褚錫星

(湖州職業(yè)技術學院學生處 浙江湖州 313000)

信息化時代的到來加快了信息傳遞效率，在檔案管理工作開展中，更多使用網(wǎng)絡和計算機技術，可在計算機平臺上完成數(shù)據(jù)導入和存儲，簡化了辦公操作，提高了信息共享效率，為檔案管理工作高質量展開提供了便利。因此，在建筑企業(yè)發(fā)展過程中，要注重檔案管理的信息化建設，逐漸形成新的管理模式，解決當前工程建筑檔案管理現(xiàn)實問題，并發(fā)揮檔案信息在企業(yè)管理和決策上的作用。

一、當前檔案管理信息化建設存在的不足

目前階段國內工程建筑檔案信息化建設中的不足主要體現(xiàn)在以下方面：一是建筑步伐緩慢。檔案信息化管理是一種必然趨勢，我國在檔案信息化發(fā)展方面投入大量精力，但在工程建筑行業(yè)，信息化檔案管理建設卻步伐緩慢。原因是檔案信息來源于不同部門，信息收集難度大，難以進行統(tǒng)一管理；另外，一些建筑單位管理觀念落后，受到原有管理模式的限制，導致檔案管理出現(xiàn)信息化程度不足的問題。二是缺乏動力。在檔案管理信息化建設過程中，會遇到多種問題，由于部分工程建筑企業(yè)在信息化建設方面，存在技術落后、操作性差、針對性不強的弊端，使得檔案管理部門缺乏信息化構建動力，這也是導致檔案信息化發(fā)展步伐緩慢的主要原因。

二、工程建筑檔案管理信息化發(fā)展的重要意義

（一）擴展檔案服務。工程建筑檔案管理工作實質上是進行信息資源的管理，挖掘和采集有價值的信息，創(chuàng)造信息資源的社會價值，使其能有效運用于施工項目的安全運行。信息化技術結合到檔案管理中，能有效提高信息資源開發(fā)程度和傳遞時效性，最大程度發(fā)揮信息作用，在先進管理手段作用下，確保檔案管理的科學性和有效性，根據(jù)工程開展實際情況，合理分配信息資源，進而在信息流順利流通的基礎上，實現(xiàn)各個施工環(huán)節(jié)的緊密銜接，加強檔案工作服務效果。因此，我們認為檔案管理的信息化建設有著重要意義，有利于建筑企業(yè)發(fā)展。

（二）減少紙質數(shù)據(jù)。提高建筑領域檔案信息化建設水平，能為檔案管理工作的展開提供有效的操作平臺，如將檔案資料以數(shù)字化信息形式存儲到計算機平臺上，能避免數(shù)據(jù)丟失，加強檔案信息管理，提高檔案信息管理信息化和系統(tǒng)化。傳統(tǒng)的紙質記錄檔案資料的方式，檔案存儲難度大，需要設立專門的檔案資料放置空間，并且要做好防潮和防火工作。相對而言，信息化檔案管理模式的出現(xiàn)，有效解決了上述問題，不僅節(jié)省了企業(yè)資源的使用，還增加了信息儲量，可利用信息存儲技術，采用多樣化儲存模式，豐富檔案信息，滿足建筑工程高效展開的要求。

（三）提高檔案信息系統(tǒng)整體標準。進行檔案信息化系統(tǒng)建設過程中，需要將建筑工程有關資料整合在一起，建立系統(tǒng)化的檔案內容體系，集中管理檔案信息，將檔案資料導入系統(tǒng)中，為之后的調用和查詢提供便利。檔案管理系統(tǒng)最主要特點便是連續(xù)性和多功能性，確保有關資料的緊密銜接，避免出現(xiàn)管理漏洞[1]。在管理實踐中，管理人員要找準管理重點和標準，隨之展開管理工作，逐漸豐富檔案信息內容。當發(fā)現(xiàn)信息管理問題時，要采取可行性管理對策，以免造成整個檔案管理體系無法正常實施的后果。

三、基于信息化技術的工程建筑檔案管理建設方法

近年來，檔案信息化建設在促進建筑領域發(fā)展上的重要性越來越突顯，因此，我國加大了對建筑檔案信息化管理的關注，以期在信息化管理基礎上，實現(xiàn)建筑領域現(xiàn)代化發(fā)展；提高工程建筑檔案管理信息化基礎配置水平，進而保證檔案信息收集和整理有效性。下面將具體討論在信息化技術基礎上加強工程建筑檔案信息化建設的相關策略。

