蘇煥寧

(中山大學(xué)資訊管理學(xué)院/大數(shù)據(jù)研究院 廣州 510006)

0 引言

“文件歸檔”作為檔案管理的起點(diǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)于每個(gè)檔案工作者而言都不陌生。但面對(duì)信息時(shí)代的沖擊，歸檔卻似乎一直都面臨著“電子”的困擾。一方面，傳統(tǒng)歸檔方式無(wú)法很好地應(yīng)對(duì)電子時(shí)代的沖擊；另一方面，在電子文件所獨(dú)有的歸檔方法還未完全成熟的情況下，檔案工作者依賴紙質(zhì)載體解決電子問(wèn)題，對(duì)同一份文件，采取電子和紙質(zhì)兩種形式鑒定、整理、歸檔、保存，即雙套制。[1]雖然在實(shí)際工作中，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的本意相通，但“電子”的身份要求檔案管理應(yīng)當(dāng)將電子檔案與紙質(zhì)檔案相區(qū)分。在文件歸檔環(huán)節(jié)，這種區(qū)別則體現(xiàn)為電子化歸檔，即單套制，并且這種單一的版本形式應(yīng)當(dāng)貫穿檔案管理的各個(gè)階段。在當(dāng)下需要明確的是，電子文件歸檔從雙套制到單套制的過(guò)渡在實(shí)際工作中有諸多表現(xiàn)形式，如何做出正確的選擇是電子環(huán)境下檔案工作必須面對(duì)與解決的重要問(wèn)題，這不僅需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì)，也需要遵從過(guò)渡階段前端業(yè)務(wù)的客觀實(shí)際。

1 電子文件歸檔的要義與單套制選擇

近年來(lái)，關(guān)于電子文件歸檔的單套制與雙套制選擇始終存在爭(zhēng)議。歸檔方式的選擇應(yīng)當(dāng)與時(shí)代發(fā)展的背景及管理原則等客觀因素緊密結(jié)合。從時(shí)代背景來(lái)看，電子文件本身存在于無(wú)紙化的電子環(huán)境之中，其一切管理活動(dòng)都需要在電子的環(huán)境中展開；從管理原則來(lái)看，維護(hù)檔案原始記錄性是檔案管理必須堅(jiān)守的原則，也是選擇文件歸檔方式時(shí)所需遵奉的定律。因此，把握這一精髓，還原“電子”背后所掩蓋的管理原則，是打開電子文件歸檔之門的鑰匙，是應(yīng)對(duì)檔案工作中“電子”危機(jī)的法寶。而要透過(guò)“電子”的現(xiàn)象，把握“歸檔”的本質(zhì)，需要從兩方面領(lǐng)悟歸檔的要義。

1.1 明確電子文件歸檔的對(duì)象

一直以來(lái)，主張實(shí)行雙套制歸檔的常見理由是：雙套制一方面可以利用相對(duì)穩(wěn)定的紙質(zhì)載體來(lái)保障電子檔案的安全，另一方面又可以發(fā)揮電子信息內(nèi)容便于檢索利用及資源開發(fā)的優(yōu)勢(shì)。在電子文件產(chǎn)生之初，兩種載體優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)使雙套制成為必然選擇但卻只是一種權(quán)宜之計(jì)。隨著信息社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)電子文件愈加依賴，越來(lái)越多的人意識(shí)到計(jì)算機(jī)不再只是一個(gè)輔助工具，而是人們生活、工作中不可或缺的一部分。在此情況下，應(yīng)當(dāng)圍繞管理對(duì)象本身來(lái)思考電子文件應(yīng)有的、正確的歸檔方式。

從前端文件管理來(lái)看，在文件參與業(yè)務(wù)辦理、流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，都以電子化的方式進(jìn)行，電子文件須以代碼形式記錄于一定載體，并依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取，在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。[2]因此，如果在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)了脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)獨(dú)立存在的紙質(zhì)文件，則不應(yīng)納入電子文件管理的范疇。

