浙江大學醫(yī)學院附屬第四醫(yī)院（以下簡稱浙大四院）是經(jīng)浙江省衛(wèi)生健康委員會批準、義烏市政府全額投資，由浙江大學和義烏市政府合作共建、浙江大學負責管理，按照綜合性三級甲等醫(yī)院標準建設的著名大學附屬醫(yī)院，系省級醫(yī)院。

人力資源管理信息系統(tǒng)建設迫在眉睫

醫(yī)院近年來發(fā)展迅速，醫(yī)療隊伍不斷擴大，醫(yī)院致力于打造富有人文特色的高品質(zhì)醫(yī)學中心，促使醫(yī)院高度重視人力資源與人才管理。人才是醫(yī)院發(fā)展的核心資產(chǎn)，創(chuàng)造良好的人力資源服務以及規(guī)范、科學、高效管理機制的“軟環(huán)境”是當前醫(yī)院人力資源管理的首要任務。

醫(yī)院新建之初，人力資源信息化程度較低，信息共享性差、集成度低，由于缺乏系統(tǒng)性的管理工具，人力資源部不得不將大量時間花費在處理各種繁雜性事務工作中，人才招聘、薪酬管理、績效考核、教育培訓等模塊在舊的人力資源系統(tǒng)中無法實現(xiàn)。無論是組織培訓、招聘人員，還是工資發(fā)放、檔案管理等瑣碎的日常事務工作都必須依靠手工使用office軟件來操作，工作量大、效率低，并且歷史數(shù)據(jù)不便保存、容易遺失。

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，人力資源管理工作人員已經(jīng)不僅僅局限于人力資源部門，而是擴展到了整個醫(yī)院各個層面。通過面向全員的信息化工具，延伸人力資源管理范圍，提高全院人員對于人力資源管理的參與度，有效改善人力資源部門的服務范圍和服務質(zhì)量，避免形成人力資源部內(nèi)部、人力資源部與各業(yè)務科室、人力資源部與職工之間的“信息數(shù)據(jù)孤島”。

為此，醫(yī)院急需開展人力資源管理信息化建設，通過完整記錄全院職工“全工作周期”的資料與信息，實現(xiàn)人力資源管理全面信息化、智能化，從而實現(xiàn)規(guī)范管理、提升效率、信息共享。

醫(yī)院人力資源信息化建設成果顯著

■多科室協(xié)同開展人力資源整體信息管理

系統(tǒng)為醫(yī)院各行政職能部門與業(yè)務科室分設功能賬號，分別用于各部門、科室所轄職工信息資料的管理與維護。集全院之力，共建醫(yī)院人力資源信息數(shù)據(jù)庫，全方位地記錄職工自入院以來的所有相關信息，已錄信息各部門間可共享互通，職工自己也可以通過個人賬號進入系統(tǒng)查看校驗，開展績效考核等業(yè)務工作。人力資源數(shù)據(jù)庫的建設為各職能部門的業(yè)務工作開展提供了系統(tǒng)化的平臺支持，也為人力資源部信息采集、整合全院人力資源信息提供了有力的抓手，各職能條線共同維護更新信息，使院內(nèi)人力資源數(shù)據(jù)的準確性得到實時保證。

■預警提醒與業(yè)務有機結合，實現(xiàn)由“人找事”到“事找人”的業(yè)務轉(zhuǎn)變，提升服務品質(zhì)，規(guī)避人事風險

人力資源部門根據(jù)系統(tǒng)功能分別設置了職工合同到期、試用期到期、薪級變動、退休年齡、各類資格證書到期等業(yè)務時間節(jié)點上的預警提醒，只需準確記錄各類時間信息，設置好預警條件之后，系統(tǒng)就能準確智能地篩選出即將達到各類時間節(jié)點的職工名單，并根據(jù)名單提前通知，可聯(lián)動辦理相關手續(xù)。這一功能不僅實現(xiàn)了由“人找事”到“事找人”的業(yè)務轉(zhuǎn)變，達成了高效高質(zhì)的業(yè)務辦理，更有效幫助人力資源部門提高了服務水平，同時幫助醫(yī)院規(guī)避了各類風險，切實提升了職工的滿意度，也減輕了人力資源部門的工作壓力。

■“一站式”智能工資變動業(yè)務處理

規(guī)范的薪酬管理是醫(yī)院科學管理、穩(wěn)步發(fā)展的核心保障。系統(tǒng)建設了“薪資管理”模塊，將薪資變動各類表單均內(nèi)置到系統(tǒng)，實現(xiàn)了工資變動的自動提醒、自動計算、操作和同步記錄，實現(xiàn)了一站式智能工資變動業(yè)務的處理。信息管理崗的工作人員在系統(tǒng)中日常維護人力資源數(shù)據(jù)，當與工資變動相關的時間節(jié)點到來的時候，系統(tǒng)自動提醒薪酬管理崗人員進行工資變動業(yè)務操作。以此“一站式”智能完成工資變動業(yè)務，極大地節(jié)省了工資變動業(yè)務所花費的時間，同時提升了業(yè)務辦理的及時性和準確性，真正解決了以往人工處理所帶來的各類問題。