（一）提高檔案管理現(xiàn)代化意識?，F(xiàn)代化意識的引領，促進管理者自覺利用信息技術進行管理作業(yè)，保證工程檔案管理水平不斷提高。要知道，在建筑工程開展的過程中離不開檔案信息，必須通過檔案信息了解工程建設質量及進度，但是國內工程建筑檔案建設相對緩慢，管理方法單一，難以做到與時俱進，致使工程檔案使用效能被削弱。為了提高工程檔案管理水平，需要對加強檔案管理的有效性提起重視，將現(xiàn)代化管理理念融入到管理實踐中，以便促進檔案管理工作與信息化建設協(xié)調發(fā)展。在檔案管理操作中，突破傳統(tǒng)管理形式的束縛，利用先進技術，形成一套科學、可操作性強的檔案管理模式，在此基礎上實現(xiàn)信息化管理手段在檔案信息收集與處理上的有效運用。檔案信息化管理系統(tǒng)的構建，能為建筑企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好條件，奠定建筑企業(yè)在國民經(jīng)濟體系上的重要地位。

（二）培養(yǎng)高素質的工程檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理的信息化發(fā)展效果，因此，建筑單位要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)，使其有效執(zhí)行檔案管理規(guī)劃，協(xié)助工程建筑項目的正常進行。隨著建筑企業(yè)轉型發(fā)展，以往管理法已不再適用于現(xiàn)代建筑檔案管理，因此還應從打造一支高水平管理人員隊伍的角度出發(fā)，加大培訓力度，引導檔案管理人員自覺增強自身專業(yè)技能和理論知識，在工作實踐中提高職業(yè)道德，有效完成崗位工作[2]。例如，目前管理部門通過不定期組織培訓活動，使檔案管理者認識到信息化管理是必然的，將計算機軟件使用技巧、信息化管理案例等納入培訓內容中，提高管理人員思想認識，使其在正確思想引導下，有意識地借助網(wǎng)絡技術收集和整理檔案信息。實踐表明，培訓活動的展開，有助于提高管理者的實踐能力，使其熟練運用計算機軟件進行數(shù)據(jù)采集、整理、導入和存儲等操作，從根本上加速檔案管理的信息化發(fā)展步伐。同時，紙質檔案要做到與時俱進，緊跟時代步伐，將創(chuàng)新意識運用到管理工作中。檔案管理工作要在兩種信息存儲形式共同作用下，保證檔案信息完整性和準確性。

（三）加強檔案數(shù)據(jù)信息化管理。為了促進工程檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化建設，應探索信息化技術在檔案管理上的應用途徑，建立大規(guī)模管理平臺，并配置具備一定信息系統(tǒng)操作水平的管理人員，以便提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的運用程度，提高信息共享和使用效率。檔案信息資源應用價值實現(xiàn)的重要途徑便是信息廣泛共享，突出信息資源借鑒作用。因此，要將信息化管理理念貫徹在檔案數(shù)據(jù)庫建設上，根據(jù)信息存儲要求進行數(shù)據(jù)轉化，之后將工程檔案上傳到管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動完成檔案分類和整理。歸檔結束后，在數(shù)據(jù)庫平臺上保存檔案信息，為之后信息采集和調用提供條件。上述檔案管理模式，節(jié)省了人力和物力，使建筑企業(yè)檔案管理成本得到有效控制，同時促進了檔案管理信息系統(tǒng)自動化程度的不斷提高，明確標識信息內容，方便快速檢索，說明信息化管理模式在建筑領域有著較好發(fā)展前景。

