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智慧檔案視角下的高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)思考*

2019-12-16 15:43黃凱羅應(yīng)梅
山西檔案 2019年2期
關(guān)鍵詞:檢索數(shù)據(jù)庫智慧

黃凱 羅應(yīng)梅

(貴州大學(xué)檔案館校史館 貴州貴陽 550025)

《“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案要共享發(fā)展,為檔案界帶來了發(fā)展契機(jī),也對(duì)我們高校檔案部門提出了更高的要求。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展,檔案工作者運(yùn)用現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備與管理方式已很難完成海量照片檔案資源的管理,因此必須積極思考戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,探索照片檔案管理的新途徑與新辦法。高校檔案部門在履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的同時(shí),應(yīng)積極融入到智慧檔案建設(shè)的大潮中,“抓整合、促共享”,構(gòu)建高效、安全的實(shí)用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)照片檔案智慧管理與服務(wù)。

一、智慧檔案的內(nèi)涵

“智慧檔案”是隨著智慧城市、智慧醫(yī)療、智慧教育等智慧概念蓬勃興起后應(yīng)運(yùn)而生的。1994年,在澳大利亞阿德萊德召開的信息通信自動(dòng)化會(huì)議上首次提出了“智慧城市”概念,此后,與智慧相關(guān)的問題開始進(jìn)入人們的視域。2012年,我國公布了首批國家智慧城市試點(diǎn)名單,包括90個(gè)城市,這標(biāo)志著我國智慧工程建設(shè)正式拉開帷幕。智慧檔案建設(shè)也逐步開展起來。所謂智慧檔案,是指運(yùn)用大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù),對(duì)實(shí)體或電子檔案資源進(jìn)行感知與挖掘,并通過綜合分析提煉形成智慧檔案信息,以便為整個(gè)社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案共享服務(wù)。具體來說,智慧檔案的“智”即檔案智能化管理,“慧”是指能高效地處置檔案信息并提供智慧檔案服務(wù)。智慧檔案建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展,在未來的社會(huì),決定檔案事業(yè)發(fā)展的因素不再是簡(jiǎn)單的檔案保管與利用。智慧檔案作為一種全新的檔案理念,是在智慧工程建設(shè)的驅(qū)動(dòng)下,對(duì)原檔案部門的“館藏?cái)?shù)字化、管理智能化”等優(yōu)質(zhì)性能進(jìn)一步提升。應(yīng)用新一代電子信息技術(shù)和方法,最大限度地提高檔案的資源整合與共享服務(wù)能力,從而實(shí)現(xiàn)檔案館或檔案部門的智慧化蛻變[1]。

二、高校照片檔案與照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的提出

高校照片檔案是指學(xué)校在管理、教學(xué)、科研、黨政領(lǐng)導(dǎo)、文體娛樂等一系列活動(dòng)中所形成的具有一定保存價(jià)值及意義的圖片資料。作為檔案的重要組成部分,它以特殊的載體形式,真實(shí)、直觀地再現(xiàn)了高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的活動(dòng)場(chǎng)景與發(fā)展面貌,印顯了高校發(fā)展的足跡。高校照片檔案已成為傳承校園文化與記憶高校歷史的重要載體。隨著時(shí)間的推移與高等教育的不斷發(fā)展,高校的歷史積淀與文化底蘊(yùn)越來越深厚,檔案資料也越來越多,而由于戰(zhàn)亂、校舍遷移、早期檔案保存意識(shí)薄弱等多種因素,一些高校歷史記錄正逐漸老化、損毀,甚至消失。高校信息化管理進(jìn)程的加快,使得電子照片數(shù)量激增,其鑒定、保存和利用等問題也逐步凸顯,高校照片檔案的科學(xué)管理迫在眉睫,一些高校檔案館開始構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的,它是存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的大倉庫。21世紀(jì),互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)與智能技術(shù)的結(jié)合,檔案管理開始進(jìn)入到智慧檔案時(shí)代。而檔案管理部門擁有龐大的照片檔案資源,要建立功能齊全的智慧檔案館,利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來組織、管理和檢索照片檔案信息是一種必然選擇,數(shù)據(jù)庫能更好地發(fā)揮智慧檔案館的管理功能和社會(huì)服務(wù)功能[2]。綜合我國高校檔案管理部門工作實(shí)際,有必要在建立照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,將其納入智慧檔案館管理系統(tǒng)。

