黎玉青

摘 ?要：采購(gòu)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)不僅影響到企業(yè)的生產(chǎn)成本和資金周轉(zhuǎn)，還體現(xiàn)著一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)各部門(mén)之間的協(xié)作能力，甚至可以成為衡量一個(gè)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力的標(biāo)準(zhǔn)。但是隨著市場(chǎng)化改革深入，供電企業(yè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，企業(yè)采購(gòu)管理中的問(wèn)題逐漸凸顯，嚴(yán)重制約了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。本文分析了供電企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步提出了加強(qiáng)采購(gòu)管理的建議。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)管理;成本;供電企業(yè);數(shù)據(jù)庫(kù)

一、目前企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)包括企業(yè)內(nèi)部所需物資調(diào)查、所需物資市場(chǎng)情況調(diào)查、合同簽訂、采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)，但是由于很多企業(yè)不具備嚴(yán)格高效的物資采購(gòu)機(jī)制，導(dǎo)致在物資采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)采購(gòu)物資數(shù)量質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、企業(yè)缺乏長(zhǎng)期供應(yīng)合作伙伴、采購(gòu)人員素質(zhì)較低中飽私囊、企業(yè)賬目混亂等問(wèn)題。

（1）采購(gòu)前期調(diào)研工作缺乏

采購(gòu)部門(mén)首先確定需要獲取各個(gè)部門(mén)之間的信息，對(duì)照整個(gè)企業(yè)的季度規(guī)劃，然后根據(jù)市場(chǎng)物價(jià)浮動(dòng)情況做出符合企業(yè)利益的物資采購(gòu)計(jì)劃。確定物資采購(gòu)內(nèi)容之后，采購(gòu)人員需要對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比分析，以確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量與供應(yīng)時(shí)間;完成采購(gòu)之后還需要溝通倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行存儲(chǔ)與分發(fā)，避免庫(kù)存長(zhǎng)期積壓。但是采購(gòu)人員往往缺乏前期調(diào)查與部門(mén)溝通，導(dǎo)致采購(gòu)物資與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃不符，采購(gòu)物資質(zhì)量、供應(yīng)時(shí)間堪憂，采購(gòu)物資長(zhǎng)期積壓無(wú)法去庫(kù)存的種種問(wèn)題。

這些問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)物資成本上升、物資供應(yīng)周期延長(zhǎng)、企業(yè)資金周轉(zhuǎn)放緩、采購(gòu)人員分身乏術(shù)等問(wèn)題，都是對(duì)現(xiàn)有人力財(cái)力的浪費(fèi)，無(wú)形中提升了企業(yè)的采購(gòu)成本。市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，企業(yè)的任何決策都離不開(kāi)前期的市場(chǎng)調(diào)查與項(xiàng)目評(píng)估，采購(gòu)人員必須要充分衡量市場(chǎng)與企業(yè)兩方的需求，并從中尋找平衡點(diǎn)。

（2）采購(gòu)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)庫(kù)尚未健全

從上文中可以看出，采購(gòu)環(huán)節(jié)不僅需要與企業(yè)各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)狀聯(lián)系，還需要對(duì)每項(xiàng)物資的庫(kù)存情況進(jìn)行精確掌握，甚至需要了解到物資價(jià)格變動(dòng)、供應(yīng)商物資質(zhì)量、供應(yīng)商信譽(yù)等諸多因素。但是因?yàn)槭袌?chǎng)環(huán)境時(shí)刻發(fā)生著變化，電力企業(yè)和供應(yīng)商之間的關(guān)系較為短暫，雙方很難長(zhǎng)期合作。這就導(dǎo)致采購(gòu)部門(mén)需要掌握市場(chǎng)變化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，甚至由于供應(yīng)商地頻繁變更，每次采購(gòu)前都需要重新進(jìn)行供應(yīng)企業(yè)評(píng)估和合作關(guān)系建立。

復(fù)雜的數(shù)據(jù)和極強(qiáng)的不穩(wěn)定性導(dǎo)致采購(gòu)部門(mén)的工作量非常龐大，需要企業(yè)投入巨大的人力物力資源。但是僅僅依靠人腦記憶或者文檔存儲(chǔ)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此供電企業(yè)采購(gòu)部門(mén)需要建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源網(wǎng)絡(luò)化，與企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)數(shù)據(jù)共享，并利用大數(shù)據(jù)追蹤市場(chǎng)走向。建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后企業(yè)的采購(gòu)管理效率將會(huì)大大提高，短期成本的投入能夠帶來(lái)的收益效果遠(yuǎn)超過(guò)其本身投入。