而對(duì)于后端檔案管理而言，其最重要的職責(zé)是維護(hù)歸檔文件的原始狀態(tài)。由于前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的是電子形式的文件，因此后端檔案管理系統(tǒng)的管理對(duì)象只能是電子形式的檔案，才能最大程度地維護(hù)歸檔文件的原始性。

再?gòu)慕巧ㄎ坏慕嵌葋?lái)分析電子文件的歸檔。歸檔作為文件管理與檔案管理的分界線，起著承上啟下的重要作用。只有保證前后兩端的管理對(duì)象形式相同，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，“歸檔”這一順承轉(zhuǎn)接的角色才算順利完成。歸檔作為連接文件管理與檔案管理的橋梁，所擁有的只是繼承性與延續(xù)性，而非創(chuàng)造性。電子文件歸檔環(huán)節(jié)不應(yīng)當(dāng)無(wú)中生有地形成電子文件本身之外的紙質(zhì)文件，以免造成后端檔案管理的混亂。

總之，無(wú)論是前端文件管理還是后端檔案管理，其管理的對(duì)象都是電子形式的，電子文件從生成到銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期中，都只以電子的形式存在，這就是單套制的真諦所在。在電子環(huán)境下的歸檔作為一個(gè)重要的過(guò)渡環(huán)節(jié)，只能直接以電子形式歸檔電子文件，才能一脈相承地實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案的過(guò)渡。整個(gè)管理流程都無(wú)需橫生紙質(zhì)版的枝節(jié)，因此，電子文件歸檔應(yīng)選擇電子形式的單套制模式。

1.2 維護(hù)歸檔電子文件的原始狀態(tài)

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，它決定了檔案價(jià)值之所在，因此，任何檔案管理活動(dòng)都不能損害檔案的原始記錄性。歸檔作為檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)，是檔案管理接力中關(guān)鍵的第一棒，肩負(fù)著維護(hù)檔案原始記錄性的首要責(zé)任。盡管由于電子檔案的信息內(nèi)容與特定的物理載體具有可分離的特征，導(dǎo)致人們對(duì)電子檔案原始性問(wèn)題的探討存在著一些爭(zhēng)議，但不可否認(rèn)的是，檔案越接近其形成時(shí)的原始狀態(tài)，則越能保證其原始性。從歷史視域的角度來(lái)看，無(wú)論是內(nèi)容還是載體都保持著其原始存在的狀態(tài)并遠(yuǎn)離人為的干擾才是檔案管理應(yīng)該嚴(yán)格遵守的法則與宗旨。[3]因此，電子文件歸檔就應(yīng)該以最小干預(yù)為原則，同時(shí)從內(nèi)容與形式兩方面進(jìn)行把關(guān)，采取最能維護(hù)歸檔電子文件原始狀態(tài)的單套制模式。

自1946年第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來(lái)，經(jīng)歷了73年的應(yīng)用與發(fā)展，計(jì)算機(jī)已成為人類社會(huì)發(fā)展中不可或缺的一部分。在此背景下，電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所產(chǎn)生的電子文件將成為業(yè)務(wù)活動(dòng)的唯一的、真實(shí)的原始記錄，電子形式才是電子文件和電子檔案的原始狀態(tài)。從這個(gè)意義上講，雙套制之下形成的紙質(zhì)文件只是原始電子文件的一個(gè)不完整“復(fù)制”，并不具備原始記錄性，因此所謂的借用紙質(zhì)載體進(jìn)行電子檔案的“長(zhǎng)久保存”也就失去了檔案管理的本義。

常識(shí)告訴我們，完整意義上的檔案是由一定載體和信息內(nèi)容所構(gòu)成的，單純的內(nèi)容輸出不能維護(hù)檔案的完整性，歸檔文件載體的轉(zhuǎn)換與變更必然會(huì)影響檔案的原始性，雙套制在事實(shí)上忽略了載體轉(zhuǎn)換與變更對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。綜合上述觀點(diǎn)，單套制是電子文件歸檔的不二之選，電子文件歸檔唯有將單套制視為原則性的歸檔模式，才能最大程度地維護(hù)檔案的原始記錄性。

