周艷麗

摘要：人際交往是一門不簡(jiǎn)單的學(xué)問。高校二級(jí)學(xué)院辦公室處于上下溝通的樞紐地位，人際交往具有一定的特殊性，比如，面對(duì)的人群繁雜且互動(dòng)頻繁，服務(wù)人群學(xué)歷高、對(duì)服務(wù)質(zhì)量要求較高等，在分析這種特殊性和認(rèn)清人際交往重要性的基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)針對(duì)性的人際交往處理方法，為院辦更有效地工作奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校;二級(jí)學(xué)院;辦公室;人際關(guān)系;特殊性;重要性;處理方法

中圖分類號(hào)：G647? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ?文章編號(hào)：1674-9324（2019）39-0060-02

高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)龐大，人員眾多，可以說(shuō)是一個(gè)小型社會(huì)。高校二級(jí)學(xué)院辦公室（簡(jiǎn)稱院辦）是一個(gè)承上啟下的窗口，對(duì)上溝通校級(jí)各職能部門，對(duì)下連接學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層、院系教師和學(xué)生。處于這個(gè)關(guān)系鏈樞紐位置的院辦需要處理好復(fù)雜的人際關(guān)系，比如辦公室人員與學(xué)校職能部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，辦公室人員與院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，辦公室人員的內(nèi)部關(guān)系，辦公室人員與廣大師生之間的關(guān)系，等等[1]。

在這個(gè)過程中，我們會(huì)碰到形形色色的人。處理好這些人際關(guān)系，對(duì)于提高工作效率、順利開展工作以及個(gè)人今后的發(fā)展等都是至關(guān)重要的。因此有必要探討一套行之有效的針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室人際關(guān)系的處理方法。

一、院辦人際關(guān)系的特殊性

1.中心樞紐位置，面對(duì)的人群繁雜。院辦在高校管理系統(tǒng)中處于溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的中心樞紐位置。一般企業(yè)辦公室面對(duì)的人群無(wú)非是單位的領(lǐng)導(dǎo)、同事和客戶，院辦面對(duì)的人群要龐大得多，既有面對(duì)個(gè)人的，也有面對(duì)部門或單位的。

2.面對(duì)人群往往互動(dòng)頻繁。院辦一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容就是傳達(dá)信息、溝通協(xié)調(diào)，尤其在當(dāng)今通信工具發(fā)達(dá)的時(shí)代，電話、短信、QQ、微信，無(wú)不快速傳遞著信息。辦公室人員每天上班都要花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)處理這些信息，執(zhí)行其“上傳下達(dá)”的職能，也就是每天的主要工作就是與面對(duì)人群進(jìn)行互動(dòng)。比如，會(huì)議通知的接收與傳達(dá)，校級(jí)職能部門指示的執(zhí)行與回復(fù)，廣大師生訴求的上傳，學(xué)院的接待工作，人事、財(cái)務(wù)、黨務(wù)等相關(guān)工作的溝通與協(xié)調(diào)。

3.服務(wù)人群學(xué)歷高，服務(wù)質(zhì)量要求高。院辦的工作宗旨就是為廣大師生服務(wù)。高校是高級(jí)知識(shí)分子匯集的地方，像筆者所在學(xué)院，加上管理崗，全院具博士學(xué)歷以上的教職工比例高達(dá)80%以上，具碩士學(xué)歷以上的教職工比例高達(dá)90%以上。高學(xué)歷人群往往對(duì)服務(wù)質(zhì)量的要求較高，但高學(xué)歷和高素質(zhì)并不一定成正比關(guān)系，高校里各種性格的教師都有，辦公室工作人員在做好本職工作的情況下，還是有可能遭遇部分教師的不待見甚至是苛責(zé)。

4.辦公室內(nèi)部的協(xié)調(diào)性非常重要。院辦工作性質(zhì)不同于教學(xué)辦、學(xué)工辦，每位教師負(fù)責(zé)某塊或者某幾塊工作。院辦的工作很多是需要大家齊心協(xié)力完成的，比如，學(xué)院舉辦一場(chǎng)大型活動(dòng)，涉及院辦的工作包括：來(lái)客接待（吃、住、行），會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議通知，攝影與新聞宣傳，后勤保障，后期財(cái)務(wù)報(bào)賬，等等。這類工作一個(gè)人完成下來(lái)非常吃力。

二、院辦處理好人際關(guān)系的重要性

院辦是對(duì)外交流的窗口，代表著學(xué)院的形象，院辦對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)絡(luò)都體現(xiàn)著人際關(guān)系的重要性。

1.有利于建立和維護(hù)學(xué)院的良好形象，發(fā)揮“窗口”作用。院辦是一個(gè)學(xué)院的“臉面”，從內(nèi)部來(lái)說(shuō)，要有良好的辦公環(huán)境、衛(wèi)生環(huán)境、文化氛圍，工作人員要有較好的專業(yè)素養(yǎng)、得體的服裝、合乎身份的語(yǔ)言等[2]，給來(lái)訪人員和諧、體面、規(guī)范的印象，這是院辦好的人際交往的前提。從外部來(lái)說(shuō)，院辦更是一個(gè)“窗口”，如管中窺豹般，代表著學(xué)院的形象，對(duì)于提高學(xué)院在全校的聲譽(yù)有著至關(guān)重要的影響，在教學(xué)評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證等大型教學(xué)活動(dòng)中可以為學(xué)院掙得印象分，教學(xué)評(píng)估成績(jī)顯著、專業(yè)認(rèn)證成功才可能擴(kuò)大院系在本校以及全國(guó)同類院校的專業(yè)影響力，爭(zhēng)取更多優(yōu)質(zhì)的生源，為學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.有利于溝通信息，獲取信息資源。良好的人際關(guān)系是獲取有效信息資源的前提，同時(shí)，信息又是學(xué)院有效管理的基礎(chǔ)。只有建立錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系網(wǎng)，才可能保證信息渠道的暢通，有利于工作的順利開展，提高工作效率。比如，我們要和兄弟學(xué)院的院辦保持良好的人際關(guān)系，大家從事的工作內(nèi)容大致相同，可以加強(qiáng)交流、互通信息，往往可以取得事半功倍的效果。

