邢艷娟，姚麗麗

（盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 盤錦 124000）

在現(xiàn)代社會(huì)工作中，需要大量使用到檔案管理類的軟件，該類型軟件可以大幅度提升相關(guān)人員對(duì)于信息的獲取效率。隨著社會(huì)分工的不斷進(jìn)行，如何科學(xué)合理地使用檔案管理軟件，有效提高其檢索效率，充分發(fā)揮最大效益，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用方法的研究就顯得特別重要[1]。

在檔案系統(tǒng)的實(shí)際管理過程中，也出現(xiàn)了一些問題，從業(yè)人員通過長時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這些問題進(jìn)行反思，并提出了相應(yīng)的解決方式，促進(jìn)了檔案系統(tǒng)的管理不斷升級(jí)，提高了檔案系統(tǒng)的使用效率和最終使用效果，本文根據(jù)作者的工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合最新的有關(guān)檔案系統(tǒng)改進(jìn)的資料進(jìn)行闡述[2]。

一、檔案管理系統(tǒng)存在的意義

檔案系統(tǒng)的建立，對(duì)于大數(shù)據(jù)查詢有著非常重要的作用。隨著近些年社會(huì)分工的不斷細(xì)化，不同門類的數(shù)據(jù)之間存在很明顯的技術(shù)門檻，不同數(shù)據(jù)的特征對(duì)應(yīng)著完全不同的領(lǐng)域，對(duì)于無意查看此類信息的查找人員毫無意義。為了保證檢索過程的準(zhǔn)確性，就需要檔案建立人員要對(duì)不同檔案特點(diǎn)信息有必要的認(rèn)知，在進(jìn)行內(nèi)容分類的時(shí)候能夠按照專業(yè)性和使用領(lǐng)域的區(qū)別來進(jìn)行分類[3]。方便后續(xù)進(jìn)行查找內(nèi)容時(shí)能夠盡可能滿足查找者的實(shí)際要求，提高檢查效率和準(zhǔn)確度。

檔案系統(tǒng)的健全和落實(shí)，是近些年隨著信息化技術(shù)的不斷革新而提出的新型發(fā)展課題，由于各行各業(yè)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)在檔案系統(tǒng)的建設(shè)和使用中，具有巨大的優(yōu)勢(shì)，所以檔案管理成為了目前一些企業(yè)日常信息管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)反映了企業(yè)各類型資源的使用效果和使用方向，這些數(shù)據(jù)在企業(yè)進(jìn)行諸如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析時(shí)有重要的作用[4]。通過對(duì)不同領(lǐng)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理、共同使用，在分析過程中相互參考，能夠使得數(shù)據(jù)反思的效果達(dá)到更好的水平。但是同時(shí)也需要在平時(shí)的數(shù)據(jù)管理過程中，能夠根據(jù)不同的使用情境和信息特點(diǎn)，對(duì)各類型數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和記錄，并根據(jù)不同數(shù)據(jù)的特征，對(duì)其進(jìn)行分類，將其特征關(guān)鍵點(diǎn)挖掘出來，作為搜索的關(guān)鍵詞列入到檔案搜索系統(tǒng)中，確保在后續(xù)搜索過程中，檢索者只需要提供相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能夠輕松查找到自己所需要查閱的數(shù)據(jù)[5]。

二、檔案管理系統(tǒng)檢索效率無法得到較大提升的原因

在過去，由于缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類時(shí)僅僅是依靠其字面上的區(qū)別進(jìn)行分類，這樣的分類方式缺乏專業(yè)性和準(zhǔn)確性，往往會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容無關(guān)的數(shù)據(jù)僅僅是因?yàn)樵诿绞缴暇哂邢嗨泣c(diǎn)，就被歸置在一起，在進(jìn)行檢索時(shí)，這些無關(guān)的數(shù)據(jù)會(huì)同時(shí)彈出，影響到檢索者的判斷，會(huì)大幅度降低檔案系統(tǒng)檢索的效率[6]。同樣也是由于過去的檔案分類是一種字面程度來進(jìn)行分布的，所以很多真正具有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，往往不能夠被歸納總結(jié)到一起，在進(jìn)行檢索時(shí)還要通過不同關(guān)鍵詞的變化，來獲取相應(yīng)的信息，大幅度降低了檢索的效率，使得檢索者需要花費(fèi)更多的時(shí)間，用于查找關(guān)鍵詞，并判斷不同類型資料是否符合需求。近些年隨著信息系統(tǒng)影響程度的不斷增加，企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性提出了更高的要求，并且在相關(guān)人員的任職上，盡可能選擇具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，或?qū)I(yè)背景的人員來擔(dān)任檔案管理人員。由于人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和應(yīng)用背景，所以在對(duì)不同類型的內(nèi)容進(jìn)行分類時(shí)，能夠更加準(zhǔn)確科學(xué)，符合實(shí)際資料的運(yùn)作特點(diǎn)[7]。其關(guān)鍵詞的設(shè)置能夠更加符合事物特征，方便檢索，并且能夠?qū)芏嗤愋唾Y料進(jìn)行匯總，在檢索時(shí)相應(yīng)的資料能夠同時(shí)彈出，大幅度縮減檢索者的等待時(shí)間。

