江佩瓊

（梧州學(xué)院，廣西 梧州 543002）

對(duì)于高校檔案管理工作而言，高校檔案既是高校日常管理的重要組成，同時(shí)也是檔案工作開展的重要平臺(tái)，高校檔案管理工作開展的好壞直接影響了高校教學(xué)科研、教學(xué)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)的水平。當(dāng)前國(guó)家正在積極推進(jìn)檔案管理體制改革，高校檔案管理應(yīng)該主動(dòng)投入到檔案管理體制改革之中，形成集中統(tǒng)一的檔案管理體制模式，構(gòu)建和完善高校檔案管理制度，進(jìn)一步提升高校檔案管理效果。當(dāng)前，高校檔案管理體制出現(xiàn)一些問題，檔案管理機(jī)制不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化需求，同時(shí)也對(duì)高校發(fā)展產(chǎn)生了影響。因此有必要從現(xiàn)代高校建設(shè)角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)能力和水平。

一、高校檔案管理體制現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理體制的總體情況

從整體上看，高校檔案管理體制并不相同，對(duì)于部分教育部直屬高校而言，由于其綜合實(shí)力較強(qiáng)，歷史悠久，有足夠的資金和實(shí)力建設(shè)相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，而且檔案管理機(jī)構(gòu)級(jí)別較高，對(duì)于檔案管理的積極性和主動(dòng)性也較高。而部分地方院校在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置上雖然會(huì)參考教育部直屬高校檔案管理部門設(shè)置，但由于其資金和資源有限，在檔案管理機(jī)構(gòu)級(jí)別和檔案管理范圍設(shè)置上存在諸多不同。從機(jī)構(gòu)設(shè)置看，高校檔案管理機(jī)構(gòu)大致可分為獨(dú)立設(shè)置的檔案館，掛靠在學(xué)校黨政辦下設(shè)的檔案館和學(xué)校黨政辦二級(jí)單位下設(shè)的檔案綜合管理室。甚至部分高校對(duì)檔案工作非常不重視，并沒有設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)，只是在黨政辦下設(shè)置檔案專門人員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理[1]。當(dāng)前多數(shù)高校一般都會(huì)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，但也有部分高校由于資金和資源限制，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置非常不合理，一旦檔案管理部門被納入到黨政管理部門，這些檔案管理部門除了相應(yīng)的檔案管理職能之外，可能還會(huì)承擔(dān)其他工作，這也在一定程度上影響了檔案管理部門的業(yè)務(wù)開展。因此有必要從高校檔案對(duì)高校重要意義的角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提升和完善高校檔案管理機(jī)構(gòu)的級(jí)別和職能。

（二）高校教學(xué)檔案管理體制

高校教學(xué)檔案管理是高校檔案管理體制的重要組成，當(dāng)前還存在一些問題，高校教學(xué)檔案管理與高校的學(xué)科建設(shè)、教師發(fā)展和專業(yè)進(jìn)步都具有重要聯(lián)系，高校教學(xué)檔案的全面性、科學(xué)性直接決定了高校教學(xué)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)未來方向，可以說每一份教學(xué)檔案都是教師在教學(xué)實(shí)踐中總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)，都是高校發(fā)展的重要基礎(chǔ)材料。當(dāng)前部分高校對(duì)于教學(xué)檔案管理還缺少系統(tǒng)規(guī)劃，教師檔案存檔和備份缺少相應(yīng)的檔案管理規(guī)定。部分高校檔案管理者對(duì)教學(xué)檔案重視程度不足，在保存一定期限之后就會(huì)置之不理，教學(xué)檔案管理制度不健全，導(dǎo)致當(dāng)前高校學(xué)科建設(shè)和專業(yè)課程設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)資料不足，影響了高校教學(xué)水平的提升。同時(shí)，教師要想從檔案中查詢過往的教學(xué)內(nèi)容和學(xué)生成績(jī)也會(huì)受到一定影響。由于檔案管理制度的不完善，致使高校教學(xué)工作開展受到影響。

（三）高校干部職工檔案管理體制

高校干部職工檔案管理體制是高校檔案管理體制的重要組成，高校干部職工檔案管理體制雖然符合相應(yīng)的工作條例，但由于沒有建立相應(yīng)的組織關(guān)系，對(duì)于業(yè)務(wù)工作和宏觀管理開展也存在一些不足和漏洞。這種管理體制雖然是在人民政府檔案行政機(jī)關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)下開展工作，但由于高校干部職工檔案管理體制沒有具體落實(shí)部門，這也就造成了在實(shí)際工作上高校干部職工檔案與本校檔案工作和國(guó)家檔案工作結(jié)合得不夠緊密。高校職工干部檔案作為高校組織人事工作的重要組成，是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中高校干部職工檔案并沒有納入到學(xué)校檔案總體規(guī)劃之中，由于相應(yīng)檔案管理體制的缺失，嚴(yán)重影響了高校干部職工檔案的管理效果。因此高校應(yīng)該從干部職工管理檔案實(shí)際角度出發(fā)，對(duì)干部職工檔案管理體制進(jìn)行完善，并結(jié)合學(xué)校的相關(guān)制度明確干部職工管理檔案的業(yè)務(wù)部門，并增設(shè)相關(guān)人員從事相應(yīng)工作，進(jìn)一步完善高校檔案管理體制。