2 電子文件歸檔的雙套制選擇及其困境

盡管隨著電子文件的普及，對(duì)單套制的呼聲日益高漲，但在實(shí)際工作中，電子文件的歸檔仍普遍采用雙套制。在數(shù)字轉(zhuǎn)型的發(fā)展框架下，雙套制的強(qiáng)制實(shí)施已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的無(wú)紙化趨勢(shì)，給實(shí)際工作造成的一定困擾有待明確。

2.1 雙套制的強(qiáng)制性選擇

我國(guó)電子文件歸檔雙套制的全面推行主要緣于對(duì)政策規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的遵從。2002年頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）明確規(guī)定“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。至此，我國(guó)拉開了電子文件歸檔的雙套制序幕。此外，國(guó)家檔案局2003年印發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)”。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2009年印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》第十六條規(guī)定“具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔”。此后，我國(guó)電子文件歸檔按規(guī)定一直長(zhǎng)期、大規(guī)模地采取雙套制模式。雖然2016年頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）取代了2002年的版本，取消了對(duì)雙套制的強(qiáng)制性要求，并且2018年12月24日，國(guó)家檔案局以第14號(hào)令發(fā)布《關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將第七修改為：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求”。但相比之下，原來(lái)的有關(guān)規(guī)定帶有“必須”的字眼，顯然將雙套制列為強(qiáng)制性規(guī)范，修改后的規(guī)定則用的是“可以”的字眼，表明單套制屬于任意性規(guī)范。這種改變未使“單套制”完全取代“雙套制”，也沒(méi)有規(guī)定要推行強(qiáng)制“單套制”，其邏輯關(guān)系是：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子文件”的歸檔既可以單套制也可以雙套制；不“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子文件”的歸檔仍然適用雙套制。由此來(lái)看，雙套制的可選擇性依然大于單套制，因?yàn)樵谕葪l件下，選擇雙套制必然可行，而選擇單套制則不完全可行，這在某種程度上依然會(huì)引導(dǎo)人們傾向選擇雙套制。

2.2 雙套制的困境

面對(duì)席卷全球的信息化潮流，不少國(guó)家大力實(shí)施數(shù)字戰(zhàn)略，積極推動(dòng)政府及社會(huì)的無(wú)紙化轉(zhuǎn)型。在政策標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范與引導(dǎo)下，近年來(lái)，一些國(guó)家已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案的無(wú)紙化收藏與管理，這為我國(guó)電子檔案管理提供參考借鑒的同時(shí)，也與目前的雙套制形成鮮明對(duì)比。并且，在我國(guó)業(yè)務(wù)環(huán)境日益趨向無(wú)紙的情況下，以紙質(zhì)拷貝為重點(diǎn)的雙套制已成為一種負(fù)擔(dān)，其強(qiáng)制推行面臨著多重阻礙。

