黃海金

（海南省海口市疾病預(yù)防控制中心，海南 ?？?570100）

檔案管理工作是我國(guó)各單位在日常工作中的記錄方式，通過(guò)檔案管理能夠了解到不同單位在開展經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中存在哪些問(wèn)題有待解決，而這些問(wèn)題解決的方法又是什么，檔案管理工作能夠記錄不同單位在發(fā)展的過(guò)程中，其發(fā)展的方向以及發(fā)展的能力。檔案管理工作也是我國(guó)各企事業(yè)單位的最基本組成部分。在工作中，管理工作的對(duì)象是檔案，但是服務(wù)對(duì)象卻是所有檔案的使用者，因此需要做好檔案管理工作，為更多人員服務(wù)。

1 基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國(guó)基層疾控中心開展檔案管理的過(guò)程中存在的問(wèn)題相對(duì)較多，其中包括了以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理本身受到了基層疾控中心軟件、硬件投入不足而直接影響到了管理的質(zhì)量。由于長(zhǎng)期以來(lái)針對(duì)檔案管理的工作形成了固有思維，大部分的單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠，并沒有隨著信息化的發(fā)展而改變，很多基層疾控中心在開展檔案管理時(shí)，仍舊選擇的是原本的紙質(zhì)化管理，對(duì)于檔案管理的資金投入力度不大，雖然有專門的檔案存放空間，但是其檔案的排列是雜亂無(wú)章的，分類也不夠準(zhǔn)確，甚至檔案的存儲(chǔ)空間出現(xiàn)了陳舊破損、灰塵較大、濕度過(guò)低或過(guò)高等現(xiàn)象，其存儲(chǔ)空間的嚴(yán)重短缺也導(dǎo)致基層疾控中心的檔案管理質(zhì)量無(wú)法得到提升。第二，檔案管理的規(guī)劃規(guī)范化程度不高，在疾病中心檔案管理的過(guò)程中期，可以大致將其分為兩種，第一種是中心級(jí)別檔案管理，第二種是科室級(jí)檔案管理，這兩種不同的檔案管理模式針對(duì)疾控基層疾控中心的需求不同，需要對(duì)所有的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的收集、存檔和整理，并且將所有的檔案進(jìn)行合理的存儲(chǔ)以及劃分，能夠隨時(shí)隨地地將檔案抽出進(jìn)行使用，防止檔案無(wú)法在最短時(shí)間內(nèi)找到。第三，檔案信息化建設(shè)不到位，即便是科技在飛速發(fā)展，我國(guó)基層疾控中心在開展檔案管理時(shí)仍舊選擇傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有提高檔案管理的整體質(zhì)量、改變檔案管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量無(wú)法得到提升。

2 基層疾控中心檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

2.1 建設(shè)良好的檔案管理環(huán)境

基層疾控中心想要提高檔案管理的質(zhì)量，首先應(yīng)改善檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，特別是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，針對(duì)需要必須紙質(zhì)存儲(chǔ)的檔案應(yīng)該調(diào)整好存儲(chǔ)溫度，并且增加存儲(chǔ)的時(shí)間，控制好檔案室內(nèi)的溫度與濕度，濕度應(yīng)該盡可能在45%-60%左右。在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間還需要做好防塵、防蟲、防火等一系列安全防護(hù)工作，防止由于紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)出現(xiàn)了被蟲子嗑咬、變黃、發(fā)霉等一系列的現(xiàn)象，而對(duì)于電子檔案，則需要在當(dāng)下做好保密工作，設(shè)定好密碼以及工作人員的權(quán)限，特別是隨著科技的飛速發(fā)展，當(dāng)前電子檔案的安全性也成為很多基層疾控中心在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要高度重注意的一點(diǎn)，應(yīng)該做好備份工作，可以選擇脫機(jī)保存，或者是利用防火墻技術(shù)直接將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分開。除此之外，要求各基層疾控中心應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理的資金投入，可以定期引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，比如說(shuō)常見的路由器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案的保存，讓檔案的管理效果得到提升，使得檔案管理?yè)碛懈訄?jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案管理時(shí)需要建設(shè)相關(guān)的檔案管理體系以及檔案管理制度，要求制度設(shè)定時(shí)，體現(xiàn)出制度的科學(xué)性、實(shí)用性以及合理性，需要與當(dāng)前疾控中心的實(shí)際情況相吻合，同時(shí)也需要高效率、高質(zhì)量地做好檔案管理工作，要求在檔案管理制度制定過(guò)程中，首先要考慮的是該檔案管理是否是科學(xué)的、合理的，是否與我國(guó)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)相吻合達(dá)到雙向的標(biāo)準(zhǔn)，雙向的約束。

