梅 琳 趙子卿 王紅錦 郝青山

一、前言

2014 年《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》）在我國正式實施，明確規(guī)定各單位應(yīng)充分利用高科技信息處理方式，加強(qiáng)內(nèi)部控制，以提高內(nèi)控的嚴(yán)謹(jǐn)性、及時性和高效性。隨著高科技信息技術(shù)的發(fā)展，云平臺以其低成本高效率的特點，逐步漸入各單位視野，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究中心（以下簡稱生物中心）財務(wù)以云平臺為基礎(chǔ)，建立了集中管理核算體系，并以《內(nèi)控規(guī)范》為指導(dǎo)，初步實現(xiàn)了經(jīng)費管理內(nèi)部控制的信息化、制度化、規(guī)范化，為預(yù)算管理及項目管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

本文以生物中心為研究對象，在分析其經(jīng)費管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)有的財務(wù)云平臺，提出了通過信息化手段完善內(nèi)部控制的措施，以推動生物中心經(jīng)費管理更加科學(xué)化、精細(xì)化。

二、生物中心經(jīng)費管理現(xiàn)狀

山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究中心隸屬于山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，是獨立核算一類公益農(nóng)業(yè)科研單位，承擔(dān)國家級、省部級等各層次研究項目。

山西云控清舟信息技術(shù)有限公司主要為中小企業(yè)、行政事業(yè)單位提供OA 辦公自動化系統(tǒng)、云服務(wù)、移動應(yīng)用等全面的信息化解決方案。

生物中心根據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》、《內(nèi)部規(guī)范》以及山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院頒布的關(guān)于農(nóng)業(yè)經(jīng)費的使用和管理辦法，出臺了相適應(yīng)的財務(wù)管理制度、資產(chǎn)管理制度等一系列圍繞經(jīng)費預(yù)算、使用、管理的內(nèi)部制度和管理辦法，指導(dǎo)全中心的經(jīng)費管理和內(nèi)部控制工作，并于2016 年與山西云控清舟信息技術(shù)有限公司簽訂技術(shù)服務(wù)協(xié)議，搭建了以內(nèi)部控制規(guī)范為基礎(chǔ)的“財務(wù)集中管理云平臺”信息化管理系統(tǒng)，該平臺以IT 技術(shù)為支撐，將傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程與云技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)了財務(wù)管理流程的云化處理，將傳統(tǒng)意義上的內(nèi)部控制與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，最大限度彌補(bǔ)主觀意識造成的內(nèi)部控制短板。

生物中心信息化內(nèi)部控制具體流程如圖所示：

山西省農(nóng)科院生物中心財務(wù)管理流程圖

三、生物中心經(jīng)費管理內(nèi)部控制實施成果

1.初步形成內(nèi)部控制意識。內(nèi)部控制是指單位為實現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控。內(nèi)部控制是以制度為載體的綜合性管理工作，其關(guān)鍵在于增強(qiáng)相關(guān)人員的內(nèi)部控制意識。

自2016 年生物中心按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等要求，建立基于財務(wù)云平臺的經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)以來，各個科研項目負(fù)責(zé)人已基本能夠掌握對課題的經(jīng)費管理需求，實現(xiàn)了對經(jīng)費詳細(xì)化支出控制，具備了對項目管理的控制意識。通過建立平臺系統(tǒng)的過程加強(qiáng)了單位領(lǐng)導(dǎo)層和科研人員的內(nèi)部控制意識，促進(jìn)了各個部門之間，領(lǐng)導(dǎo)與財務(wù)、辦公室的協(xié)作和溝通。而且系統(tǒng)的上線運行也為課題負(fù)責(zé)人報銷和預(yù)算執(zhí)行提供了諸多便利，加快了預(yù)算執(zhí)行效率。

2.避免預(yù)算與實際支出“兩張皮”現(xiàn)象發(fā)生。預(yù)算控制是對項目業(yè)務(wù)流與資金流的整合，是控制項目風(fēng)險的重要方法。隨著生物中心云平臺內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立，項目負(fù)責(zé)人第一時間就知道課題經(jīng)費的支出進(jìn)度，明確各個項目預(yù)算與實際支出的差距，便于負(fù)責(zé)人及時做出調(diào)整。財務(wù)部門可以通過對系統(tǒng)的管理和隨時監(jiān)控，掌握項目結(jié)余情況，為下一步項目實施提供指導(dǎo)意見，使得項目的執(zhí)行者能夠按照項目任務(wù)書的要求完成科研課題的研究。

3.內(nèi)部控制流程完善，更好地促進(jìn)經(jīng)費的管理。建立基于財務(wù)云平臺內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，可以使中心內(nèi)部預(yù)算流程，報銷流程，監(jiān)管流程重新再造。杜絕了制度管理的漏洞，單位內(nèi)部控制管理職能能夠順利執(zhí)行。將之前分別屬于各個部門的監(jiān)管責(zé)任整合在平臺之中，確保中心合理設(shè)置崗位，預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、評價等不相容崗位相互分離，提高了預(yù)算的執(zhí)行效率，財務(wù)報銷更加便捷，促進(jìn)經(jīng)費管理更加科學(xué)化，規(guī)范化，流程化。

四、生物中心經(jīng)費管理內(nèi)部控制問題分析

財務(wù)云平臺的經(jīng)費管理內(nèi)部控制系統(tǒng)基本具備項目預(yù)算編制、執(zhí)行和考核的功能，但現(xiàn)階段在經(jīng)費內(nèi)部控制管理上仍然存在以下問題。