2.2.1 國(guó)外數(shù)字轉(zhuǎn)型的沖擊

早在2011年，美國(guó)就發(fā)布總統(tǒng)備忘錄“政府檔案管理”（Presidential Memorandum—Managing Government Records）確立了無(wú)紙化的發(fā)展目標(biāo)，要求發(fā)布檔案管理指令，明確“在可行的情況下從紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到電子檔案管理”。[4]隨后，美國(guó)國(guó)家檔案館與檔案管理署（National Archives and Records Administration，下稱NARA）于2012年8月與行政管理與預(yù)算局（Office of Management and Budget, 下稱OMB）以備忘錄形式聯(lián)合頒布了“政府檔案管理指令”（Managing Government Records Directive, M-12-18），積極推進(jìn)檔案管理順應(yīng)無(wú)紙化潮流。該指令要求：“到2019年，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)將以電子形式管理所有永久性電子檔案”；“到2016年，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)將以電子形式管理永久及臨時(shí)性電子郵件”。[5]為持續(xù)跟進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，近日，NARA再次與OMB發(fā)布備忘錄“電子檔案轉(zhuǎn)型”（Transition to Electronic Records，M-19-21），該備忘錄除了重申2019年永久電子檔案的無(wú)紙化管理目標(biāo)以外，還規(guī)定到2022年，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)所有永久檔案實(shí)行完全的電子化管理，并最終以電子形式向國(guó)家檔案館移交，而無(wú)論檔案形成時(shí)為何種形式。同時(shí)，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)也應(yīng)以電子形式存儲(chǔ)、管理所有臨時(shí)檔案，并要求國(guó)家檔案館對(duì)一系列政策規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，以支持引導(dǎo)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)檔案管理的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型。[6]

同樣的，加拿大國(guó)家檔案館加拿大國(guó)家圖書檔案館（Library and Archives Canada, 下稱LAC）也從后端出發(fā)，對(duì)政府機(jī)構(gòu)的檔案移交作出 “數(shù)字化2017”（Digital by 2017）規(guī)定，具體有關(guān)內(nèi)容包含4條。第一，2017年4月1日之后形成的原生型電子檔案將只以數(shù)字化形式移交至LAC。第二，在機(jī)構(gòu)中數(shù)字化后的檔案只以數(shù)字化形式移交檔案館。第三，LAC將繼續(xù)接收2017年4月1日前形成的紙質(zhì)和非電子檔案，2017年4月1日后所形成的紙質(zhì)及非電子檔案如果仍是被機(jī)構(gòu)使用的官方記錄也將被繼續(xù)接收。第四，在特殊情況下，特定的非電子檔案如簽署的條約和地圖等，即使經(jīng)過(guò)數(shù)字化，也應(yīng)將原始紙質(zhì)件移交檔案館。[7]

澳大利亞的數(shù)字轉(zhuǎn)型政策為大家所熟知，其于2011年7月發(fā)布“數(shù)字轉(zhuǎn)型政策”（The Government’s Digital Transition Policy），要求2015年后以電子形式生成的文件，在有條件的情況下，將只以電子形式移交至國(guó)家檔案館。隨后又在2015年10月頒布了“數(shù)字連續(xù)性政策2020”（Digital Continuity 2020 Policy），作為“數(shù)字轉(zhuǎn)型政策”的補(bǔ)充，對(duì)電子檔案的電子化管理提出了進(jìn)一步的要求。[8][9]

英國(guó)于2009年6月頒布了“數(shù)字英國(guó)”（Digital Britain），從多領(lǐng)域全方位推進(jìn)社會(huì)信息化發(fā)展。同年8月又發(fā)布“數(shù)字英國(guó)實(shí)施計(jì)劃”(Digital Britain implementation plan)，旨在落實(shí)數(shù)字化目標(biāo)的具體實(shí)施。在政務(wù)服務(wù)方面，2012年所頒布的“政府?dāng)?shù)字戰(zhàn)略”（Government digital strategy）默認(rèn)“數(shù)字化政府”，即把數(shù)字化作為政府提供公共服務(wù)的默認(rèn)選擇方式。[10]2017年3月1日頒布的“英國(guó)數(shù)字戰(zhàn)略2017”（UK Digital Strategy 2017），制定了七個(gè)“世界之最”級(jí)的信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，包括數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、公民信息技能、數(shù)字產(chǎn)業(yè)基地、數(shù)據(jù)開放及政府公信力、互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)等。在社會(huì)的數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)之下，電子文件必然成為主流記錄，而電子檔案被視為提升政府效率、降低行政成本的主要工具，其管理也受到了很大重視。2017年，英國(guó)國(guó)家檔案館（The National Archives）提出“數(shù)字連續(xù)性管理”（Managing Digital Continuity），從信息與檔案管理視角推動(dòng)社會(huì)數(shù)字轉(zhuǎn)型，并制定了有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理、責(zé)任明晰、技術(shù)工具等系列配套性指南。[11]考慮到在無(wú)紙化進(jìn)程中的過(guò)渡時(shí)期，檔案管理系統(tǒng)尚未全面普及與完善，英國(guó)國(guó)家檔案館推出了指南“非電子檔案管理系統(tǒng)環(huán)境中的電子檔案管理”（Managing digital records without an electronic record management system）。該指南強(qiáng)調(diào)即使在非專業(yè)檔案管理系統(tǒng)環(huán)境下，電子檔案的某些特征也必須予以考慮，并且需要從歸檔捕獲開始保障檔案的的完整性與可用性。因此該指南主要結(jié)合已有的歸檔管理方式，指導(dǎo)如何通過(guò)離線物理歸檔的方式，如硬盤或CD-ROM等來(lái)保存、管理電子檔案。[12]

