王磊

（河南工業(yè)大學(xué) 鄭州 450000）

對當(dāng)前我國教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行分析可知，素質(zhì)教育已經(jīng)成為教育的核心關(guān)注。對于高校而言，在對學(xué)生進(jìn)行教育的同時，需要做好對學(xué)生檔案的管理。其中學(xué)籍檔案作為重要的組成部分，在進(jìn)行管理時，也要充分予以重視。學(xué)籍檔案管理工作存在的傳統(tǒng)弊端較多，包括工作效率低、常見數(shù)據(jù)錯誤和丟失等。基于此，在現(xiàn)代化的發(fā)展視角下，對于高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作，管理人員要積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，建立學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)，完善電子檔案體系，設(shè)置用戶訪問權(quán)限，提高資源共享性與安全性，最終促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理成效地提高。

1 高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

對我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的整體現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，其存在的問題首先體現(xiàn)在思想重視層面，其次體現(xiàn)在行為層面。

在思想重視層面，由于部分高校還缺乏對學(xué)生學(xué)籍檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理必要性的認(rèn)知，導(dǎo)致沒有形成規(guī)范性和強(qiáng)制性的發(fā)展文件，由于科學(xué)管理意識的相對欠缺，則進(jìn)一步導(dǎo)致部分管理工作人員出現(xiàn)工作怠慢、無法對數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用的現(xiàn)象。

而在行為層面，部分高校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理時，缺乏完備的管理制度，對高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理細(xì)節(jié)指導(dǎo)與管控不到位，管理人員也就無法明確自身職責(zé)，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂局面。而從數(shù)字化管理角度方面來看，我國部分高校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理時，存在數(shù)字化程度低的問題。雖然高校已經(jīng)開始積極應(yīng)用數(shù)字化和信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，但是與國外先進(jìn)高校相比，國內(nèi)整體的學(xué)籍檔案管理工作的數(shù)字化程度還偏低。而在具體的檔案管理工作中，則體現(xiàn)出數(shù)字化工作范圍受限的問題，即僅僅進(jìn)行了將書面檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案等的簡單工作。而對我國引進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)的過程進(jìn)行分析可知，我國大部分高校都存在對數(shù)字化管理理念貫徹不到位的情況，且沒有結(jié)合高校實際情況，導(dǎo)致數(shù)字化學(xué)籍管理系統(tǒng)與高校的日常學(xué)籍檔案管理工作需求不相匹配。

最后需要強(qiáng)調(diào)的是管理人員的綜合素質(zhì)，我國部分高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時，都缺乏較為專業(yè)的管理人才隊伍，導(dǎo)致在數(shù)字化管理的過程中，無法開發(fā)出符合高校自身要求的學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)，而在具體管理過程中，也不能科學(xué)地維護(hù)與改進(jìn)系統(tǒng)，最終將出現(xiàn)由數(shù)據(jù)量過大而導(dǎo)致的系統(tǒng)崩潰等問題。

2 高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的價值

在數(shù)字化管理模式下，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理將變得更加符合現(xiàn)代化的學(xué)籍管理要求。由于在進(jìn)行數(shù)字化的高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理時，管理人員會深入研究和設(shè)計校園學(xué)籍管理系統(tǒng)，從而能夠在了解高校管理實際需求的基礎(chǔ)上，使得設(shè)計出的系統(tǒng)具備更加完善與可行性高的流程模塊，因而系統(tǒng)也就能夠具備更高的運行速率；在數(shù)字化技術(shù)支持下構(gòu)建起的校園學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠?qū)W(xué)籍管理的工作流程全面展示出來，并提高學(xué)籍管理的自動化程度。而在對先進(jìn)的系統(tǒng)模塊進(jìn)行利用的基礎(chǔ)上，能夠滿足各種模塊的科學(xué)設(shè)計，包括學(xué)生信息模塊、學(xué)生公共管理模塊、系統(tǒng)管理模塊和學(xué)生成績模塊等。在這種數(shù)字化程度較高的管理系統(tǒng)中，管理人員能夠更加便捷地進(jìn)行各項操作，包括錄入、修改、查詢、添加和刪除等。通過對數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以對傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式進(jìn)行改進(jìn)，降低其出現(xiàn)問題的概率，同時可以實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍檔案信息的跟蹤管理，能夠?qū)崿F(xiàn)更高程度的信息共享與更深入的信息交流與利用，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并為實際的學(xué)生管理工作提供強(qiáng)大的支持。

