(中國人民大學(xué) 北京 100872)

辦公室在單位系統(tǒng)中處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的綜合機(jī)構(gòu)。辦公室的工作千頭萬緒、繁雜瑣碎、包羅萬象、事無巨細(xì)，但沒有一樁屬于小事，沒有一件可以疏忽。辦公室工作人員服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策,運(yùn)轉(zhuǎn)保障、傳達(dá)溝通，身在“兵位”、胸為“帥謀”，其工作思維和工作方式直接影響工作的質(zhì)量與水平,進(jìn)而影響整個(gè)單位系統(tǒng)工作的開展與推進(jìn)。

要將辦公室工作梳理有序，做到有條不紊、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、富有成效，首先要從思想上認(rèn)識(shí)和把握辦公室工作的基本規(guī)律和要求，并應(yīng)用到實(shí)踐，做到四“多”和四“干”。

一、做好辦公室工作的四“多”

(一)深入思考，多想一步

在現(xiàn)代化辦公手段的“加持”之下，辦公室工作節(jié)奏越來越快，越來越高速，但高速并不等同于高效。為了取得高速，對(duì)工作不假思索的時(shí)候多了，深入研究得少了，“活兒到手就開工”正逐漸成為常態(tài)，隨之而來的便是機(jī)械應(yīng)付，工作浮于表面。很多人覺得辦公室的工作不難，只要按要求做完就行，其實(shí)不然。辦公室的工作內(nèi)容往往處在整個(gè)工作鏈條開端和結(jié)尾，分配得好，效率就高；匯總得好，成效就凸顯。在分配之前多想一步，思考工作分配是否合理，是否還有職能部門沒有納入，誰為主誰為輔；在匯總之前多想一步，收集的材料是否齊全且符合要求，還有沒有可以深挖的亮點(diǎn)。多想一步，磨刀不誤砍柴工，犧牲部分工作速度換取工作質(zhì)量，獲得整體的效益最大化。要具有超前意識(shí)，象棋中有“走一步，看三步”的說法，辦公室工作繁蕪復(fù)雜，更需要系統(tǒng)思考，多想一步，開始做某一項(xiàng)工作時(shí)，就要提前做好整體規(guī)劃，確定好每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，為后面的工作流程留足余量，留出匯總、修整和請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，避免被工作時(shí)限牽著鼻子走，降低忙中出錯(cuò)、出亂的概率，以時(shí)間前移，換取質(zhì)量空間。

(二)準(zhǔn)確溝通，多問一句

“準(zhǔn)確”是辦公室工作的基本要求，最忌諱的就是“我以為我明白了”和“我以為你明白了”。在接收領(lǐng)導(dǎo)指令的時(shí)候，自己先捋順工作思路和流程，對(duì)不明白的地方，要多問一句，直到得到肯定答復(fù)，即使自認(rèn)為沒有不清楚的地方，也要按照自己的理解復(fù)述一遍工作流程和要求，多問一句“是這樣嗎”，切忌自以為是。在傳達(dá)指令的時(shí)候，要多問一句“我能說明白嗎”“還有沒有什么不清楚的地方”，以獲得溝通的完整性和有效性，避免出現(xiàn)因傳達(dá)不準(zhǔn)確和溝通不暢而出現(xiàn)的工作失誤。在進(jìn)行部門間的溝通協(xié)調(diào)時(shí)，充分了解雙方所思、所想、所憂、所盼后，在確定工作任務(wù)時(shí)，多問一句“有沒有需要特別注意的地方”，不僅能提示雙方更深入思考，把工作想得更細(xì)，做得更好，還能有效防止事后推諉扯皮和返工補(bǔ)救。

(三)思慮周全，多備一份

辦公室一般都承擔(dān)著文書檔案、辦文辦會(huì)、購置辦公用品等職能，要做好這些工作，需要周密的思考和安排，避免因各種突發(fā)情況引發(fā)的慌亂和失誤。產(chǎn)生和經(jīng)手的各種文件材料，除特殊要求不允許留存外，都應(yīng)復(fù)印一份，留檔備查。組織會(huì)議時(shí)，對(duì)會(huì)議場地、會(huì)議材料和會(huì)議服務(wù)人員都應(yīng)留出備份，以應(yīng)不時(shí)之需。購買辦公用品時(shí)，不能只考慮目前缺什么就買什么，缺幾份就買幾份，而是要了解單位的整體需求，提前做好規(guī)劃，對(duì)于通用需求至少多備一份，做到及時(shí)響應(yīng)。從事每類工作的人員也應(yīng)該“多備一份”，形成“AB角”的無缺位工作制，A角為本職工作崗位的主角，B角為A角的配角，當(dāng)A角因出差、休假或其他原因不能承擔(dān)工作時(shí)，由B角接替完成，并對(duì)所做的工作承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，A角要主動(dòng)加大對(duì)B角的工作培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)傳授，確保B角在關(guān)鍵時(shí)刻有足夠能力做好上級(jí)交辦的工作，不因個(gè)人原因耽誤整體工作進(jìn)度。