（3）采購(gòu)人員素質(zhì)較低

我國(guó)對(duì)于采購(gòu)管理的認(rèn)識(shí)和研究起步比較晚，因此對(duì)于采購(gòu)人員的培訓(xùn)普遍比較形式化，有些企業(yè)甚至直接由財(cái)務(wù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)采購(gòu)管理。

采購(gòu)人員的專業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人私德問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的流程混亂，企業(yè)不僅會(huì)承受資金方面的損失，還可能影響到正常的生產(chǎn)秩序，進(jìn)一步影響企業(yè)的信譽(yù)，使企業(yè)陷入無(wú)盡的官司糾纏、債務(wù)糾紛之中。

二、企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低成本的對(duì)策

（1）建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

供電企業(yè)若想增強(qiáng)采購(gòu)管理，降低由于采購(gòu)產(chǎn)生的種種額外成本，就需要徹底轉(zhuǎn)變管理思維，重視采購(gòu)環(huán)節(jié)的程序與監(jiān)督。因此需要建立健全采購(gòu)制度，尤其是獎(jiǎng)懲制度。

首先需要建立集中采購(gòu)制度，采購(gòu)中的企業(yè)內(nèi)物資需求調(diào)查、所需物資市場(chǎng)情況調(diào)查以及招投標(biāo)進(jìn)行、合同簽訂及后續(xù)事項(xiàng)處理都需要有一套完整的章程，讓采購(gòu)人員有法可依、有章可循、有據(jù)可查。通過(guò)對(duì)歷年來(lái)企業(yè)采購(gòu)物資經(jīng)驗(yàn)，采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)聯(lián)合編寫(xiě)管理制度，為采購(gòu)人員開(kāi)展工作提供充分可靠的政策性依據(jù)。

除了章程性的規(guī)定，采購(gòu)部分還需要與各部門(mén)進(jìn)行協(xié)商溝通以確定企業(yè)所需采購(gòu)內(nèi)容，需要與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)核對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存量等等。僅僅依靠采購(gòu)部門(mén)工作人員進(jìn)行單方面地協(xié)商是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要在其他部門(mén)設(shè)置專門(mén)人員負(fù)責(zé)本部門(mén)采購(gòu)事項(xiàng)，并且定期進(jìn)行匯報(bào)和核對(duì)。

（2）采購(gòu)績(jī)效評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制

為了確保采購(gòu)制度能夠有效實(shí)施，企業(yè)需要相應(yīng)設(shè)立一套績(jī)效評(píng)估和采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制?？?jī)效考核的關(guān)鍵在于制訂一套客觀、有效、能夠充分展現(xiàn)采購(gòu)績(jī)效、對(duì)考核對(duì)象具有工作指導(dǎo)作用的指標(biāo)體系。而采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制旨在采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部監(jiān)督與各部門(mén)間互相監(jiān)督、規(guī)范采購(gòu)人員行為操作、提高采購(gòu)部門(mén)工作效率的監(jiān)督體系。

供電企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)制定行之有效的績(jī)效評(píng)估制度，諸如管理人員評(píng)定法和同類型公司橫向比較法等等。進(jìn)行績(jī)效評(píng)估之后，對(duì)評(píng)估人員進(jìn)行一定程度的獎(jiǎng)懲，做到功有所獎(jiǎng)，過(guò)有所罰。但是績(jī)效評(píng)估的根本目的在于促使采購(gòu)人員自我反思、互相激勵(lì)，以此不斷提升自身實(shí)力，為以后工作起到良好的導(dǎo)向作用。所以在績(jī)效評(píng)定之后需要對(duì)針對(duì)不同員工情況進(jìn)行工作調(diào)整、專業(yè)培訓(xùn)等，以此提高員工工作積極性，減少采購(gòu)成本，增加企業(yè)利潤(rùn)空間。

為了確保采購(gòu)制度和績(jī)效評(píng)估機(jī)制能夠公正、公平地進(jìn)行，企業(yè)需要建立監(jiān)督機(jī)制。不僅對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行監(jiān)督，也需要對(duì)制度實(shí)施者，采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督。通過(guò)全員監(jiān)督、舉報(bào)有獎(jiǎng)、包庇有懲的嚴(yán)格制度，避免以權(quán)謀私、徇私舞弊的現(xiàn)象。