因?yàn)楣芾碚呔哂邢鄳?yīng)的專業(yè)背景，能夠?qū)Σ煌Y料的價(jià)值和特點(diǎn)有一個(gè)明確的判斷，對(duì)于高價(jià)值資料由于其在后續(xù)的檢索時(shí)會(huì)被多次引用，所以對(duì)于此類資料，在關(guān)鍵詞設(shè)定時(shí)會(huì)有更加明確并數(shù)量較多的關(guān)鍵詞匯進(jìn)行選擇，而且能夠?qū)?shí)際使用情境中與其息息相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行超鏈接。當(dāng)檢索者需要其他資料進(jìn)行補(bǔ)充時(shí)，就可以通過鏈接的形式直接獲取相應(yīng)的信息，減少了再次輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢的時(shí)間。整個(gè)查詢過程會(huì)更加自然，查詢效率更高，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和專業(yè)性也得到了較好的提升。由于相應(yīng)的管理人員具備專業(yè)背景，所以對(duì)于無用的數(shù)據(jù)也能夠進(jìn)行及時(shí)的清除，降低系統(tǒng)檢索時(shí)要分析的數(shù)據(jù)量，讓系統(tǒng)能夠以更加高效的狀態(tài)完成相應(yīng)的檢索任務(wù)，也降低了在對(duì)檔案信息進(jìn)行整理收集的過程中，對(duì)那些無用信息整理所浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了檔案系統(tǒng)內(nèi)部的資源組成，保證數(shù)據(jù)庫的專業(yè)性。

三、制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析及改進(jìn)建議

在進(jìn)行檔案管理軟件的設(shè)置時(shí)，往往會(huì)由于考慮的因素較多而導(dǎo)致實(shí)際的檢索分類較為繁瑣，影響到檢索的實(shí)際效率，在進(jìn)行檔案軟件管理時(shí)進(jìn)行不同分類應(yīng)盡可能選擇共通的特征。數(shù)據(jù)庫的分類過細(xì)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)需要篩選和分析的數(shù)據(jù)也隨之提升，延長了系統(tǒng)的反應(yīng)速度，降低了實(shí)際的查找效率，并且很多相關(guān)數(shù)據(jù)分類在同一區(qū)域內(nèi)，能夠大幅度提高系統(tǒng)的反饋速度。檔案信息的分類關(guān)系就有可能導(dǎo)致這些互相有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)被分配到不同的領(lǐng)域，若是這樣，那么系統(tǒng)在檢索時(shí)需要跨領(lǐng)域進(jìn)行分析檢索，這會(huì)造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的得出需要跨越更多的分析門檻。隨著面對(duì)的分類數(shù)據(jù)增多系統(tǒng)的反應(yīng)速度和準(zhǔn)確性也會(huì)出現(xiàn)不同程度的降低，這與目前提升檔案系統(tǒng)、檢索效率的初衷背道而馳[8]。同時(shí)如果在檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，對(duì)于不同分類過于詳細(xì)，則會(huì)造成數(shù)據(jù)的錄入工作壓力非常大，工作人員需要面臨的工作量更加艱巨。在長時(shí)間、高強(qiáng)度工作的環(huán)境影響下，工作人員的實(shí)際效率和工作質(zhì)量就會(huì)受到影響，很多時(shí)候由于長時(shí)間工作，導(dǎo)致記憶出現(xiàn)失誤，在進(jìn)行信息錄入時(shí)可能出現(xiàn)不必要的問題，影響到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸類。在檔案管理初期，軟件仍然僅僅作為一種輔助的方式出現(xiàn)，真正的檔案檢索還是要靠人工自身的記憶和理解來進(jìn)行。

在這樣的環(huán)境下，人工想要查到相應(yīng)的資料，首先需要對(duì)所檢索資料的特征和分類進(jìn)行判斷和分析。在檢索系統(tǒng)中，輸入自己認(rèn)為可以查到相關(guān)資料的關(guān)鍵詞，在分類非常細(xì)的情況下，人工往往需要通過多次改變搜索的關(guān)鍵詞和線索，才能夠得到自己想要的結(jié)果。造成這一情況出現(xiàn)的主要原因是由于分類過于細(xì)致，會(huì)導(dǎo)致關(guān)鍵詞與實(shí)際內(nèi)容的貼合程度更高，關(guān)鍵詞更加接近搜索內(nèi)容的原句，而檢索者對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行搜索時(shí)考慮的是這類資料的共同特征，所以他們會(huì)以特征點(diǎn)作為搜索線索來進(jìn)行系統(tǒng)檢索。而檔案歸類人員只會(huì)根據(jù)內(nèi)容來進(jìn)行分類，兩種不同的思考方向會(huì)導(dǎo)致最終出現(xiàn)的關(guān)鍵詞匹配程度不高。這種情況在之前缺乏專業(yè)人員管理檔案分類時(shí)，情況更加嚴(yán)重?，F(xiàn)在雖然具有專業(yè)背景的人員參與檔案管理，但如果分類過細(xì)，在進(jìn)行關(guān)鍵詞設(shè)置時(shí)，檔案管理者仍然無法很好地貼合檢索者的需求，造成檢索過程的重復(fù)和失誤[9]。