（四）高校學(xué)生檔案管理體制

高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的重要組成，高校學(xué)生檔案雖然只在學(xué)校保存數(shù)年，但在學(xué)生畢業(yè)之后就會(huì)轉(zhuǎn)移到學(xué)生的就業(yè)單位或?qū)W生檔案的接收單位，成為學(xué)生未來職工檔案、干部檔案的重要組成，是學(xué)生檔案的基礎(chǔ)材料。對(duì)于學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案對(duì)其未來發(fā)展影響非常巨大，高校應(yīng)該注重學(xué)生檔案管理工作[2]。但是，當(dāng)前國(guó)家并沒有針對(duì)高校學(xué)生檔案出臺(tái)相應(yīng)的法規(guī)，只能參照干部檔案進(jìn)行管理。由于干部檔案與高校學(xué)生檔案的管理范圍、管理方式上存在一些區(qū)別，因此在落實(shí)過程中也會(huì)出現(xiàn)一些問題和矛盾。為此國(guó)家修訂了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，將學(xué)生個(gè)人檔案管理作為單獨(dú)的管理門類分離出來，對(duì)高校學(xué)生檔案管理機(jī)制完善和創(chuàng)新，并按照高校學(xué)生檔案管理辦法提升高校學(xué)生檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化水平。

二、高校檔案管理體制發(fā)展思路與發(fā)展取向

我國(guó)部分高校在檔案管理體制機(jī)制上還沿用傳統(tǒng)方式，由于傳統(tǒng)的檔案機(jī)制體制過于滯后，已經(jīng)嚴(yán)重影響了高校發(fā)展，因此，要從管理體制機(jī)制入手提升高校檔案管理水平。在管理體制機(jī)制改革過程中，要對(duì)落后的機(jī)制制度予以剔除，對(duì)于人員老化、人才引進(jìn)相關(guān)問題予以完善和創(chuàng)新，創(chuàng)新人才引進(jìn)方式，優(yōu)化薪資獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，通過制度完善進(jìn)一步激發(fā)檔案工作人員的工作熱情。

（一）以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案管理體制的發(fā)展

檔案管理體制是檔案管理生態(tài)環(huán)境的基礎(chǔ)，只有好的檔案管理體制才能生成好的檔案管理生態(tài)環(huán)境。當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)已經(jīng)成為國(guó)家發(fā)展的重要戰(zhàn)略，高校檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新驅(qū)動(dòng)。特別是面對(duì)當(dāng)前檔案管理體制機(jī)制僵化落后的問題，只有通過改革創(chuàng)新才能夠促進(jìn)檔案體制機(jī)制的變革升級(jí)。創(chuàng)新要針對(duì)管理體制中存在的問題有針對(duì)性地進(jìn)行，分別從內(nèi)容、機(jī)制和管理方式上進(jìn)行體系化的創(chuàng)新，讓管理體制的每一個(gè)環(huán)節(jié)都在創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)下有效銜接。特別是要敢于利用問題倒逼管理機(jī)制，對(duì)當(dāng)前的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和人才引進(jìn)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和完善，進(jìn)一步提升檔案工作的服務(wù)能力和服務(wù)水平，為高?？蒲薪虒W(xué)人才培養(yǎng)提供更為充足的動(dòng)力。

（二）以思維變革驅(qū)動(dòng)檔案管理機(jī)制建設(shè)

當(dāng)前部分高校檔案管理機(jī)制僵化落后，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)決策對(duì)于檔案管理機(jī)制創(chuàng)新重視程度不足，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制仍然能夠發(fā)揮作用，這使得檔案管理工作已經(jīng)與信息化時(shí)代需求出現(xiàn)了脫節(jié)，制約了高校創(chuàng)新發(fā)展。面對(duì)日趨激烈的創(chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)，高校要成為世界一流大學(xué)就必須對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升高校的自我價(jià)值。首先要樹立服務(wù)型管理理念，特別是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)教育作為高校檔案的核心理念。同時(shí)，還應(yīng)該營(yíng)造良好的校園文化，檔案工作是學(xué)校獨(dú)特的文化資源，通過檔案工作的文化建設(shè)和文化宣傳，能夠進(jìn)一步提升學(xué)校的文化層次。還要將服務(wù)學(xué)生作為當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)意識(shí)，解決就業(yè)過程中遇到的問題和難題，幫助學(xué)生順利實(shí)現(xiàn)就業(yè)。