（四）強化管理人員安全意識。在檔案管理信息系統(tǒng)構建過程中，主要面臨著數(shù)據(jù)泄露和被破壞的風險，尤其在信息化技術和工程建筑檔案管理不斷融合的背景下，信息安全風險隨之增大。要想發(fā)揮信息系統(tǒng)應用價值，需要盡快解決以上問題，從信息技術不確定性的角度出發(fā)，采取安全防護措施來減少檔案信息管理中的安全隱患?，F(xiàn)階段，我國大部分工程建筑檔案管理部門在實施信息化建設的過程中，都加大了對檔案安全性和保密性的重視，降低檔案丟失可能性[3]。在這一發(fā)展趨勢下，相關部門展開信息化檔案管理作業(yè)時，需要結合檔案具體內容和保密性質，采取加密措施，提高檔案安全保護力度。例如，在建設檔案信息管理系統(tǒng)的同時，構建加密安全系統(tǒng)和安全防護系統(tǒng)，利用加密技術、防護墻技術等，確保數(shù)據(jù)安全性，提高檔案管理質量，促進建筑企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。相較于傳統(tǒng)管理模式來講，信息化管理模式有著明顯優(yōu)勢，在檔案信息化建設過程中，要遵循相關規(guī)定，積累檔案信息化管理經(jīng)驗，不斷優(yōu)化信息化管理，保證建筑工程開展中檔案管理工作的高質量進行。

（五）保證原始數(shù)據(jù)的有效采集和歸檔。在建筑行業(yè)檔案管理信息化構建過程中，檔案數(shù)據(jù)采集和存檔是重要的管理環(huán)節(jié)，要加強資料收集和管理。在檔案信息收集方面，應從多渠道出發(fā)來收集資料數(shù)據(jù)，之后利用計算機掃描功能導入相應的數(shù)據(jù)，將關于建筑工程設計圖紙、進度和一些文件資料進行歸檔，將工程建筑數(shù)據(jù)儲存到計算機設備中，避免出現(xiàn)檔案信息損壞或丟失等現(xiàn)象。進行檔案資料存檔后，要進行檔案分類處理，方便之后的資料查詢。采用上述管理措施，可提高檔案管理效率，確保建筑工程施工各個階段都有對應的數(shù)據(jù)信息，幫助建筑單位順利完成施工任務。因此，在檔案信息化發(fā)展進程中，要關注原始數(shù)據(jù)的收集和儲存，切實發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在工程順利開展上的作用。數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)庫建設技術的運用，一定程度上提高了檔案信息化構建水平，在數(shù)據(jù)挖掘技術支持下，從海量數(shù)據(jù)中篩選出有價值的數(shù)據(jù)信息，去除冗余數(shù)據(jù)，進而提高數(shù)據(jù)分析和采集效率，突出信息化管理優(yōu)勢。

（六）加大在檔案信息化建設上的技術和資金支持。工程建筑檔案管理合理開展，是保證建筑施工安全性和可靠性的關鍵，為了搭建功能完善的信息化管理系統(tǒng)，建筑企業(yè)應加大在信息化檔案管理上的資金投入和技術研發(fā)。無論是建設自動化管理系統(tǒng)或是人才培養(yǎng)，都需要配備足夠的資金資源，將國外先進技術和管理理念引入國內建筑檔案管理中，從多方面入手強化檔案信息化構建[4]。同時，應注重技術資金的及時供應，這是加強信息化管理的重要手段。在技術研發(fā)方面，要將重點放在檔案管理系統(tǒng)軟硬件功能的完善上，根據(jù)檔案管理具體需求，動態(tài)更新系統(tǒng)功能，使其有效運用于各項檔案管理工作中。另外，加大政府財政支持，能為建筑企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供幫助，加強資金投入力度，推動檔案管理系統(tǒng)良好構建。最后，在技術研發(fā)方面，要關注網(wǎng)絡安全問題，開發(fā)多樣化安全防護技術，以便抑制檔案在線管理中的安全風險因素。具體來說，信息化管理理念在工程建筑檔案管理中的運用，為檔案管理改革優(yōu)化提供了動力，對提高建筑工程質量和可靠性方面有著重要意義。實際進行檔案管理時，需要在信息化建設方面不斷學習，提高整個建筑領域的檔案信息化管理水平。

四、結語

綜上所述，工程建筑檔案管理信息化建設相較于傳統(tǒng)管理模式有著一定優(yōu)勢，加大對信息化管理技術的推廣，有助于保障施工的進度和安全性，發(fā)揮檔案管理功能。當前工程建筑領域應將檔案管理的信息化發(fā)展作為研究重點，在結合檔案管理經(jīng)驗的基礎上，積累信息化建設經(jīng)驗和理論知識，建立系統(tǒng)的信息化檔案管理體系，進一步推進建筑行業(yè)健康發(fā)展。