同時(shí)在設(shè)置相應(yīng)的檢索條件時(shí)要壓縮檢索條件的字?jǐn)?shù)，從系統(tǒng)層面進(jìn)行分析，檢索條件的次數(shù)增加，系統(tǒng)需要識(shí)別和判斷的工作量會(huì)成幾何倍數(shù)遞增，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的實(shí)際工作壓力變大，降低了系統(tǒng)的反饋效率和速度。從實(shí)際操作的角度來分析，隨著檢索關(guān)鍵詞數(shù)量的增加，其中包含的內(nèi)容也會(huì)隨之增加，而內(nèi)容的增加會(huì)導(dǎo)致其涵蓋或有相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容范圍被擴(kuò)大，最終導(dǎo)致檢索出的結(jié)果互相之間的關(guān)聯(lián)性不高。很多與檢索者本身期望無關(guān)的內(nèi)容也會(huì)被檢索結(jié)果彈出。檢索條件和檢索次數(shù)的不受控制，會(huì)大幅度降低檢索系統(tǒng)的實(shí)際使用效率和準(zhǔn)確性。所以在實(shí)際的使用和創(chuàng)建過程中，對(duì)于檢索條件的字?jǐn)?shù)都有一定的限制，并且根據(jù)不同特征，所選擇的關(guān)鍵詞、類型也不同。這樣做的目的是最大程度地減少系統(tǒng)在進(jìn)行內(nèi)容篩選和分析時(shí)能夠盡可能地減少判斷所需的步驟和時(shí)間。在檢索條件的設(shè)置中，要盡可能多地使用“或”這個(gè)條件，而減少“且”這個(gè)條件?！盎颉笔且环N相對(duì)開放包容的檢索條件，在這一條件的允許下，很多具有關(guān)聯(lián)性相似性的內(nèi)容，能夠被同時(shí)識(shí)別并允許通過。而“且”這是一個(gè)閉環(huán)檢索條件，只要其中一個(gè)條件與檢索條件不符，其他的內(nèi)容都無法被系統(tǒng)通過，這雖然能夠大幅度減少最終彈出的結(jié)果數(shù)量，但是數(shù)量過于稀少，或過度抑制相關(guān)資源的選擇，同樣也會(huì)影響到最終的檢索效果。

通過全文的介紹，我們已經(jīng)知道，在檢索過程中檢索者所認(rèn)可的關(guān)鍵詞與檔案設(shè)計(jì)者認(rèn)可的關(guān)鍵詞并不是完美匹配的，所以很多時(shí)候檢索者給出的條件，并不一定是完全對(duì)應(yīng)著檔案中已經(jīng)設(shè)立的關(guān)鍵詞。在這種情況下，如果采用閉環(huán)的檢索條件，只要有任何一個(gè)條件與檢索條件不符合，其對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)都無法被通過，那么只要檢索中輸入的關(guān)鍵信息與檔案出現(xiàn)任何一點(diǎn)不符，都無法出現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容[10]。很多有價(jià)值的數(shù)據(jù)，就會(huì)被隔絕在檢索過程外，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)而言，沒有搜索結(jié)果并出具錯(cuò)誤，搜索結(jié)果更沒有意義。其次檔案信息錄入人員絕非只會(huì)計(jì)算機(jī)錄入就可以了，檔案信息錄入的準(zhǔn)確與否直接影響日后檔案檢索的效率。因此，有必要對(duì)檔案信息錄入人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容至少應(yīng)包括文秘基本知識(shí)、檔案基本知識(shí)和產(chǎn)生檔案的單位基本情況介紹，只有了解這三方面的基本知識(shí)，才能更好地把握檔案信息錄入的準(zhǔn)確度，保證檔案檢索的效率。

綜上所述，檔案信息錄入工作是有其固定規(guī)律的，工作人員在進(jìn)行檔案錄入的時(shí)候，應(yīng)遵循：首先錄入重點(diǎn)信息，再次錄入一般信息；首先錄入永久信息，再次錄入定期信息；首先錄入文書信息，再次錄入科技信息，隨后錄入人事信息。在錄入時(shí)要遵循從目錄到全文的步驟順序，應(yīng)該根據(jù)檔案的實(shí)際內(nèi)容再結(jié)合檔案的使用情況決定如何錄入。一般來說是從重要檔案先錄入，隨后開展全文掃描工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化。在檔案錄入工作中，如果出現(xiàn)了一些規(guī)范化的簡稱、文件編號(hào)，或者是一些特殊符號(hào)等容易出現(xiàn)錄入不統(tǒng)一情況的，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，要提前做好統(tǒng)一規(guī)定，這樣才能夠避免出現(xiàn)檢索不完全現(xiàn)象。