李 屹

（山東財(cái)經(jīng)大學(xué)燕山學(xué)院 山東·濟(jì)南 250000）

高校檔案資源是一種重要的資源，引發(fā)了公眾和社會(huì)的關(guān)注，其信息原始、真實(shí)的特點(diǎn)明顯，這就使其保持在獨(dú)特的地位當(dāng)中。檔案屬于社會(huì)信息資源的一部分，為事業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。社會(huì)也因此對(duì)檔案信息的需求有所增加，因此做檔案資源的積極開發(fā)有著至關(guān)重要的意義，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值保證以。檔案工作的整體發(fā)展以三大工作為主要的社會(huì)發(fā)展體系，有著很強(qiáng)的操作性，通過社會(huì)各方面的利用，才能最終的使用發(fā)揮其實(shí)際的價(jià)值，提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。這需要找準(zhǔn)檔案事業(yè)的落腳點(diǎn)，為社會(huì)上的各級(jí)人民群眾提供積極的參考憑證。國(guó)家檔案局提出了相關(guān)的三個(gè)體系建設(shè)理念內(nèi)容是將資源利用體系進(jìn)行重組、建設(shè)、完善，檔案基礎(chǔ)工作使得工作內(nèi)容到位，檔案資源可以開發(fā)，保證工作生產(chǎn)過程中的社會(huì)經(jīng)濟(jì)收益以及開發(fā)檔案資源的實(shí)際意義。

1 高校檔案信息資源開發(fā)利用

高校檔案事業(yè)也是高校工作的一部分，與高等教育的和諧發(fā)展存在著重要的聯(lián)系進(jìn)行檔案管理期間必須將科學(xué)的發(fā)展觀作為指導(dǎo)依據(jù)，構(gòu)建可持續(xù)的檔案發(fā)展管理策略。檔案資源具有歷史特征，記錄了學(xué)生的原始資料，它是獨(dú)一無(wú)二不能代替的，因此高校檔案管理人員在管理檔案過程中，必須樹立可持續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展思想，建立高效的管理方案，提升管理工作經(jīng)驗(yàn)，做管理意識(shí)的強(qiáng)化以及檔案資源的合理開發(fā)利用。另外也要保住檔案利用的可持續(xù)性以及對(duì)資源的永久性開發(fā)，更好的為高等教育發(fā)展提供服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)高校資源共享奠定基礎(chǔ)。

2 高校檔案資源在開發(fā)利用過程中出現(xiàn)的問題

2.1 開發(fā)利用程度不夠

開發(fā)利用檔案過程中開發(fā)模式的局限性，導(dǎo)致開發(fā)程度不能滿足實(shí)際的需求，開發(fā)資源越多，用戶滿意度越大，利用率也就隨之提高，但是在目前的高校檔案開發(fā)利用工作當(dāng)中，可以明顯的看出深度不足的現(xiàn)狀。開發(fā)利用者，將目標(biāo)集中于日常的檔案管理事務(wù)，但是對(duì)方法的研究較少，高校檔案館的館藏資源需要進(jìn)行深層次的開放，但是在對(duì)學(xué)生檔案信息的利用過程中，存在意識(shí)淡薄這現(xiàn)象，高校檔案的保管收集相對(duì)簡(jiǎn)單，沒有將大的信息進(jìn)行充分的錄入，利用率不高，改革創(chuàng)新是將檔案信息資源開發(fā)的重要方式，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的可持續(xù)利用改革以及使用創(chuàng)新深化。

2.2 檔案管理人員的基本素質(zhì)問題

進(jìn)行檔案管理過程中，由檔案管理人員整理檔案資源，保證其可持續(xù)的利用，但是高效的檔案管理人員，年事已高，知識(shí)能力有限。不能滿足檔案信息資源的可持續(xù)利用要求。在科研過程中，存在誤區(qū)他們?nèi)狈﹂_發(fā)的勇氣以及變更的能力。這就使得檔案資源的開發(fā)利用受到影響，制約了檔案事業(yè)發(fā)展的新局面，對(duì)檔案資源的開拓，可持續(xù)使用造成困難。

3 高校檔案信息資源開發(fā)利用的策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的宣傳教育

檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知，了解檔案的地位特征以及檔案的整體屬性。不同檔案工作者對(duì)檔案的理解有所差異，他們的檔案意識(shí)逐漸變化，為了將檔案進(jìn)行規(guī)范管理開發(fā)，需要做檔案管理重要性的宣傳，從學(xué)生著手在學(xué)生入學(xué)時(shí)期對(duì)其進(jìn)行知識(shí)的普及，進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的教育，做好檔案管理引導(dǎo)。