1.風(fēng)險評估意識低?？蒲薪?jīng)費管理實行項目負(fù)責(zé)制，但是在項目實施期間，項目負(fù)責(zé)人具有相對寬泛的經(jīng)費使用權(quán)限，導(dǎo)致出現(xiàn)一些不合理經(jīng)費使用，使得項目實施存在潛在的風(fēng)險。以生物中心為例，目前生物中心沒有無風(fēng)險分析團(tuán)隊，因此無法實現(xiàn)無風(fēng)險評估程序，最直接的反映是合同管理和績效管理缺乏內(nèi)控和評估程序，對風(fēng)險評估方法也無定量分析，缺乏相應(yīng)的風(fēng)險評估基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。

2.云平臺的預(yù)算執(zhí)行缺乏報警功能，預(yù)算分析不全面。財務(wù)云平臺具備預(yù)算執(zhí)行超額提示功能，但缺乏預(yù)算執(zhí)行報警功能。在實際支出過程中，對于超額的數(shù)據(jù)，預(yù)算系統(tǒng)還無法直接拒絕不予支付，只是對資金超額進(jìn)行紅字提醒，缺乏直接約束。而且平臺沒有對經(jīng)費使用數(shù)據(jù)做出一定的數(shù)據(jù)分析，只是簡單的將預(yù)算數(shù)與結(jié)余數(shù)作對比，無法綜合的反映項目執(zhí)行率和支出進(jìn)度，不能為項目負(fù)責(zé)人提供直觀、全面的數(shù)據(jù)分析，客觀上影響了內(nèi)部控制的時效性。

3.云平臺缺乏項目績效管理，未將考核指標(biāo)錄入云平臺。項目結(jié)束需要對項目進(jìn)行結(jié)題驗收，項目績效目標(biāo)考核。但是目前上級管理單位和項目執(zhí)行單位之間沒有共享云平臺資源，未將績效考核指標(biāo)錄入云平臺，對平臺的內(nèi)部控制流程和管理效果影響較大。

五、基于財務(wù)云平臺的內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)

針對生物中心經(jīng)費內(nèi)部控制管理中存在的問題，需要采取必要的措施，在已構(gòu)建的財務(wù)云平臺基礎(chǔ)上結(jié)合《內(nèi)控規(guī)范》的目標(biāo)，優(yōu)化內(nèi)部控制流程，從而實現(xiàn)經(jīng)費管理合規(guī)性與科學(xué)性的目標(biāo)。

(一)加強(qiáng)項目負(fù)責(zé)人的風(fēng)險意識和預(yù)算編制能力，實現(xiàn)項目管理控制“前移”

按照《內(nèi)控規(guī)范》要求，項目負(fù)責(zé)人以及單位主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對各項經(jīng)濟(jì)活動可能存在的風(fēng)險，進(jìn)行客觀、全面和系統(tǒng)的評估，同時，將梳理的結(jié)果和項目預(yù)算編制相結(jié)合，把控項目潛在的風(fēng)險，研究分析某些因素對未來過程可能產(chǎn)生的影響等。從初始階段實現(xiàn)內(nèi)部控制的前移，做好事前監(jiān)管和控制，為項目預(yù)算執(zhí)行打下堅實的基礎(chǔ)。

(二)提高預(yù)算分析能力，實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行預(yù)警、報警功能

在云平臺的內(nèi)部控制系統(tǒng)中提高預(yù)算分析能力，根據(jù)前期提交的預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將平臺內(nèi)各項數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的綜合分析，實現(xiàn)各個層面數(shù)據(jù)的有機(jī)整合，實現(xiàn)差異分析、進(jìn)度分析、趨勢分析等多方位的數(shù)據(jù)分析，保證項目負(fù)責(zé)人與單位相關(guān)管理人員分別獲取對項目實施的有效信息。

完善預(yù)算預(yù)警與執(zhí)行進(jìn)度實時監(jiān)控功能，為項目負(fù)責(zé)人和單位相關(guān)管理人員提供可行性方案。

(三)將績效管理模塊納入平臺，實現(xiàn)項目考核事后監(jiān)管

將績效管理模塊納入平臺，隨著項目績效監(jiān)管的深入實施，中心還需將績效結(jié)果與其他考核指標(biāo)相結(jié)合，全面的分析項目的實施效果，為單位下一步改進(jìn)方向提供依據(jù)和決策指南。

六、結(jié)語

生物中心財務(wù)在充分利用云平臺信息的基礎(chǔ)上，建立了財務(wù)集中管理核算體系，將經(jīng)費內(nèi)部控制管理和流程納入內(nèi)控信息化管理系統(tǒng)，對存在的問題分別提出了改進(jìn)措施。該管理核算體系不僅滿足了合規(guī)性層面的要求，而且嚴(yán)格了預(yù)算支出管理，初步建立了以規(guī)范管理為核心的內(nèi)部控制的方案，建立了執(zhí)行有力、權(quán)責(zé)一致的內(nèi)部控制措施；確實保障中心經(jīng)濟(jì)活動合理合法合規(guī)，積極落實國家、省級、院機(jī)關(guān)提出的各項規(guī)范本單位預(yù)算、收支、政府采購、資產(chǎn)管理、合同控制的內(nèi)容和措施；保證單位資產(chǎn)安全完整、有效使用，避免國有資產(chǎn)流失；保證單位財務(wù)信息真實完整，為外部監(jiān)管和內(nèi)部控制提供信息支持方案，為科研工作的順利進(jìn)展保駕護(hù)航。