三、智慧檔案視角下高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需求分析

當(dāng)前,建立并完善高校照片檔案數(shù)據(jù)庫是高校檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、提升檔案工作效率和服務(wù)水平的有效手段,也是時(shí)代發(fā)展的必然選擇與智慧檔案建設(shè)的必然要求。

(一)智慧時(shí)代發(fā)展的必然要求

隨著智慧理念的提出和智慧檔案館的逐步構(gòu)建,傳統(tǒng)的檔案管理方式不再適應(yīng)當(dāng)今開放自由的信息化社會(huì),未來的檔案將進(jìn)入屬于人類可控的“智慧檔案”時(shí)代?!爸腔蹤n案”作為一種宏觀概念,對(duì)高校的檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。高校檔案部門作為重要的知識(shí)儲(chǔ)備基地,應(yīng)沖破傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念的束縛,拓展檔案信息化服務(wù)的“空間”,構(gòu)建一個(gè)能自動(dòng)感知并協(xié)同處置檔案內(nèi)容信息和管理信息的檔案綜合管理體系,以提高學(xué)校檔案管理與利用效率。方便快捷與優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)是大眾的共同訴求,而創(chuàng)新高校照片檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)理所應(yīng)當(dāng)?shù)爻蔀榱擞行侄魏椭腔蹠r(shí)代發(fā)展的必然選擇。

(二)照片檔案管理的自身需求

隨著時(shí)代的發(fā)展,高校照片檔案數(shù)量呈“指數(shù)級(jí)”增長,高校檔案部門已成為一個(gè)龐大的照片資源倉庫,憑借檔案部門原有的技術(shù)及管理方式難以支撐海量的原始紙質(zhì)照片及數(shù)碼照片的檔案管理。在讀圖時(shí)代的今天,高校照片檔案的文化傳承及歷史記憶功能越來越受人們關(guān)注,照片檔案利用率的提高,使得紙質(zhì)照片檔案的破損速度也在加快,而構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)工作是對(duì)紙質(zhì)照片進(jìn)行數(shù)字化掃描,照片檔案數(shù)據(jù)庫為經(jīng)過數(shù)字化的紙質(zhì)照片圖像信息與數(shù)碼照片提供了統(tǒng)一的管理平臺(tái)[3]。一方面,用照片檔案數(shù)據(jù)庫來管理照片資源,可以將檔案信息與載體進(jìn)行分開管理,在照片檔案利用時(shí)可以有效地減少檔案的磨損,延長照片檔案的使用壽命,一定程度上緩解照片檔案保存與利用之間的矛盾;另一方面,構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫管理體系,對(duì)照片檔案信息進(jìn)行有效組織,形成檢索工具,能提高照片檔案利用效率,保障了照片檔案管理的高效性及數(shù)據(jù)服務(wù)的有序性。所以說照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能更好地發(fā)揮高校檔案館的管理與服務(wù)功能。

(三)照片檔案信息資源的共享需求

長期以來,高校檔案部門都處于相對(duì)封閉的狀態(tài),師生對(duì)照片檔案知之甚少,照片檔案利用率較低。而共享社會(huì)的到來,為檔案信息化建設(shè)提供了有利的契機(jī),高校檔案部門應(yīng)及時(shí)融入時(shí)代發(fā)展潮流,推動(dòng)“智慧檔案館”建設(shè),堅(jiān)持“共創(chuàng)、共建、共享”的服務(wù)理念,建立具有“信息共享”特征的照片檔案管理體系。開展照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),能拓寬高校照片檔案的傳播渠道,提高照片檔案服務(wù)利用率。照片檔案數(shù)據(jù)庫以網(wǎng)絡(luò)為媒介,使世界各地的人們通過互聯(lián)網(wǎng)就可以方便地瀏覽及利用照片檔案資源,促進(jìn)了檔案部門與檔案利用者的雙向互動(dòng),能有效滿足用戶對(duì)照片檔案信息資源的共享需求,從而在智慧校園建設(shè)中提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、智慧檔案視角下高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的優(yōu)化路徑