在新生入學(xué)教育階段組織參觀檔案館，開辟檔案知識(shí)專欄，以講座的形式讓學(xué)生初步了解檔案狀況，保持檔案意識(shí)，學(xué)習(xí)了解到相關(guān)的管理內(nèi)容以后，他們可以了解到自己的言行舉止會(huì)被記錄在檔案當(dāng)中，并伴隨終生。檔案約束可以幫助學(xué)生完善個(gè)人能力，促使學(xué)生茁壯成長(zhǎng)，也對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)起到監(jiān)督和導(dǎo)向作用。在學(xué)生畢業(yè)之前，把檔案意識(shí)作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，可以學(xué)生未來(lái)發(fā)展需要為切入點(diǎn)，將檔案?jìng)€(gè)別使用案例進(jìn)行特殊教育，使他們依靠畢業(yè)檔案完成工作尋找。讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)內(nèi)容、作用，了解到學(xué)籍和人事檔案之間的關(guān)系，檔案在工作調(diào)動(dòng)、晉升定級(jí)、干部任用和求學(xué)深造的多方面功能，這就能幫學(xué)生進(jìn)行檔案妥善保管引導(dǎo)，降低棄檔率，增加學(xué)校對(duì)檔案保管的可行性，消減保管檔案壓力。

3.2 充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值

進(jìn)行高校檔案資源保管過程中，需要拓展檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，但管理的實(shí)用性以及檔案管理的范圍需要進(jìn)行更加清晰的定義。在大學(xué)生畢業(yè)制度影響下，需要學(xué)生完成雙向選擇與自主擇業(yè)的就業(yè)機(jī)制，這也影響了學(xué)生檔案的功能。然而目前的檔案內(nèi)容歸檔不夠完整，側(cè)重于個(gè)人的思想政治表現(xiàn)能力以及學(xué)習(xí)成績(jī)，缺乏對(duì)個(gè)人、創(chuàng)新、實(shí)踐、組織管理、社交心理素質(zhì)以及誠(chéng)信狀況的記錄。當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)下，學(xué)生檔案內(nèi)容的建設(shè)需要結(jié)合用人單位的需求，保證檔案的全面性。反映學(xué)生素質(zhì)的同時(shí)更高效的學(xué)生培養(yǎng)，為用人單位的人才考量提供幫助。

將檔案歸檔優(yōu)化，防止學(xué)生錯(cuò)失檔案服務(wù)時(shí)機(jī)，保證檔案的利用率和利用范圍。檔案工作的進(jìn)行過程中，檔案材料分散于學(xué)校的各個(gè)部門以及導(dǎo)員的手中，學(xué)生離校后在集中歸檔整理，導(dǎo)致檔案利用者以及用人單位無(wú)法在第一時(shí)間獲取全面的學(xué)生信息。因此需要做檔案工作的時(shí)間調(diào)整，保證就業(yè)工作的超前性，打破傳統(tǒng)的檔案歸檔方式，形成新生入學(xué)的建檔工作程序。在校期間完成檔案補(bǔ)充，畢業(yè)前復(fù)核檔案內(nèi)容，保證全過程對(duì)檔案控制和管理。學(xué)生檔案中心定期整理，保證檔案的完整性，分解集中檔案整理的工作壓力，檔案需要反饋學(xué)生的最新狀況，將檔案的價(jià)值完成時(shí)間的調(diào)整，保證檔案的利用率。也使檔案作為學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生以及用人單位選拔人才的憑證依據(jù)。

3.3 高校檔案資源的信息化管理

做檔案資源的信息化管理，有階段性的完成檔案資源的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)館藏檔案完成案件條目數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，設(shè)立快速有效的目標(biāo)，逐步完善文件級(jí)條目，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化。塑造檔案信息化核心，構(gòu)建數(shù)字化的檔案館，直接將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行接收。推進(jìn)檔案資源信息的二次開發(fā)。研究檔案信息系統(tǒng)的形式，將檔案資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做檔案的研究以及開發(fā)，使得檔案信息更為清楚的羅列，建立多種檔案信息發(fā)布的方式，構(gòu)建電子文件以及數(shù)字文件系統(tǒng)之后，進(jìn)行安全防護(hù)，完成計(jì)算機(jī)防火墻升級(jí)，將高校檔案資源進(jìn)行分享。

4 結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)行高校檔案管理過程中，需要更好的實(shí)現(xiàn)信息資源的有效開發(fā)，完成對(duì)檔案的科學(xué)管理以及安全保管，做好重點(diǎn)的檔案信息資源開發(fā)利用，提升高校檔案的主體素質(zhì)以及利用過程中的客體價(jià)值，保證利用的規(guī)范性。合理利用檔案服務(wù)體系，做檔案開發(fā)利用，保證對(duì)檔案的長(zhǎng)期管理，另外需要各個(gè)檔案部門實(shí)施服務(wù)先行的戰(zhàn)略，將重要的工作職責(zé)不斷的探索，使得檔案資源更加充分的開發(fā)利用，符合信息化時(shí)代的步伐，適應(yīng)人們對(duì)信息的需求。做檔案利用的開發(fā)統(tǒng)籌，使得檔案使用兼顧，相得益彰。