趙麗

摘? 要：隨著通信施工企業(yè)精細化管理方式的實施，以及云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術的應用，傳統(tǒng)的檔案保護方式已無法滿足檔案保護的要求，檔案的缺失、損毀和泄密將對企業(yè)效益、后評估及日后的維護、改（擴）建工作帶來不可估量的損失。文章以通信施工企業(yè)檔案保護實踐為基礎，從必要性、問題及對策三個方面對通信施工企業(yè)檔案保護問題進行研究，以期構建科學有效的施工檔案保護體系。

關鍵詞：施工企業(yè);檔案保護;風險管理

通信施工企業(yè)檔案（以下簡稱施工檔案）完整記錄了通信施工企業(yè)承建項目的招投標、施工組織方案、過程管理、竣工驗收、質量鑒定、優(yōu)質工程評定等情況，是施工企業(yè)和建設單位進行工程維護、管理、改（擴）建的重要依據(jù)。但由于部分承建項目投資大、工期長、技術復雜、工地分散，再加上施工檔案管理重項目投資、進度和質量管理輕施工檔案管理;重施工檔案的驗收和利用輕施工檔案的過程管理和保護;重施工檔案實體管理輕施工檔案信息保護的“三重三輕”現(xiàn)象日益嚴重，[1]導致部分施工檔案丟失、損毀、泄密現(xiàn)象時有發(fā)生，給企業(yè)帶來了較大經(jīng)濟損失和信用危機。為加強施工檔案保護，避免類似問題重復出現(xiàn)，筆者以河南省通信工程局有限責任公司施工檔案管理實踐為例，從施工檔案保護的必要性、目前存在的突出問題、解決問題的思路與對策三個方面進行分析探討，以期構建科學有效的施工檔案保護體系。

1 通信施工企業(yè)檔案保護的必要性

1.1 保護企業(yè)工作成果。通信施工檔案涵蓋通信工程的投標、立項、施工、驗收、審計以及回款等階段，其形式包括文字、圖表、影像、沙盤、模型與仿真等，既是施工過程與工程概貌的原始記錄，也是日后項目擴容、割接以及拆遷的重要參考。施工檔案是記錄企業(yè)工作業(yè)績和成果的重要載體，加強對施工檔案的保護就是對企業(yè)工作成果的保護。

1.2 維護企業(yè)合法權益。施工檔案體現(xiàn)了施工與設計（含設計變更）的一致性，合同履行的完整性與準確性，施工材料的數(shù)量、類型與型號，隱蔽工程的具體安裝工藝等，是證明施工企業(yè)依法、合規(guī)、誠信、規(guī)范施工的最有力證據(jù)。[2]加強對施工檔案的保護有利于工程審計及工程事故調查處理中排除自身盲目施工、惡意變更、偷工減料、圖物不符等不良行為，維護企業(yè)合法權益。

1.3 展示企業(yè)良好形象。加強施工檔案保護，建立施工檔案管理示范點，樹立施工檔案保護先進典型，確保施工檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，對內有利于反映企業(yè)基礎管理水平，提升企業(yè)員工凝聚力，打造先進企業(yè)文化，對外有利于反映企業(yè)綜合治理能力和治理水平，提升企業(yè)核心競爭力，展示企業(yè)良好形象。

2 通信施工企業(yè)檔案保護存在的突出問題

2.1 以包代管，弱化了施工檔案保護意識。為減輕現(xiàn)場管理負擔，降低經(jīng)營成本和資金壓力，集中力量開拓市場，通信施工企業(yè)長期采取以包代管的模式。在這種管理模式下，發(fā)包方更加重視工程的進度和質量，弱化了對施工檔案管理、安全管理等基礎管理方面的意識，分包方更加重視效益和成本，為了通過檔案驗收，臨時突擊收集、整理施工檔案，甚至出現(xiàn)張冠李戴、弄虛作假的“假檔案”。長期以來，從管理層到員工的施工檔案保護意識十分薄弱，移植過來的檔案管理制度也只能流于形式，對施工檔案進行科學的保管和保護更無從談起。