上述幾個(gè)國(guó)家都從國(guó)家戰(zhàn)略的層面積極推進(jìn)社會(huì)的無(wú)紙進(jìn)程，并出臺(tái)一系列政策規(guī)范加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型。美國(guó)、加拿大、澳大利亞通過(guò)限定電子化移交與接收的時(shí)間節(jié)點(diǎn)倒逼前端業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)數(shù)字風(fēng)險(xiǎn)，完善電子檔案管理。具體來(lái)看，美國(guó)以保障永久檔案的電子化管理為重點(diǎn)，這與我國(guó)單套制歸檔試點(diǎn)始終避開永久檔案的現(xiàn)狀形成對(duì)比，其中所折射出的思維與觀念的差異也是研究電子文件歸檔所需關(guān)注的問(wèn)題。加拿大與英國(guó)在制定有關(guān)政策要求時(shí)均考慮到過(guò)渡時(shí)期電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的情況，但與我國(guó)所不同的是，他們并未要求對(duì)電子文件做紙質(zhì)拷貝。加拿大雖然設(shè)立了電子化移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)以鼓勵(lì)推動(dòng)檔案管理的全面電子化，但同時(shí)也尊重前端文件形成的客觀情況，依然接收特定情況下的紙質(zhì)檔案。英國(guó)的實(shí)踐具有前端業(yè)務(wù)工作驅(qū)動(dòng)后端檔案管理的特征，因而電子檔案管理也尊重前端系統(tǒng)的建設(shè)情況與信息化水平等客觀實(shí)際，但即使在無(wú)專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)的情況下，也鼓勵(lì)以離線的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行電子化管理，這種直接以電子化方式應(yīng)對(duì)問(wèn)題而非依賴紙質(zhì)拷貝尋求答案的思路值得提倡。

在先進(jìn)國(guó)家紛紛推行數(shù)字轉(zhuǎn)型與無(wú)紙化目標(biāo)的背景下，我國(guó)仍堅(jiān)持用紙質(zhì)文件代替電子文件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存顯然是一種反向思維和行事的方式。況且近年來(lái)我國(guó)也提出了“數(shù)字中國(guó)”的口號(hào)與規(guī)劃，并從多個(gè)方面入手積極打造“數(shù)字政府”。在此情況下，后端檔案管理對(duì)紙質(zhì)的依賴與前端實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)也不相協(xié)調(diào)。

2.2.2 強(qiáng)制雙套制的弊端

面對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化趨勢(shì)與國(guó)外的單套制管理進(jìn)程的巨大沖擊，我們所奉行的雙套制逐漸暴露出種種弊端。