3.有利于加強(qiáng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，提高工作效率。院辦工作人員是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，工作中的交集比較多，并且有著共同的目標(biāo)，就是做好服務(wù)。建立在良好人際關(guān)系基礎(chǔ)上的團(tuán)隊(duì)擁有更強(qiáng)大的創(chuàng)造力，成員之間相互理解，相互信任，相互支持，默契配合，這樣才能有效提高工作效率。辦公室如果出現(xiàn)內(nèi)部矛盾或者內(nèi)部關(guān)系緊張，必將出現(xiàn)工作中互相推諉、相互指責(zé)的情況，很難為師生做好服務(wù)工作。

4.有利于自身身心健康發(fā)展。好的辦公環(huán)境跟好的居住環(huán)境一樣重要，和諧的辦公室人際關(guān)系能夠使人心情愉悅，精神放松。在這種環(huán)境下辦公，才能心無(wú)旁騖地全身心投入工作中，不用為雞毛蒜皮、鉤心斗角勞心分神，對(duì)于個(gè)人事業(yè)發(fā)展有百利而無(wú)一害。

三、院辦人際關(guān)系的處理方法

1.承認(rèn)辦公室政治的存在[3]。經(jīng)常聽人說(shuō)，辦公室出來(lái)的都是人精，也有用“八面玲瓏”來(lái)形容那些人際廣闊、人緣很好的辦公室人員。這類人往往諳熟辦公室政治，也就是對(duì)這個(gè)圈子的游戲規(guī)則了然于心。

有人的地方必然有政治的存在，所以辦公室政治并不是貶義詞。辦公室政治體現(xiàn)的是人際關(guān)系，更深層次的可以說(shuō)體現(xiàn)的其實(shí)是利益。首先應(yīng)該適應(yīng)辦公室政治，然后謀求改良和發(fā)展，構(gòu)建和諧的辦公室政治。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素養(yǎng)。首先，提高自身修養(yǎng)。人際交往中要注意始終堅(jiān)持原則，謙虛低調(diào)，待人誠(chéng)懇坦誠(chéng)，尊重他人，心胸要開闊，有一顆包容的心。說(shuō)話掌握分寸，語(yǔ)言要得體、合乎禮儀，不背后議論領(lǐng)導(dǎo)、同事，不道人是非，不造謠，不傳謠。這是自身修養(yǎng)的基本體現(xiàn)。

提高自身的業(yè)務(wù)能力。辦公室是服務(wù)部門，面對(duì)來(lái)訪者，始終保持得體的微笑是基本的禮儀。另外，辦公室忌諱說(shuō)“不知道”、“不清楚”，教師和學(xué)生有疑問，辦公室人員應(yīng)盡可能為對(duì)方提供幫助，的確不清楚的，應(yīng)告知對(duì)方到哪個(gè)機(jī)構(gòu)或部門可以解決疑問。

3.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)是辦公室最核心的工作，人際關(guān)系處理的好壞跟服務(wù)質(zhì)量有很大關(guān)系，尤其是跟辦公室外部的關(guān)系。除了合適的禮儀，還要用積極的態(tài)度，學(xué)會(huì)傾聽，學(xué)會(huì)尊重教師和學(xué)生，想其所想，急其所急。

4.提高服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，還要更多地注重精神領(lǐng)域。學(xué)校是一個(gè)講人情的地方，講人情并不代表阿諛奉承、拍馬屁，而是學(xué)會(huì)尊重。這里有很多德高望重的名師、優(yōu)秀杰出的青年才俊，也有恃才傲物、清高冷傲的偏才，這類人群除了追求較高的服務(wù)質(zhì)量，還比較注重精神層面，對(duì)他們，我們都應(yīng)給予足夠的尊重，相互尊重是人際交往的開始和過程。

參考文獻(xiàn)：

[1]陸英.提高高校辦公室工作質(zhì)量的途徑[J].肇慶學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，26（1）：78-79.

[2]語(yǔ)言溝通與人際交往[EB/OL].2011-11-21.東方網(wǎng).

[3]楊文杰.官場(chǎng)沉浮、人際關(guān)系、“辦公室政治”——潛伏暗藏“職場(chǎng)”玄機(jī)[J].發(fā)現(xiàn)，2009，（5）.

On the Particularity of Interpersonal Relationship in the Office of Two Level Colleges and Universities and Its Handling Methods

ZHOU Yan-li

（College of Geosciences，Yangtze University，Wuhan，Hubei 430100，China）

Abstract：Interpersonal communication is not an elementary knowledge.The office of the second-level college in colleges and universities is in the pivotal position of communication between the upper and lower levels，and interpersonal communication has its own particularities.For example，the crowd is complex and frequently interacted，the service population has high educational background and higher requirements for service quality.Based on the analysis of this particularity and the recognition of the importance of interpersonal communication，this paper puts forward some pertinence.The method of interpersonal communication lays the foundation for more effective work in the hospital.

Key words：colleges and universities;two level colleges;offices;interpersonal relationships;particularity;importance;handling methods