孟令黛

摘要：當(dāng)前，高校對(duì)檔案管理工作越發(fā)重視。高校教育管理工作的信息化程度逐漸加深，管理方式不斷優(yōu)化，檔案管理工作處于快速發(fā)展中。針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問題，相關(guān)人員必須加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前形勢下高校招生檔案管理策略的研究，為工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校 招生 檔案管理

中圖分類號(hào)：G647 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009-5349（2019）15-0114-02

高校招生檔案直接影響高校的招生及其后續(xù)工作的開展，因此，必須對(duì)其給予重視。如今已經(jīng)是信息化時(shí)代，信息化技術(shù)越來越多地滲透到高校工作當(dāng)中，檔案管理工作也需要因此而改變。由于高校招生檔案涉及的信息較多、范圍較廣，因此，傳統(tǒng)的招生檔案管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)實(shí)需求。只有對(duì)招生檔案管理的工作過程進(jìn)行優(yōu)化，融入信息化因素，創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化管理過程，簡化管理范圍，精化管理體制，才能夠促進(jìn)高校招生工作的有效開展。在當(dāng)前形勢下，究竟該采取何種方式對(duì)高校招生檔案進(jìn)行管理呢？

一、高校招生檔案管理中存在的問題

1.學(xué)生檔案內(nèi)容不完整

只有先明確當(dāng)前形勢下高校招生檔案管理中存在的問題，才能夠根據(jù)問題以及目前的條件，提出適合高校采用的招生檔案管理策略。當(dāng)前高校招生檔案管理中主要存在的問題是學(xué)生檔案不完整。一些學(xué)校雖然使用的是電子檔案，但由于缺乏有效的管理制度，導(dǎo)致電子檔案管理方式不合理、不科學(xué)。同時(shí)在管理過程中，電子檔案分類和備份工作也不完善。

2.學(xué)校管理制度不完善

在當(dāng)前形勢下，高校招生檔案管理中還存在學(xué)校的管理制度不完善的問題。出現(xiàn)這種情況主要是因?yàn)楹芏鄬W(xué)校都將工作重點(diǎn)放在了教學(xué)、校園建設(shè)等問題上，忽視檔案管理工作。一般只是在學(xué)生入學(xué)時(shí)歸納整理檔案，之后便將學(xué)生檔案分配到學(xué)院，缺少專門的管理人員來管理招生檔案。

檔案管理的意義在于記錄學(xué)生的具體信息和成長情況。由于沒有人管理檔案，一些學(xué)生的信息發(fā)生變更卻得不到更新，所謂的招生檔案管理變成了檔案保管。還有一些學(xué)校會(huì)在學(xué)生畢業(yè)前集中更新檔案信息，但學(xué)生畢業(yè)前一般比較繁忙，這在一定程度上加重了學(xué)生的負(fù)擔(dān)，影響檔案管理的質(zhì)量。[1]

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前高校招生檔案管理還存在檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。高校的招生檔案主要包括登記表、體檢表、報(bào)名登記表三項(xiàng)內(nèi)容，除此之外，還有招生志愿表。但是，我國地區(qū)較多，地域跨度大，一些省市還會(huì)有特殊要求，對(duì)于跨省高考的學(xué)生來說，面對(duì)特殊要求，檔案信息的補(bǔ)充就存在一定難度。[2]

二、高校招生檔案管理策略

1.完善檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前形勢下，高校招生檔案管理工作的轉(zhuǎn)型已勢在必行，而要想做到這一點(diǎn)，必須持續(xù)完善檔案管理系統(tǒng)，采取電子檔案管理模式。

需要注意的是，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式，不代表紙質(zhì)檔案就應(yīng)該被淘汰。相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案具有一定的安全性，信息很難泄露。但是，時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，技術(shù)在創(chuàng)新，紙質(zhì)檔案在如今已經(jīng)不能滿足新時(shí)期高校招生檔案管理工作的要求。尤其是在招生信息越來越多、越來越復(fù)雜的前提下，想要適應(yīng)當(dāng)前形勢下的教育模式，就必須借助現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)。[3]

