孫 波

（中共黑河市委講師團(tuán)，黑龍江 黑河164399）

社會在發(fā)展和進(jìn)步，信息化的新形勢更是以迅猛之勢占據(jù)了大部分行業(yè)，這其中檔案管理工作也義加入到更新?lián)Q代的行列中，信息化可以讓檔案工作更好地發(fā)展，提升工作效率，更快速科學(xué)有效的進(jìn)行檔案管理和使用。在一段時間內(nèi)，檔案工作的信息化已經(jīng)取得部分成效，提高了檔案工作效率，但是在更替過程中，也發(fā)現(xiàn)了潛在的問題，需要專業(yè)人員從各方面進(jìn)行分析并且提出有效可行的解決方案，讓新形勢下的檔案工作更好的向前發(fā)展。

一、新形勢下檔案工作的意義和目的

（一）提升工作效率

過去的檔案管理方式，人力占據(jù)了檔案工作幾乎全部的內(nèi)容，從檔案的整理、歸檔到檔案的調(diào)取、使用，都離不開人工的幫助，工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，需要消耗大量的時間和精力，效率低下的同時壓力也隨之增加。信息化檔案并非直接摒棄人力工作，而是通過信息化技術(shù)手段進(jìn)行管理，從收集整理的錄入過程開始轉(zhuǎn)變，后期在查詢工作中可以直接使用，可以極大的減少工作人員的壓力和工作時間，大幅度提升工作效率。

（二）優(yōu)化檔案完整

傳統(tǒng)的檔案資源管理中，檔案的保存形式多為紙質(zhì)、光盤等媒介，保管時很容易受到外界的影響，要注意的因素很多，溫度、濕度都要進(jìn)行監(jiān)控，除客觀因素外，在檔案查詢使用時也會對紙質(zhì)檔案造成不可避免的磨損，后期很難進(jìn)行保養(yǎng)和修復(fù)。信息化手段可以從存儲開始就對檔案進(jìn)行保護(hù)，不再輕易被外界環(huán)境影響，查詢時也不需要人工翻閱，大大提升了檔案保存管理的完整度。

（三）加強(qiáng)檔案利用

過去，檔案資源一直有不易傳遞和共享的特點(diǎn)，造成資源的浪費(fèi)，運(yùn)用信息化管理后，可以提高檔案資源的利用率，在查找和使用資料時更加方便快捷，不需要浪費(fèi)時間在查找上，使用中也可以更加方便調(diào)取，還可以建立檔案信息平臺，讓有需求的用戶在規(guī)定范圍內(nèi)自行檢索和使用。

（四）提高檔案安全

檔案管理，最重要的是檔案的安全性如何保障。過去會發(fā)生文件在傳遞過程中丟失的情況，信息化管理提高了檔案的安全度，從保管手段上極大地提高了檔案的安全性，讓檔案不再容易被人為因素導(dǎo)致缺失。

二、新形勢下檔案工作的現(xiàn)狀以及潛在的問題

檔案工作發(fā)展前景很大，遇到的問題也很多，需要經(jīng)常分析檔案管理的現(xiàn)狀，從而總結(jié)出潛在的問題，對問題進(jìn)行深入的分析，了解在發(fā)展過程中出現(xiàn)問題的原因，制定解決方案，更新管理方法，更好地跟上社會的腳步。

（一）信息化設(shè)施落后

信息化發(fā)展中，首要保證的是信息化設(shè)施，但是由于更新?lián)Q代速度快，信息化設(shè)施還沒有大規(guī)模普及，從歸檔需要的掃描儀、打印機(jī)，到后期管理需要的計算機(jī)、硬盤，以及查閱時所需要的軟件設(shè)施、建立數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，各方面都離不開信息化設(shè)施，現(xiàn)階段許多高校的軟硬件設(shè)施都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，工作期間會遇到問題，例如硬件出現(xiàn)問題、存儲失靈等情況，在檔案工作更新?lián)Q代的發(fā)展中造成了阻力，無法順利進(jìn)行。

（二）管理制度不完善

舊有的管理手段中，工作流程已經(jīng)在時間的推移下變得相當(dāng)完善，但過去的工作流程以人工為主，并不適合現(xiàn)今的技術(shù)手段，所以在技術(shù)更新的同時，也要對管理流程重新進(jìn)行制定，將信息化技術(shù)手段等融入進(jìn)去。雖然信息化檔案已經(jīng)在全國檔案管理中初見端倪，但應(yīng)用范圍過短，普及范圍較小，相關(guān)的制度并不完善，管理流程也不成熟，在工作期間很容易進(jìn)入誤區(qū)，造成文件的損壞和丟失。