第一，資源重復(fù)浪費(fèi)，降低管理效率。在電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，采用無(wú)紙化辦公，不僅可以節(jié)省用紙量，還能提高行政效率并帶來(lái)很多利益，如協(xié)同管理，優(yōu)化流程，減少開支等。[13]然而進(jìn)入檔案管理階段，雙套制則人為地削弱了無(wú)紙化優(yōu)勢(shì)。一方面，紙質(zhì)檔案的管理增添了成本，這對(duì)于以高效為目標(biāo)的無(wú)紙化辦公而言，顯然是一種阻礙與倒退。另一方面，面對(duì)檔案的信息化管理和利用需求，不少檔案管理部門又由于缺乏對(duì)原生電子檔案的管理與開發(fā)，而不得不對(duì)雙套制中的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，這樣的重復(fù)性勞動(dòng)不應(yīng)提倡。

第二，過(guò)度依賴紙質(zhì)載體，阻礙無(wú)紙化發(fā)展。雙套制意味著始終有兩套檔案，對(duì)于任何一套而言，另一套都是“備份”，人們或多或少都會(huì)對(duì)備份存在依賴心理。前端業(yè)務(wù)人員未能完全考慮后端檔案管理的需求，認(rèn)為紙質(zhì)文件可以對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制，因此在文件管理階段不夠謹(jǐn)慎，可能會(huì)造成電子文件元數(shù)據(jù)的缺失，導(dǎo)致歸檔電子文件信息不完整、要素不齊全、真實(shí)性受損等問(wèn)題。后端檔案管理人員則始終依賴于紙質(zhì)文件的長(zhǎng)久保存，從而相對(duì)忽略了對(duì)電子檔案的定期檢查、更新、備份與遷移等管理。正因?yàn)槿藗儼央p套制當(dāng)作電子檔案管理的保險(xiǎn)藥，才導(dǎo)致思想上忽略了電子文件成為主流記錄方式的發(fā)展趨勢(shì)和內(nèi)在要求。因此，雙套制在事實(shí)上不僅不能很好地發(fā)揮彌補(bǔ)電子檔案管理不足的作用，反而會(huì)阻礙電子文件和電子檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

第三，信息無(wú)法呈現(xiàn)，損害檔案完整性。業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的開發(fā)與普及，使電子文件的數(shù)量越來(lái)越多，且出現(xiàn)了多種無(wú)法在紙質(zhì)文件上展現(xiàn)的信息形式。例如三維立體圖像、大批量表單數(shù)據(jù)、巨幅圖表等，紙質(zhì)載體根本無(wú)法同等記載或同等展現(xiàn)。在社會(huì)信息化進(jìn)程中，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類及數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，其復(fù)雜程度也會(huì)日益增加。在此情況下，運(yùn)用雙套制進(jìn)行備份管理自然不可行，即使實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的“硬拷貝”，也是一份無(wú)法記錄原始狀況、無(wú)法展現(xiàn)實(shí)際效果的不完整的文件，不應(yīng)當(dāng)視為檔案來(lái)保存。

事實(shí)上，現(xiàn)實(shí)生活中的商務(wù)、金融、通信等領(lǐng)域正在努力實(shí)現(xiàn)電子文件的單一化管理，如自2016年1月1日起施行的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條和第九條規(guī)定，“在滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存”。在這些信息技術(shù)運(yùn)用廣泛的領(lǐng)域里，每天所生成的數(shù)據(jù)、圖表、文件數(shù)量龐大，不可能也不必要全部復(fù)制成紙質(zhì)文件，況且其中的很多數(shù)據(jù)、信息無(wú)法在紙質(zhì)載體上完全呈現(xiàn)。實(shí)踐證明，人們這種大膽嘗試接受電子文件原始狀態(tài)的做法，并未因?yàn)殡娮游募摹罢鎸?shí)性”問(wèn)題而造成巨大損失，也并未出現(xiàn)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)損壞或丟失，并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可讀性將得到進(jìn)一步的保障。在這種情況下，仍以雙套制的歸檔方式來(lái)面對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化運(yùn)行，是一種多余，我們更不應(yīng)強(qiáng)制性地將其作為原則性的方式來(lái)遵從。但不可回避的是，在社會(huì)邁向無(wú)紙化的進(jìn)程中，電子文件與紙質(zhì)文件雖消長(zhǎng)互動(dòng)卻長(zhǎng)期共存。[14]此時(shí)，參與業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件同樣也是業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，在注重電子文件歸檔的同時(shí)不應(yīng)拋棄對(duì)這類紙質(zhì)文件的歸檔保存。這樣的“雙套”文件歸檔是必要的，但這種情形下的“雙套”文件歸檔應(yīng)被視為單套制原則下的補(bǔ)充形式與例外選擇。

