◎韓婧

各類檔案管控項目是各個企事業(yè)單位日常管理項目之一，各個相關(guān)企事業(yè)單位需要關(guān)注目前采用高新科技達(dá)成檔案管控工作方式的變更，常規(guī)的檔案管控作業(yè)任務(wù)相對來說比較依賴手工作業(yè)方式，檔案材料的歸檔整理效率不高，檔案材料的歸類和調(diào)整任務(wù)的執(zhí)行效果需要進(jìn)一步加強(qiáng)，管理工作數(shù)字化體系建設(shè)進(jìn)程推進(jìn)程度不足，檔案陳列室內(nèi)部相關(guān)的電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備比較陳舊，有關(guān)信息化建設(shè)的支持力度不足，檔案材料的整體性需要更深層次的提升。

一、檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢及未來前景

1.信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。目前國內(nèi)基層企事業(yè)單位的檔案材料的歸檔整理作業(yè)仍然處于相對原始的級別，相對來講還屬于依靠人工為主的方式，以人工為主的歸檔整理工作很難在較短的時間內(nèi)提升檔案管控的效果。檔案數(shù)字化搭建的明顯特征為檔案材料的信息化和參數(shù)化，許多檔案材料經(jīng)過復(fù)印及掃描等運(yùn)作方式變成數(shù)字文檔。檔案材料的數(shù)字化管控能夠讓檔案管控愈加清晰明朗，檔案材料的保密性較好。檔案數(shù)字化管控能夠讓某些檔案材料被拷貝及共享，執(zhí)行比較便捷，能夠給許多工作的推進(jìn)帶來方便，愈加凸顯相關(guān)檔案材料的實(shí)用意義，提升檔案資料文檔的使用價值。

2.信息化系統(tǒng)的未來前景。國內(nèi)各企事業(yè)單位現(xiàn)階段一般都比較注重檔案歸檔整理工作的推進(jìn)，很多企事業(yè)單位在辦公條件信息化領(lǐng)域都取得了較大的進(jìn)步，所以，檔案材料數(shù)字化工程的推進(jìn)也順理成章。現(xiàn)階段，世界上多數(shù)國家均著手在檔案材料歸檔整理數(shù)字化層面實(shí)行了大量的探索，非常多的檔案資料歸檔整理方面的工作者會借助領(lǐng)先的互聯(lián)網(wǎng)解決方案增強(qiáng)檔案歸檔整理的便捷性。今后檔案資料數(shù)字化搭建工作將朝著整體化、信息化、加密化的趨勢演變，電子檔案資料要保證其安全性，要重視做好設(shè)備的安全保護(hù)，做好硬件設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，定期對計算機(jī)和掃描儀進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，部分保密等級較高的檔案資料要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行管理。

二、檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建的必要性

1.提升常規(guī)的檔案歸檔整理方式。相關(guān)基層企事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容一般來講基本上即為檔案歸檔整理作業(yè)，不過目前來看，相關(guān)檔案管理單位的檔案歸檔整理工作方式還停留在比較傳統(tǒng)的層次，辦公裝備相對陳舊，相關(guān)配套設(shè)施推動進(jìn)程相對滯后，常規(guī)的紙質(zhì)的檔案材料歸檔整理方式會造成檔案材料長時間存放后可能腐爛或丟失，并且紙質(zhì)材料容易遭受氣溫、空氣濕度改變的損傷，長期存放有可能產(chǎn)生的風(fēng)化等弊端。檔案資料數(shù)字化系統(tǒng)搭建能夠轉(zhuǎn)變常規(guī)的檔案歸檔整理模式，是對檔案歸檔整理作業(yè)方式的重大升級，把紙質(zhì)檔案材料升級成為數(shù)字化檔案材料，該方案有利于針對檔案材料最大限度的保護(hù)，使用較少的存儲設(shè)備就能夠存放海量的檔案材料，能夠確保檔案材料的整體性和連貫性，查找資料相對便捷。

2.提升檔案材料的應(yīng)用價值。相關(guān)檔案歸檔整理工作中保存了許多的材料和票據(jù)，相關(guān)材料均為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展的重大根基，同時也能作為相應(yīng)的企事業(yè)單位重大決定的主要依據(jù)，提升檔案材料的使用速率就是重要的內(nèi)涵。高端的數(shù)字化解決方案投入在檔案歸檔整理中，使用領(lǐng)先裝備把紙版檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，針對檔案材料的數(shù)字化處置能夠把數(shù)字文檔存儲在電腦中，提升資料的保密性，縮減檔案歸檔整理造價，提升檔案的使用效果。

