韓云松

（三門峽職業(yè)技術學院 河南三門峽 472000）

高校人力資源檔案管理工作通過對人力信息資源的整合，最終要實現(xiàn)的目的是人力信息資源的最大化、最優(yōu)化利用。隨著知識經(jīng)濟和信息技術的推進，傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理體系已經(jīng)很難適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的需要，停滯不前的管理模式只會累積越來越多的問題。唯有順應時代發(fā)展要求，不斷改進高校人力資源檔案管理工作，才能實現(xiàn)人力信息資源的更好利用。在實施現(xiàn)代化的高校人力資源檔案管理過程中，需要考慮的因素很多，管理者要客觀分析這些因素，結(jié)合高校實際情況，循序漸進實施改進策略。[1]

一、高校人力資源檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）高校人力資源檔案管理功能單一

在新的時代背景下，高校人力資源檔案管理也有了新標準和新要求。傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理工作，主要是統(tǒng)計檔案信息，存儲、備份檔案信息，對信息資源更多的是靜態(tài)管理，不涉及更多的資源再利用。隨著大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用，人們對高校人力資源檔案管理提出了更高的要求，希望通過更高效的管理來滿足多元的功能需求。這個時候?qū)π畔①Y源的管理，就不再是純粹的靜態(tài)管理，而升級為動態(tài)管理。動態(tài)管理者更多地需要處理信息資源的再利用、再服務問題。從這個角度來說，傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型升級是一種趨勢。只有改變檔案信息功能單一的現(xiàn)狀，才能適應多功能檔案信息的趨勢需求。

（二）高校人力資源檔案管理效率較低

對于大部分的管理工作來說，解決“效率”問題，都是管理工作中的重要問題。如果通過管理行為無法提高效率，或者效率較低，這樣的管理體系很有可能存在一定問題，需要及時改進和優(yōu)化。傳統(tǒng)的高校人力資源檔案管理工作依托的主要是人力，統(tǒng)計的載體以紙質(zhì)為主，統(tǒng)計的方法有抄錄、登記、校對等。這樣的工作流程不僅繁瑣，需要耗費大量的人力和時間，而且容易出錯。隨著高校人力資源的信息越來越豐富，對于信息資源的處理效率、準確性都有了更高要求，如果不設法提升工作效率，檔案管理工作就會出現(xiàn)滯后的情況。在信息資源的整合過程中，有些信息資源的對接是需要做到及時性的，稍有延誤，可能會造成惡劣的影響。

（三）高校人力資源檔案管理安全性不足

高校人力資源的檔案管理涉及學生、教師以及學校整體的信息隱私，學校要高度重視檔案管理的安全性問題。高校人力資源檔案管理安全性不足，主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，管理者的安全意識不夠高，對于檔案的隱私性沒有特別保護，在受到他人引誘下，很容易將非本人的信息泄露給其他人，造成一些安全隱患；第二，對管理者的監(jiān)控體系不夠完善，目前大部分學校的人力資源檔案管理水平還處在初級階段，一個工作人員要處理好幾個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，沒有分工合作的規(guī)范流程，無法落實個人責任制。一旦出現(xiàn)了問題，很難找到主要負責人。所謂的管理監(jiān)控大多流于形式，只是通過一些監(jiān)控設備來實施，缺乏系統(tǒng)完善的管理監(jiān)督體系。在信息化時代，高校人力資源檔案管理的安全性面臨著更多技術層面的威脅。管理者要充分意識到這一點，提高警惕，防患未然。

二、高校人力資源檔案交接問題的探討

（一）工作拖沓，交接不及時

一旦遇到檔案管理者暫時不在，或者檔案管理者變更的情況，高校人力資源檔案的交接問題就出現(xiàn)了。交接不及時、交接不清楚、交接不全面……這些都是檔案管理交接環(huán)節(jié)中最容易出現(xiàn)的問題。在交接過程中，舊的管理工作人員要明確交接對象，快速落實交接細則，對重點內(nèi)容要進行相關介紹；對于新的管理工作要大膽提問、考慮周全，不能囫圇吞棗，要快速了解工作內(nèi)容，避免以后出現(xiàn)工作失誤。部分檔案管理工作者平時處理事情的風格有些“慢”，對待交接工作會拖沓、不及時，這會容易造成一些不良后果。如果遇到緊急要調(diào)取人力信息資源的情況，就會出現(xiàn)手忙腳亂、無從下手的情況。[2-3]