■覆蓋全員的KPI考核管理

為有效發(fā)揮考核管理的指揮棒作用，醫(yī)院成立考核工作小組，梳理優(yōu)化了考核機制，建立起了科學的KPI考核體系。目前已將醫(yī)院現(xiàn)有的78種類型的考核表，共計3000多個考核指標置入系統(tǒng)，開展全院職工的考核工作，職工只需登錄系統(tǒng)完成考核自評部分，即可提交至部門主管，再由部門主管完成主管評價部分并上報至人力資源部，最后由人力資源部結合部門整體考核結果完成最終的醫(yī)院評價部分，整個考核過程清晰簡便，與傳統(tǒng)的年度考核相比更加省時省力，職工在電腦前即可完成年度考核，真正實現(xiàn)“信息化”“無紙化”的考核。同時，考核工作完成后還可結合軟件功能開展各類統(tǒng)計分析，職工也可及時獲得反饋，完成考核流程的閉合路徑，即“任務-執(zhí)行-考核-分析-反饋-優(yōu)化”，同時也促進了考核工作的持續(xù)改進。

■靈活使用報表工具，有效減輕人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作壓力

醫(yī)院人力資源信息的查詢、統(tǒng)計工作較為頻繁，工作量巨大。在系統(tǒng)建設中，人力資源部門將常用的各類人員信息統(tǒng)計表、各類人力資源花名冊、各類日常工作中需要開具的證明事先預置在系統(tǒng)中，統(tǒng)計時只需抓取數(shù)據(jù)，即可實時獲得人員信息統(tǒng)計表。人力資源數(shù)據(jù)的多維統(tǒng)計與有效分析，將是醫(yī)院開展現(xiàn)代醫(yī)院人力資源科學化管理的基礎，也將為醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展、人才隊伍建設等方面決策提供非常重要的人力資源數(shù)據(jù)支撐。

■無縫對接OA行政辦公平臺，提供職工自助服務

為方便全院職工參與人力資源信息數(shù)據(jù)的管理，醫(yī)院將人力資源信息系統(tǒng)與OA行政辦公平臺通過信息化手段進行鏈接，職工登錄OA行政辦公平臺的同時即可單點登錄HR系統(tǒng)的個人信息界面，職工可在該界面上查詢個人職稱、職務、考勤、內(nèi)訓、政治面貌、論文、科研等相關信息，并可自助下載個人各類資質(zhì)證書的掃描件，完成考核等自助業(yè)務。通過連接，OA行政辦公平臺所產(chǎn)生的考勤數(shù)據(jù)也能自動轉(zhuǎn)入人力資源信息系統(tǒng)，促進了職工信息數(shù)據(jù)的更新完善。這也增進了人力資源部門與職工之間的協(xié)同互動，也為后期提供更多職工服務奠定了良好的平臺基礎。

■與考勤系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接

醫(yī)院原有考勤系統(tǒng)的考勤數(shù)據(jù)，通過人力資源管理系統(tǒng)提供的標準接口，自動同步到HR系統(tǒng)中的考勤結果子集，通過自動關聯(lián)，使得原有的考勤結果自動參與工資的計算。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步功能，使得人力資源管理系統(tǒng)真正成為醫(yī)院的人事數(shù)據(jù)中心。

建設與規(guī)劃并駕齊驅(qū)

醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)建設之初就設立了“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、穩(wěn)步推進”的實施原則，在較好完成并且應用一期項目模塊后，接下來將規(guī)劃更貼合人才管理、人才培養(yǎng)需求的管理模塊，通過信息化手段更好地做好人才隊伍建設。

■建設在線學習平臺，促進學習型組織建設

目前醫(yī)院現(xiàn)有的培訓模式相對傳統(tǒng)，在培訓方式和手段上都存在不同程度的局限性。在線學習方式的廣泛應用，能夠很大限度地發(fā)揮其在課程數(shù)量、種類、范圍、分享等方面的優(yōu)勢，并且省去了線下培訓的諸多人力、物力、財力成本。在線學習平臺作為培訓管理的在線管理系統(tǒng)，提供了一個可隨時隨地學習的環(huán)境，既有利于個性化的課程建設，更有助于提升學員學習興趣，促進醫(yī)院的學習型組織建設。

■實現(xiàn)職工個人檔案電子化建設

人力資源部門已在前期工作中將職工的各類資質(zhì)證書以掃描方式存入人力資源管理系統(tǒng)，并以信息子集的方式進行呈現(xiàn)，可供相關部門隨時調(diào)取，也可供職工自行下載使用。結合醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展要求，圍繞醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)的“全周期”建設理念，人力資源部門擬結合軟件自身功能，通過二次開發(fā)，建立職工個人電子檔案主頁，建立職工電子檔案庫，規(guī)范、標準、統(tǒng)一進行實時更新，方便各部門和職工個人查閱、調(diào)用，為醫(yī)院后續(xù)各項工作的開展奠定基礎。