3 高校學(xué)生學(xué)籍方案數(shù)字化管理模式的多維度構(gòu)建

3.1 內(nèi)部環(huán)境——從完善制度、提升人員素質(zhì)出發(fā)奠定數(shù)字化管理根基

對高校學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理時，管理人員需要重視對管理的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行完善，內(nèi)部環(huán)境具體是指管理制度、管理內(nèi)容以及人員素質(zhì)水平等?；谶@些要素，在進(jìn)行管理時，應(yīng)首先對管理制度進(jìn)行完善，要在具備現(xiàn)代化管理理念的基礎(chǔ)上，在日常的管理工作中將數(shù)字化管理技術(shù)與管理活動充分結(jié)合，基于這一目的，在制定管理制度時，應(yīng)從管理的實際需求出發(fā)，對管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用以及細(xì)節(jié)調(diào)整等提供制度向?qū)?。在進(jìn)行具體管理時，管理人員要關(guān)注對學(xué)籍概念和學(xué)籍內(nèi)容的調(diào)整，以提供更加科學(xué)的基礎(chǔ)管理概念。要對諸如是否將高考檢錄表錄入、是否將畢業(yè)離校信息錄入、是否將生源地變化信息錄入等進(jìn)行調(diào)整。此外，在對管理制度進(jìn)行完善時，還要關(guān)注對管理職責(zé)的明確，將不同專業(yè)和不同類型學(xué)生的學(xué)籍管理歸屬進(jìn)行明確，避免出現(xiàn)交叉管理現(xiàn)象；其次，要針對管理人員的素質(zhì)提升采取相應(yīng)的措施。學(xué)校要有針對性地開展管理人員的培訓(xùn)活動，包括計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理技能培訓(xùn)等，要使管理人員具備較高的創(chuàng)新意識，使其能夠具備更高的工作活力與創(chuàng)新能力。

3.2 信息收集——采用多種技術(shù)手段實現(xiàn)學(xué)籍信息的高效對接

在對學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理時，管理人員需要重視對學(xué)籍信息的收集，而在信息化背景下，在收集學(xué)籍信息時，可以采取多種更加高效的路徑。當(dāng)前大部分高校都已經(jīng)建立起了自動化程度更高的辦公系統(tǒng)，這對于實現(xiàn)對學(xué)籍信息的收集與整理而言較為有利。在對高校學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行搜集和整理時，應(yīng)對以下兩種先進(jìn)的信息采集和處理方法進(jìn)行應(yīng)用：

3.2.1 掃描圖片存儲法

在收集好檔案之后，需要對檔案信息進(jìn)行整理，需要將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案。此時，工作人員就要使用圖片掃描法，在進(jìn)行掃描時，要選擇符合要求的掃描方式，并對相關(guān)的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置與進(jìn)一步的調(diào)整。在設(shè)置參數(shù)時，應(yīng)關(guān)注的是圖像的成像情況，要保證能夠獲得更加真實和全面的圖像，并盡量使其與檔案原件相一致?；诋?dāng)前各個高?；径及惭b了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，且在設(shè)置存放窗時，都會設(shè)置三種形式，即全文、圖片和視頻。當(dāng)收集來的檔案文件為電子文件時，可以直接將其粘貼至相應(yīng)窗口；而在上傳其他文件時，則要根據(jù)文件的不同特征采用相應(yīng)的路徑將其上傳至信息化平臺，并建立完善的子目錄。在掃描紙質(zhì)檔案時，要將其掃描成分辨率較高的圖片，并對圖片進(jìn)行簡單的修飾，提高圖片的清晰度和整潔度。在選用掃描儀時，工作人員要根據(jù)實際需要選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，確保成像質(zhì)量過關(guān)。當(dāng)前較為常用的掃描設(shè)備包括中晶科Microtek掃描儀、虹光AV830C Plus掃描儀和愛普生DS一60000掃描儀等，不同的掃描儀適用的掃描場合不同，能夠滿足不同的檔案信息收集和處理要求。

3.2.2 數(shù)碼相機(jī)拍攝法

對檔案進(jìn)行管理要求檔案內(nèi)容的真實和完整。在數(shù)碼相機(jī)拍攝法支持下，能夠?qū)n案信息更加直接地反映出來。學(xué)生在校期間會形成相應(yīng)的學(xué)籍檔案，學(xué)生在校的個人信息和學(xué)習(xí)成果都會展示在學(xué)籍檔案信息中。但是在對檔案進(jìn)行收集時，部分人員缺乏相應(yīng)的歸檔意識，因而在進(jìn)行填寫時，可能就會出現(xiàn)用圓珠筆填寫、隨意填寫等問題。而在學(xué)生學(xué)籍檔案中，可能會粘貼有學(xué)生照片，而通過掃描則無法還原照片效果，因而此時，就需要使用到數(shù)碼相機(jī)拍攝技術(shù)。該技術(shù)操作較為簡單，且拍攝速度快，適用性較強(qiáng)。且數(shù)碼相機(jī)的內(nèi)存較大，能夠存儲較多的照片，因而可以在收集檔案信息資源時發(fā)揮出強(qiáng)大的效用。在數(shù)碼相機(jī)拍攝法支持下，可以節(jié)約檔案存儲空間，且能夠提升檔案信息的上傳速度。但是在使用數(shù)碼相機(jī)拍攝法時，檔案管理人員需要關(guān)注的是相機(jī)照片的傳輸需要與電腦相連接，因而具有一定的操作局限性。在進(jìn)行拍攝時，也要關(guān)注拍攝技巧，追求對原件的1：1還原。