（3）建立采購(gòu)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系

數(shù)字時(shí)代下每個(gè)企業(yè)都擁有自己的數(shù)據(jù)平臺(tái)。而供電企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)一般是依據(jù)其他部門(mén)反饋數(shù)據(jù)、企業(yè)公開(kāi)信息等與其他部門(mén)進(jìn)行溝通、確定自身采購(gòu)內(nèi)容、完成采購(gòu)后續(xù)事項(xiàng)，但是往往因?yàn)闇贤〞r(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致采購(gòu)不及時(shí)、物資存儲(chǔ)安排不當(dāng)，采購(gòu)周期拉長(zhǎng)，導(dǎo)致企業(yè)資金周轉(zhuǎn)時(shí)間變長(zhǎng)，由采購(gòu)信息問(wèn)題導(dǎo)致企業(yè)額外資金的支出。因此，采購(gòu)部門(mén)需要建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)平臺(tái)，既保持與企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)高效準(zhǔn)確地溝通，也通過(guò)與其他數(shù)據(jù)庫(kù)的連接迅速掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，減少溝通時(shí)間，從無(wú)形中提高采購(gòu)部門(mén)工作效率，減少企業(yè)采購(gòu)成本。

在企業(yè)內(nèi)部，采購(gòu)流程的上游是其他部門(mén)的需求，下游是倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)的核算和存儲(chǔ)。采購(gòu)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)可以直接將其他部門(mén)所需物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且對(duì)比企業(yè)往年采購(gòu)該項(xiàng)物資及使用情況，確定本次采購(gòu)該物資的數(shù)量及預(yù)期價(jià)位。在進(jìn)行采購(gòu)期間，采購(gòu)人員可以調(diào)動(dòng)庫(kù)內(nèi)往年合作供應(yīng)商目錄，招投標(biāo)、簽合同注意事項(xiàng)等等，確保本次采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量以及供應(yīng)時(shí)間符合企業(yè)利益最大化。在結(jié)束采購(gòu)之時(shí)，采購(gòu)部門(mén)溝通倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)協(xié)商物資存放以及存取時(shí)間問(wèn)題，保證企業(yè)倉(cāng)庫(kù)既不超額又不閑置。

在市場(chǎng)外聯(lián)方面，采購(gòu)部門(mén)不僅需要準(zhǔn)確掌握各類物資的市場(chǎng)均價(jià)與浮動(dòng)情況、采購(gòu)政策法規(guī)，還需要對(duì)比供應(yīng)商的物資質(zhì)量、企業(yè)信譽(yù)等情況。采購(gòu)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)一些專業(yè)方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理調(diào)用，利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)對(duì)所需專業(yè)信息進(jìn)行篩選、評(píng)估、推送，保證采購(gòu)人員輕松獲取市場(chǎng)信息。

（4）加強(qiáng)采購(gòu)人員綜合素質(zhì)

在職業(yè)道德方面：采購(gòu)人員在日常采購(gòu)工作中面臨著諸多誘惑，可能會(huì)出現(xiàn)收取好處費(fèi)、回扣，利用采購(gòu)機(jī)會(huì)公費(fèi)旅游等等現(xiàn)象。這是對(duì)公司資源的極大浪費(fèi)，嚴(yán)重時(shí)可能因?yàn)椴少?gòu)物資無(wú)法達(dá)標(biāo)、采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng)而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。企業(yè)需要培養(yǎng)員工以廠為家，克己奉公的自制意識(shí)，自覺(jué)抵制物質(zhì)利益的吸引，始終把公司利益放到第一位。并且嚴(yán)格執(zhí)行“采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制”，形成企業(yè)內(nèi)部互相監(jiān)督、潔身自愛(ài)的良好氛圍。

在專業(yè)知識(shí)方面：采購(gòu)人員需要具備廣闊的知識(shí)儲(chǔ)備，熟知相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，具備招標(biāo)財(cái)經(jīng)等等知識(shí)，并且擁有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。企業(yè)對(duì)采購(gòu)人員可以采用“師徒制”與外包培訓(xùn)兩種模式進(jìn)行培養(yǎng)。

三、結(jié)語(yǔ)

物資管理對(duì)企業(yè)有著非常重要的意義，尤其市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和資金周轉(zhuǎn)都存在極大的風(fēng)險(xiǎn)，物質(zhì)資源和流動(dòng)資金都是有限的，做好科學(xué)的物資管理工作，可以有效地降低成本。隨著國(guó)家對(duì)物資采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，采購(gòu)工作已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。采購(gòu)管理者只要把握住供電企業(yè)采購(gòu)管理中成本控制的關(guān)鍵要點(diǎn)，就可以有效地降低成本，加快企業(yè)內(nèi)資金周轉(zhuǎn)，保證企業(yè)高效平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)。

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