離開了人才，信息化建設(shè)也難以真正地進(jìn)行下去。而信息技術(shù)發(fā)展日新月異，相應(yīng)的應(yīng)用也在不斷地發(fā)生變化，這對于人才提出了比較高的要求。而在高校中、這一領(lǐng)域的水平相對高及其以上人才，其本人大多寧可作專任教師，從學(xué)校角度也是希望這部分教師從教。對于繼續(xù)教育管理來說，基于學(xué)校辦學(xué)理念的偏差、管理示范、教師發(fā)展預(yù)期以及歷史沉淀，從事繼續(xù)教育的大部分教師難以快速地適應(yīng)信息時代的需要，從而在信息素養(yǎng)方面存在很大的缺陷，甚至難以勝任繼續(xù)教育基本信息化管理工作，更不用說檔案管理信息化。

3 完善成人高等教育檔案管理工作信息化措施

3.1 端正辦學(xué)觀念，大力推進(jìn)教育信息化

教育的目標(biāo)是質(zhì)量，學(xué)校是核心。故學(xué)校對成人高等教育要有充分的認(rèn)識，多借鑒發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗(yàn)，對成人高等教育未來發(fā)展充分思考，有遠(yuǎn)見地制定政策。首先，成人高等教育是高校的責(zé)任和義務(wù)。成人高等教育將長期存在，而且是向?qū)W習(xí)型社會轉(zhuǎn)變的必經(jīng)途徑，不能簡單地把成人高等教育看成是謀生出路，而應(yīng)是促進(jìn)人的自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和人的全面發(fā)展的根本途徑。其次，要把成人高等教育與學(xué)校的辦學(xué)定位、總目標(biāo)定位、培養(yǎng)目標(biāo)定位、質(zhì)量保證目標(biāo)定位等一系列定位有機(jī)結(jié)合起來，這是整個高等教育發(fā)展的必然趨勢。再次，大力推進(jìn)整個繼續(xù)教育的現(xiàn)代化和信息化，完善教育模式。只有觀念正確了，成人高等教育檔案管理工作信息化才有落實(shí)的前提。

3.2 充分認(rèn)識、完善檔案管理的制度體系建設(shè)

針對檔案管理工作的各環(huán)節(jié)，建立健全一系列制度保障體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理制度化。對成人高等教育的檔案管理從制度層面保障，學(xué)校應(yīng)綜合考慮，而不是由承擔(dān)繼續(xù)教育的部門思考，且也沒有權(quán)限能落實(shí)。首先制定檔案管理信息化獎勵制度，特別是從職稱晉升方面獨(dú)考慮。其次完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高其創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)水平，使檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)知識有進(jìn)一步提高。第三，完善檔案信息化管理措施。健全數(shù)字檔案查詢利用制度，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)管理制度，建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度，檔案庫房管理等制度。

3.3 加快檔案管理人員的知識更新，提高理念

檔案管理應(yīng)以現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展為理念，加快檔案管理隊(duì)伍的知識觀念轉(zhuǎn)變和知識系統(tǒng)建構(gòu)。首先是全面培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息思維。通過培訓(xùn)、進(jìn)修等途徑，采用集中講解與系統(tǒng)演示同步等方式，使檔案管理隊(duì)伍具備扎實(shí)系統(tǒng)的現(xiàn)代信息技術(shù)理論基礎(chǔ)。其次是在實(shí)例中提升，通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案學(xué)新概念、現(xiàn)代檔案新理念、數(shù)字化背景下文件檔案信息的長期保存等課程，促進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)化和職業(yè)化發(fā)展。

3.4 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能

檔案管理工作具有專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)等職業(yè)特點(diǎn)，工作中的每一個程序都有一套專業(yè)的理論知識和技術(shù)方法，檔案管理工作者只有充分了解和掌握這些專業(yè)的理論知識和方法，才能保證檔案管理工作有效完成，所以檔案管理人員應(yīng)`練就扎實(shí)的檔案專業(yè)素養(yǎng)。開闊的視野對于研究現(xiàn)代文化科學(xué)具有重要的時代意義，應(yīng)對檔案管理人員培養(yǎng)開闊的視野。信息開發(fā)技能是檔案管理和處理電子檔案信息所采用的各種現(xiàn)代高新技術(shù)，檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)必要的信息開發(fā)技能。

參考文獻(xiàn)

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