2.2 效益至上，忽視了施工檔案保護資金投入。在利潤最大化、效益至上的管理理念下，對檔案保護工作的投入寥寥無幾，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：①制作檔案的紙張、光盤等載體質量較差，圓珠筆、鉛筆等字跡材料時常出現(xiàn)，不利于檔案的長久保護;②檔案設備設施簡陋，檔案在施工現(xiàn)場隨意堆放，檔案保管的“十防”措施落實不到位，工程開工令、完工報告、隱蔽工程簽證、驗收證書以及設計圖紙經(jīng)常丟失或損毀;③既不支持檔案人員參加學習培訓，又舍不得聘請專業(yè)人員指導檔案工作，剽竊、篡改、丟失、損毀、泄密等現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.3 急于求成，漠視了施工檔案保護過程管控。施工檔案保護是一項系統(tǒng)性工作，需要源頭治理、過程管控，不可能一蹴而就。施工期間檔案的利用工作隨意性強，折疊、勾畫、涂抹、污損等現(xiàn)象在一定程度上損毀了檔案;施工文件和圖紙，特別是電子文件缺少備份，丟失損毀時有發(fā)生;長期以來，施工企業(yè)通過突擊整理，臨時采取修復措施，甚至“造檔案”的方式蒙混過關，為施工檔案的利用和保護埋下了隱患，也在日后的維護和改擴建中因檔案保護不力或數(shù)據(jù)不準確蒙受了巨大經(jīng)濟損失。

2.4 因循守舊，淡化了施工檔案保護技術支撐。長期沿襲傳統(tǒng)載體檔案的管理方式，淡化了施工檔案保護的新技術支撐，突出表現(xiàn)在：①只把紙質載體文件視作檔案，不注重電子文件的管理和保護，不懂得磁性介質的特殊防護要求;②缺乏電子檔案管理的專業(yè)知識，不了解新型載體檔案保護的工作程序、方法和原則，存在一定的畏懼心理;③缺乏對時間戳、區(qū)塊鏈等信任機制及新技術在新型載體檔案保護中的研究及應用;④對電子檔案存儲、數(shù)據(jù)修復、利用傳輸、安全保管等缺乏足夠的技術支撐。[3]

3 做好通信施工企業(yè)檔案保護的對策

3.1 注重檔案保護意識培養(yǎng)。為改變以包代管模式下對施工檔案保護放任自流的做法，2018年以來的發(fā)包合同中，將施工檔案的保護作為工程管理的重要內容融入“五同步”之中。[4]同時明確通信施工企業(yè)要建立有效的檔案管理及保護體系，納入單項工程驗收內容，配置專兼職檔案人員，精心選取施工檔案保護的典型案例對項目管理及施工人員進行“以案說法”，并邀請檔案管理與保護專家親臨現(xiàn)場指導，提升施工檔案管理與保護意識。

3.2 加大檔案保護資金投入。在資金投入方面，一是公司總部按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ 25-2010）要求對檔案庫房進行改造，確?！笆馈贝胧┞涞亍６菍σ蚰甏眠h或管理不善已經(jīng)損壞的檔案進行修復處理。三是制定施工現(xiàn)場臨時檔案室標準，配備必要設備設施，建立嚴格的管理制度，嚴禁施工檔案在施工現(xiàn)場亂堆亂放，嚴禁施工檔案在個人手中保留。四是加大紙張、光盤、硬盤等檔案載體的購置投入，按照長久保存檔案標準進行配置，避免使用假冒偽劣產(chǎn)品，從源頭提高檔案質量，延長檔案壽命。

3.3 組織檔案保護模型搭建?？紤]省內、外施工檔案驗收與交付方式差異，結合合作單位、供應商以及第三方檔案管理模式，公司在施工實踐中摸索了不同的檔案保護方式，將檔案保護效果和工程款支付相結合，建立了如下檔案保護模型：立檔完成率=考核季累計工程立檔數(shù)/當期累計立項工程立檔數(shù)預算目標×100%;檔案完好率=1-（考核累計工程檔案缺失數(shù)/當期累計檔案數(shù)）×100%;當期關鍵檔案借出未歸還率=1-（當期關鍵檔案歸還數(shù)量/當期累計借出檔案數(shù)）×100%;完全閉環(huán)檔案=該施工檔案已全額回款且已過項目質保期。通過引入檔案完好率、當期關鍵檔案借出未歸還率等指標來評價企業(yè)檔案保護方式的成效，并納入到交付單元的檔案管理體系中。

