許志紅

S 研究所是我國紅壤區(qū)唯一的土壤學(xué)專業(yè)科研機(jī)構(gòu)，具有優(yōu)秀的創(chuàng)新人才隊(duì)伍，擁有多個國家級、省級平臺，承擔(dān)多項(xiàng)國家、省部級重點(diǎn)項(xiàng)目。隨著S 研究所科研事業(yè)與咨詢業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，資金流量與日俱增，科研經(jīng)費(fèi)總量呈逐年上升趨勢，這使得S 研究所財務(wù)管理日益復(fù)雜化、多元化。財務(wù)報銷業(yè)務(wù)作為財務(wù)管理工作的重要工作環(huán)節(jié)也面臨巨大挑戰(zhàn)。由于科研人員對財務(wù)報銷問題重視程度不夠，若短時間內(nèi)對財務(wù)報銷審得太嚴(yán)格，會影響科研人員開展科學(xué)研究的積極性，若對財務(wù)報銷審核過于寬松，則無法開展好研究所的內(nèi)部控制工作。財務(wù)部門兼具“服務(wù)”與“監(jiān)督”雙重職能，改進(jìn)財務(wù)報銷工作可以有效推進(jìn)研究所科學(xué)事業(yè)發(fā)展，對激發(fā)科研人員更大的創(chuàng)新活力與工作激情有重要意義。在“放管服”背景下，科學(xué)事業(yè)單位如何做好財務(wù)報銷工作，財務(wù)部門如何落實(shí)好“服務(wù)”與“監(jiān)督”雙重職能，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。

一、財務(wù)報銷現(xiàn)狀分析

（一）財務(wù)報銷流程分析

S 研究所的財務(wù)報銷流程如圖1 所示，一筆報銷業(yè)務(wù)的辦理一般要經(jīng)過三個環(huán)節(jié)：團(tuán)隊(duì)審核、部門審核和所級審核。以下對該流程的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析：

優(yōu)點(diǎn)：對于經(jīng)手人而言，只需要整理好憑證，填寫好報銷單，交給科研財務(wù)助理，后續(xù)的審核流程自動流轉(zhuǎn)，經(jīng)手人不需要對逐個環(huán)節(jié)推進(jìn)，無需進(jìn)行排隊(duì)等候領(lǐng)導(dǎo)審核。對于領(lǐng)導(dǎo)而言，可以集中批量審核報銷憑證，審批效率高。

缺點(diǎn)：對于經(jīng)手人而言，一是由于后續(xù)審核流程自動流轉(zhuǎn)，難以掌握報銷進(jìn)度；“退單”主要發(fā)生在部門審核環(huán)節(jié)中的財務(wù)審核，發(fā)生“退單”后，經(jīng)手人需重新填單走團(tuán)隊(duì)審核流程，報銷時間增加，科研人員對此有一定意見。對于領(lǐng)導(dǎo)而言，對存在疑問的報銷，無法即時向經(jīng)手人了解情況并作出審批決策。

其他單位的報銷流程如圖2 所示，該報銷流程的特點(diǎn)在于：財務(wù)審核人的初審前置，經(jīng)手人需要根據(jù)審批流程的先后順序依次提交部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核人及財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。下面對該流程的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析：

圖1 S研究所報銷流程圖

圖2 其他機(jī)構(gòu)報銷流程圖

優(yōu)點(diǎn)：對于經(jīng)手人而言，可以在部門負(fù)責(zé)人審批前及時處理“退單”，心理壓力小。對于部門負(fù)責(zé)人而言，減少重復(fù)審核簽字的頻次。對于單位負(fù)責(zé)人而言，能即時解決對報銷單存在的疑惑，及時向經(jīng)手人詢問并決策。對于財務(wù)部門而言，初審前置的做法有利于與經(jīng)手人的溝通，降低經(jīng)手人對“退單”的抵觸情緒。

缺點(diǎn)：對于經(jīng)手人而言，由于“退單”心理壓力小，會對財務(wù)審核人的初審產(chǎn)生的依賴心理，不認(rèn)真學(xué)習(xí)報銷政策及規(guī)定。對于財務(wù)部門而言，成倍增加了審核單據(jù)的工作量，由于初審后單據(jù)交回給經(jīng)手人，可能出現(xiàn)初審單據(jù)與復(fù)審單據(jù)不完全一致。

小結(jié)：總體來看，研究所財務(wù)報銷的流程優(yōu)于其他單位的報銷流程，尤其是不需要經(jīng)辦人排隊(duì)等候領(lǐng)導(dǎo)審批，同時提升領(lǐng)導(dǎo)審批效率。財務(wù)人員要做好“服務(wù)”與“監(jiān)督”工作，應(yīng)充分重視“退單”問題，提升科研人員對財務(wù)報銷的滿意度。

（二）信息化程度高

S 研究所財務(wù)管理信息化建設(shè)，走在同類機(jī)構(gòu)前列。由于科研事業(yè)單位主要按項(xiàng)目歸集成本的特點(diǎn)，通過引入信息化手段，有效提升財務(wù)報銷的效率及課題經(jīng)費(fèi)管理的效果，指導(dǎo)課題成員對課題經(jīng)費(fèi)進(jìn)行有計劃地計劃支出。據(jù)了解，不少科研事業(yè)單位目前還是采用手工記賬的方式管理課題經(jīng)費(fèi)。

S研究所通過引入釘釘和OA等信息化工具，線上審批與線下審核相結(jié)合，提高財務(wù)報銷的效率及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的效果。其中，釘釘可以實(shí)現(xiàn)以下功能：開具發(fā)票審批、用印申請、固定資產(chǎn)入庫、專用發(fā)票抵扣、財務(wù)檔案借閱、工資條等功能。OA目前主要實(shí)現(xiàn)了省財政資金項(xiàng)目的預(yù)算、報銷的遠(yuǎn)程化、移動化審批，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可實(shí)施查詢省財政資金項(xiàng)目的報銷及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度情況。由于S研究所2016 年才正式引入OA，部分功能仍需繼續(xù)完善。