（二）工作粗心，交接不嚴謹

高校人力資源檔案交接是一個很嚴謹?shù)倪^程，是把一個人的責任轉(zhuǎn)移成另一個人的責任。不論是舊的檔案管理人員，還是新的檔案管理人員，都要高度重視交接的手續(xù)和步驟，要盡可能形成一個規(guī)范的交接制度，做到有跡可循，有證可查，有人可證實。部分檔案管理工作人員平時沒有嚴謹?shù)墓ぷ髁晳T，面對交接工作很粗心，只是口頭交接重要事宜，沒有留下任何事后可查的依據(jù)，這就會留下很多隱患。一旦出現(xiàn)檔案管理的相關問題，舊的工作人員和新的工作人員就會互相推責，產(chǎn)生不必要的糾紛。

（三）工作隨意，交接不監(jiān)管

隨著高校人力資源檔案的體量越來越大，交接工作會涉及方方面面，會存在更大的難度。為了避免在這個過程中出現(xiàn)人為、非人為等多方面的意外，行之有效的監(jiān)管體系是不可缺少的。這種監(jiān)管體系在學校內(nèi)部最好設置成“三級監(jiān)管”模式，第一級是部門內(nèi)的互相監(jiān)管，第二級是部門負責人對下面人員的監(jiān)管，第三級是學校領導對該部門的監(jiān)管。高校人力資源檔案交接環(huán)節(jié)，最容易出現(xiàn)信息泄露、信息丟失、信息更改等問題，這個環(huán)節(jié)務必要引起學校領導的高度重視，避免給學生、教師和學校整體造成重大損失。[4-5]

三、高校人力資源檔案管理的優(yōu)化策略

（一）重視培養(yǎng)人力資源檔案管理的專業(yè)人才

學校要提高整體的教學水平，就得先提升教師的個人教學能力。同樣，學校要提高人力資源檔案管理水平，先也要重視培養(yǎng)人力資源檔案管理的專業(yè)人才，要讓專業(yè)的人做專業(yè)的事情，要讓檔案管理工作人員從工作中獲得認同感和幸福感。這一點說起來很抽象，但落實下來是可以有具體方向的。第一，學校要高度重視檔案管理工作人員的工作待遇，要讓他們生活得好，工作得開心；第二，學校領導要給他們足夠的認同，要在學校每一次的大會上進行表揚，給他們一定的指標和福利；第三，學校要創(chuàng)造檔案管理工作人員定期學習、廣泛交流的機會，促使他們不斷提升個人能力。[6]

（二）加強信息技術在檔案管理工作方面的應用

信息技術對各行各業(yè)的影響逐漸深入。新時期的檔案管理工作者也要學習新方法，接受新思路，運用信息技術來提升檔案管理工作的效率。相比于傳統(tǒng)的信息資源整合路徑，大數(shù)據(jù)技術可以更快速、更便捷、更準確地統(tǒng)計信息資源。面對當代高校的人力資源信息體量，工作人員要學會借助大數(shù)據(jù)技術來優(yōu)化自己的工作結(jié)構(gòu)，將更多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作交給大數(shù)據(jù)去處理，把更多的精力放在對信息資源再利用的思考上。有一點值得注意的是，信息技術的運用通常需要一些信息設備的支撐，在這方面的經(jīng)費投入，學校領導要給予應有的支持，切實把人力資源檔案管理工作作為一個重點去落實。[7-8]

（三）完善人力資源檔案管理制度

人力資源檔案管理制度是一個很大的范疇，在具體的工作開展中，需要將其細分成不同的制度類型，如交接制度、監(jiān)督制度、隱私保護制度、人才培養(yǎng)制度等。只有站在制度的高度上，人力資源檔案管理部門的每一個工作流程才能清晰，工作人員才能明確自身職責，嚴格落實個人責任制。在追究工作人員責任的過程中，我們還應該有相應的獎懲制度，起到對工作人員行之有效的約束。當然，根據(jù)實際情況，每一年的人力資源檔案管理制度細則都可以適當有所調(diào)整，不斷適應學校的發(fā)展需求。

四、結(jié)束語

隨著學校信息化技術的廣泛應用，不少高校越來越重視信息技術在人力資源檔案管理中的作用。學校管理者要理性分析這當中的利與弊，雖然信息技術創(chuàng)新了人力資源檔案管理模式，大大提高了工作人員的效率，但隨之而來的信息安全問題也日益突出。學校在改進檔案管理工作的同時，也要有一系列積極的舉措來加強信息安全建設。