3.4 優(yōu)化檔案保護痕跡管理。為保證施工檔案質量，加強了施工檔案形成與利用的痕跡管理，確保賬實相符，減少管理的隨意性，降低施工檔案丟失、損毀風險，主要措施如下：①嚴格履行借閱簽字手續(xù)，抵押相關證件;②施工人員調整，特別是檔案管理人員更換，必須辦理檔案交接手續(xù)，并備案;③建立臺賬制度，加強工程建設期間檔案形成、交接、流轉等活動的記錄;④臨時檔案室在項目完工后，根據(jù)施工合同約定分別向建設單位及其他參建單位進行檔案移交，并辦理交接手續(xù)歸檔備查。

3.5 加強檔案保護過程監(jiān)控。強化對施工檔案保護的源頭治理和過程管控，構建施工檔案的立體防護體系。一是以合同方式固化施工承包商的檔案保護法律責任，將施工檔案制成材料的質量與技術參數(shù)、施工檔案的整理規(guī)范、檔案整理的責任與尾款支付條件等通過合同條款予以明確;二是實將“三納入”、“四參加”、“五同步”落實到位;[5]三是根據(jù)工程性質分類;四是加強對施工檔案整理的現(xiàn)場指導和業(yè)務培訓，提升業(yè)務技能。

3.6 提供檔案保護技術支撐。隨著技術進步和市場競爭加劇，傳統(tǒng)的檔案保護手段和方式難以達到預期效果，施工檔案的保護離不開先進技術的支撐。為此，公司采取了如下措施：①購置涉密檔案柜、安裝室內屏蔽信號器、多功能探測儀以及堡壘機，防止重要施工檔案信息的泄露和傳播;②建立防御機制，定期升級檔案管理系統(tǒng)殺毒包、加強漏掃、入侵檢測，同時實施漏洞查找、木馬查找和云端的上傳加密措施;③利用多媒體技術（高清攝像機，矩陣以及保真配音形式）對失去技術價值的施工檔案進行數(shù)字化處理，保存可以傳承的技術經(jīng)驗，建設工程建設智庫;④數(shù)字化檔案保管應防泄密、防假冒、防篡改和防銷毀，系統(tǒng)具有容災、訪問控制等特性，同時對電子檔案進行安全存儲和備份，⑤按照工程進度，對建設過程中的每一道程序和采用新的技術、結構、材料以及工藝的部位進行跟蹤拍攝，加強聲像媒體文件的收集與保護，建立工藝檔案數(shù)據(jù)庫。

4 結語

正視通信施工企業(yè)在檔案保護中存在的問題，不斷探索適合通信施工企業(yè)特點的檔案保護方式，將施工檔案保護納入項目管理和質量監(jiān)控工作之中，搭建科學有效的施工檔案立體防護體系，確保施工檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，為通信施工企業(yè)在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地提供支撐和服務。

參考文獻：

[1]田煜.建設施工檔案合同化管理模式的探索，檔案管理[J].2013（4）.30-31.

[2]鄭潔瓊.建設工程領域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大學，2019.

[3]劉春鳳.信息時代企業(yè)電子檔案保護技術探析.蘭臺世界[J].2019（S1）.161-162.

[4]徐向鴻.面向主戰(zhàn)場 服務大農(nóng)業(yè)——臨滄地區(qū)滇西南農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案紀實，云南檔案[J].1995（1）.30.

[5]葉莉.重慶首次將檔案工作納入市級機關績效考核內容，中國檔案[J].2019（6）.12.

（作者單位：河南省通信工程局有限責任公司 來稿日期：2019-12-18）