小結(jié)：S 研究所財務(wù)管理信息化建設(shè)相比其他科研事業(yè)單位起步較早，未來隨著信息化建設(shè)的日益完善，將進(jìn)一步提升研究所財務(wù)管理的效率。

二、存在問題

（一）財務(wù)人員與報賬人員的溝通不暢

研究所財務(wù)報銷相關(guān)的規(guī)章制度、程序及票據(jù)的填制方法等主要通過釘釘、科研財務(wù)助理QQ群、所內(nèi)網(wǎng)站及培訓(xùn)會進(jìn)行公告宣傳。由于科研人員的科研業(yè)務(wù)非常繁忙，較少有時間去了解與財務(wù)有關(guān)的信息。有些新員工不熟悉研究所報銷政策，直接導(dǎo)致報銷人員因?yàn)槠睋?jù)不正確、手續(xù)不全等問題多次往返于業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間，財務(wù)人員既要對問題做出解釋又重復(fù)檢查票據(jù)，這樣不但影響了報銷的速度，也會使報銷人和財務(wù)人員之間產(chǎn)生誤解。

（二）報賬人員對研究所財務(wù)報銷有關(guān)規(guī)定不夠重視

由于報賬人員對研究所財務(wù)報銷相關(guān)規(guī)定的熟悉程度或者重視程度不夠，部分報銷單據(jù)的填制隨意性較大，導(dǎo)致財務(wù)報銷時重復(fù)出現(xiàn)報銷金額計算錯誤、發(fā)票未簽字、發(fā)票抬頭不對、的士票連號等問題。不能保證票據(jù)的真實(shí)性及準(zhǔn)確性。

三、改進(jìn)建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

由于財務(wù)報銷審核是一項(xiàng)重要的工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及課題負(fù)責(zé)人的高度重視。從外部大環(huán)境來看，十八大以來，審計部門對科學(xué)事業(yè)單位的審計也越來越嚴(yán)格。另一方面，國家為激發(fā)科研人員的創(chuàng)新活力，增大了科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的自主權(quán)，近年來，頻頻出臺科研領(lǐng)域的“放管服”政策。從S 研究所自身發(fā)展的需要來看，規(guī)范的財務(wù)管理能促進(jìn)資源的節(jié)約，有利于提高資金的使用效率，更好地為研究所的發(fā)展服務(wù)。

（二）提高服務(wù)水平

1.不斷加強(qiáng)溝通學(xué)習(xí)。財務(wù)部門要努力做好內(nèi)外溝通工作，一是積極與業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)交流思想，溝通信息，共同謀劃如何用好經(jīng)費(fèi)、管好帳，平時多宣傳研究所財務(wù)規(guī)定，及時傳達(dá)上級各項(xiàng)檢查提出的要求，使廣大科研人員知情、理解、支持財務(wù)工作；二是加強(qiáng)與兄弟單位交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的財務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)。

2.建立健全規(guī)章制度。制度管理在研究所財務(wù)管理中處于基礎(chǔ)性的地位，是財務(wù)管理的依據(jù)、準(zhǔn)繩。近年來，研究所快速發(fā)展，這就要求研究所的財務(wù)制度必須與時俱進(jìn)，適應(yīng)研究所科研業(yè)務(wù)的需求。細(xì)化研究所財務(wù)管理辦法，進(jìn)一步規(guī)范化管理，以使財務(wù)工作持續(xù)改進(jìn)。

（三）做好宣傳培訓(xùn)工作

1.強(qiáng)化財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。財務(wù)部門應(yīng)通過多種方式加強(qiáng)財務(wù)管理宣傳，幫助與引導(dǎo)研究所領(lǐng)導(dǎo)、各部門正確認(rèn)識財務(wù)管理信息的重要價值，為提高財務(wù)報銷手續(xù)打好理論基礎(chǔ)。財務(wù)部門定期對財務(wù)報銷問題進(jìn)行梳理及匯總，并向研究所科研人員進(jìn)行反饋，幫助經(jīng)辦人避免出現(xiàn)重復(fù)同樣的報銷問題。經(jīng)辦人要明確辦理業(yè)務(wù)具體程序，包括該項(xiàng)業(yè)務(wù)原始憑證的整理要求、領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限、財務(wù)報銷的具體流程，才能有效完成報銷手續(xù)。

2.充分發(fā)揮科研財務(wù)助理的紐帶作用。由于科研財務(wù)助理較為穩(wěn)定，財務(wù)部門對其指導(dǎo)、培訓(xùn)比較容易，在辦理報銷業(yè)務(wù)時工作效率較高?？蒲胸攧?wù)助理要及時把最新的財務(wù)報銷政策向團(tuán)隊(duì)的其他科研人員宣傳。財科研財務(wù)助理應(yīng)對團(tuán)隊(duì)成員的財務(wù)報銷進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的報銷，及時指導(dǎo)經(jīng)辦人進(jìn)行整改。

科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)報銷是持續(xù)改進(jìn)的工作：發(fā)現(xiàn)問題→完善規(guī)章制度→細(xì)化操作流程→宣貫教育→試行規(guī)章制度→進(jìn)一步完善。財務(wù)報銷工作需要科學(xué)事業(yè)單位各部門科研人員的理解與配合。在單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，科研人員與財務(wù)人員共同努力，財務(wù)的各項(xiàng)工作會更加規(guī)范有序，科學(xué)事業(yè)的發(fā)展也會越來越好。