2.2.3 電子文件歸檔的單套制原則與雙套制例外

綜前所述，單套制毫無(wú)疑問(wèn)是電子文件歸檔的正確選擇，但確立與強(qiáng)調(diào)單套制原則并不代表否定雙套制作為例外存在的必要性。在過(guò)渡時(shí)期一味強(qiáng)調(diào)完全或即刻實(shí)現(xiàn)電子文件的單套制歸檔既不理智也不現(xiàn)實(shí)。認(rèn)識(shí)單套制趨勢(shì)之必然的同時(shí)，尊重原始狀態(tài)進(jìn)行文件歸檔管理，并結(jié)合實(shí)際情況，分析電子文件歸檔的具體問(wèn)題以提出應(yīng)對(duì)策略，才是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的明智之舉?？偟膩?lái)說(shuō)，雙套制作為例外，是否有其存在的必要性與合理性，關(guān)鍵要看兩種形式的文件是否完全相同，能否相互取代。換句話說(shuō)，雙套制是否有必要存在，取決于電子文件是否能完全有效地記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)。

若電子文件在業(yè)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)階段即全過(guò)程中都有效，則必須堅(jiān)持單套制的原則，摒棄雙套制。因?yàn)槿绻娮游募逃行В敲礃I(yè)務(wù)流程的每個(gè)環(huán)節(jié)都不再需要用紙質(zhì)文件來(lái)記錄，此時(shí)，電子文件就是業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程的唯一原始記錄，那么將電子文件打印為紙質(zhì)件與電子文件一并歸檔的雙套制做法就是毫無(wú)意義的。因此，該情況下的歸檔就必須以電子形式單套制為原則，并杜絕紙質(zhì)文件的形成與歸檔。同理，使紙質(zhì)文件與本可單獨(dú)完整記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子文件一同參與業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)即傳統(tǒng)意義上的雙軌制做法也是不可取的。

隨著電子檔案相關(guān)技術(shù)的日趨成熟，其對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴將逐步減少，自說(shuō)明能力會(huì)逐步增強(qiáng)，其真實(shí)可靠、長(zhǎng)久保存的能力也將逐漸增強(qiáng)。[15]在此背景下，業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)大膽地向電子化邁進(jìn)，只需在必要時(shí)才輔以紙質(zhì)文件的幫助，切不可使二者并駕齊驅(qū)，甚至本末倒置地注重紙質(zhì)文件而忽略電子文件。上述兩種情況下紙質(zhì)件的存在是完全不必要的，應(yīng)絕對(duì)避免這種硬拷貝式的雙套制歸檔模式。