（三）管理意識偏薄弱

信息化檔案管理不僅是對技術(shù)層面的一次更新，也是對檔案管理人員的一次挑戰(zhàn)，信息化管理需要切實(shí)掌握檔案相關(guān)軟件的運(yùn)用，操作上需要的耐心和細(xì)節(jié)不低于傳統(tǒng)管理方式，在專業(yè)管理人才的需求度上提高了很多。目前檔案專業(yè)人員的信息化管理意識有待提高，在管理的技術(shù)手段使用上也需要進(jìn)一步提升。

（四）檔案管理的安全性

與傳統(tǒng)的管理形式對比來說，信息化管理的安全性大幅提高，把檔案從過去的如何保存好紙質(zhì)檔案中解脫出來，將檔案變?yōu)榭杀銛y、便于移動、便于交流的電子信息。信息化管理手法是將文件存儲在硬盤里，但是在計算機(jī)或服務(wù)器硬盤里也并非萬無一失，容易被黑客攻擊和竊取，造成檔案信息的丟失，目前在數(shù)據(jù)安全方面還有很大的缺陷，無法切實(shí)保證檔案的安全性。

三、新形勢下檔案工作的完善方案

檔案信息化是檔案的重點(diǎn)發(fā)展內(nèi)容，從分析現(xiàn)狀中提出問題，對問題進(jìn)行深入分析探討并對問題提出解決方案，盡快落實(shí)解決方案，讓信息化檔案在大趨勢下繼續(xù)發(fā)展。

（一）制定適應(yīng)環(huán)境的管理制度

要按部就班的發(fā)展檔案信息化管理，需要優(yōu)先制定適合現(xiàn)今發(fā)展環(huán)境的管理制度，我國檔案管理時間較短，國內(nèi)并沒有統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，各單位可以根據(jù)自身情況制定適合單位發(fā)展的制度，規(guī)定詳細(xì)的操作流程，形成邏輯鏈，在歸檔、整理過程中避免出現(xiàn)混亂或者職責(zé)不清的情況，分工明確，在使用檔案和查詢過程中也會起到事半功倍的效果。

規(guī)范檔案管理工作的同時，也要對檔案工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)行職責(zé)細(xì)分，各個部門負(fù)責(zé)檔案對接的人員也要對任務(wù)明確分配，并且嚴(yán)格按照規(guī)章制度工作，在管理過程中才不會出現(xiàn)“踢皮球”、某一項目沒有人員管理等情況。

（二）建立專業(yè)人才隊伍

信息化檔案管理的中心雖然是信息化技術(shù)手段，但是這些技術(shù)手段并不能脫離人去實(shí)現(xiàn)，歸根結(jié)底還是需要專業(yè)人才讓信息化檔案持續(xù)發(fā)展，要將工作人員個人的能量發(fā)揮出來，不僅要求掌握專業(yè)知識相關(guān)的技術(shù)，懂得電子歸檔和掃描整理的操作方法，還要隨著時代發(fā)展不斷掌握新的管理知識，不斷提高素質(zhì)，并且按時進(jìn)行培養(yǎng)，與其他單位多交流溝通，適應(yīng)檔案工作。

（三）注重資金投入

注重檔案資源的發(fā)展，必須在軟硬設(shè)施上加大力度，保證檔案管理的建設(shè)，建立電子檔案館、數(shù)據(jù)庫等，把檔案信息資源電子歸檔，使其更加規(guī)范化，用構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的方式對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行整理和標(biāo)準(zhǔn)化存儲，電子檔案館可以面對用戶開放，在取用時更方便。

信息化可以說是貫穿整個檔案管理體系的存在，在管理過程中軟硬設(shè)施是相當(dāng)重要的，加大在此方面的資金投入，對檔案管理的未來肯定受益無窮。

（四）加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用

檔案資源并不是要一直封鎖保存的，而是需要共享和交流，與其他單位交流可以獲得寶貴經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕進(jìn)行互補(bǔ)，從而實(shí)現(xiàn)自我提升。

除了與其他單位交流外，檔案資源在內(nèi)部的共享使用也必不可少，建立電子檔案館，讓有需要的人更方便的提取和使用檔案資源，形成檔案資源的良性循環(huán)。

四、結(jié)語

新形勢下，檔案信息資源的發(fā)展和開發(fā)工作逐步發(fā)展，檔案新制度的建立，讓檔案工作變得井然有序；檔案管理人員的努力，讓信息化檔案發(fā)展更加快速；檔案資源的深度利用和開發(fā)，讓檔案變得更有價值。雖然還存在很多問題，但是檔案建設(shè)并非一日之功，需要各個方面的配合，不斷吸取經(jīng)驗(yàn)、改正不足，要緊跟社會發(fā)展的腳步，努力完善檔案管理，提高人員素質(zhì)，豐富檔案交流，讓檔案事業(yè)更加蓬勃發(fā)展?！?/p>