三、基層單位檔案歸檔整理產(chǎn)生的弊端

1.針對檔案數(shù)字化系統(tǒng)搭建缺乏關(guān)注。某些企事業(yè)單位針對檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建缺乏關(guān)注，特別基層單位的某些檔案部門等，檔案數(shù)字化系統(tǒng)搭建相對落后，某些基層單位甚至沒有建立獨(dú)立的檔案室，只是辦公室兼管檔案材料，很多數(shù)字化裝備沒有購置，管理者思維和理念較為落后，很少主動去搜集檔案資料，搜集的檔案資料不夠完整，檔案管理的效率有待提升。

2. 檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)缺少專門人才。檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建必須要有專門的人才作為支撐，現(xiàn)階段檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建過程中出現(xiàn)的一類明顯弊端是缺少專門的高端人才及檔案歸檔整理專門人才，許多檔案歸檔整理人員均為辦公室其他工作人員兼職，極少有檔案歸檔整理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生負(fù)責(zé)此類業(yè)務(wù)，他們?nèi)鄙傧嚓P(guān)專業(yè)常識，針對于高端的裝置無法熟練使用。

3.檔案資料歸檔整理基本裝置需要提高?，F(xiàn)階段許多領(lǐng)先的技術(shù)手段逐步投入在檔案歸檔整理過程中，檔案數(shù)字化歸檔整理必須依靠相對高端的裝置，然而，基層單位檔案歸檔整理機(jī)構(gòu)基本裝置搭建相對落后，某些檔案資料室只有一部電腦，打印裝備配置缺乏，檔案材料的歸檔、查詢、提交全部都依賴手工操作，歸檔整理效率不高。

四、檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建的合理方案

1.強(qiáng)化針對檔案歸檔整理的關(guān)注?；鶎悠笫聵I(yè)單位需要關(guān)注檔案材料的數(shù)字化系統(tǒng)搭建進(jìn)程，需要關(guān)注高端解決方案的使用，檔案歸檔整理任務(wù)要跟上時代發(fā)展，凸顯新時代進(jìn)步的特征，檔案歸檔整理工作者必須關(guān)注檔案歸檔整理的關(guān)鍵效果。若要提升檔案歸檔整理數(shù)字化信息的搭建能力，首要由思想上實(shí)行調(diào)節(jié)和轉(zhuǎn)變，必須意識到檔案歸檔整理采用信息化解決方案亦或數(shù)字化解決方案的優(yōu)點(diǎn)和必要性。

2.增大財政投入提高檔案材料數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)搭建?；鶎悠笫聵I(yè)單位檔案歸檔整理機(jī)構(gòu)需要增大財政扶持力度，搞好檔案材料數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施體系搭建，購買必要的電腦、打印設(shè)備、掃描裝置等裝備，搞好硬件和程序的研發(fā)和使用，增大財政投入建造檔案資料室，確保檔案保存的溫濕度限定在某一特定區(qū)間內(nèi)，為檔案材料的存放帶來合適的條件。檔案材料不但包含紙版資料，還有電子文件和資料，要做好紙質(zhì)檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關(guān)重要。

3.保證檔案歸檔整理數(shù)字化安全。多數(shù)檔案材料是具備非常高保密級別的，多數(shù)檔案材料不可輕易帶出資料室，數(shù)字檔案的保密歸檔整理特別關(guān)鍵，必須防止黑客入侵電腦系統(tǒng)盜取有關(guān)材料，同時需要防止電腦病毒對電腦裝置的損害。所以，必須完善互聯(lián)網(wǎng)安全系統(tǒng)，使用者需要通過用戶名密碼才能夠進(jìn)入對應(yīng)的系統(tǒng)，防止絕密材料流失。

五、結(jié)語

綜上所述，基層企事業(yè)單位檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建依靠高端的數(shù)字互聯(lián)網(wǎng)解決方案，必須得到有關(guān)部門的關(guān)注，需要提升檔案資料歸檔整理工作者的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保檔案采料的安全，提升檔案歸檔整理工作效率。