(四)顧全大局，多做一點(diǎn)

辦公室工作頭緒多、對(duì)口部門多、材料種類多,經(jīng)常性加班加點(diǎn),工作量和工作強(qiáng)度遠(yuǎn)大于其他業(yè)務(wù)部門，可以說選擇了辦公室，就選擇了隨時(shí)待命、隨叫隨到，就意味著選擇了吃苦和奉獻(xiàn)。特別是文字材料起草,大多要在夜深人靜或周末、節(jié)假日攻堅(jiān)完成,確實(shí)存在別人看不到、不理解的情形。這就要求辦公室工作人員不斷調(diào)整心態(tài)，秉持“顧全大局，多做一點(diǎn)”的工作態(tài)度，始終保持平和心，正確看待個(gè)人與全局的關(guān)系，積極妥善處理好得與失、工作與生活、個(gè)人與家庭的關(guān)系；始終保持進(jìn)取心，把個(gè)人的辛苦和付出視作個(gè)人職業(yè)生涯中難得的鍛煉機(jī)會(huì)，讓壓力升華為動(dòng)力，真正把事業(yè)放在心上，把責(zé)任擔(dān)在肩上，腳踏實(shí)地不漂浮，埋頭苦干不張揚(yáng)；始終保持奉獻(xiàn)心，樹立以大局為重、以事業(yè)為先的工作格局，不斤斤計(jì)較，不牢騷滿腹，在奉獻(xiàn)中體現(xiàn)價(jià)值，在奉獻(xiàn)中增強(qiáng)修養(yǎng)，在奉獻(xiàn)中提升境界。

二、做好辦公室工作的四“干”

(一)圍繞中心干

辦公室作為一個(gè)單位系統(tǒng)中的綜合機(jī)構(gòu)，其服務(wù)質(zhì)量高低直接關(guān)系整體工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效能。辦公室工作，點(diǎn)多面廣線長，涉及方方面面，而單位系統(tǒng)的中心工作就是辦公室工作的“魂”，做好辦公室工作的核心前提就是一切工作必須圍繞單位系統(tǒng)中心工作來開展。辦公室工作人員必須要有強(qiáng)烈的中心意識(shí)和大局意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到一切脫離中心的工作都是“不務(wù)正業(yè)”，始終服從服務(wù)于工作大局，善于站在全局和戰(zhàn)略高度來思考問題、謀劃工作，要熟悉黨和國家的路線、方針、政策，對(duì)上級(jí)重要工作部署了然于胸，做到思想圍繞中心轉(zhuǎn)，工作圍繞中心干，堅(jiān)定不移、不折不扣地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)層決策，將頂層制度設(shè)計(jì)細(xì)化落實(shí)到具體工作上，切實(shí)發(fā)揮好辦公室參謀助手的作用。

(二)按照規(guī)矩干

沒有規(guī)矩，不成方圓。辦公室是協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要綜合部門,能接觸到很多其他部門接觸不倒的信息，擁有很多其他部門無法比擬的便利條件，一旦無章可循或不依規(guī)行事，就容易越位越權(quán)，對(duì)工作和個(gè)人都可能造成嚴(yán)重后果。做好辦公室工作，一是要有規(guī)矩。要加強(qiáng)辦公室自身的制度建設(shè)，明確崗位責(zé)任，嚴(yán)明組織紀(jì)律，讓工作有規(guī)可依有矩可循。二是要講規(guī)矩。辦公室工作人員要遵守政治紀(jì)律,不該說的堅(jiān)決不說,不該問的堅(jiān)決不問,不該做的堅(jiān)決不做。要遵守組織紀(jì)律,認(rèn)真做好本職工作，在貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí),不打折扣,不傳小道消息，不隨便議論，不狐假虎威，做到令行禁止。遵守廉政紀(jì)律,帶頭模范遵守規(guī)矩，廉潔自律,清白做人,堅(jiān)持原則,絕不為私事大開方便之門。