(一)建庫目標(biāo)——以檔案資源優(yōu)化配置與用戶需求為中心

高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要從檔案工作實(shí)際出發(fā),堅(jiān)持照片檔案的服務(wù)“初心”。首先,高校檔案部門要準(zhǔn)確把握自身定位,實(shí)現(xiàn)照片檔案資源的優(yōu)化配置。從檔案部門的需求來看,檔案部門希望實(shí)現(xiàn)館藏照片檔案資源的最優(yōu)配置,以提高照片檔案管理效率。而從檔案用戶的利用需求來看,檔案用戶在實(shí)施照片檔案資源“數(shù)據(jù)挖掘”的行為過程中,更為關(guān)注自身需求滿足的“時(shí)間成本”,他們希望能以最少的時(shí)間完成照片資源檢索。其次,高校檔案部門應(yīng)以滿足檔案用戶需求為中心。開展照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的是服務(wù)用戶、服務(wù)社會(huì),照片檔案用戶體驗(yàn)的滿意度是檢驗(yàn)照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量的“最高標(biāo)準(zhǔn)”。因此,在高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中,應(yīng)緊密圍繞“用戶友好性”原則,使其能夠與檔案用戶需求實(shí)現(xiàn)友好互動(dòng)[4]。

(二)建庫原則——以安全兼容與全面準(zhǔn)確為根本

第一,高校在照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中不僅要考慮照片檔案資源與數(shù)據(jù)庫的兼容性,同時(shí)應(yīng)為未來檔案數(shù)據(jù)庫的“系統(tǒng)升級(jí)”與“擴(kuò)倉增容”留有擴(kuò)展接口,使檔案數(shù)據(jù)庫的升級(jí)與數(shù)據(jù)條目的更新易于操作;同時(shí)檔案建庫標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以國際通行的技術(shù)準(zhǔn)則為依據(jù),以增進(jìn)照片檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的“持續(xù)性”。第二,保障高校照片檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的安全是建庫的一個(gè)重要目標(biāo)。安全包括兩方面的內(nèi)容:一是確保網(wǎng)絡(luò)安全,保障照片檔案信息安全,防止數(shù)據(jù)泄露、更改和破壞,建立相應(yīng)密級(jí)的照片檔案數(shù)據(jù)庫、設(shè)置防火墻和安裝防病毒軟件等能增加照片檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性;二是確保照片檔案的長期存取與在技術(shù)環(huán)境改變情況下的可識(shí)別性。第三,由于照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的宗旨在于滿足用戶的檔案利用訴求,因此,在照片檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)便需要秉承“全面準(zhǔn)確”原則,如考慮數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)合理、易操作、設(shè)置為用戶提供利用便利的查詢方式等,確保高校照片檔案數(shù)據(jù)庫的“服務(wù)有序”。

(三)建庫思路——以可操控性與統(tǒng)一調(diào)度為重點(diǎn)

由于照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)較龐雜的系統(tǒng)工程,高校檔案部門需以可持續(xù)發(fā)展的眼光來實(shí)施建庫,實(shí)現(xiàn)涵蓋資源檢索、數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)庫安全等各環(huán)節(jié)的“全面協(xié)同”。

第一,做好構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)工作包括做好電子照片的收集與紙質(zhì)照片的數(shù)字化、完成數(shù)字化照片檔案的鑒定與整理,確保照片檔案的真實(shí)與完整性,并按照《照片檔案管理規(guī)范》對(duì)照片檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、著錄和標(biāo)引,將照片檔案自身具有檢索意義的各項(xiàng)特征盡可能詳細(xì)地記錄進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng),為高校檔案部門有效管理照片檔案信息提供必要的元數(shù)據(jù)。

第二,照片檔案數(shù)據(jù)庫界面要簡(jiǎn)單與可操控。用戶無需安裝桌面軟件,只要打開照片檔案數(shù)據(jù)庫查詢界面就能快捷地找到查詢窗口。查詢界面具有清晰的路徑導(dǎo)航,盡可能做到每一步操作都配有“幫助”信息。同時(shí),要有較完備的檢索工具。根據(jù)照片檔案用戶的不同需求,可提供簡(jiǎn)單檢索與高級(jí)檢索兩種工具:簡(jiǎn)單檢索主要是以照片檔案的主題內(nèi)容為檢索入口,當(dāng)檢索出來的照片數(shù)量較多,可由檔案用戶再進(jìn)行二次檢索;高級(jí)檢索則是指檔案用戶可以對(duì)檢索條件同時(shí)進(jìn)行多方位限定,通過輸入照片主題、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)等相關(guān)字段,縮小檢索范圍,提高照片檔案檢索效率,最終實(shí)現(xiàn)“整理簡(jiǎn)化、檢索深化”的目標(biāo)[5]。