但在過(guò)渡時(shí)期，由于一些特殊原因，電子文件記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)并不是各階段、全流程都有效的，電子文件無(wú)法記錄的環(huán)節(jié)，須用紙質(zhì)文件補(bǔ)充。又由于兩種不同載體的文件都參與了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，都是業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，且二者不能相互替代，因此，只有保證兩種載體文件的同時(shí)歸檔，才能維護(hù)業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄的原始性與完整性?？梢哉f(shuō)，這樣的雙套制不再是對(duì)同一份文件的兩種版本的共同歸檔保存,而是對(duì)同一份文件的兩個(gè)不同部分的歸檔保存，[16]可視為單套制原則之下被允許的例外。例如，在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，一些領(lǐng)導(dǎo)只習(xí)慣于紙質(zhì)文件，文件形成部門會(huì)根據(jù)實(shí)際情況及要求在該環(huán)節(jié)制作一份與電子文件相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)版本供領(lǐng)導(dǎo)批示之用，而其余環(huán)節(jié)均在電子系統(tǒng)中完成。又如，由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的有些電子文件因沒(méi)有電子簽章而不具有法律效力，必須在最后環(huán)節(jié)打印成紙質(zhì)件蓋章生效。再如一些單位未完全實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，只能對(duì)不同載體的文件進(jìn)行交替處理，當(dāng)文件流入無(wú)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的環(huán)節(jié)時(shí)，則只能用紙質(zhì)文件進(jìn)行處理，而文件轉(zhuǎn)入其他環(huán)節(jié)，則可用電子文件進(jìn)行處理。

上述所列舉的做法代表了在業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的某一個(gè)或某幾個(gè)環(huán)節(jié)中，遇到特殊情況須用紙質(zhì)文件替代處理，并將二者一齊歸檔的情況。但此時(shí)的雙套制已不再是對(duì)電子文件進(jìn)行硬拷貝，而是為充分尊重前端文件形成的客觀情況與原始狀態(tài)所采取的應(yīng)對(duì)方式。需要說(shuō)明的是，只有在電子文件記錄無(wú)效的環(huán)節(jié)中才需生成紙質(zhì)版本，即對(duì)不同載體文件的辦理必須是無(wú)交叉無(wú)重復(fù)的，其余電子文件可處理環(huán)節(jié)中的紙質(zhì)文件的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)都應(yīng)被阻止。此外，還需特別強(qiáng)調(diào)，對(duì)于例外情況中所形成的紙質(zhì)檔案而言，其載體本身也包含許多原始信息，將會(huì)是未來(lái)的人們對(duì)人類無(wú)紙化進(jìn)程研究的一種原始記錄，因此不應(yīng)當(dāng)只以一份掃描件進(jìn)行替代歸檔。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，文件形成部門生成何種形式的文件，檔案部門就應(yīng)以何種形式進(jìn)行文件的歸檔管理，以尊重文件原始形態(tài)來(lái)保障檔案的原始記錄性。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，信息化戰(zhàn)略的全面實(shí)施，使電子文件越來(lái)越多地成為文件生成的最初形態(tài)，[17]即使如此，紙質(zhì)形式的文件也不可能憑空消失。因此，在電子環(huán)境下的文件歸檔應(yīng)當(dāng)遵從單套制原則，而在轉(zhuǎn)型時(shí)期所形成的紙質(zhì)文件只能視為對(duì)電子文件的一種必要補(bǔ)充，是原則之下的例外，切不可以將例外的雙套制當(dāng)作常態(tài)。從總體趨勢(shì)來(lái)看，電子文件將逐步取代紙質(zhì)文件，歸檔工作的重點(diǎn)也應(yīng)順應(yīng)這種趨勢(shì)向電子文件傾斜，為電子文件單軌制管理的完全實(shí)現(xiàn)做足準(zhǔn)備，積累經(jīng)驗(yàn)，奠定基礎(chǔ)，積極推進(jìn)單套制轉(zhuǎn)型，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理的目標(biāo)。

可喜的是，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》、《國(guó)家電子文件管理十三五規(guī)劃》都明確提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）已取消了雙套制的相關(guān)要求，并提出采用在線歸檔為主、離線歸檔為輔的單套制電子文件歸檔方式。同時(shí)，國(guó)家檔案局也在2018年12月對(duì)《電子公文歸檔管理暫行辦法》進(jìn)行了修改?？梢灶A(yù)見，電子文件歸檔的單套制原則將越來(lái)越多地體現(xiàn)在政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中并在實(shí)際工作中逐漸地得到全方位、多領(lǐng)域的貫徹落實(shí)，我們拭目以待。