3.3 管理系統(tǒng)——充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開展學(xué)籍檔案管理

對高校學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，關(guān)鍵就在于要能夠積極地搭建學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，以此來提高學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化程度。在構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)時，管理人員要能夠具備先進(jìn)的管理理念，要將創(chuàng)建以畢業(yè)生個人為單元的虛擬檔案袋為基礎(chǔ)，通過計算機(jī)技術(shù)對學(xué)籍檔案的信息資源進(jìn)行高效整合。

在高校學(xué)生的整個在校過程中，會形成相應(yīng)的學(xué)籍變動和獎懲記錄等情況，學(xué)籍檔案就是對上述情況的完整和真實的記錄。學(xué)籍檔案管理人員要能夠在日常的管理工作中，關(guān)注學(xué)生在學(xué)籍方面出現(xiàn)的變動情況，對學(xué)生出現(xiàn)的休學(xué)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍變動情況進(jìn)行記錄，及時更新學(xué)籍檔案信息，為后續(xù)的查找和打印提供支持。在對學(xué)生的畢業(yè)信息進(jìn)行整理時，要對學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)和學(xué)位審核，而信息管理系統(tǒng)則能夠結(jié)合檔案信息進(jìn)行高效的審核。在學(xué)生畢業(yè)之后，要按“屆”對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行整理，檔案管理人員則應(yīng)要求輔導(dǎo)員等掌握學(xué)生個人信息的人員或機(jī)構(gòu)上交學(xué)生錄取名冊、學(xué)籍卡、成績單和異動申請表等紙質(zhì)檔案。檔案管理人員要對其進(jìn)行電子信息錄入，當(dāng)做可以被永久保存的檔案資料。在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時，還要關(guān)注對其成績檔案的管理。檔案管理人員要聯(lián)合學(xué)校相關(guān)機(jī)構(gòu)收集學(xué)生的成績信息，并對其進(jìn)行錄入，形成學(xué)生成績信息庫。通過對學(xué)生成績的信息化管理，可以便利輔導(dǎo)員對學(xué)生成績的管理行為，能夠在評優(yōu)等活動中提供參考。信息化管理系統(tǒng)是一種智能化程度較高的管理系統(tǒng)，因而在對成績進(jìn)行錄入與審核時，系統(tǒng)都會對每一步的操作進(jìn)行記錄，若出現(xiàn)后期的成績報送問題，檢索人員就可以對問題進(jìn)行快速的原因查找與分析，并對問題進(jìn)行解決。在學(xué)生畢業(yè)之后，學(xué)生的學(xué)籍檔案也是可以永久保存的，已經(jīng)畢業(yè)的校友若有相關(guān)需要時，也可以回學(xué)校打印自己的學(xué)籍檔案信息。作為學(xué)籍檔案的管理人員，則要關(guān)注對學(xué)籍檔案的周期性報表報送，要在系統(tǒng)中統(tǒng)計并導(dǎo)出各類數(shù)據(jù)，并找出可以快捷保存數(shù)據(jù)的方法。