第三,實(shí)現(xiàn)照片檔案數(shù)據(jù)庫的并發(fā)性控制,進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。檔案數(shù)據(jù)庫的資源共享功能使得多位照片檔案用戶可同時(shí)訪問及利用照片資源;并發(fā)性控制就是要使用正確的方式來調(diào)度與避免并發(fā)操作造成的數(shù)據(jù)不一致,使用戶在照片檔案檢索利用時(shí)互不干擾。并發(fā)性控制的主要手段是加鎖,用戶應(yīng)遵循照片檔案管理系統(tǒng)建立的加鎖協(xié)議,檔案部門可以根據(jù)并發(fā)情況和檔案事務(wù)處理量綜合選擇加鎖的單位。照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要充分考慮數(shù)據(jù)庫的使用效果,統(tǒng)一調(diào)度數(shù)據(jù)庫各項(xiàng)功能。一是照片檔案數(shù)據(jù)庫需做好用戶的權(quán)限管理。當(dāng)照片檔案數(shù)據(jù)庫中存在一些因版權(quán)受限制不能向所有用戶提供檔案服務(wù)利用的照片資源時(shí),就需要對(duì)照片檔案用戶的權(quán)限進(jìn)行管理,只有獲得許可的檔案用戶才能利用照片檔案。因此,可將照片檔案用戶分為:普通檔案用戶、高級(jí)檔案用戶、管理員等,不同檔案用戶擁有不同的利用權(quán)限;二是完善照片檔案數(shù)據(jù)庫的跟蹤服務(wù)功能,因照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個(gè)持續(xù)性過程,高校檔案部門需考慮邊建庫、邊審核、邊發(fā)布;三是照片檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)有互動(dòng)功能,為檔案用戶開辟反饋意見區(qū),以便高校檔案部門及時(shí)改進(jìn),有效提高照片檔案服務(wù)水平。

(四)建庫保障——以定期檢查與數(shù)據(jù)備份為依托

數(shù)碼照片對(duì)軟、硬件的依賴性及電子信息的易改性使得電子照片檔案數(shù)據(jù)容易被損毀或丟失。因此,高校檔案部門要對(duì)已輸入電腦的電子照片和已構(gòu)建好的照片檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查與備份,助推照片檔案資源與數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)[6]。照片檔案的理想存儲(chǔ)載體是只讀光盤,為確保照片檔案數(shù)據(jù)的完整與有效讀取,應(yīng)定期對(duì)刻錄完畢的光盤進(jìn)行全面檢驗(yàn),檢查光盤有無劃痕,刻錄內(nèi)容是否齊全、有效。對(duì)存儲(chǔ)照片檔案的光盤可按照片拍攝年份或照片主題內(nèi)容進(jìn)行編號(hào),以方便照片檢索查找。同時(shí),高校檔案部門應(yīng)定期將服務(wù)器軟件和照片檔案數(shù)據(jù)備份到其他設(shè)備上,如移動(dòng)加密硬盤等,檔案?jìng)浞菰O(shè)備要做到防磁、防光、防輻射等要求,實(shí)現(xiàn)檔案脫機(jī)保存?zhèn)浞?。檔案異地備份是檔案安全保管的有效策略,高校檔案部門可考慮建立異地備份庫,將一份照片檔案數(shù)據(jù)留存?zhèn)溆玫耐瑫r(shí),把另一份進(jìn)行異地封存?zhèn)浞?,保障照片檔案數(shù)據(jù)安全。

五、結(jié)語

高校照片檔案是記錄高校歷史發(fā)展面貌的原始憑證之一,借助照片檔案,我們能更快更好地了解高校的發(fā)展歷程。創(chuàng)新照片檔案數(shù)據(jù)庫管理服務(wù)是高校提高照片檔案管理水平的要求與智慧檔案發(fā)展的必然選擇。新時(shí)期,高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案思維,優(yōu)化檔案服務(wù)品質(zhì),積極探索“智慧檔案”與照片檔案管理的深度融合,以公眾需求為導(dǎo)向,有效利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì),并結(jié)合照片檔案特點(diǎn),借鑒“智慧時(shí)代”發(fā)展的成功經(jīng)驗(yàn),做好照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的照片檔案管理效果,以促進(jìn)高校檔案服務(wù)走向開放、共享、互動(dòng),助推高校檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí),開創(chuàng)高校智慧檔案工作的新局面。

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