2.2 選擇先進(jìn)的管理方式，利用信息化技術(shù)

檔案管理部門以及檔案使用部門擁有不同的權(quán)限以，需要不斷地提高檔案管理的規(guī)范化。在檔案管理工作開展的過(guò)程中，需要落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將責(zé)任分配到人，能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁┝己谩⒂行У乇Ｕ?，從同時(shí)充分地發(fā)揮出制度的作用，盡可能地避免風(fēng)險(xiǎn)一次又一次的產(chǎn)生?，F(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，要求基層疾控中心能夠緊緊地把握住時(shí)代的潮流，始終追趕先進(jìn)的技術(shù)，改變傳統(tǒng)基層檔案管理模式，提高基層檔案管理的整體質(zhì)量，其最終的目的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，讓檔案的管理質(zhì)量得到提升。要求各基層單位應(yīng)該采用符合時(shí)代潮流的系統(tǒng)以及設(shè)備，將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，利用最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)平臺(tái)的兼容性，同時(shí)也可以利用各式各樣不同的先進(jìn)管理系統(tǒng)，對(duì)疾控檔案以及該檔案的歸檔時(shí)間，歸檔類型、歸檔格式等不同的內(nèi)容進(jìn)行分類整合，最大限度地提高檔案的電子化質(zhì)量，方便檔案隨時(shí)隨地的進(jìn)行開發(fā)以及保存與利用。

2.3 提高管理人員的素質(zhì)，以及對(duì)檔案管理的重視程度

作為相關(guān)的管理部門以及基層疾控中心檔案管理人員需要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)知，改變他們?cè)菊J(rèn)為檔案管理工作僅僅是當(dāng)前僅僅是基層疾控中心日常工作中最普遍的一項(xiàng)。要求所有工作人員的專業(yè)素質(zhì)能夠得到提升，工作人員應(yīng)該高度重視檔案管理工作，認(rèn)知檔案管理的重要性，要求基層疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員更加充分的認(rèn)知疾控檔案管理對(duì)疾控事業(yè)發(fā)展的重要作用，特別是檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，更需要及時(shí)地轉(zhuǎn)變自身的理念，了解疾控中心在日常運(yùn)作中產(chǎn)生檔案資料的重要價(jià)值，高度重視檔案管理，將檔案管理工作同各項(xiàng)不同的業(yè)務(wù)放在同等的地位，積極的約束檔案管理人員開展檔案管理工作，提高檔管理工作的整體質(zhì)量，讓檔案管理工作能夠完全展現(xiàn)出其重要性。檔案管理的工作人員也需要提高自己的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，可以成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，其目的就是提高各科室以及檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)定期加強(qiáng)檔案管理的教育，可以讓工作人員到專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以由基層疾控中心定期組織講座、組織工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，其中學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容包括了信息化建設(shè)、專業(yè)技能建設(shè)等多方面，不斷提高工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)，開展多種形式的專業(yè)技能比賽、學(xué)術(shù)交流等不同活動(dòng)，促使檔案管理人員可以將自身所學(xué)習(xí)到的知識(shí)以及能力更好的運(yùn)用到疾控中心檔案管理中。激發(fā)管理人員的積極性、主動(dòng)性，也可以培養(yǎng)管理人員的外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)，充分發(fā)揮出檔案管理人員的創(chuàng)造性，改善辦公條件以及福利待遇，促使檔案管理人員對(duì)崗位的重視程度得到提升，不斷增強(qiáng)所有單位管理人員在日常工作中的積極性與主動(dòng)性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，近幾年我國(guó)對(duì)于基層醫(yī)療的重視程度在不斷提升，基層疾控中心在開展檔案管理時(shí)，管理的質(zhì)量也成為人們關(guān)注的重點(diǎn)與焦點(diǎn)。檔案管理工作對(duì)于疾控中心而言具有非常重要的作用，其主要表現(xiàn)在了參考意義相對(duì)較強(qiáng)這一點(diǎn)，但是現(xiàn)階段基層疾控中心的檔案管理工作時(shí)并不完善，其中仍舊存在著非常多的問(wèn)題，而隨著時(shí)代在不斷向前發(fā)展，有關(guān)這一系列問(wèn)題應(yīng)該逐步地進(jìn)行解決、剖析，提出相應(yīng)的策略，才能夠?yàn)楫?dāng)管理工作建言建策，使得檔案管理工作更上一層樓，也能夠提高疾病防治檔案的管理水平，真正的為基層群眾服務(wù)。