曾川

摘要：高校學(xué)生檔案管理工作是體現(xiàn)高校發(fā)展特點和管理優(yōu)勢的重要方面，在當(dāng)前的社會環(huán)境下，學(xué)生檔案體現(xiàn)了學(xué)生主體能力和發(fā)展的方向的全方面，因此在高校學(xué)生檔案管理工作中，全面優(yōu)化和提升檔案管理水平對于學(xué)生個體和學(xué)校的全面發(fā)展具有十分重要的作用。本文從學(xué)生檔案管理工作目前存在的檔案意識薄弱、保密性較差以及信息化水平不高等問題，從建立健全檔案管理制度、創(chuàng)新管理方式以及強化信息化建設(shè)等多個方面提出了推動高校檔案管理優(yōu)化發(fā)展的路徑，旨在以此來實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化和深入發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;管理工作;問題;路徑

一、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題分析

（一）檔案意識薄弱

對學(xué)生檔案的管理意識薄弱體現(xiàn)在學(xué)校和學(xué)生個體兩個層面。一方面，從學(xué)校層面來看，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度和認識程度不夠，認識不到學(xué)生檔案管理工作對于學(xué)生自身和學(xué)校發(fā)展的重要性，認為只要保證學(xué)生檔案不丟就行，這種思想導(dǎo)致高校在經(jīng)費管理和檔案設(shè)施建設(shè)以及人才資源配置等方面都存在一定的缺乏現(xiàn)象，不僅阻礙了學(xué)生檔案管理工作的有序展開，還不利于高校學(xué)生管理工作的體系化發(fā)展;另一方面，從學(xué)生層面來看，大多數(shù)學(xué)生對檔案的認識程度不夠，甚至對檔案的內(nèi)容認識十分缺乏，不僅認識不到檔案對自身未來發(fā)展的重要性，還不知道自身檔案存在的合理性和基礎(chǔ)內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接造成了大學(xué)生對檔案管理的認識模糊，不利于自身未來職業(yè)生涯規(guī)劃的合理開展。

（二）保密管理力度有待加強

眾所周知，學(xué)生呢高檔的管理部門是學(xué)校，在學(xué)生求學(xué)期間無法接觸到檔案，也無權(quán)對檔案內(nèi)容進行管理，一切學(xué)生檔案的管理工作是由學(xué)生所在學(xué)校來開展的。但從目前我國高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展情況來看，受學(xué)生數(shù)據(jù)量較大的影響，檔案管理人員在處理學(xué)生檔案和記錄學(xué)生學(xué)習(xí)過程中會缺乏相應(yīng)的耐心，導(dǎo)致對很多學(xué)生參與的活動信息沒有很好的給予編研和設(shè)置，也沒有充分的豐富學(xué)生檔案的信息資源，在當(dāng)前人力管理的發(fā)展背景下，很多高校的學(xué)生檔案管理和信息錄入工作都是直接郵管理人員進行的，導(dǎo)致在整理過程中難免會出現(xiàn)一些差錯，同時，隨著學(xué)生檔案復(fù)雜性的提升，能接觸到學(xué)生檔案的人群也逐漸復(fù)雜化，導(dǎo)致在學(xué)生檔案信息的保密化程度方面無法達到管理工作的基礎(chǔ)要求。

（三）信息化程度有待提升

傳統(tǒng)模式下的學(xué)生管理工作是采用紙質(zhì)化的管理方式和手工化的整理方式，這為學(xué)生檔案的管理、維護以及查找工作都帶來了很大的工作量和信息量，同時，隨著學(xué)生在學(xué)校期間一些個人信息和基礎(chǔ)學(xué)習(xí)情況的變更，很多學(xué)生檔案都需要進行及時地更新，這也為學(xué)生檔案的管理工作帶來了很多的復(fù)雜性，稍有不慎就會造成學(xué)生信息檔案的損壞或者丟失。在信息化的發(fā)展背景下，信息化的管理模式已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，但當(dāng)前學(xué)生檔案信息管理功能還沒有實現(xiàn)全面的信息化，導(dǎo)致在材料的手機和管理方面存在很大的限制，同時也無法為學(xué)生提供良好的電子化信息檔案，不僅降低了檔案的利用效率，還在很大程度上限制了學(xué)生的培養(yǎng)工作。

二、推進高校學(xué)生檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的路徑探討

（一）建立健全檔案制度，提升檔案意識

針對以上提到的高校學(xué)生檔案管理意識薄弱等一系列現(xiàn)象，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)文件要求，高校在檔案管理的過程中首先就是要建立健全檔案管理制度，結(jié)合自身學(xué)校的檔案管理工作來制定符合學(xué)校發(fā)展實際的相關(guān)教學(xué)制度和方法，并進一步規(guī)范和制度化管理，在實施的過程中，不僅要保障檔案管理工作的規(guī)范化和秩序化，還需要在管理工作能夠確保檔案信息的合理保存和系統(tǒng)構(gòu)建。除此之外，制度化的檔案構(gòu)建完成后還需要通過加強管理人員對制度的貫徹和執(zhí)行情況，保障檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范得到切實的貫徹，實現(xiàn)高校檔案管理工作的體系化發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理方式，加強過程管理

高校學(xué)生檔案管理方式的創(chuàng)新是推動管理工作不斷發(fā)展的重要動力，結(jié)合高校檔案管理過程中的保密性較低的問題，應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中進一步加強系統(tǒng)化的管理，通過建立相關(guān)的檔案管理部門或人員團隊的來實現(xiàn)對高校檔案管理方式的全面創(chuàng)新學(xué)生的信息處于時刻的變化當(dāng)中，這一過程下傳統(tǒng)的檔案管理方式會給相關(guān)工作人員帶來繁重的工作量，且不利于檔案管理工作的高效開展，因此，通過全面創(chuàng)新檔案管理方式，加強學(xué)生檔案信息修改過程中的管理工作，能夠在保障檔案管理工作高效推進的前提下，全面創(chuàng)新檔案的管理方式，強化高校學(xué)生檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

（三）強化信息建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著高校教育信息化的快遞推進，將檔案信息化作為高校信息化改革進程中的重要部分能夠有效推動信息化檔案建設(shè)的全面發(fā)展，以學(xué)生電子檔案的構(gòu)建為途徑，以信息資源的網(wǎng)絡(luò)收集和處理為方式，全面加強高校學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)進程能夠從多個層面強化高校信息化建設(shè)的全面發(fā)展，為高校學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展提供合理的建設(shè)路徑，從而實現(xiàn)高校學(xué)生與教師對學(xué)生電子檔案的關(guān)注程度，提升檔案管理意識和發(fā)展意識，強化學(xué)生檔案在學(xué)生個體發(fā)展中的價值提升。

綜合來講，高校學(xué)生信息檔案管理工作作為高校檔案管理的重要組成部分，在推動學(xué)生個體發(fā)展，高校管理發(fā)展以及強化學(xué)生發(fā)展意識和高校建設(shè)水平等方面具有重要的價值，高校應(yīng)當(dāng)進一步關(guān)注和強化學(xué)生檔案管理工作的水平，以信息化的檔案建設(shè)作為發(fā)展契機，將學(xué)生檔案管理工作與信息化相融合，實現(xiàn)學(xué)生個體與學(xué)校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

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