當(dāng)前學(xué)校接收的招生錄取檔案主要是電子檔案。正如前文所說，當(dāng)前，還有很多檔案是以紙質(zhì)材料為主要的載體與形式，但是電子檔案才是未來的趨勢與主流。一些仍然以紙質(zhì)為檔案主要存儲(chǔ)形式的高校，必須加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的信息化建設(shè)，以便及時(shí)更新學(xué)生檔案信息，也有利于學(xué)生檔案管理和轉(zhuǎn)移。[4]

最后需要說明的一點(diǎn)是，雖然電子檔案是學(xué)生檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢與主流，但是，電子檔案存在存儲(chǔ)安全問題。因此，在實(shí)際管理和應(yīng)用中，要盡量避免信息泄露的問題，要重視信息的備份和安全防護(hù)。這也需要相關(guān)人士的深入研究，以進(jìn)一步完善當(dāng)前的電子檔案管理制度和體系。

2.提高對(duì)招生檔案管理的重視程度

正如前文所說，目前全國范圍內(nèi)的高校普遍將工作重心放在教學(xué)、校園建設(shè)、校園文化的建設(shè)等問題上，比較忽視招生檔案管理工作。學(xué)校必須提高對(duì)高校招生檔案管理工作的重視程度，尤其是相關(guān)部門的管理人員，必須強(qiáng)化對(duì)招生檔案管理工作重要性的認(rèn)知，在主觀上要有對(duì)招生檔案的保護(hù)意識(shí)，保證學(xué)生檔案的完整性。[5]

另外，高校還要優(yōu)化招生檔案的派送渠道，減少檔案損毀、遺失的概率，保證學(xué)生招生檔案的安全。

3. 規(guī)范管理招生檔案

招生檔案的利用、保密、分類、總結(jié)、歸納、存檔等項(xiàng)工作是環(huán)環(huán)相扣的。在實(shí)際工作中需要進(jìn)一步提升部分招生檔案的保密級(jí)別。隨著檔案工作內(nèi)容的逐漸增多，實(shí)施規(guī)范化的管理是非常必要的。比如，《招生辦公室檔案工作人員職責(zé)》《立卷歸檔制度》等規(guī)章制度對(duì)檔案的利用、保存、歸檔和立卷進(jìn)行了規(guī)范，為招生檔案管理工作的有效開展提供了依據(jù)。

編研檔案檢索工具不僅給工作帶來便捷，還提高了檔案查找的準(zhǔn)確率。具體的檢索工具有：索引、文號(hào)目錄、專題目錄、全引目錄、編制檔案檢索、等等。同時(shí)，相關(guān)的人員需要提高自己的業(yè)務(wù)水平，全心全意為檔案使用者提供服務(wù)，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，在工作中創(chuàng)新工作方式和方法，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

4.建立招生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一的高校招生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)較為必要。之所以如此，主要是因?yàn)槲覈貐^(qū)地域遼闊，而各個(gè)省市對(duì)學(xué)生檔案材料要求不一，材料的添加涉及人員較多，又可能跨省、跨市，不容易解決。這就增加了學(xué)生的負(fù)擔(dān)，也影響招生檔案管理工作的開展，甚至?xí)斐蓹n案管理的混亂。[6]

相關(guān)工作人員需要針對(duì)招生檔案管理的實(shí)際情況，制定與之相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，這一標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合全國各個(gè)地區(qū)的檔案管理要求。另外，還要合理精簡檔案材料，剔除不具有存儲(chǔ)價(jià)值的信息。

三、結(jié)語

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，信息化技術(shù)滲透到了社會(huì)的各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。由于高校招生檔案涉及的信息較多，范圍較廣，因此，傳統(tǒng)的招生檔案管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)實(shí)需求。只有對(duì)招生檔案管理的工作過程進(jìn)行優(yōu)化，才能解決此問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]張明.高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析[J].才智，2018（30）：216+218.

[2]左永艷.強(qiáng)化高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（15）：235-236.

[3]盧巖紅.高校招生考試錄取檔案的管理與利用[J].現(xiàn)代教育，2016（4）：47.

[4]王學(xué)戲.高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析[J].無線互聯(lián)科技，2017（22）：135-136.

[5]谷麗華.建設(shè)與完善高校教學(xué)檔案管理工作的研究與思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2017（20）：146-148.

[6]池金華.強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（01）：116.

責(zé)任編輯：張蕊