孫秀艷

（煙臺市芝罘公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心，山東 煙臺 264010）

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各種工作中，檔案管理是重要的工作。檔案管理中有許多資源與單位的發(fā)展有關(guān)。由于缺乏科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，工作效率低，影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)普及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，積極探索通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的有效方法和途徑，但也必須以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為改善檔案的前提。

1 檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的重要性

加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能力，確保管理模式、操作程序和機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性，是檔案管理的基本目標(biāo)，也是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量和管理能力的一項(xiàng)必要工作。改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化非常有用，尤其是嘗試使用各種管理方法。改革和優(yōu)化公共事業(yè)單位檔案管理的方法和機(jī)制，提高公共事業(yè)單位檔案管理的開放性是有益的。但是，長期以來，由于許多問題，檔案管理工作的效果與也受到限制，因此有必要加強(qiáng)檔案管理。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題

2.1 檔案管理人員的不合理分配

無論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理員的技術(shù)水平和專業(yè)管理技能的掌握程度如何，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化之間仍存在很大差異。但是現(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的業(yè)務(wù)范圍開始涉及檔案材料的研究、使用和二次開發(fā)，呈現(xiàn)出多學(xué)科的發(fā)展趨勢。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中仍然存在許多問題，進(jìn)展緩慢，效率太低。這就要求檔案管理人員在計算機(jī)科學(xué)和統(tǒng)計分析方面具有一定的知識儲備和業(yè)務(wù)能力，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化需要高層技術(shù)人員的支持。由于檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員的專業(yè)水平也與檔案管理的質(zhì)量有關(guān)。當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的管理方法和思維模式，導(dǎo)致創(chuàng)新能力低，專業(yè)能力不足，專業(yè)性不足，使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和計算機(jī)化緩慢且難以適應(yīng)快速發(fā)展的社會需要。

2.2 管理工具和方法缺乏創(chuàng)新

隨著我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，同時也為發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇。目前，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在其檔案管理工作中繼續(xù)使用以前的管理方法，主要是紙質(zhì)檔案管理，并將它們放置在特定的工作位置。如果需要這些文件，搜索信息需要花費(fèi)大量時間，并且這種工作方式顯然無法滿足當(dāng)前開發(fā)的需求。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作中，沒有有效地引入現(xiàn)代管理技術(shù)，僅采用了人工管理方式。時間一長，將與大數(shù)據(jù)時代嚴(yán)重脫節(jié)，并且難以有效地組織和管理大量數(shù)據(jù)。在形勢嚴(yán)峻的情況下，管理將進(jìn)一步導(dǎo)致管理工作混亂，甚至危害人民和國家的利益。單位應(yīng)利用信息技術(shù)本身的功能來建立包括信息和辦公文件在內(nèi)的集成電子檔案，并使用計算機(jī)對檔案進(jìn)行相關(guān)操作，這對檔案管理的技術(shù)和模型構(gòu)成了挑戰(zhàn)。電子檔案雖然具有明顯的優(yōu)勢，但是由于病毒入侵的影響，會造成文件丟失。因此，當(dāng)前的管理工作迫切需要解決文件的穩(wěn)定性和安全性問題。

3 促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策

3.1 增加資金投入，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

因?yàn)樵跈n案管理過程中，大量的先進(jìn)設(shè)備以及軟件和硬件安裝，導(dǎo)入和推廣高級文檔管理信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，分發(fā)計算機(jī)和應(yīng)用程序軟件，并根據(jù)需要購買必要的硬件。系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)所需的資金在未來的開發(fā)過程中也至關(guān)重要。另外，根據(jù)業(yè)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)單位的實(shí)際情況，開發(fā)了專業(yè)的應(yīng)用軟件來加強(qiáng)檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這對于后續(xù)文檔的查詢和使用非常有用。為了讓檔案管理工作能夠在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的條件下進(jìn)行，需要各單位加大對資金的投入，推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位方案管理工作的快速發(fā)展。

3.2 實(shí)施檔案管理方式的改革和升級

建立和完善工作檔案管理系統(tǒng)是完成檔案管理工作的關(guān)鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對不同類型的檔案進(jìn)行分類和管理，以便在隨后的提供和使用檔案的過程中，可以快速找到必要的檔案。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理也應(yīng)分為重要的管理內(nèi)容，以促進(jìn)檔案管理的各種問題，逐步促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。該系統(tǒng)不僅明確了一線人員的工作職責(zé)，而且明確了事業(yè)單位管理人員檔案管理工作的內(nèi)容，使責(zé)任真正由個人分配，提高了管理水平。在管理檔案時，有必要按照標(biāo)準(zhǔn)程序進(jìn)行細(xì)致的工作，并對違反規(guī)定的人進(jìn)行制裁。創(chuàng)新的檔案管理系統(tǒng)清楚地提供了獎勵標(biāo)準(zhǔn)和制裁機(jī)制，從而明確區(qū)分了獎勵和制裁，從而提高了檔案管理的效率。有利于做好檔案管理。還需要有足夠的設(shè)備來確保良好地維護(hù)檔案管理設(shè)備，例如，在使用各種計算機(jī)設(shè)備時避免計算機(jī)病毒的入侵，及時檢查和清除病毒，正確備份重要的歸檔文件，保證檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的能力

為促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有必要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊的組成，提高檔案管理能力。定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)活動，以專業(yè)的檔案管理技術(shù)和信息技術(shù)為主要培訓(xùn)內(nèi)容，幫助檔案管理員提高管理意識，檔案管理的重要性和建立安全意識，不僅有助于提高企業(yè)的業(yè)務(wù)水平檔案管理器還有助于提高其安全管理能力。此外，該單位還必須為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)管理提供良好的人力資源保證。管理人員必須遵守適用的規(guī)章制度，對工作負(fù)責(zé)，首先解決工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，并指導(dǎo)檔案管理人員解決技術(shù)問題。

3.4 使用信息化的檔案管理方法

過去，檔案管理工作中使用的管理方法相對過時，完成歸檔工作需要很長時間，并且很難有效地執(zhí)行檔案管理工作。為此，事業(yè)單位管理人員必須及時進(jìn)行實(shí)際工作，動員管理人員通過管理信息的數(shù)字化建設(shè)，有效利用互聯(lián)網(wǎng)，以達(dá)到提高檔案管理效率和文件資源利用率的目的。確保數(shù)據(jù)安全性，也方便文件檢查、分析和整理。在檔案管理過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用信息技術(shù)來構(gòu)建科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中執(zhí)行各種管理任務(wù)，以有效地提高檔案管理的有效性，促進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

4 結(jié)論

總而言之，在當(dāng)前深化改革的背景下，有必要重視對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理。檔案管理是促進(jìn)各種任務(wù)的創(chuàng)新和有序發(fā)展的基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分。有必要實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，采取信息化管理的模式，并以全新的思想和觀念提出針對性的解決方案。不僅可以提高檔案管理的效率，而且可以延長檔案的保管期限，同時保證檔案的安全性，為工作發(fā)展和社會發(fā)展提供幫助和服務(wù)，并最大限度地提高檔案管理的價值。