（三）以信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新

當(dāng)今時(shí)代是數(shù)字化時(shí)代、信息共享時(shí)代，高校傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)與數(shù)字化時(shí)代和信息共享時(shí)代相脫節(jié)，特別是傳統(tǒng)檔案管理辦法還依托于紙質(zhì)材料。當(dāng)前高校網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)需要高校檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，隨著科技革命的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作未來的發(fā)展主要趨勢(shì)，面對(duì)檔案數(shù)字化改革，檔案管理工作主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理分類，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平。紙質(zhì)檔案與電子檔案相比，不僅占用了更大空間，同時(shí)紙質(zhì)檔案也更不容易保存，還需要消耗大量資源對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)。而電子檔案既節(jié)省了空間，也節(jié)省了資源投入，同時(shí)還能夠延長(zhǎng)保護(hù)期限。在信息技術(shù)推動(dòng)方面，要注重兩方面的的建設(shè)：一是對(duì)軟硬件設(shè)備的投入，如網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、線下終端機(jī)、管理信息系統(tǒng)等，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)；二是對(duì)管理人員信息素養(yǎng)的培育，包括計(jì)算機(jī)操作水平、互聯(lián)網(wǎng)思維、檔案利用意識(shí)等等，這是影響信息化建設(shè)成效的關(guān)鍵因素。當(dāng)前很多高校都已經(jīng)推進(jìn)了電子檔案建設(shè)，但還有部分高校對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不足。因此有必要轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念，推動(dòng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，更好的促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

三、高校檔案管理體制發(fā)展的支持和保障措施

（一）完善檔案管理的組織機(jī)制

要從當(dāng)前檔案管理實(shí)際角度出發(fā)，完善檔案管理的組織機(jī)制，同時(shí)要按照大檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)全部檔案資源實(shí)施統(tǒng)一歸口管理，將人事檔案、學(xué)生檔案和相應(yīng)的實(shí)物資料都納入高校檔案管理范疇之中。同時(shí)要構(gòu)建和完善檔案領(lǐng)導(dǎo)體制，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作重視起來，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該作為學(xué)校檔案工作委員會(huì)主任，對(duì)全校檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，檔案工作委員會(huì)應(yīng)該下設(shè)辦公室，進(jìn)一步提升日常檔案管理能力。同時(shí)要提升檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)格，將檔案管理機(jī)構(gòu)作為學(xué)校管理部門的序列，并將檔案管理機(jī)構(gòu)與其他部門之間的組織關(guān)系理順，進(jìn)一步提升檔案管理部門的作用。當(dāng)前部分高校的檔案行政部門和業(yè)務(wù)部門二者之間還相互獨(dú)立，在具體工作開展上還存在一些銜接問題，因此有必要從全校層面角度出發(fā)，成立檔案工作處作為學(xué)校檔案行政管理部門，并與學(xué)校檔案工作委員會(huì)辦公室合署辦公，實(shí)行“兩塊牌子、一套人馬”。有條件的高校還應(yīng)該成立學(xué)校檔案館作為檔案管理部門的業(yè)務(wù)部門。在具體工作開展過程中，按照管理和業(yè)務(wù)工作需求，高校應(yīng)該給予檔案館建設(shè)一定的政策和資金支持，讓高校檔案館充分發(fā)揮育人作用。

（二）完善檔案管理的人員保障

要想進(jìn)一步提升高校檔案工作水平，就必須促進(jìn)高校檔案體制發(fā)展，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)能力。當(dāng)前高校檔案在管理過程中還缺少專門人才，這也在很大程度上影響了高校檔案正常工作的開展。因此，應(yīng)該嚴(yán)把檔案管理者進(jìn)門關(guān)，面向社會(huì)和廣大應(yīng)屆生選拔一批具有高水平檔案管理能力和技術(shù)能力的專業(yè)人才，確保檔案管理人員具備過硬的檔案管理專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)，確保檔案工作真正的發(fā)揮作用。新形勢(shì)下，高校發(fā)展需要檔案部門發(fā)揮自身作用，而作用的發(fā)揮需要檔案工作人員來具體體現(xiàn)。因此，應(yīng)該從檔案工作管理實(shí)際角度出發(fā)，讓檔案管理工作者獲得更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升檔案管理者的工作能力和水平。同時(shí)還應(yīng)該對(duì)高校檔案體制進(jìn)行創(chuàng)新和完善。高校檔案在規(guī)章制度方面還存在著諸多漏洞和不足，應(yīng)該對(duì)這些規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整和完善，對(duì)于已經(jīng)不適應(yīng)高校發(fā)展的檔案制度予以廢止，完善相應(yīng)的檔案機(jī)制和制度。

總之，當(dāng)前國(guó)家非常注重檔案工作，高校檔案管理作為國(guó)家檔案工作的重要組成部分，應(yīng)該按照國(guó)家檔案工作的要求，進(jìn)一步提升高校檔案的管理水平，對(duì)高校檔案管理體制機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，從高校實(shí)際出發(fā)，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)能力和服務(wù)水平，推動(dòng)高校檔案工作不斷向前發(fā)展。