3.4 軟件兼容——提升數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用匹配度

計算機(jī)技術(shù)經(jīng)過長年的發(fā)展已經(jīng)相當(dāng)成熟，且形成了較多適應(yīng)性強(qiáng)的軟件系統(tǒng)。在高校的學(xué)籍檔案管理活動中，對計算機(jī)軟件的應(yīng)用頻率較高。學(xué)生在校期間，會產(chǎn)生大量的檔案資料，通過對計算機(jī)系統(tǒng)軟件的應(yīng)用可以將學(xué)生信息更加高效地錄入。但是在實際的檔案錄入和管理過程中，會出現(xiàn)檔案系統(tǒng)與常規(guī)辦公軟件不兼容的現(xiàn)象，此時就需要對軟件系統(tǒng)進(jìn)行兼容設(shè)置與管理。檔案部門的管理人員應(yīng)關(guān)注軟件系統(tǒng)的兼容性問題，要基于提高檔案存入檔案系統(tǒng)有效性的角度，構(gòu)建更加暢通的檔案資料的數(shù)字化傳輸渠道。對當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析可知，其存在的主要問題在于缺乏較好的兼容性以及擴(kuò)展能力，因而會影響檔案信息的處理效率。在了解全球高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，管理人員可以了解一種更加先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理模式，即構(gòu)建相對獨立的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且要重視對檔案數(shù)據(jù)的有效管理。在我國大部分高校中，也已經(jīng)開始應(yīng)用電子學(xué)籍檔案，但是在管理過程中卻常出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤、學(xué)籍檔案資料更新遲緩、電子檔案改動較為隨意等現(xiàn)象，因而會出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。高校在進(jìn)行檔案管理時，由于缺乏統(tǒng)一的檔案軟件格式，各個高校就需要采用校內(nèi)網(wǎng)站鏈接的方式解決這一問題，由此才能保證資源的共享性。而從軟件開發(fā)階段來看，學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)人員，應(yīng)重視軟件的兼容性，可以對現(xiàn)有的管理軟件進(jìn)行升級維護(hù)，并對相應(yīng)的功能進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，提高系統(tǒng)運行質(zhì)量與效率。檔案管理部門在這一環(huán)節(jié)中，也要出臺統(tǒng)一的規(guī)范，為高校內(nèi)部上下級檔案部門的系統(tǒng)對接提供支持，確保檔案移交與存用工作順利，使軟件能夠發(fā)揮出最大的效益。

3.5 專項管理——建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫

在數(shù)字化理念下對高校學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理時，管理人員要認(rèn)識到計算機(jī)這一設(shè)備的重要性，同時要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建專項學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫。在對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行構(gòu)建時，應(yīng)從以下四個方面進(jìn)行：一是要關(guān)注學(xué)籍檔案的數(shù)字化加工。該模塊的作用主要在于對紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過對紙質(zhì)檔案的掃描，可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源平臺。該平臺能夠?qū)W(xué)籍檔案進(jìn)行有效的收藏、保護(hù)與利用；二是要關(guān)注學(xué)籍檔案的基本信息數(shù)據(jù)庫模塊。學(xué)生的基本信息涵蓋的內(nèi)容較多，檔案信息錄入人員需要將學(xué)生的姓名、學(xué)號、性別、出生年月、籍貫、院系、專業(yè)、身份證號、入學(xué)年月、畢業(yè)年月等進(jìn)行收錄。學(xué)生自注冊入學(xué)時起，學(xué)籍檔案管理人員就要開始對學(xué)生進(jìn)行信息跟蹤管理，要對學(xué)生的信息進(jìn)行導(dǎo)入，確保學(xué)生的各類信息如姓名、考生號、專業(yè)、學(xué)制等信息準(zhǔn)確和完整，在錄入之后，還要對其進(jìn)行審核。學(xué)生可以在網(wǎng)絡(luò)平臺中查看個人信息，因此可以對信息進(jìn)行精準(zhǔn)的校對，確保信息齊全、準(zhǔn)確。基于此，可以生成學(xué)生的學(xué)號，并對新生建立學(xué)籍電子檔案，建立學(xué)生的基本檔案，并確保同時形成紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，為后續(xù)的學(xué)籍檔案管理活動提供支持；三是建立學(xué)籍檔案查血數(shù)據(jù)庫模塊。在構(gòu)建該模塊時，要對學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行分項管理，要便于檔案查詢和使用，并且要確保提供的查詢方式靈活，為有關(guān)部門和學(xué)生提供更加便利的材料使用途徑。同時要了解不同層面的查詢要求，提高查詢界面的設(shè)計靈活度，當(dāng)查詢?nèi)藛T輸入學(xué)生學(xué)號時，就可以直接瀏覽學(xué)生的全部檔案，并且可以滿足打印需求；最后針對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)工作而言，管理人員要重視檔案數(shù)據(jù)的安全性。要針對檔案信息的安全管理建立專項方案，構(gòu)建更加完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要積極采用訪問控制技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理。尤其要重視對訪問控制技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，學(xué)籍檔案管理人員要能夠針對檔案信息的不同保密等級控制訪問權(quán)限等級，當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)修改環(huán)節(jié)時，必須嚴(yán)格控制權(quán)限，并且要求數(shù)據(jù)修改人員提高獲準(zhǔn)書面報告，由此才能保障學(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)安全。

4 結(jié)語

信息技術(shù)時代的到來為高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作提供了全新的思路，高校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理時，應(yīng)更加關(guān)注管理成效的提升，要認(rèn)清當(dāng)前高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，基于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢，更新管理模式。在將數(shù)字化技術(shù)與學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作相結(jié)合時，管理人員需要積極應(yīng)用，從構(gòu)建完善的管理制度、采用多種技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收集、構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)、組成專業(yè)的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)庫等維度，幫助實現(xiàn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案的全面現(xiàn)代化。