(三)團(tuán)結(jié)合作干

辦公室位置重要，工作任務(wù)重，工作環(huán)節(jié)多，僅靠個(gè)人力量獨(dú)木難支，無法完成重大工作任務(wù)，成員之間只有“同唱一臺(tái)戲”，牢固樹立一盤棋思想，心往一處想、勁往一處使，密切配合，分工不分家，擰成一股繩，才能形成強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力。因此在辦公室內(nèi)部建設(shè)中，不僅要注重提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，還要注意培養(yǎng)工作人員賞識(shí)他人的優(yōu)點(diǎn)，學(xué)習(xí)他人的長處，團(tuán)結(jié)互助，同榮辱、共進(jìn)退的意識(shí)，培養(yǎng)一支在關(guān)鍵時(shí)刻能靠得住、頂?shù)纳?、能吃苦、能?zhàn)斗的隊(duì)伍。團(tuán)結(jié)出凝聚力、出戰(zhàn)斗力，互相補(bǔ)臺(tái)好戲連臺(tái)，互相拆臺(tái)一同垮臺(tái)。通過成員之間的相互支持、精誠合作，同頻共振、同向而行，大事講原則、小事講風(fēng)格，在共事中同心共進(jìn)，營造出團(tuán)結(jié)和諧、奮發(fā)向上的良好工作氛圍，不僅能使個(gè)人本職工作做得更好，也能在很大程度上提高辦公室整體的工作效率，進(jìn)而充分體現(xiàn)辦公室行政管理重要價(jià)值，促進(jìn)單位系統(tǒng)整體工作邁上新臺(tái)階。

(四)擼起袖子加油干

辦公室工作能不能干好，會(huì)不會(huì)干是保障，想不想干是基礎(chǔ)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)者要堅(jiān)持思想引領(lǐng)、正面激勵(lì)，有效提升辦公室工作人員“想干愿干積極干，擼起袖子加油干”的精氣神，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和使命感。堅(jiān)持思想引領(lǐng)，倡導(dǎo)同心同向謀事業(yè)，同舟共濟(jì)促發(fā)展，以共同的價(jià)值追求激勵(lì)擔(dān)當(dāng)作為，激發(fā)“舍我其誰”的使命感。堅(jiān)持正面激勵(lì)。大力發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔有激情、有能力，能干事、敢擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T；探索科學(xué)的績效考評(píng)辦法，建立容錯(cuò)機(jī)制，為擔(dān)當(dāng)者擔(dān)當(dāng)、讓有為者有位，營造鼓勵(lì)干事、寬容失敗的良好氛圍；關(guān)注工作人員的工作情況、精神狀態(tài)，讓其有歸屬感、認(rèn)同感，從而有效提升干事創(chuàng)業(yè)的精氣神。辦公室工作人員要適當(dāng)給自己“打雞血”，保持工作熱情。要從工作中找事業(yè)感，把工作當(dāng)成個(gè)人事業(yè)，讓理想、信念、情懷和使命感成為工作的內(nèi)生動(dòng)力；從工作中找獲得感，辦公室的管理服務(wù)工作常常是“隱形”的，個(gè)中辛苦不為人知，獲得感較低，如果重結(jié)果輕過程，就會(huì)失去很多獲得感，要更加系統(tǒng)全面地看待辦公室工作，重視從工作過程中累積獲得感，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

辦公室是單位系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)系上下的橋梁、協(xié)調(diào)公務(wù)運(yùn)行的樞紐、溝通內(nèi)外的窗口、宣揚(yáng)機(jī)關(guān)形象的陣地。隨著社會(huì)發(fā)展,辦公室所面臨的工作環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了比較大的變化，工作職責(zé)、工作內(nèi)容正逐步拓展，辦公室工作人員必須真正認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性,增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，充分利用好八小時(shí)之外的時(shí)間，徹底摒棄怕苦畏難情緒，提高對(duì)全局工作的認(rèn)識(shí)和思考，努力提升自身業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，扎實(shí)做到“四多”、“四干”。面對(duì)新時(shí)代、新節(jié)奏、新要求，亟需完善辦公室行政管理體系，進(jìn)一步明確辦公室工作的職責(zé)定位，從辦公室行政管理工作存在的問題入手，更新工作理念，加強(qiáng)人員培養(yǎng)，創(chuàng)新工作方式，切實(shí)提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量。